Відповідно до статті 15-1 Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.01.2009 N 14, Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах" та з метою забезпечення автоматизації процесів проходження документообігу, автоматичного розподілу судових справ і матеріалів між суддями, формування в автоматичному режимі звітності суду про стан здійснення правосуддя та передачу справ до електронного архіву суду

1. Затвердити Положення про автоматизовану систему документообігу в адміністративних судах, що додається.

2. Департаменту матеріально-технічного, інформаційного та побутового забезпечення (Сердюк Н.П.), державному підприємству "Інформаційні судові системи" (Боделан А.В.) здійснити заходи щодо організації впровадження, користування та здійснення технічної підтримки автоматизованої системи судового документообігу адміністративних судів.

3. Департаменту планово-фінансової діяльності та соціального забезпечення (Рудмінська Л.О.) під час складання проекту Державного бюджету України на відповідний рік передбачати видатки на фінансування заходів для забезпечення користування та здійснення технічної підтримки автоматизованої системи судового документообігу адміністративних судів.

4. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Коцюба О.М.):

4.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4.2. Довести наказ до відома голів окружних адміністративних, апеляційних адміністративних судів та Вищого адміністративного суду України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Капустинського В.А.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Положення про автоматизовану систему документообігу в адміністративних судах (далі - Положення), розроблене відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах", визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах. Дія Положення поширюється на місцеві загальні суди після запровадження в цих судах автоматизованої системи документообігу місцевих судів в частині здійснення правосуддя щодо адміністративних справ.

1.2. Автоматизована система документообігу в адміністративних судах (далі - Система) забезпечує автоматизацію процесів проходження процесуальних документів, загального діловодства, здійснення процесуального контролю та контролю виконання документів, відстеження порядку проходження справ та документів, розподілу судових справ і матеріалів між суддями, формування звітності суду про стан здійснення правосуддя, передачу справ (документів) до електронного архіву тощо.

1.3. Порядок обігу інформації з обмеженим доступом, ведення діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами не є предметом регулювання цього Положення.

1.4. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

держатель Системи - ДСА України, яка забезпечує здійснення матеріально-технічних та організаційно-методичних заходів функціонування Системи для адміністративних судів, окрім Вищого адміністративного суду України;

комп'ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у формі, придатній для зчитування комп'ютером, які приводять його у дію для досягнення певної мети або результату. Комп'ютерна програма повинна забезпечити автоматизацію технологічних процесів обробки інформації, що надходить до суду:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції та внутрішніх документів;

постановку на контроль та здійснення контролю виконання вхідних та внутрішніх документів, автоматичне інформування голови, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про проблеми, пов'язані зі строками виконання документів;

фіксування порядку проходження документів з моменту їх надходження, створення, опрацювання тощо до передачі в електронний архів; автоматизовану передачу справ/документів виконавцям та за інстанціями залежно від їх поточного стану;

автоматичне проходження по технологічній лінії виконання залежно від типу справи/документа, що виконується;

провадження - сукупність процесуальних документів, що надійшли для розгляду, передані судді та пов'язані з розглядом справи;

реєстрацію процесуальних дій та документів у справі з автоматичною зміною стану справи, якщо це передбачено зареєстрованою дією та/або документом;

контроль за дотриманням процесуальних строків при розгляді судової справи та автоматичне інформування головуючого у справі суддю, суддю-доповідача, голову суду та заступника голови (голову судової палати) про наявні та потенційні проблеми дотримання процесуальних строків;

використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) для засвідчення документа, що отримує офіційний статус;

оперативний пошук справ та документів за реквізитами;

індексацію документів та контекстний пошук за текстами документів;

видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих листів на підставі наявних у Системі даних;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у Системі;

відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання особам інформації про стан розгляду справ щодо них;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства тощо;

користувач Системи - суддя, працівник апарату суду, якому відповідно до функціональних обов'язків на підставі наказу голови суду надано доступ до Системи або її окремих підсистем;

підсистема - логічно виділений за певними ознаками модуль Системи для вирішення конкретних завдань Системи, що встановлюється на кожному робочому місці залежно від функцій, повноважень та напрямів роботи користувача Системи;

Система - сукупність територіально розподілених, функціонально пов'язаних програмно-апаратних комплексів та технологічно об'єднаних підсистем, яка за допомогою використання відповідної комп'ютерної програми забезпечує реєстрацію вхідної інформації, її накопичення, зберігання, належне використання, захист на технологічних ланках від несанкціонованого доступу, формування вихідної інформації, взаємодію з користувачами тощо.

Рівні доступу до Системи:

I рівень - введення та редагування усієї інформації в Системі;

II рівень - введення та редагування інформації щодо реєстрації справи (документа) та перегляд іншої інформації про справу (документ);

III рівень - введення та редагування інформації щодо руху справи (документа) після отримання її суддею (виконавцем) до винесення судового рішення (підготовки відповіді) та перегляд іншої інформації про справу (документ);

IV рівень - введення та редагування інформації щодо руху справи (документа) після винесення судового рішення (підготовки відповіді) та перегляд іншої інформації про справу (документ);

V рівень - перегляд інформації про справу (документ) без її редагування.

2.1. Функціональні обов'язки користувачів Системи та рівень доступу таких користувачів у кожному окремому суді визначаються головою суду шляхом затвердження посадових інструкцій працівників апарату суду, видання наказу.

2.2. Працівники апарату суду вносять інформацію до бази даних Системи щодо сторін та інших учасників процесу, етапів проходження справи та матеріалів, дати перенесення розгляду, текстів судових рішень тощо і несуть повну відповідальність відповідно до законодавства за достовірність внесення інформації. Судді надають офіційний статус електронному документу судового рішення шляхом застосування ЕЦП.

Редагування відповідної інформації в Системі здійснюється уповноваженими на це користувачами Системи у разі виявлення неточностей та технічних описок у такій інформації.

2.3. Користувачі Системи зобов'язані виконувати вимоги цього Положення, забезпечувати зберігання та конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.4. Реєстрація в Системі вхідної кореспонденції, у тому числі документів, надісланих електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграм, що надходять до суду, адміністративних позовів, заяв, скарг, справ, які підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, документів з питань діяльності суду здійснюється в такому порядку:

2.4.1. Обов'язковими реквізитами є: найменування юридичної особи/прізвище, ім'я, по батькові особи, від якої надійшов документ, дата відправлення згідно з поштовим штемпелем на конверті та надходження документа до суду, вид документа (позовна заява, заява, скарга, клопотання, справа тощо) та короткий зміст документа/предмет спору, інформація про кількість примірників процесуальних документів. Дата реєстрації та вхідний номер формуються Системою автоматично.

2.4.2. На кожний вхідний документ у Системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію про рух документів. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами Системи відповідно до їхніх функціональних обов'язків.

2.4.3. Позовні заяви, заяви про забезпечення позову чи доказів до подання позовної заяви, заяви (подання, клопотання) у порядку виконання судових рішень (у разі відсутності судді, який розглядав справу), заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами, судові доручення, що надійшли з інших судів, справи, які надійшли на новий судовий розгляд після скасування судом апеляційної чи касаційної інстанції судового рішення, справи, передані з інших адміністративних судів, апеляційні та касаційні скарги після формування Системою вхідного номера та дати реєстрації невідкладно передаються відповідному користувачу Системи (секретарю суду або іншій особі відповідно до їхніх функціональних обов'язків) для внесення в Систему інформації щодо справи про:

осіб, які брали участь у справі, а також осіб, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їхні права, свободи, інтереси чи обов'язки тощо;

предмет позову, основну категорію справи за загальним рядком відповідно до класифікатора, що затверджується ДСА;

номер справи, якщо вона розглядалась цим судом, та результати перегляду судового рішення за апеляційною чи касаційною скаргою (у разі автоматизованого обміну інформацією щодо розгляду/перегляду (руху) справи між судом першої, апеляційної та касаційної інстанцій вказана інформація відображається автоматично при введенні номера справи).

2.4.4. Справа, що надійшла до апеляційної інстанції з апеляційними скаргами, справи, передані з інших адміністративних судів після формування Системою вхідного номера та дати реєстрації, невідкладно передаються відповідному користувачу Системи (секретарю суду або іншій особі відповідно до функціональних обов'язків) для внесення в Систему інформації щодо справи про:

осіб, що подали апеляційні скарги;

осіб, які брали участь у справі;

предмет спору;

номер справи суду першої інстанції, прізвище та ініціали судді, який ухвалив оскаржуване судове рішення (у разі автоматизованого обміну інформацією щодо розгляду/перегляду (руху) справи між судами першої, апеляційної та касаційної інстанцій вказана інформація відображається автоматично при введенні номера справи).

2.4.5. Касаційна скарга, що надійшла до адміністративного суду касаційної інстанції, після формування Системою вхідного номера та дати реєстрації невідкладно передається відповідному користувачу Системи (секретарю суду або іншій особі, відповідно до функціональних обов'язків) для внесення в Систему інформації про:

осіб, що подали касаційні скарги;

осіб, які брали участь у справі;

предмет спору;

номер справи суду першої інстанції, прізвище та ініціали судді, склад суддів, що ухвалили оскаржувані судові рішення (у разі автоматизованого обміну інформацією щодо розгляду/перегляду (руху) справи між судом першої, апеляційної та касаційної інстанцій вказана інформація відображається автоматично при введенні номера справи).

2.4.6. Судовій справі, зазначеній у підпункті 2.4.3 пункту 2.4 цього Положення, надається єдиний унікальний номер, що формується Системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінний незалежно від проходження справи по інстанціях.

У судах залежно від інстанцій для справ, зазначених у підпунктах 2.4.4, 2.4.5 цього Положення, Системою автоматично формується номер провадження, що необхідний для діловодства відповідного суду.

2.4.7. Справи, що надійшли із судів апеляційної чи касаційної інстанції, після скасування ухвал: про залишення без руху, про повернення, про залишення без розгляду позовної заяви (апеляційної чи касаційної скарги), про відмову у відкритті провадження у справі, про забезпечення позову, про забезпечення доказів, про відмову в поновленні чи продовженні пропущеного процесуального строку, з питань визначення розміру судових витрат, про внесення виправлень у судове рішення чи відмову у внесенні виправлень, про відмову в ухваленні додаткового судового рішення, про роз'яснення судового рішення або відмову у його роз'ясненні, про розгляд питань, пов'язаних із виконанням судового рішення (окрім випадків відсутності судді, який розглядав справу), про зупинення провадження у справі, окремої ухвали, додаткового судового рішення, а також заяви (подання, клопотання), які не вказані в пунктах 2.4.3-2.4.5 цього Положення, - не підлягають автоматичному розподілу, а передаються суддям, судове рішення яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває адміністративна справа.

Якщо суддя, у провадженні якого перебувала адміністративна справа, що зазначена в абзаці першому цього підпункту, на момент повернення її з апеляційної чи касаційної інстанції не працює в цьому суді або відсутній тривалий час, така справа підлягає повторному автоматичному розподілу.

Відповідному судді-доповідачу у справі без автоматичного розподілу також передаються: апеляційні та касаційні скарги, що надійшли до суду апеляційної чи касаційної інстанції після визначення судді-доповідача у відповідній справі; справи, що надійшли до касаційної інстанції у зв'язку з їх витребуванням за відкритим провадженням за касаційною скаргою.

2.5. На підставі внесеної інформації Системою здійснюється автоматичний розподіл справ.

2.5.1. Автоматичний розподіл справ проводиться протягом робочого часу, окрім випадків, передбачених законодавством, про що видається відповідний наказ голови суду.

2.5.2. Автоматичний розподіл справ між суддями може здійснюватись з урахуванням спеціалізації суддів за категоріями справ чи іншими принципами спеціалізації.

В автоматичному розподілі судових справ між суддями у судах, де відсутня спеціалізація або її застосування неможливе (малоскладові суди із штатною чисельністю суддів до п'яти), беруть участь усі судді з урахуванням підпункту 2.4.7 пункту 2.4 цього Положення.

2.5.3. Спеціалізація суддів та перелік суддів за спеціалізацією затверджуються наказом голови суду/президією суду.

2.5.4. Справи розподіляються між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення правосуддя.

2.5.5. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (виявлено обставини, які впливають на неупередженість судді тощо), якому розподілено справу для одноособового розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді.

У разі задоволення відводу (самовідводу) комусь із суддів або всьому складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів (виявлено обставини, які впливають на неупередженість або унеможливлюють участь судді/складу суду відповідно до чинного законодавства, відсутність доступу до таємної інформації тощо), справа підлягає повторному автоматичному розподілу для визначення окремого судді або складу суду без урахування відведеного судді або складу суддів.

2.5.6. При розподілі справ основним критерієм є поточне навантаження суддів.

Визначення поточного навантаження здійснюється з урахуванням:

кількості справ, що надійшли на розгляд судді;

кількості фактично відпрацьованого робочого часу;

виконання суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя (передбачених Законом України "Про судоустрій України") , відповідно до таблиць відсотків для відповідних суддів (додатки 1, 2). У разі якщо суддя виконує декілька обов'язків, зазначених у цих таблицях, відсоток справ, що підлягають розподілу на таких суддів, пропорційно зменшуються;

коефіцієнта, що враховує форму участі судді в розгляді справи (додаток 3).

2.5.7. У разі коли найменше навантаження мають декілька суддів, справа між ними розподіляється за принципом випадковості.