Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 2 розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 року № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України, Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 07 липня 2011 року № 1811/5/159 "Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15 липня 2011 року за № 868/19606.

3. Сектору архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі - ГДА Держспецзв’язку) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 року № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації".

ГДА Держспецзв’язку є державною архівною установою Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі - Держспецзв’язку).

ГДА Держспецзв’язку здійснює приймання, державний облік і зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших видів архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Держспецзв’язку, її територіальних органів, територіальних підрозділів, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку Держспецзв’язку, підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, закладів і установ Держспецзв’язку (далі - підрозділи Держспецзв’язку), створює умови для користування цими документами та здійснює організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи в Держспецзв’язку.

2. Найменування закладу:

повне найменування закладу українською мовою:

ГАЛУЗЕВИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ’ЯЗКУ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ;

скорочене найменування закладу українською мовою: ГДА ДЕРЖСПЕЦЗВ’ЯЗКУ;

повне найменування англійською мовою:

SECTORAL STATE ARCHIVE OF THE STATE SERVIСE OF SPECIAL COMMUNICATIONS AND INFORMATION PROTECTION OF UKRAINE.

3. Місце знаходження ГДА Держспецзв’язку:

вул. Максима Залізняка, 3, корпус 6, м. Київ, 03142.

4. ГДА Держспецзв’язку є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та власним найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України, інших установах банків.

5. ГДА Держспецзв’язку є бюджетною установою, яка діє на підставі та відповідно до законодавства України та цього Положення. ГДА Держспецзв’язку є розпорядником бюджетних коштів нижчого рівня відносно Адміністрації Держспецзв’язку.

6. ГДА Держспецзв’язку у своїй діяльності керується Конституцією та Законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та Законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку, Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.

7. ГДА Держспецзв’язку здійснює свою діяльність відповідно до плану роботи, який затверджує Голова Держспецзв’язку, і звітує перед ним про проведену роботу. Плани та звіти про роботу ГДА Держспецзв’язку у розрізі основних напрямів його діяльності за рік складаються за формами, затвердженими наказом Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

8. ГДА Держспецзв’язку підпорядковується Голові Держспецзв’язку, заступнику Голови Держспецзв’язку відповідно до розподілу обов’язків, а також підзвітний та підконтрольний Укрдержархіву в частині реалізації державної політики у сфері архівної справи.

9. Штат ГДА Держспецзв’язку затверджується наказами Адміністрації Держспецзв’язку.

10. Структуру, штатний розпис і кошторис ГДА Держспецзв’язку затверджує Голова Держспецзв’язку.

11. ГДА Держспецзв’язку комплектується військовослужбовцями, які проходять військову службу в Держспецзв’язку за контрактом, а також працівниками, з якими укладається трудовий договір (далі - особовий склад).

12. Загальний порядок і умови проходження військової служби, права та обов’язки військовослужбовців ГДА Держспецзв’язку визначаються статутами Збройних Сил України, законодавством України, Положенням про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженим Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463. Трудові відносини працівників ГДА Держспецзв’язку регулюються законодавством про працю.

Особовий склад ГДА Держспецзв’язку здійснює свою діяльність відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником ГДА Держспецзв’язку.

13. Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, визначення строків зберігання документів створюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом Адміністрації Держспецзв’язку за погодженням з Головою Укрдержархіву.

1. Основними завданнями ГДА Держспецзв’язку є:

забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ;

організація формування НАФ профільними документами та іншими документами підрозділів Держспецзв’язку, забезпечення комплектування документами з різними носіями інформації та створення умов для користування ними;

забезпечення впровадження державної політики у сфері архівної справи та діловодства у підрозділах Держспецзв’язку в межах своїх повноважень;

здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про НАФ та архівні установи, станом діловодства (у тому числі секретного) у підрозділах Держспецзв’язку.

2. ГДА Держспецзв’язку відповідно до покладених на нього завдань та в межах своїх повноважень виконує такі функції:

організовує і забезпечує зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів з різними носіями інформації;

комплектується документами підрозділів Держспецзв’язку;

створює систему облікових документів, веде державний облік документів НАФ та забезпечує подання відповідних відомостей про них Укрдержархіву;

здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням зазначених документів у підрозділах Держспецзв’язку;

організовує роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ, складає анотовані переліки на виявлені унікальні документи, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

створює та удосконалює довідковий апарат щодо документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА Держспецзв’язку, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

бере участь у розробці проєктів нормативно-правових актів у межах компетенції ГДА Держспецзв’язку;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в ГДА Держспецзв’язку;

складає списки джерел формування НАФ Держспецзв’язку, приймає документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;

запитує в порядку, встановленому законодавством, у підрозділів Держспецзв’язку відомості стосовно зберігання документів НАФ;

здійснює контроль за збереженням документів;

перевіряє роботу підрозділів Держспецзв’язку з питань упорядкування документів НАФ;

організовує та здійснює приймання документів особового походження за зверненням власників документів НАФ, що стосуються діяльності Держспецзв’язку, забезпечує їх упорядкування та зберігання;

проводить систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування документами;

організовує в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

проводить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов’язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, іншу інформацію з обмеженим доступом;

готує до публікації документи з історії діяльності підрозділів Держспецзв’язку;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві;

надає платні послуги юридичним і фізичним особам з питань своєї діяльності;

проводить роботу з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до ГДА Держспецзв’язку (за письмовою згодою власника);

здійснює підготовку документів до опублікування та експонування;

впроваджує сучасні досягнення науки, техніки в практику роботи ГДА Держспецзв’язку;

бере участь у виявлені специфічних документів історико-культурної спадщини України;

проводить експертизу цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

надає організаційно-методичну допомогу підрозділам Держспецзв’язку з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах Держспецзв’язку, та підготовки документів до передавання в ГДА Держспецзв’язку;

організовує і веде бухгалтерський облік, складає і подає фінансову, податкову та статистичну звітність відповідно до законодавства.

3. ГДА Держспецзв’язку зберігає:

документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність підрозділів Держспецзв’язку;

документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені підрозділами Держспецзв’язку;

документи з кадрових питань (особового складу) підрозділів Держспецзв’язку;

документи особового походження;

видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

документи підрозділів Держспецзв’язку, що ліквідовані;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів;

страховий фонд та фонд користування документами.

4. ГДА Держспецзв’язку має право:

одержувати в установленому порядку від підрозділів Держспецзв’язку відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах Держспецзв’язку, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням підрозділами Держспецзв’язку норм законодавства щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;