Відповідно до пункту 1 статті 4 Закону України "Про державний матеріальний резерв", постанов Кабінету Міністрів України від 08 жовтня 1997 року № 1129 "Про затвердження Порядку формування, розміщення та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву" та від 25 серпня 2004 року № 1078 "Про затвердження Порядку реалізації матеріальних цінностей державного резерву"

1. Затвердити Інструкцію про оформлення операцій з матеріальними цінностями державного матеріального резерву, що додається.

2. Департаменту економіки оборони та безпеки (Неботов П.Г.) у встановленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державного агентства резерву України Лелюка О.В.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція визначає процедуру оформлення документів для проведення операцій із закладення, переміщення, освіження (поновлення) та відпуску матеріальних цінностей з державного матеріального резерву (далі - державний резерв) та їх відображення в обліку Державного агентства резерву України (далі - Держрезерв).

1.2. Оформлення операцій закладення матеріальних цінностей до державного резерву здійснюється на підставі таких документів:

1.2.1. Акта Кабінету Міністрів України.

1.2.2. Протоколу оцінки пропозицій конкурсних торгів (цінових пропозицій), форма якого затверджена наказом Міністерства економіки України від 26 липня 2010 року № 922 (у редакції наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 27 грудня 2011 року № 428), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 серпня 2010 року за № 624/17919.

1.2.3. Договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти, форма якого затверджена наказом Міністерства економіки України від 27 липня 2010 року № 925, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 серпня 2010 року за № 655/17950.

1.2.4. Договору відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву, форма якого визначена в додатку до Порядку відшкодування підприємствам, установам та організаціям витрат, пов’язаних з відповідальним зберіганням матеріальних цінностей державного резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2002 року № 532 (у разі розміщення матеріальних цінностей на підприємствах - відповідальних зберігачах).

1.2.5. Приймального акта за формами:

№ Р-11 і № Р-13 - у разі закладення матеріальних цінностей організаціями, що належать до сфери управління Держрезерву (готується організацією, що належить до сфери управління Держрезерву);

№ Р-16 - у разі закладення матеріальних цінностей підприємствами - відповідальними зберігачами або підприємствами, що належать до сфери управління Держрезерву (готується підприємством - відповідальним зберігачем або підприємством, що належить до сфери управління Держрезерву, самостійно);

1мр (для службового користування) - для мобілізаційного резерву в разі закладення матеріальних цінностей підприємствами - відповідальними зберігачами або підприємствами, які належать до сфери управління Держрезерву.

1.2.6. Документів, що засвідчують якість матеріальних цінностей (оригінал або завірена в установленому порядку копія паспорта (сертифіката) якості виробника, декларація виробника, сертифікат відповідності, висновок санітарно-епідеміологічної експертизи, ветеринарне свідоцтво).

Документи, зазначені в цьому підпункті, надаються постачальником матеріальних цінностей до підприємств - відповідальних зберігачів або підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держрезерву, безпосередньо при поставці матеріальних цінностей на зберігання.

У разі закладення зерна на підприємства, що належать до сфери управління Держрезерву, до Держрезерву разом з приймальним актом (зберігальним зобов’язанням) надаються аналізні картки.

1.2.7. Акта виконання договору про закупівлю матеріальних цінностей до державного резерву (далі - акт), який складається у довільній формі.

1.2.8. Рахунку або рахунку-фактури на оплату поставлених матеріальних цінностей та податкової накладної, які надаються постачальником матеріальних цінностей до Держрезерву.

Документи, передбачені підпунктами 1.2.2 - 1.2.4 і 1.2.7 цього пункту, готуються Держрезервом.

1.3. Підприємство - відповідальний зберігач або підприємство, установа, організація, що належать до сфери управління Держрезерву, не пізніше наступного робочого дня після оформлення приймального акта надсилає його із супровідним листом постачальнику матеріальних цінностей. Постачальник надає приймальний акт до Українського державного науково-дослідного інституту нанобіотехнологій та ресурсозбереження (далі - УкрНДІНанобіотехнологій) для проведення організації робіт з контролю за якісними показниками матеріальних цінностей.

Після проведення УкрНДІНанобіотехнологій указаних робіт приймальні акти підписуються керівником цього інституту, скріплюються печаткою та надаються до Держрезерву.

1.4. Постачальник матеріальних цінностей не пізніше наступного робочого дня після оформлення приймального акта підприємством, установою чи організацією надсилає до Держрезерву разом із супровідним листом рахунок або рахунок-фактуру.

1.5. Після оформлення та надання підприємствами - відповідальними зберігачами або підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Держрезерву, УкрНДІНанобіотехнологій, постачальниками матеріальних цінностей до Держрезерву документів, передбачених підпунктами 1.2.2 - 1.2.4, 1.2.7 і 1.2.8 пункту 1.2 цього розділу, Держрезерв уносить зміни до обліку Держрезерву та передає вказані документи разом з актом до Державної казначейської служби України для проведення розрахунків з постачальником закладених матеріальних цінностей.

1.6. Після проведення Державною казначейською службою України розрахунків за закладені до державного резерву матеріальні цінності постачальник не пізніше трьох робочих днів надає до Держрезерву податкову накладну.

1.7. У разі неправильного оформлення документів, передбачених підпунктами 1.2.5 та 1.2.8 пункту 1.2 цього розділу, вони повертаються Держрезервом особам, відповідальним за їх складання, для усунення виявлених недоліків.

1.8. Скасування приймальних актів та внесення відповідних змін до обліку здійснюються виключно на підставі відповідного рішення Держрезерву.

2.1. Оформлення відпуску матеріальних цінностей з державного резерву в порядку освіження (поновлення), заміни та в порядку розбронювання здійснюється на підставі таких документів:

2.1.1. Акта Кабінету Міністрів України.

2.1.2. Протоколу засідання аукціонного комітету з реалізації матеріальних цінностей державного резерву, який складається у довільній формі.

2.1.3. Договору - доручення Держрезерву з підприємством, установою чи організацією, що належить до сфери управління Держрезерву і здійснює заходи, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей державного резерву, у тому числі розброньованих матеріальних цінностей мобілізаційного резерву.

2.1.4. Договору про реалізацію матеріальних цінностей з державного резерву, у тому числі розброньованих матеріальних цінностей мобілізаційного резерву, з переможцем аукціону, що укладається підприємством, яке за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей.

2.1.5. Листа підприємства, що за дорученням Держрезерву здійснює заходи, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей, із зазначенням кількості матеріальних цінностей, щодо яких відбувся аукціон, цін їх реалізації, загальної суми та дати перерахування коштів.

2.1.6. Розпорядження (наряду) Держрезерву на відпуск матеріальних цінностей.

2.1.7. Довіреності підприємства, що за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей, на отримання розпорядження (наряду) Держрезерву.

Документи, передбачені підпунктами 2.1.2 і 2.1.3 цього пункту, готуються Держрезервом.

2.2. Відпуск матеріальних цінностей з державного резерву, у тому числі розброньованих матеріальних цінностей, здійснюється після надходження коштів на рахунок Держрезерву, відкритий у Державній казначейській службі України, на підставі розпорядження (наряду) за формою:

згідно з додатком 1 до цієї Інструкції - у разі відпуску матеріальних цінностей державного резерву, які зберігаються підприємствами - відповідальними зберігачами та підприємствами, що належать до сфери управління Держрезерву;

згідно з додатком 2 до цієї Інструкції - у разі відпуску матеріальних цінностей державного резерву, які зберігаються організаціями, що належать до сфери управління Держрезерву.

2.3. Підставою для оформлення розпорядження (наряду) є надходження коштів на рахунок Держрезерву, відкритий у Державній казначейській службі України, та наявність документів, передбачених пунктом 2.1 цього розділу.

2.4. Розпорядження (наряд) оформлюється Держрезервом у трьох примірниках.

2.5. Розпорядження (наряд) в обов’язковому порядку повинно містити інформацію щодо підстави для відпуску матеріальних цінностей, їх найменування, одиниці виміру та кількості.

У разі якщо матеріальні цінності зберігаються підприємствами, установами чи організаціями, що належать до сфери управління Держрезерву, розпорядження (наряд) повинно також містити інформацію щодо ціни без податку на додану вартість за одиницю та загальної вартості матеріальних цінностей.

2.6. Реєстрація розпоряджень (нарядів) проводиться в журналі реєстрації та видачі розпоряджень (нарядів), який ведеться Держрезервом за формою згідно з додатком 3 до цієї Інструкції.

Нумерація розпоряджень (нарядів) здійснюється з використанням індексів для нумерації розпоряджень (нарядів) на відпуск матеріальних цінностей державного, у тому числі мобілізаційного, резерву згідно з додатком 4 до цієї Інструкції.

2.7. Загальний строк для оформлення та підписання розпорядження (наряду) не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дати надходження коштів на рахунок Держрезерву та надання документів, передбачених пунктом 2.1 цього розділу, до Держрезерву.

2.8. Після реєстрації розпорядження (наряду) Держрезерв передає на підставі довіреності на отримання матеріальних цінностей два примірники розпорядження (наряду) уповноваженому працівнику підприємства, що за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей.

Третій примірник розпорядження (наряду) залишається в Держрезерві.

2.9. На підставі третього примірника розпорядження (наряду) Держрезерв відображає в оперативному та бухгалтерському обліку операцію з відпуску матеріальних цінностей державного резерву.

2.10. Два примірники розпорядження (наряду), отримані відповідальним працівником підприємства, що за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей, протягом двох робочих днів передаються зазначеним підприємством переможцю аукціону (конкурсу) з оформленням відповідного акта приймання-передачі розпорядження (наряду).

Акт приймання-передачі розпорядження (наряду) оформлюється у трьох примірниках, один з яких у день підписання надсилається підприємством, що за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей, до Держрезерву.

2.11. Переможець (уповноважений представник переможця) аукціону протягом п’яти робочих днів після отримання розпорядження (наряду) повинен прибути до організації (підприємства) - зберігача матеріальних цінностей державного резерву та отримати матеріальні цінності, що вказані у розпорядженні (наряді), або укласти договір про їх відповідальне зберігання. Договір укладається з дати отримання розпорядження (наряду).

2.12. Організації - зберігачі матеріальних цінностей державного резерву, що належать до сфери управління Держрезерву, проводять відпуск матеріальних цінностей на підставі розпорядження (наряду) та довіреності покупця з подальшим оформленням накладної та акта на виконання розпорядження (наряду).

Відпуск матеріальних цінностей підтверджується складанням авізо, яке надсилається організацією - зберігачем матеріальних цінностей, що належить до сфери управління Держрезерву, разом з актом на виконання розпорядження (наряду) до Держрезерву не пізніше п’яти робочих днів з дати проведення відпуску.

2.13. У разі якщо протягом місяця з дати реєстрації розпорядження (наряду) переможець аукціону не отримав двох його примірників та не підписав акта приймання-передачі матеріальних цінностей державного резерву відповідно до пункту 2.11 цього розділу з причин, не залежних від Держрезерву, розпорядження (наряд) втрачає чинність.

За умови, передбаченої абзацом першим цього пункту, підприємство, що за дорученням Держрезерву здійснює дії, спрямовані на організацію реалізації матеріальних цінностей, листом інформує про вказаний факт Держрезерв не пізніше наступного робочого дня та повертає два примірники розпорядження (наряду).