Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство соціальної політики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423, з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та запитами на інформацію в апараті Міністерства соціальної політики України та приведення термінології нормативно-правового акта у відповідність до законодавства України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві соціальної політики України, затвердженої наказом Міністерства соціальної політики України від 15 березня 2012 року № 139, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 23 березня 2012 року за № 438/20751, що додаються.

2. Департаменту документообігу та контролю виконання документів (Гацанюк С.П.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Ненюченко Н.В.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. У розділі I:

абзац перший пункту 1.4 викласти в такій редакції:

"1.4. Діловодство за зверненнями громадян і запитами на інформацію у Міністерстві соціальної політики України (далі - Міністерство) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на самостійний структурний підрозділ, відповідальний за організацію документообігу і контроль виконання документів (далі - Відповідальний підрозділ)."

2. У розділі II:

у абзаці першому пункту 2.6 слова "Департаментом документального забезпечення" замінити словами "Відповідальним підрозділом";

пункти 2.7, 2.8 і 2.10 викласти в такій редакції:

"2.7. Усі звернення громадян та запити на інформацію реєструються у СЕД шляхом прямого введення до реєстраційно-моніторингової картки таких елементів:

при реєстрації звернення - дата надходження; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), адреса проживання, категорія та соціальний стан заявника; форма надходження, вид звернення; порушені питання (індекси та найменування питань, їх короткий зміст); реєстрація (за наявності) звернення в інших установах (індекс і назва установи, дата, реєстраційний номер); виконавець; термін виконання; рівень контролю; прийняті рішення; дата зняття з контролю. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника;

при реєстрації запиту на інформацію - дата надходження; вид доставки запиту, ім’я (найменування) запитувача, його поштова, електронна адреси, вихідні реквізити (за наявності): реєстраційний номер і дата; індекс і назва тематики, короткий зміст; реєстрація (за наявності) запиту в інших установах: індекс і назва установи, дата, реєстраційний номер; виконавець; термін виконання; рівень контролю; прийняті рішення; дата зняття з контролю.

Під час реєстрації паперового звернення або запиту на інформацію у СЕД створюється електронна копія оригіналу паперового документа (подання паперового документа в електронній формі, отриманій шляхом сканування цього документа).

Після реєстрації паперового звернення або запиту на інформацію на ньому проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання. У разі відсутності технічних можливостей для нанесення штрих-коду реєстраційний номер проставляється на документі від руки.

2.8. Для кожного звернення та запиту на інформацію встановлюється відповідний реєстраційний індекс і дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернення має дві обов’язкові частини:

перша - формується з початкової літери прізвища заявника; якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку "КО". Якщо звернення на етапі попереднього розгляду визначено анонімним, перша частина реєстраційного індексу має містити позначку "БП";

друга - містить порядковий номер, позначку про первинне або повторне надходження звернення, позначення року та порядкового номера картотеки.

Реєстраційний індекс запиту на інформацію складається з початкової літери імені запитувача (якщо він є фізичною особою), порядкового номера, позначки про первинне або повторне надходження запиту, позначення року та порядкового номера картотеки.

Складові реєстраційного індексу звернення або запиту на інформацію формуються СЕД під час їх реєстрації. При цьому нумерація починається кожного року з першого номера.";

"2.10. Для кожного звернення, запиту на інформацію створюється електронна реєстраційно-моніторингова картка, яка є невід’ємною електронною складовою СЕД і використовується виключно в межах апарату Міністерства.

Під час створення реєстраційно-моніторингової картки у СЕД до неї вносяться дані шляхом прямого введення елементів (додаток 1), що забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу його опрацювання, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.";

абзац другий пункту 2.14 після слів "Паперові оригінали звернень громадян" доповнити словами "і запитів на інформацію";

у абзаці третьому пункту 2.15 слова "Департаменту документального забезпечення" замінити словами "Відповідального підрозділу".

3. У розділі III:

підпункт 3.1.1 пункту 3.1 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У процесі розгляду звернень і запитів на інформацію, надання відповідей на які потребує отримання даних з інформаційних електронних баз і реєстрів, Міністерство може залучати фахівців державного підприємства "Інформаційно-обчислювальний центр Міністерства соціальної політики України".";

у підпункті 3.1.4 пункту 3.1 слова "Департаментом документального забезпечення" замінити словами "Відповідальним підрозділом";

у пункті 3.2:

абзац третій підпункту 3.2.3 після слова "Міністерства" доповнити словами "та їх заступникам";

підпункти 3.2.5 і 3.2.6 викласти в такій редакції:

"3.2.5. Відповідь за результатами розгляду звернення або запиту на інформацію надається тим структурним підрозділом Міністерства, який його отримав і до компетенції якого належить розгляд питань, порушених у зверненні або запиті на інформацію.

3.2.6. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення або колективного запиту на інформацію надсилається особі, яка у зверненні або запиті зазначена першою або адресу якої зазначено.";

підпункт 3.2.8 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У випадках, передбачених статтею 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації", Міністерство має право відмовити у задоволенні запиту на інформацію. У листі з повідомленням про відмову, який надсилається запитувачу інформації, зазначається мотивована підстава відмови та порядок її оскарження.";

у підпункті 3.2.9 слова "У разі коли звернення розглядалося працівниками" замінити словами "У разі розгляду звернення або запиту на інформацію працівниками";