Відповідно до Закону України "Про громадянство України" та Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 2 квітня 1994 року N 127/94, щодо обліку громадян України, які проживають за її межами,

1. Затвердити Правила ведення обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, та дітей - громадян України, які всиновлені іноземцями (далі - Правила), що додаються.

2. Начальнику Консульського управління, керуючому справами, керівникам дипломатичних представництв та консульських установ України відповідно до повноважень:

2.1. Організувати вивчення Правил працівниками Консульського управління, дипломатичних представництв та консульських установ України, які займаються веденням обліку громадян України.

2.2. Забезпечити Консульське управління, дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном належними документами для ведення обліку.

3. Наказ довести до відома керівного складу Міністерства, начальників управлінь, працівників дипломатичних представництв та консульських установ України за кордоном.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника Консульського управління В.А.Кирика.

1.1. Відповідно до Закону України "Про громадянство України" (ст. 30) та Консульського статуту України (ст. 22) консул веде облік громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають у його консульському окрузі.

1.2. Узяттю на облік підлягають громадяни України, які:

постійно проживають за кордоном (особи, яким у встановленому порядку оформлено постійне проживання за кордоном);

тимчасово перебувають за кордоном більш ніж три місяці, але обумовлений строк.

1.3. За взяття на облік громадян України, які постійно проживають за кордоном, стягується консульський збір.

1.4. Узяття на облік громадян України, які тимчасово перебувають за кордоном, здійснюється безкоштовно.

2.1. Узяття на облік громадян України здійснюється в тій консульській установі України, на території консульського округу якої вони проживають.

2.2. При взятті на облік громадянин України подає заяву (додаток 1), пред'являє паспорт громадянина України для виїзду за кордон, заповнює облікову картку (додаток 2). До облікової картки додається фотокартка особи розміром 35 х 45 мм., яка береться на облік.

2.3. Діти до 18-річного віку вносяться до облікової картки одного з батьків. До цієї облікової картки додається фотокартка кожної дитини розміром 35 х 45 мм. Після досягнення 18-річного віку на них заповнюються окремі облікові картки.

2.4. При змінах в облікових даних, які сталися після взяття на облік, робляться відповідні відмітки та виправлення в облікових картках. При цьому попередні записи не знищуються, а закреслюються. Якщо на бланку картки не залишається місця для внесення додаткового запису, то до старої облікової картки прикріплюється нова.

2.5. При зміні прізвища заповнюється нова облікова картка. Стара картка залишається в картотеці на тому самому місці, і на ній робиться відмітка: "див. картку на прізвище ......" (указати нове прізвище).

2.6. Якщо в паспорті особи, яка береться на облік, відсутня відмітка про зняття з обліку в консульській установі за місцем попереднього проживання, то така особа береться на облік у загальному порядку.

2.7. При взятті на облік у паспорті робиться відмітка: "Узятий на облік в .......", ставляться дата, підпис уповноваженої на те особи, гербова печатка.

2.8. Облікові картки зберігаються в алфавітному порядку взятих на облік за розділом "Громадяни України, які постійно проживають за кордоном".

2.9. Зняття з обліку здійснюється за заявою громадянина України (додаток 3).

2.10. При знятті з обліку в обліковій картці і паспорті громадянина України робляться відповідні запис та відмітка: "Знятий з обліку в ......", ставляться дата, підпис уповноваженої на те особи, гербова печатка.

2.11. Облікові картки на осіб, які зняті з обліку, переміщуються в картотеку знятих з обліку за розділом "Громадяни України, які постійно проживають за кордоном".

2.12. Облікові картки осіб, які зняті з обліку, зберігаються два роки і після цього знищуються без складення акта.

3.1. Громадяни України, які тимчасово перебувають за кордоном більш ніж три місяці (але строк обумовлений) на навчанні, стажуванні, лікуванні, у відрядженні, працюють за контрактом тощо, беруться на облік в консульській установі України, на території консульського округу якої вони проживають.

3.2. При взятті на облік громадянин України подає заяву (додаток 4) та заповнює облікову картку (додаток 5), до якої додається фотокартка розміром 35 х 45 мм.

3.3. У паспортах громадян України, які перебувають за кордоном з вищезазначених причин, робиться відмітка "Узятий на тимчасовий облік в ...... до ......." , ставляться дата, підпис уповноваженої на те особи та гербова печатка.

3.4. Дипкур'єри, туристи та громадяни України, які перетинають країну транзитом, обліку не підлягають.

3.5. Облік громадян України, які прибули до країни в короткострокове (до трьох місяців) відрядження, та членів українських делегацій ведеться в журналах або в облікових картках. Журнали чи облікові картки довільної форми заводяться на місці. Ніяких відміток у паспортах цих громадян не робиться.

3.6. Після закінчення обумовленого строку проживання громадянина України в іноземній державі в обліковій картці робиться відмітка "Знятий з обліку в .......", ставляться дата, підпис уповноваженої на те особи та гербова печатка.

3.7. Облікова картка переміщується до картотеки осіб, які зняті з обліку за розділом "Громадяни України, які перебувають за кордоном тимчасово".

3.8. Облікові картки осіб, які зняті з обліку, зберігаються в картотеці два роки і після цього знищуються без складення акта.

4.1. Міністерство закордонних справ України в десятиденний термін після отримання з Центру по усиновленню дітей при Міністерстві освіти України матеріалів про всиновлення іноземцями дитини - громадянина України надсилає їх до відповідної консульської установи України в країні проживання всиновленої дитини.

4.2. Відповідна консульська установа здійснює взяття на консульський облік дитини, яка є громадянином України і яка всиновлена іноземцями, про що невідкладно письмово інформує Міністерство закордонних справ України.

4.3. Для взяття на консульський облік дітей, які є громадянами України і які всиновлені іноземцями, всиновителі подають до дипломатичного представництва або консульської установи України документ, що підтверджує факт усиновлення дитини-громадянина України іноземцями, проїзний документ дитини, заповнену заяву-анкету на дитину (додаток 6), одну фотокартку дитини розміром 35 х 45 мм.

4.4. Якщо всиновителі не звернулися до консульської установи України із заявою щодо взяття усиновленої дитини на консульський облік і не подали зазначених у пункті 4.3. Правил документів, то консульська установа України здійснює взяття на консульський облік дитини, яка є громадянином України і яка всиновлена іноземцями, на підставі документів, що надані Центром по усиновленню дітей при Міністерстві освіти України.

4.5. Про взяття на консульський облік дитини, яка є громадянином України і яка всиновлена іноземцями, у порядку, передбаченому пунктом 4.4. цих Правил, консульська установа України письмово повідомляє всиновителів.

4.6. При взятті на консульський облік усиновлених іноземцями українських дітей на кожну дитину заводиться окрема облікова картка (додаток 7).