З метою забезпечення належної організації роботи комісій з всеукраїнського референдуму, відповідно до статей 14, 39, 40, 43, 44, 49 - 52, 66, підпункту 1 пункту 1 розділу XIII "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про всеукраїнський референдум", ураховуючи положення Законів України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктами 4, 6, 8, 13 статті 20 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок організації роботи та ведення діловодства комісій з всеукраїнського референдуму (додається).

2. Комісіям з всеукраїнського референдуму забезпечити дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цієї постанови.

3. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

Цей Порядок відповідно до частини першої статті 49, частини першої статті 51 Закону України "Про всеукраїнський референдум" (далі - Закон) регулює питання організації роботи окружних та дільничних комісій з всеукраїнського референдуму (далі - комісії, комісія) і встановлює порядок їх роботи з документами, заявами (клопотаннями), скаргами, пропозиціями (зауваженнями), запитами (далі - документи, звернення), з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення чи передачі на зберігання до відповідної архівної установи.

1.1. Комісії є спеціальними колегіальними органами, уповноваженими організовувати підготовку та проведення всеукраїнського референдуму і забезпечувати додержання та однакове застосування законодавства про всеукраїнський референдум.

1.2. Комісії є тимчасовими органами, що утворюються і діють під час процесу всеукраїнського референдуму.

1.3. Окружна комісія з всеукраїнського референдуму (далі - окружна комісія).

1.3.1. Окружна комісія в межах повноважень, визначених Законом, забезпечує підготовку та проведення всеукраїнського референдуму в межах відповідного територіального округу з всеукраїнського референдуму.

Повноваження окружної комісії закордонного округу з всеукраїнського референдуму здійснює Центральна виборча комісія.

Окружна комісія є комісією вищого рівня щодо всіх дільничних комісій з всеукраїнського референдуму в межах відповідного територіального округу з всеукраїнського референдуму.

1.3.2. Окружна комісія набуває статусу юридичної особи з дня її державної реєстрації у порядку, визначеному Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

1.3.3. Повноваження окружної комісії починаються з моменту складення присяги не менш як двома третинами її складу, визначеного при її утворенні, на першому засіданні комісії, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається головою комісії.

1.3.4. Повноваження окружної комісії припиняються через п’ятнадцять днів після дня офіційного оголошення Центральною виборчою комісією результатів всеукраїнського референдуму, припинення процесу всеукраїнського референдуму.

1.3.5. Припинення окружною комісією статусу юридичної особи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

1.4. Дільнична комісія з всеукраїнського референдуму (далі - дільнична комісія).

1.4.1. Дільнична комісія в межах повноважень, визначених Законом, забезпечує організацію підготовки та проведення всеукраїнського референдуму в межах відповідної дільниці з всеукраїнського референдуму.

1.4.2. Дільничні комісії не є юридичними особами.

Фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності дільничної комісії під час процесу всеукраїнського референдуму здійснює відповідна окружна комісія у порядку, встановленому Законом та Центральною виборчою комісією.

1.4.3. Повноваження дільничної комісії починаються з моменту складення присяги більшістю від її складу, визначеного при її утворенні, на засіданні комісії, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається головою комісії.

1.4.4. Повноваження дільничної комісії припиняються через десять днів після дня офіційного оголошення Центральною виборчою комісією результатів всеукраїнського референдуму, припинення процесу всеукраїнського референдуму.

1.5. Для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення передбачених Законом повноважень комісій можуть залучатися на підставі цивільно-правових угод відповідні спеціалісти, експерти, технічні працівники у порядку, встановленому Центральною виборчою комісією.

1.6. Комісії діють на підставі, в межах повноважень та у спосіб, установлені Конституцією та законами України.

1.7. Статус члена комісії з всеукраїнського референдуму (далі - член комісії).

1.7.1. Член комісії має право:

1) брати участь у підготовці питань, що вносяться на розгляд комісії;

2) виступати на засіданнях комісії, ставити іншим учасникам засідання запитання щодо порядку денного, вносити пропозиції з питань, віднесених до повноважень комісії;

3) за дорученням відповідної комісії перевіряти діяльність комісій нижчого рівня;

4) безперешкодно відвідувати приміщення комісії, знайомитися з документами комісії, членом якої він є, та комісій нижчого рівня на відповідній території;

5) на відшкодування шкоди, заподіяної його життю, здоров’ю чи майну у зв’язку з виконанням обов’язків члена комісії, у тому числі витрат на відрядження, пов’язаних з виконанням обов’язків члена комісії, у порядку та розмірі, встановлених Кабінетом Міністрів України.

1.7.2. Член комісії зобов’язаний:

1) додержуватися Конституції України та законів України;

2) брати участь у засіданнях комісії;

3) виконувати рішення відповідної комісії, рішення комісій з всеукраїнського референдуму вищого рівня та обов’язки члена комісії.

1.7.3. Член комісії має також інші права та обов’язки згідно із Законом та іншими законами України.

1.7.4. На час безпосереднього виконання обов’язків члена комісії на кожного члена комісії поширюються гарантії і компенсації, передбачені законодавством для працівників на час виконання ними державних або громадських обов’язків у робочий час.

Члени комісії звільняються від виконання службових обов’язків за місцем постійної роботи на час, необхідний для здійснення обов’язків члена комісії, на підставі письмового повідомлення голови, заступника голови чи секретаря відповідної комісії про скликання засідання комісії або рішення комісії про залучення члена комісії до участі в інших заходах, передбачених Законом. У таких повідомленнях або рішеннях мають зазначатися дата, час та запланована тривалість засідання комісії чи іншого заходу.

1.7.5. Член комісії не може бути звільнений з роботи, переведений на нижчу посаду з підстав, пов’язаних із виконанням його обов’язків у комісії.

1.7.6. Члену комісії забороняється проводити агітацію на підтримку чи проти питання всеукраїнського референдуму або публічно надавати оцінку питанню всеукраїнського референдуму.

1.8. Діяльність комісій здійснюється публічно і відкрито.

З метою забезпечення публічності та відкритості процесу всеукраїнського референдуму комісії відповідно до своїх повноважень:

1) оприлюднюють відомості про свій склад, місцезнаходження та режим роботи, про округи та дільниці з всеукраїнського референдуму;

2) забезпечують можливість для ознайомлення громадян зі списками виборців;

3) оприлюднюють підсумки голосування та результати всеукраїнського референдуму;

4) надають іншу інформацію у випадках та в порядку, передбачених Законом.

1.9. Інформація, що міститься в документах, поданих до відповідної комісії (крім інформації з обмеженим доступом), є відкритою. Комісії в порядку, встановленому Законом, передають для оприлюднення на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії відомості, визначені Законом. Така інформація (крім інформації з обмеженим доступом) може бути оприлюднена та надана в порядку, встановленому Законом України "Про доступ до публічної інформації".

1.10. Для висвітлення діяльності комісії у її приміщенні в місці, вільно доступному для відвідувачів, обладнується стенд офіційних матеріалів комісії, на якому розміщуються рішення комісії та інші документи відповідно до вимог Закону.

1.11. Копія кожної постанови, прийнятої окружною комісією, надсилається засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи до Центральної виборчої комісії у триденний строк з дня її прийняття та невідкладно оприлюднюється на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

До прийняття Центральною виборчою комісією рішення про введення в експлуатацію автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи копія кожної постанови, прийнятої окружною комісією, надсилається до Центральної виборчої комісії засобами електронного поштового зв’язку.

Копія кожного акта та протоколу комісії надсилається засобами електронного поштового зв’язку до Центральної виборчої комісії у триденний строк з дня їх складання та невідкладно оприлюднюється на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії

1.12. Комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, які фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених законами України.

1.13. Документування діяльності комісії здійснюється державною мовою.

1.14. Організацію ведення діловодства комісії забезпечує секретар комісії.

1.15. Відповідальність за організацію роботи та ведення діловодства комісії, а також за дотримання цього Порядку покладається на голову відповідної комісії.

1.16. У разі дострокового припинення повноважень усього складу комісії комісія, повноваження якої припинено, зобов’язана передати документацію з всеукраїнського референдуму, матеріальні цінності, зокрема печатки та штампи, комісії, затвердженій у новому складі.

Відповідальним за передачу є голова відповідної комісії, повноваження якої припинено, в разі його відсутності - заступник голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретар комісії.

1.17. Вимоги цього Порядку обов’язкові для всіх членів комісії та осіб, які залучаються до її роботи.

1.18. Ніхто не має права втручатися у законну діяльність комісій.

2.1. Основною формою роботи комісії є засідання.

Проведення голосування виборців у день голосування на всеукраїнському референдумі не є засіданням дільничної комісії .

2.2. Комісії організовують свою роботу відповідно до вимог Закону та цього Порядку в формі відкритих засідань.

2.3. Засідання комісії є повноважним за умови присутності більше половини складу цієї комісії.

2.4. Засідання комісії, як правило, плануються з огляду на потребу, згідно з установленими Законом календарними строками заходів щодо підготовки та проведення всеукраїнського референдуму, здійснення окремих процедур, реалізації інших повноважень комісії відповідно до законів.

2.5. На засіданні комісії ведеться протокол засідання.

3.1. Засідання комісії скликається головою комісії, у разі його відсутності - заступником голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретарем комісії.

3.2. На письмову вимогу третини складу комісії голова комісії або його заступник зобов’язаний скликати засідання комісії не пізніше наступного дня після отримання такої вимоги.

3.3. У разі необхідності засідання комісії може бути скликане за рішенням комісії з всеукраїнського референдуму вищого рівня.

3.4. Засідання комісії скликається з обов’язковим завчасним повідомленням усіх членів комісії про дату, час, місце проведення та порядок денний засідання.

Повідомлення про засідання може здійснюватися телефоном, електронною поштою чи з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. Особа вважається повідомленою, зокрема, у разі надсилання відповідної інформації на її контактний номер телефону, зазначений у поданні до складу відповідної комісії.

Відомості щодо повідомлення членів комісії про засідання (час і спосіб повідомлення) фіксуються в окремому журналі або додаються до протоколу засідання.

4.1. Перед проведенням засідання комісії з всеукраїнського референдуму (далі - засідання) формується проєкт порядку денного цього засідання.

4.2. Проєкт порядку денного засідання готує секретар комісії згідно з установленими Законом строками розгляду питань щодо організації підготовки та проведення всеукраїнського референдуму, інших питань, що належать до повноважень комісії, за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії та погоджує його з головою комісії.

4.3. Проєкт порядку денного засідання після його погодження з головою комісії, проєкти рішень комісії та необхідні документи секретар комісії в обов’язковому порядку надає членам комісії, як правило, не пізніше дня, що передує дню проведення засідання, але не пізніше початку засідання.

4.4. На засідання обов’язково запрошуються, як правило, не пізніш як за день до дня його проведення заявники, суб’єкти звернення зі скаргою, суб’єкти оскарження, заінтересовані особи, інші особи, якщо питання, включене до проєкту порядку денного, стосується їх прав або законних інтересів щодо участі у процесі референдуму.

4.5. Інформація про дату, час проведення, порядок денний засідання розміщується на стенді офіційних матеріалів комісії, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання.

4.6. Матеріали до питань порядку денного засідання складаються з проєкту постанови, додатків до неї, якщо такі зазначено в тексті постанови (список, перелік, звернення, графік, звіт тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд комісії, інших документів (подання, заяви, скарги тощо), на підставі яких пропонується ухвалити відповідне рішення.

4.7. Проєкт постанови комісії за дорученням голови комісії готує член комісії, який долучає до проєкту всі необхідні документи, а також перелік осіб, які повинні бути запрошені на засідання комісії, та передає проєкт постанови і відповідні матеріали голові комісії.

4.8. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами голова комісії проставляє на проєкті постанови відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії") та передає їх секретарю, який забезпечує комплектність матеріалів до питань порядку денного засідання для членів комісії.

4.9. У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.

4.10. Список усіх запрошених на засідання готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, посади запрошених, офіційні назви органів (організацій, установ, політичних партій тощо) або осіб, яких вони представляють, статус у процесі всеукраїнського референдуму, а також у зв’язку з розглядом якого питання порядку денного засідання вони запрошені.

4.11. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список таких осіб.

5.1. Перше засідання комісії скликається не пізніше наступного дня після дня прийняття рішення про її утворення головою комісії, визначеним рішенням про утворення цієї комісії, або в разі невиконання головою цієї функції - заступником голови комісії, а в разі невиконання цієї функції головою та заступником голови комісії - секретарем комісії відповідно до розділу 3 цього Порядку.

5.2. Член комісії на першому засіданні, в якому він бере участь, в обов’язковому порядку ознайомлюється зі своїми правами, обов’язками та гарантіями, передбаченими частинами четвертою - дев’ятою статті 52 Закону, після чого складає таку присягу члена комісії з всеукраїнського референдуму:

"Я, (прізвище, власне ім’я та по батькові), беручи на себе повноваження члена комісії з всеукраїнського референдуму та усвідомлюючи свою високу відповідальність перед Українським народом, присягаю додержуватися Конституції та законів України, чесно і сумлінно виконувати свої обов’язки, виходячи з принципів верховенства права, законності, об’єктивності та неупередженості, забезпечувати реалізацію і захист прав громадян України на участь у всеукраїнському референдумі".

Особа, яка склала присягу, ставить особистий підпис під текстом присяги. Цей документ є невід’ємною частиною документації відповідної комісії. Члену комісії після складення ним присяги видається посвідчення за підписом голови комісії вищого рівня за формою, затвердженою Центральною виборчою комісією.

5.3. Відмова від складення присяги означає відмову особи бути членом комісії.

Неявка особи на два перші засідання комісії з всеукраїнського референдуму, про які така особа була повідомлена, без поважних причин є відмовою бути членом комісії з всеукраїнського референдуму.

5.4. Перше засідання комісії веде голова комісії або його заступник, а в разі їх відсутності на засіданні комісії або невиконання ними цієї функції комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

5.5. На першому засіданні комісії за пропозицією голови комісії (заступника голови комісії або головуючого на засіданні) (далі - головуючий на засіданні), як правило, розглядаються такі першочергові питання:

- розподіл обов’язків між головою, заступником голови, секретарем та іншими членами комісії, про що комісією ухвалюється відповідне рішення;

забезпечення комісії необхідним приміщенням, транспортними засобами, засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями відповідно до нормативів їх облаштування, установлених Законом та постановами Центральної виборчої комісії;

- режим роботи комісії та графік чергувань членів комісії у приміщенні комісії;

- залучення комісією відповідних спеціалістів, експертів, технічних працівників для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень комісії, передбачених Законом.

За необхідності на першому засіданні комісії можуть бути розглянуті також інші питання.

6.1. На засіданнях окружної чи дільничної комісії, у тому числі при підрахунку голосів та встановленні результатів голосування, на дільниці з всеукраїнського референдуму в день голосування у приміщенні, де проводиться голосування, мають право бути присутніми без дозволу чи запрошення відповідної комісії з додержанням вимог Закону та цього Порядку:

1) члени комісій з всеукраїнського референдуму вищого рівня;

2) уповноважені особи суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму, офіційні спостерігачі від суб’єктів процесу всеукраїнського референдуму та громадських організацій, які отримали дозвіл мати офіційних спостерігачів на всеукраїнському референдумі (не більш як по два офіційні спостерігачі від одного суб’єкта процесу всеукраїнського референдуму, однієї громадської організації, яка отримала дозвіл мати офіційних спостерігачів на всеукраїнському референдумі);

3) офіційні спостерігачі від іноземних держав, міжнародних організацій, акредитовані Центральною виборчою комісією;

4) представники засобів масової інформації (не більше двох осіб від одного засобу масової інформації одночасно);

5) посадові особи відповідного територіального та регіонального представництва Центральної виборчої комісії.

6.2. На засіданні комісії під час розгляду заяви чи скарги за запрошенням мають право бути присутніми заявник, суб’єкт звернення зі скаргою, суб’єкт оскарження, заінтересовані особи, зазначені у скарзі, або представник заявника, суб’єкта звернення зі скаргою, суб’єкта оскарження, заінтересованої особи, вказаної у скарзі.

6.3. Інші особи, крім зазначених у пункті 6.1, 6.2 цього Порядку, можуть бути присутніми на засіданні комісії лише з дозволу або на запрошення цієї комісії, про що приймається відповідне рішення на засіданні комісії.

6.4. Перебування осіб, не передбачених пунктом 6.1 цього Порядку, на дільниці з всеукраїнського референдуму під час проведення голосування, а також на засіданні комісії під час підрахунку голосів та встановлення результатів голосування забороняється.

6.5. Під час засідань комісій виключно для виконання функцій перекладача громадяни України або іноземці чи особи без громадянства, які володіють українською мовою, можуть супроводжувати акредитованих офіційних спостерігачів від іноземних держав, міжнародних організацій (не більше однієї особи з кожним офіційним спостерігачем).

6.6. Комісія може прийняти рішення про позбавлення права присутності на своєму засіданні осіб, визначених пунктами 6.1 - 6.3 цього Порядку, якщо вони неправомірно перешкоджають його проведенню. Таке рішення приймається не менше ніж двома третинами голосів від складу комісії.

6.7. Поліцейські здійснюють охорону правопорядку в день голосування та під час підрахунку голосів лише поза межами приміщення для голосування.

У разі виникнення фактів порушення правопорядку голова, заступник голови чи секретар комісії може запросити поліцейського для вчинення дій з відновлення правопорядку і лише на період, необхідний для таких дій.

Перебування поліцейського у приміщенні для голосування в інших випадках забороняється.

7.1. Засідання комісії веде голова комісії або його заступник.

У разі невиконання ними цієї функції або в разі їх відсутності на засіданні комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

7.2. Головуючий на засіданні на початку засідання або на початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.

Щодо можливості присутності на засіданні комісії осіб з її дозволу або запрошених на її засідання комісією приймається протокольне рішення.

7.3. За відсутності секретаря комісії чи невиконання ним своїх повноважень на засіданні комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та під час оформлення документів цього засідання.

7.4. На початку засідання комісією за пропозицією головуючого на засіданні обговорюється та затверджується порядок денний засідання, про що приймається протокольне рішення.

7.5. У разі необхідності внесення змін до порядку денного під час засідання (виключення питання, доповнення новим питанням) головуючий на засіданні вносить відповідну пропозицію (самостійно або за ініціативою члена комісії).

Кожна пропозиція про внесення змін до порядку денного засідання обговорюється та затверджується протокольним рішенням комісії.

7.6. Головуючий на засіданні:

- веде засідання комісії;

- організовує обговорення питань порядку денного;

- надає слово для виступу спочатку членам комісії, а потім запрошеним та іншим особам відповідно до законодавства в порядку черговості заявок;

- виносить на голосування пропозиції членів комісії в порядку їх надходження;

- організовує голосування для ухвалення комісією рішення та здійснює підрахунок голосів, оголошує результати цього голосування;

- забезпечує рівні можливості членам комісії для участі в обговоренні питань;

- забезпечує дотримання законів України та цього Порядку членами комісії, запрошеними та іншими особами;

- здійснює інші повноваження, передбачені Законом та цим Порядком.

7.7. Головуючий на засіданні має право виносити на голосування в першочерговому порядку свої пропозиції щодо питань порядку денного та подальшого ходу засідання комісії, ставити виступаючим питання.

7.8. Головуючий на засіданні під час виступів членів комісії не має права коментувати їх виступи. У разі виступу члена комісії не по суті питання порядку денного, що обговорюється, головуючий на засіданні має право перервати його із зауваженням щодо необхідності дотримання предмета обговорення.

7.9. Під час ухвалення рішення головуючий на засіданні комісії голосує останнім.

7.10. Головуючий на засіданні забезпечує дотримання встановленого порядку розгляду питань, їх повне і всебічне вивчення.