Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію", "Про оборону України", пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 23 лютого 2001 року № 1 т "Про затвердження Методичних вказівок щодо порядку передання (приймання) в державні архівні установи документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів у разі загрози введення в Україні особливого періоду", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 березня 2001 року за № 289/5480.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра Горовця Є.М.

1. Цей Порядок поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя (далі -державні архіви), архівні відділи райдержадміністрацій, архівні відділи міських рад (далі -архівні відділи), державні органи, органи місцевого самоврядування (далі -установи) в умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи.

З урахуванням специфіки та особливостей діяльності установ, які передають документи до галузевих державних архівів, можуть розроблятися власні порядки забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, які погоджуються з Державною архівною службою України та у разі провадження установами діяльності, пов’язаної з державною таємницею, також з органом СБУ, після чого затверджуються керівником установи.

2. Установи, державні архіви, архівні відділи мають бути у постійній готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців щодо прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій.

3. З метою забезпечення постійної готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду кожна установа (служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інший структурний підрозділ, визначений керівником) розробляє документи, що затверджуються її керівником, а саме:

1) переліки справ (документів), що:

передаються для зберігання до державних архівів (архівних відділів);

вивозяться до місць евакуації;

знищуються;

залишаються на місці;

2) списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), вивезення до місць евакуації, за облік і зберігання справ (документів), а також їх знищення;

3) порядок транспортування справ (документів) до державного архіву (архівного відділу), до місць евакуації;

4) порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та під час транспортування;

5) порядок черговості вивезення документів до місць евакуації.

За наявності режимно-секретного органу або режимно-секретної діяльності розробляються документи відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі - Порядок забезпечення режиму секретності).

4. Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

5. У першу чергу на зберігання до державних архівів (архівних відділів) приймаються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) державних органів та органів місцевого самоврядування за графіком приймання-передавання, який затверджує керівник державного архіву (архівного відділу).