Відповідно до статті 121 Закону України "Про всеукраїнський референдум", Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, за погодженням з Державною архівною службою України (лист від 22 липня 2021 року № 4405/2.01-18/6433/25), керуючись статтями 11 - 13, пунктом 8 статті 20 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі окружними комісіями з всеукраїнського референдуму документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації на зберігання до архівних установ (додається).

2. Копію цієї постанови надіслати Державній архівній службі України.

3. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

1.1. Після офіційного оголошення результатів всеукраїнського референдуму або припинення процесу всеукраїнського референдуму окружні комісії з всеукраїнського референдуму (далі - окружна комісія) передають визначену пунктом 2.1 цього Порядку документацію з референдуму та іншу документацію (у разі припинення процесу всеукраїнського референдуму - документацію, наявну на день припинення відповідного процесу) до архівних установ, утворених відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" місцевими органами виконавчої влади (місцеві державні архівні установи), органами місцевого самоврядування (архівні установи органів місцевого самоврядування), органами влади Автономної Республіки Крим, згідно із статтею 121 Закону України "Про всеукраїнський референдум" (далі - Закон) та цим Порядком.

1.2. Документи дільничних комісій з всеукраїнського референдуму (далі - дільнична комісія), зазначені в пункті 1.3 цього Порядку, передаються до архівної установи через відповідну окружну комісію, а документи дільничних комісій закордонних дільниць з всеукраїнського референдуму - через Центральну виборчу комісію.

1.3. Дільнична комісія відповідно до вимог Закону невідкладно після закінчення засідання, на якому було складено протокол про підрахунок голосів виборців на дільниці з всеукраїнського референдуму, доставляє до окружної комісії пакети з протоколами дільничної комісії про підрахунок голосів виборців на дільниці з всеукраїнського референдуму, бюлетенями для голосування, контрольними талонами і предметами, списками виборців, а також окремими думками членів дільничної комісії, викладеними у письмовій формі (за наявності), актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією.

Інша документація, що підлягає зберіганню в архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної комісії, передається до окружної комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної комісії.

1.4. Після офіційного оголошення результатів всеукраїнського референдуму або припинення процесу всеукраїнського референдуму окружні комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:

1) для постійного зберігання (внесені до Національного архівного фонду) - визначені у підпунктах 12, 14, 16, 17 пункту 2.1 цього Порядку;

2) для тимчасового зберігання - визначені у підпунктах 1 - 11, 13, 18 (крім документів, які відповідно до Типової номенклатури справ окружної комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 1) (далі - Типова номенклатура справ) підлягають постійному зберіганню, та документів з кадрових питань (особового складу) пункту 2.1 цього Порядку.

1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) (підпункт 15 пункту 2.1 цього Порядку) передаються до архівних установ органів місцевого самоврядування.

1.6. Окружна комісія передає до місцевої державної архівної установи пакети з документами з всеукраїнського референдуму та іншими документами, запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря окружної комісії, а також печатки окружної комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням номерів територіального округу та дільниці з всеукраїнського референдуму, опису видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря окружної комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів документації з всеукраїнського референдуму в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту Порядку.

1.7. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі (не зазначені в затвердженій номенклатурі справ окружної комісії), знищуються у порядку, визначеному розділом 5 цього Порядку.

1.8. Передача справ на архівне зберігання здійснюється за описами справ та оформлюється актом приймання-передавання документів (додаток 2): один примірник залишається в окружній комісії, копія якого невідкладно передається Центральній виборчій комісії, другий - у відповідній архівній установі, до якої передано справи.

1.9. Відповідальність за збереження документації з всеукраїнського референдуму дільничної комісії до передачі її відповідній окружній комісії покладається на голову (заступника голови) і секретаря дільничної комісії.

Відповідальність за збереження документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації, що підлягає зберіганню в місцевих державних архівних установах та архівних установах органів місцевого самоврядування, окружної комісії та переданої їй документації дільничних комісій до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря окружної комісії.

1.10. Відповідна архівна установа забезпечує доступ до документації з всеукраїнського референдуму в порядку, встановленому законодавством України.

1.11. Архівні установи знищують документацію з всеукраїнського референдуму та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строків її зберігання, визначених Законом та Типовою номенклатурою справ, в установленому порядку.

2.1. Зберіганню в місцевих державних архівних установах та архівних установах органів місцевого самоврядування підлягають:

1) рішення (постанови) окружної комісії про утворення дільничних комісій, внесення змін до їх складу;

2) рішення (постанови) окружної комісії, відповідні додатки до них, окремі думки членів окружної комісії і документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;

3) протоколи засідань окружної комісії з відповідними додатками;

4) протоколи окружної комісії про підсумки голосування в межах територіального округу з всеукраїнського референдуму, окремі думки членів окружної комісії до відповідних протоколів;

5) протоколи окружної комісії про повторний підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму;

6) протоколи дільничних комісій про підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму, окремі думки членів дільничних комісій до відповідних протоколів;

7) відомості про підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму з бази даних автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи;

8) бюлетені для голосування на всеукраїнському референдумі, контрольні талони бюлетенів для голосування на всеукраїнському референдумі;

9) списки виборців (попередні та уточнені);

10) акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону;

11) протоколи засідань та рішення (постанови) дільничних комісій з відповідними додатками;

12) фінансові документи окружної комісії (кошториси, плани асигнувань, лімітні довідки, фінансові звіти);

13) первинні бухгалтерські документи;