З метою визначення порядку формування та ведення особових справ осіб рядового та начальницького складу Державного бюро розслідувань, відповідно до пункту 8 частини першої статті 12 Закону України "Про Державне бюро розслідувань"

1. Затвердити Порядок формування та ведення особових справ осіб рядового та начальницького складу Державного бюро розслідувань, що додається.

2. Управлінню кадрової роботи та державної служби Державного бюро розслідувань (Француз В.Й.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок розроблено з метою забезпечення належного формування та ведення особових справ осіб рядового та начальницького складу Державного бюро розслідувань та його територіальних управлінь (далі - особи рядового і начальницького складу).

2. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби особою рядового і начальницького складу.

3. До особової справи вноситься автобіографічна інформація особи рядового і начальницького складу та членів її сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інша інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання, а також інша потрібна інформація, визначена чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами.

4. Особові справи осіб рядового і начальницького складу формуються та ведуться підрозділами, до функціональних обов’язків яких належить кадрове забезпечення (далі - підрозділ кадрового забезпечення), за встановленою формою, визначеною у додатку 1 до цього Порядку.

5. Особові справи осіб рядового і начальницького складу структурного підрозділу з оперативного забезпечення та оперативно-технічних заходів оформлюють, ведуть та зберігають окремо від інших особових справ з дотриманням режиму секретності, відповідно до вимог законодавства про державну таємницю.

6. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби особою начальницького складу, готуються подання про присвоєння їй спеціальних звань Державного бюро розслідувань, нагородження, обчислення вислуги років для встановлення надбавки за стаж служби, надання додаткової оплачуваної відпустки.

1. Особова справа особи рядового і начальницького складу складається з п’яти частин, які містять:

1) перша частина - послужний список (додаток 2);

2) друга частина:

документи, що підтверджують проходження професійної підготовки (підвищення кваліфікації);

подання про присвоєння спеціальних звань Державного бюро розслідувань, нагороди та заохочення;

рапорти та подання особи рядового і начальницького складу про призначення на посади, переміщення по службі та звільнення зі служби в Державному бюро розслідувань;

характеристики;

3) третя частина:

заяву про прийняття на службу до Державного бюро розслідувань;

контракт про проходження служби в Державному бюро розслідувань;

автобіографію (додаток 3);

анкету (додаток 4);

документи про проходження медичного огляду та перевірки рівня фізичної підготовки;

рекомендацію конкурсної комісії з проведення конкурсу для призначення на посаду (в разі якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу);

повідомлення особі рядового і начальницького складу про можливість проведення перевірки на доброчесність та моніторингу способу життя;

текст Присяги з власноручним підписом особи рядового і начальницького складу, яка її склала;

4) четверта частина (архівні матеріали) - витяги з наказів, копії протоколів рішень конкурсних комісій, висновки за матеріалами службових перевірок (розслідувань), документи про підтвердження проходження служби, копію розрахунку вислуги років для призначення пенсії, довідки про стан здоров’я, поранення; копії атестата і дипломів про освіту з додатками до них; свідоцтв про народження; укладення (розірвання) шлюбу; документів про встановлення спеціального статусу; інші матеріали, визначені чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби; інформацію про отримання особистих документів у разі звільнення зі служби в Державному бюро розслідувань;

5) п’ята частина (матеріали спеціальної перевірки) - матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади".

2. Військові або скорочені військові особові справи на офіцерів запасу та військовослужбовців долучають до особової справи особи рядового і начальницького складу, про що здійснюється відповідний запис у особовій справі.

1. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка особи рядового і начальницького складу розміром 9 Ч 12 см (в анфас) в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню особи рядового і начальницького складу Державного бюро розслідувань.

На звороті фотокартки працівник підрозділу кадрового забезпечення вчиняє запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.

2. На внутрішньому боці останньої сторінки особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи особи рядового і начальницького складу (трудова книжка, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, фотокартки тощо). Унизу обкладинки здійснюється опис зазначених документів.

3. Документи, які надалі долучають до розділів особової справи, нумерують і заносять до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.

4. З метою оновлення матеріалів особової справи та анкетних даних особи рядового і начальницького складу протягом п’яти робочих днів повідомляють безпосереднього керівника та підрозділ кадрового забезпечення про зміни сімейного стану (одруження, розлучення, народження дітей тощо), місця проживання (реєстрації), отримання освіти тощо з наданням підтвердних документів.

5. Внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами, не допускається.

6. Для опрацювання, унесення змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються у короткострокове користування виключно працівникам підрозділів кадрового забезпечення, яким відповідно до їх посадових обов’язків надано право роботи з ними.

7. Особові справи, що видаються працівникам для опрацювання, повертаються за місцем їх зберігання до закінчення робочого дня.

8. У разі видачі особової справи для короткострокового користування у контрольній картці особової справи (далі - контрольна картка) одержувач ставить свій підпис та зазначає прізвище.

9. Вилучення документів із особової справи може здійснюватися відповідно до чинного законодавства.

Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи долучають його копію та акт про його вилучення.

10. Облік особових справ здійснюється в інвентарній книзі обліку особових справ (далі - Інвентарна книга) (додаток 5). Номер, за яким особову справу зареєстровано в Інвентарній книзі, проставляють на її лицьовому боці та на корінці обкладинки. Особові справи в місцях їх зберігання розміщуються у порядку зростання номерів.

11. У разі звільнення або переведення особи рядового і начальницького складу до територіального управління Державного бюро розслідувань, яке обслуговує інший підрозділ кадрового забезпечення, та передання особової справи особи рядового і начальницького складу до цього територіального управління Державного бюро розслідувань в Інвентарній книзі робиться відповідний запис.

12. Інвентаризацію особових справ (звірку наявності особових справ із записами в Інвентарній книзі) проводять щороку, а також під час їх приймання-передавання, про що складається відповідний акт, який затверджує Директор Державного бюро розслідувань.

13. З оригіналів особових справ директорів та заступників директорів територіальних управлінь Державного бюро розслідувань відповідні територіальні підрозділи кадрового забезпечення Державного бюро розслідувань виготовляють їх копії.

14. Оригінали особових справ директорів та заступників директорів територіальних управлінь Державного бюро розслідувань зберігаються у підрозділі кадрового забезпечення центрального апарату Державного бюро розслідувань, а їх копії - у керівників підрозділів кадрового забезпечення цих управлінь у спеціально виділених металевих шафах.