Відповідно до частини першої статті 12, частини другої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 5 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 870, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Типове положення про комісію з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду, що додається.

2. Начальнику відділу архівної справи Рудю В. подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Комісія з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду (далі - Комісія) утворюється центральними та галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архіви), Інститутом архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (далі - ІА НБУВ) як постійно діючий орган державного архіву, архівної системи Національної академії наук України (далі - НАН України).

2. У своїй діяльності Комісія керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Мін'юсту, іншими нормативно-правовими актами, наказами Укрдержархіву, а також положенням про Комісію, затвердженим на підставі цього Типового положення.

3. Основними завданнями Комісії є:

1) підготовка пропозицій щодо науково-методичного та організаційного забезпечення державного обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) в державному архіві, ІА НБУВ, в архівних відділах районної, районної у місті Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівних відділах міських рад (далі - архівні відділи), а також в архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв, бібліотек, архівних підрозділах установ НАН України, архівних підрозділах державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, ІА НБУВ (далі - установи - джерела формування НАФ);

2) розгляд та підготовка пропозицій щодо зняття з розшуку і обліку документів НАФ;

3) сприяння забезпеченню координації роботи державного архіву, ІА НБУВ, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ у справі контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ;

4) проведення моніторингу виконання державним архівом Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки, затвердженої наказом Укрдержархіву від 13 листопада 2019 року № 103 (далі - Програма), архівними відділами відповідних галузевих та регіональних програм.

4. Комісія відповідно до покладених на неї завдань:

1) розглядає питання щодо стану державного обліку документів НАФ у державному архіві, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ та приймає рекомендації з метою його удосконалення;

2) розглядає питання щодо виконання державним архівом Програми, архівними відділами відповідних галузевих та регіональних програм; виявляє проблемні питання, що виникають у ході виконання цієї роботи, готує пропозиції щодо шляхів та способів їх вирішення;

3) розглядає результати діяльності державного архіву, ІА НБУВ, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ з перевіряння наявності та розшуку невиявлених документів НАФ;

4) розглядає питання, що стосуються фізико-хімічного та технічного стану документів НАФ, що зберігаються в державному архіві, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ, готує пропозиції щодо заходів з поліпшення стану документів;

5) розглядає питання стосовно зміни строків перевіряння наявності документів НАФ у державному архіві, ІА НБУВ та погоджує його з Центральною комісією Державної архівної служби України з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду (далі - Центральна комісія);

6) схвалює і подає на погодження Центральній комісії:

акти про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено, державного архіву, ІА НБУВ;