Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 1 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, підпункту 2 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2010 року № 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України, Адміністрації Державної прикордонної служби України від 12 листопада 2010 року № 187/860 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної прикордонної служби України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 29 листопада 2010 року за № 1187/18482.

3. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаємо за собою.

1. Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України (далі - ГДА Держприкордонслужби) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2010 року № 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби".

2. ГДА Держприкордонслужби є державною архівною установою Державної прикордонної служби України, яка забезпечує облік і зберігання архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Державної прикордонної служби України, регіональних управлінь, загонів морської охорони, органів охорони державного кордону, закладів освіти, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення та органів забезпечення Державної прикордонної служби України (далі - органи Держприкордонслужби), формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) цими документами, використання відомостей, що містяться в них, а також здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства в органах Держприкордонслужби, взаємодіє з особами, які володіють документами НАФ.

3. ГДА Держприкордонслужби створюється та ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізується - за рішенням Голови Державної прикордонної служби України.

4. ГДА Держприкордонслужби у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказами Державної архівної служби України, Адміністрації Державної прикордонної служби України, а також цим Положенням.

5. ГДА Держприкордонслужби підпорядковується Голові Державної прикордонної служби України через його заступника відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Координацію діяльності ГДА Держприкордонслужби з питань дотримання режиму секретності та забезпечення збереженості секретних документів здійснює режимно-секретний орган Адміністрації Державної прикордонної служби України.

Контроль та методичне забезпечення ГДА Держприкордонслужби у сфері архівної справи здійснює Державна архівна служба України в межах повноважень та в спосіб, що передбачені законодавством.

6. Адміністрація Державної прикордонної служби України забезпечує ГДА Держприкордонслужби приміщеннями, технологічним та іншим обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.

Майно ГДА Держприкордонслужби є державною власністю, що закріплюється за ним на праві оперативного управління.

7. ГДА Держприкордонслужби є неприбутковою бюджетною установою.

Фінансування ГДА Держприкордонслужби здійснюється відповідно до законодавства.

Джерелом утримання ГДА Держприкордонслужби є кошти державного бюджету.

8. ГДА Держприкордонслужби працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує заступник Голови Державної прикордонної служби України відповідно до розподілу функціональних обов’язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

9. ГДА Держприкордонслужби зберігає архівні документи з різними носіями інформації (далі - профільні документи):

1) документи НАФ та з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі електронні та аудіовізуальні, що утворюються в процесі діяльності органів Держприкордонслужби;

2) документи ліквідованих органів Держприкордонслужби;

3) документи особового походження;

4) дисертації, матеріали науково-дослідних робіт;

5) видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

6) мікрофотокопії страхового фонду архівних документів та копії (у тому числі цифрові) фонду користування;

7) облікові документи та довідковий апарат до архівних документів, інші матеріали, що належать до довідково-інформаційного фонду ГДА Держприкордонслужби.

Документи, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби, є власністю держави.

10. Основними завданнями ГДА Держприкордонслужби є:

1) забезпечення в межах своїх повноважень реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;

2) забезпечення дотримання законодавства у сфері архівної справи і діловодства в органах Держприкордонслужби;

3) забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ, використання відомостей, що в них містяться;

4) забезпечення формування НАФ, комплектування ГДА Держприкордонслужби профільними документами та створення умов для користування ними;

5) методична допомога з ведення архівної справи та діловодства органам Держприкордонслужби;

6) здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про архівну справу та архівні установи, станом діловодства в органах Держприкордонслужби;

7) організація роботи експертно-перевірної комісії ГДА Держприкордонслужби;

8) участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів у сфері архівної справи і діловодства з питань, що належать до компетенції ГДА Держприкордонслужби;

9) здійснення (у межах компетенції) заходів з охорони державної таємниці, інформації з обмеженим доступом та захисту персональних даних.

11. ГДА Держприкордонслужби відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

1) подає в установленому законодавством порядку пропозиції щодо реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства та забезпечує її проведення;

2) аналізує та узагальнює практику законодавства у сфері архівної справи в Державній прикордонній службі України, розробляє пропозиції до проєктів нормативно-правових актів у сфері архівної справи;

3) бере участь у розробленні галузевих цільових програм та планів розвитку архівної справи;

4) забезпечує комплектування профільними документами з різними носіями інформації після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування ГДА Держприкордонслужби; здійснює їх зберігання, охорону, реставрацію, консервацію;

5) організовує роботу з віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;

6) організовує роботи, пов’язані з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

7) організовує приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників профільних документів НАФ, що стосуються діяльності Державної прикордонної служби України, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

8) здійснює надання методичної допомоги органам Держприкордонслужби з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в них, та з питань їх підготовки, науково-технічного опрацювання до передавання до ГДА Держприкордонслужби;