Звіт про наявність та надходження зернових культур подають юридичні особи, їхні відокремлені підрозділи всіх форм власності та підпорядкування, які займаються прийманням на зберігання та переробкою зернових культур, мають власні або орендовані пристосовані для зберігання зерна приміщення та власні або орендовані переробні потужності (хлібоприймальні підприємства, елеватори, комбінати хлібопродуктів, комбікормові заводи, спиртозаводи тощо) - органу державної статистики за місцезнаходженням.

В адресній частині звіту сітка кодів заповнюється підприємствами згідно з довідкою про включення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). У реквізиті "Найменування організації - складача інформації" вказується повна назва підприємства, що звітує (згідно з установчими документами). У реквізиті "Поштова адреса" наводиться повна адреса підприємства, що звітує: індекс, регіон (республіка чи область), місто чи район, село (селище), вулиця.

Статистичне спостереження заповнюється на підставі даних складських квитанцій, простих, подвійних складських свідоцтв, інших бухгалтерських документів, що підтверджують надходження зерна на підприємства.

Звіт складається наростаючим підсумком з початку календарного року (крім даних про наявність зерна) щомісячно за скороченим переліком показників та 2 рази на рік (станом на 1.01 та на 1.07) - за повним переліком в одиницях виміру, передбачених бланком статистичного спостереження.

У графах 1, 2 дані про наявність зерна наводяться станом на звітну дату (включаючи залишки попередніх років та зерно державного резерву) у фізичній вазі. По графі 1 показується зерно, що знаходиться на підприємстві (як власне, так і те, що знаходиться на зберіганні); а по графі 2 - в тому числі зерно на зберіганні (це зерно тимчасового зберігання, яке є власністю іншої юридичної особи).

У графах 3-6 та 8 показуються обсяги надходжень зерна з початку звітного (календарного) року в заліковій вазі.

У графі 3 показуються загальні обсяги зернових культур, що надійшли на підприємство: в рахунок погашення заборгованості минулих років за отримані грошові аванси, насінневі та фуражні позички, матеріально-технічні ресурси (паливно-мастильні матеріали, мінеральні добрива, техніку тощо); на регіональні потреби; зберігання на загальних умовах; закупка за різні кошти; надходження на промислову переробку на давальницьких умовах. У дану графу не включається закуплена (придбана) для подальшого виробництва продукція переробки зернових культур (наприклад борошно, солод).