Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа", підпункту 47 пункту 4 Положення про Державну службу України з питань праці, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 лютого 2015 року № 96, пункту 9 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 459 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року № 124), з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення, об’єктивний та своєчасний його розгляд згідно з вимогами законодавства України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства соціальної політики України від 16 листопада 2016 року № 1339 "Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09 грудня 2016 року за № 1595/29725.

3. Департаменту праці та зайнятості в установленому порядку подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян та загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Державній службі України з питань праці та її територіальних органах.

2. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

4. Усі звернення громадян, що надходять до Держпраці та її територіальних органів, підлягають обов’язковій класифікації за видами, установленими статтею 3 Закону, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.

5. За ознакою надходження звернення громадян поділяються на такі:

1) первинні - звернення, що надійшли від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулася (звернулися) до Держпраці та її територіальних органів з певним питанням;

2) повторні - звернення, що надійшли від тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі, у яких:

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням особи (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь особі (групі осіб) не надавалася;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення особи (групи осіб).

До повторних звернень належать також звернення від тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

3) дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою (групою осіб) різним адресатам та надіслані нею (ними) на розгляд за належністю до Держпраці та її територіальних органів;

4) неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держпраці та її територіальних органів з того самого питання, що й попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився;

5) масові - звернення, що надходять у великій кількості (більше трьох) від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.

6. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

7. Звернення може бути усним (викладене громадянином під час особистого прийому громадян або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записане (зареєстроване) посадовою особою) чи письмовим (надіслане поштою або передане громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства, під час особистого прийому громадян, через скриньку "Для звернень громадян").

Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

8. Скринька "Для звернень громадян" розміщується за місцезнаходженням Держпраці або її територіальних органів у доступному для громадян місці. Кореспонденція зі скриньки вилучається щодня визначеними відповідальними особами.

9. Електронне звернення надсилається на електронну поштову адресу zvern@dsp.gov.ua або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на офіційних вебсайтах Держпраці та її територіальних органів.

10. Звернення в інтересах неповнолітніх осіб подаються їх законними представниками, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства.

11. У разі якщо громадянин застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

12. Забороняється надсилати скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

13. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

14. Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні відповідей, дотриманням строку розгляду звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів.

15. Положення цього Порядку не поширюються на порядок розгляду заяв і скарг громадян, установлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції" та "Про виконавче провадження".

1. Організація діловодства за зверненнями громадян у Держпраці та її територіальних органах покладається на структурний підрозділ (посадових осіб), до функціональних обов’язків якого віднесено ведення діловодства за зверненнями громадян (далі - підрозділ з роботи зі зверненнями громадян), і здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція).

2. Звернення громадян повинні бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. У зверненні зазначаються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

3. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю, реєстрації та розгляду.

4. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через 10 днів з дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

5. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну поштову адресу або дата надходження заповненої електронної форми. Якщо електронне звернення надійшло на електронну поштову адресу в неробочий день або час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

6. В електронному зверненні також повинно бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може надсилатися відповідь, або інформацію про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису в разі надсилання електронного звернення не вимагається.

7. Форма для подання електронних звернень громадян до Держпраці, розміщується на офіційних вебсайтах Держпраці та її територіальних органів та має графи для зазначення громадянином свого прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), задекларованого (зареєстрованого) місця проживання (перебування), електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, зазначення дати подання звернення (додаток 1).

8. Звернення, що надходять через Єдину електронну базу даних звернень державної установи "Урядовий контактний центр", реєструються відповідно до вимог цього Порядку.

9. Попередній розгляд звернень громадян проводиться підрозділом з роботи зі зверненнями громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернення громадян, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держпраці та її територіальних органів;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності всіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису та дати заявника;

звернень, які відповідно до Закону повинні розглядатися особисто Головою Держпраці та керівниками її територіальних органів;

строків виконання звернень.

10. Реєстрація звернень громадян у Держпраці та її територіальних органах здійснюється з використанням системи електронного документообігу (далі - СЕД). Під час застосування СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи, їх місцезнаходження та стан виконання.

11. Для забезпечення реєстрації звернень громадян в електронній формі для кожного звернення в СЕД створюється і заповнюється реєстраційно-моніторингова картка (далі - РМК) (додаток 2), яка забезпечує ідентифікацію кожного звернення, здійснення контролю за дотриманням строків його розгляду.

12. Усі звернення, що надходять до Держпраці та її територіальних органів, підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

13. Реєстраційний індекс та дата реєстрації на зверненнях проставляються у вигляді реєстраційного штампа або шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, у нижньому правому кутку першого аркуша або на будь-якому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для зшивання.

14. Після внесення даних до РМК та нанесення штампа чи штрих-коду паперовий оригінал звернення сканується, а його електронна копія приєднується до РМК.

15. Скануванню не підлягають звернення та додані до них документи, які надійшли у форматі більше ніж А4, прошиті, зброшуровані документи, друковані видання, звернення на папері довільного розміру і щільності, інші документи, які технологічно не можуть бути скановані.

16. Конверти, у яких надійшли звернення громадян, передаються для розгляду разом зі зверненнями громадян.

17. Звернення, що надійшли в неробочий день або час, реєструються наступного після нього робочого дня.

18. Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:

перша частина - формується з початкової літери прізвища заявника. Для колективних листів, листів без підпису проставляється відповідно відмітка "КО", "БП";

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується під час реєстрації звернення громадянина.

19. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень громадян після отримання реєстраційного індексу засобами СЕД встановлюється зв’язок зі зверненням, відповідно до якого такі звернення визнані повторними, дублетними, неодноразовими.

20. Документи, які за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до правил ведення загального діловодства.

21. На вимогу громадянина, який подав звернення до Держпраці та її територіальних органів, на першому аркуші копії другого примірника звернення проставляється відбиток реєстраційного штампа. Така копія повертається громадянину.

22. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції"). Анонімні звернення після реєстрації доводяться до відома керівників структурних підрозділів Держпраці та її територіальних органів відповідно до їх функціональних повноважень для врахування в роботі.

23. За результатами попереднього розгляду звернень громадян готуються проєкти резолюцій до них.

24. Проєкт резолюції повинен містити прізвище та власне ім’я особи, яка накладає резолюцію, прізвище та власне ім’я головного виконавця та співвиконавців (за потреби), зміст, строк виконання, дату накладення резолюції.

25. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівниками Держпраці та її територіальних органів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

1. Розгляд звернень громадян забезпечують посадові особи, які визначаються виконавцями в резолюції керівників Держпраці та її територіальних органів. Співвиконавці розглядають звернення, використовуючи електронну копію оригіналу документа або в інший спосіб залежно від форми ведення діловодства.

2. Структурний підрозділ головного виконавця організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає порядок погодження і підготовки проєкту відповіді.

3. Співвиконавці забезпечують підготовку пропозицій на належному рівні та їх своєчасне подання головному виконавцю.

4. Пропозиції, зауваження та роз’яснення чи інформацію щодо їх відсутності співвиконавці зобо-в’язані подати головному виконавцю в першій половині строку, визначеного для розгляду звернення.

5. Своєчасний та якісний розгляд звернень громадян забезпечують усі зазначені в резолюції виконавці.

6. Зміна головного виконавця або зміни у складі співвиконавців на рівні самостійних структурних підрозділів, визначених у резолюції, здійснюються протягом 3 днів з дня реєстрації звернення за погодженням автора резолюції або посадової особи, яка виконує його обов’язки, за умови доведення інформації про запропоновані зміни відповідним керівникам самостійних структурних підрозділів. Зміну головного виконавця за наявності відповідного погодження здійснює підрозділ з роботи зі зверненнями громадян шляхом унесення відповідних змін до РМК лише після інформування головного виконавця про таку зміну.

7. Головний виконавець під час розгляду звернень громадян у межах компетенції зобов’язаний:

уважно вивчати зазначені в них питання;

об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення, у яких йдеться про недоліки в роботі Держпраці та її територіальних органів, оскаржуються рішення службових осіб;

уживати заходів відповідно до законодавства для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень, усунення причин, які призвели до порушення;

не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями;

не допускати безпідставного передання розгляду звернень іншим органам.