| N 60/5 від 21.11.2000 | Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2000 р. за N 846/5067 |
|
N статті |
Найменування документів |
Термін зберігання у відділі реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції |
Термін зберігання у районному, районному в місті, міському (міст обласного значення) управлінні юстиції |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Керівництво та контроль | |||
| 1 |
Копії нормативно-правових актів з питань діяльності органів реєстрації актів громадянського стану (постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, актів органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, які стосуються безпосередньої діяльності органів реєстрації актів громадянського стану) |
Доки не мине потреба |
Доки не мине потреба |
| 2 |
Листи (методичні рекомендації, роз'яснення тощо) Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції |
Доки не мине потреба |
Доки не мине потреба |
| 3 |
Документи (огляди, інформації тощо) з питань реєстрації актів громадянського стану з іноземцями та особами без громадянства |
Постійно | Постійно |
| 4 |
Документи (довідки, доповідні записки тощо) перевірок роботи органів реєстрації актів громадянського стану |
5 років | 5 років |
| 5 |
Документи (довідки, акти, службові записки) ревізій органів реєстрації актів громадянського стану, проведених фінансовими органами |
5 років | 5 років |
| 2. Організаційні питання | |||
| 6 |
Положення про відділ реєстрації актів громадянського стану та розподіл обов'язків між працівниками відділу реєстрації актів громадянського стану |
3 роки після заміни новим |
3 роки після заміни новим |
| 7 |
Плани роботи відділу реєстрації актів громадянського стану |
1 рік | 1 рік |
| 8 |
Звіти про реєстрацію актів громадянського стану (форма 97, форма 97-А та додаток до неї) |
5 років | 5 років |
| 9 |
Звіти про витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану |
Постійно | Постійно |
| 10 |
Документи (протоколи засідань, рішення тощо), пов'язані з організацією роботи кваліфікаційної комісії |
5 років | 5 років |
| 11 |
Документи (навчальні програми, плани, довідки, відомості тощо) про підвищення ділової кваліфікації працівників відділів реєстрації актів громадянського стану та посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад |
5 років | 5 років |
| 12 |
Документи (положення, перелік, тарифи та інші), пов'язані з організацією роботи щодо надання працівниками відділів реєстрації актів громадянського стану додаткових платних послуг правового та технічного характеру |
До заміни новими |
До заміни новими |
| 13 |
Документи (виступи, статті, доповіді тощо) щодо правової пропаганди серед населення |
3 роки | 3 роки |
| 14 |
Документи (огляди, інформації, довідки тощо) узагальнення практики роботи органів реєстрації актів громадянського стану |
3 роки | 3 роки |
| 15 |
Номенклатура справ відділу реєстрації актів громадянського стану |
До заміни новою |
До заміни новою |
| 16 |
Журнал особистого прийому громадян керівником відділу реєстрації актів громадянського стану |
5 років | 5 років |
| 17 |
Журнал обліку звернень громадян, що надійшли до відділу відповідно до Закону України "Про звернення громадян" |
5 років | 5 років |
| 18 |
Звернення громадян, що надійшли до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідно до Закону України "Про звернен- ня громадян": |
||
|
а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів реєстрації актів громадянського стану, усунення недоліків та зловживань, |
Постійно |
10 років |
|
|
б) особистого та другорядного характеру |
5 років | 5 років | |
| 3. Реєстрація актів громадянського стану | |||
| 19 |
Книги реєстрації актів про народження (у тому числі поновлених записів) |
75 років |
75 років |
| 20 |
Медичні довідки та списки про народження дітей, заяви про реєстрацію народження дитини |
- | 3 роки |
| 21 |
Заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення відомостей про батька до запису акта про народження дитини |
- | 3 роки |
| 22 |
Акти, протоколи, довідки, що представлені у зв'язку з реєстрацією знайденої дитини |
- |
20 років |
| 23 |
Копії рішень органів опіки та піклування з питань присвоєння або зміни дитині прізвища або імені |
- | 3 роки |
| 24 |
Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку з народженням дитини |
- | 3 роки |
| 25 |
Корінці довідок про реєстрацію народження дитини до органів соціального захисту |
- | 3 роки |
| 26 |
Книги реєстрації актів про смерть |
75 років |
75 років |
| 27 |
Документи (лікарське свідоцтво, висновок та інші), які є підставою для реєстрації смерті, а також списки дітей, померлих у віці до одного року |
- | 3 роки |
| 28 |
Копії рішень судів про оголошення громадянина померлим, встановлення факту смерті або реєстрації смерті |
- | 3 роки |
| 29 |
Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку зі смертю |
- | 3 роки |
| 30 |
Книги реєстрації актів про одруження |
75 років |
75 років |
| 31 |
Заяви громадян про одруження, а також документи, необхідні для реєстрації шлюбу з іноземцями та особами без громадянства |
- | 3 роки |
| 32 |
Заяви осіб, які не з'явилися на реєстрацію шлюбу |
- | 3 роки |
| 33 |
Журнал обліку заяв про одруження |
- | 3 роки |
| 34 |
Книги реєстрації актів про розірвання шлюбу |
75 років |
75 років |
| 35 |
Заяви громадян про розірвання шлюбу та документи, пов'язані з цією реєстрацією (копії рішень судів (витягів з рішень) про розірвання шлюбу, про визнання громадян безвісно відсутніми, недієздатними, а також копії вироків суду (виписки з вироків) про засудження громадян до позбавлення волі на строк не менше трьох років, квитанції про сплату держмита тощо) |
- | 3 роки |
| 36 |
Заяви осіб, які не з'явилися на реєстрацію розірвання шлюбу |
- | 3 роки |
| 37 |
Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу |
- | 3 роки |
| 38 |
Заяви подружжя про поновлення шлюбу у випадку, коли з'явився один з подружжя, визнаний раніше судом безвісно відсутнім, та копія рішення (ухвали) суду про скасування такого рішення |
- | 3 роки |
| 39 |
Повідомлення про реєстрацію розірвання шлюбу, проведену іншими відділами реєстрації актів громадянського стану |
1 рік | - |
| 40 |
Книги реєстрації актів про встановлення батьківства |
75 років |
75 років |
| 41 |
Заяви про встановлення батьківства та документи, пов'язані з проведенням цієї реєстрації |
- |
20 років |
| 42 |
Журнал реєстрації заяв про реєстрацію встановлення батьківства |
- | 3 роки |
| 43 |
Книги реєстрації актів про переміну прізвища, імені та по батькові |
75 років |
75 років |
| 44 |
Журнали обліку заяв громадян про переміну прізвища, імені, по батькові |
- |
10 років |
| 45 |
Матеріали про переміну прізвища, імені, по батькові (заява, копії свідоцтв, записів актів, висновок, повідомлення про внесення змін та інші) |
- |
10 років |
| 46 |
Книги реєстрації поновлених актів громадянського стану |
75 років |
75 років |
| 47 |
Копії рішень судів про встановлення фактів реєстрації актів громадянського стану |
- | 5 років |
| 48 |
Копії рішень судів про усиновлення, про скасування усиновлення або визнання його недійсним |
- | 5 років |
| 49 |
Повідомлення про внесення змін до записів актів про народження у зв'язку з усиновленням |
5 років | - |
| 50 |
Повідомлення про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану, отримані від інших відділів реєстрації актів громадянського стану |
3 роки | - |
| 51 |
Алфавітні журнали до книг реєстрації актів громадянського стану |
75 років |
75 років |
| 52 |
Журнали обліку заяв про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану |
- | 5 років |
| 53 |
Матеріали про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану |
- | 5 років |
| 54 |
Журнали обліку заяв про поновлення втрачених записів актів громадянського стану, у тому числі про реєстрацію народження з пропуском установленого строку |
- | 5 років |
| 55 |
Документи про поновлення втрачених записів актів громадянського стану (заяви, повідомлення про відсутність записів актів, копії свідоцтв, висновок та інші) і матеріали перевірок за заявами про реєстрацію народження з пропуском установленого строку |
- | 5 років |
| 56 |
Журнали обліку заяв про анулювання записів актів громадянського стану |
1 рік | 1 рік |
| 57 |
Матеріали про анулювання записів актів громадянського стану, у тому числі рішення судів |
10 років |
10 років |
| 58 |
Заяви громадян про видачу повторних свідоцтв, довідок про реєстрацію актів громадянського стану та запити установ, організацій та підприємств про видачу копій записів актів громадянського стану |
1 рік | 1 рік |
| 59 |
Журнал обліку та видачі довідок про проведену реєстрацію акта громадянського стану |
1 рік | 1 рік |
| 60 |
Журнал обліку виданих громадянам України та особам без громадянства довідок про сімейний стан для подальшого їх використання за кордоном |
3 роки | 3 роки |
| 61 |
Свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану, що надійшли з інших органів реєстрації актів громадянського стану і не були вручені заявникам |
1 рік | 1 рік |
| 62 |
Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану |
Постійно | Постійно |
| 63 |
Книги обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів громадянського стану працівникам відділу |
Постійно | Постійно |
| 64 |
Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану за видами |
Постійно | Постійно |
| 65 |
Книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв |
Постійно | Постійно |
| 66 |
Книги обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану для вручення громадянам |
Постійно | Постійно |
| 4. Діловодство та архів | |||
| 67 |
Книги обліку поштових витрат, квитанції на відправку рекомендованої кореспонденції |
1 рік | 1 рік |
| 68 |
Справа архівного фонду, описи документів |
Постійно | Постійно |
| 69 |
Довідки обласного державного архіву про підтвердження або відсутність проведеної реєстрації акта громадянського стану, на підставі яких видаються повторні свідоцтва |
10 років |
10 років |
| 70 |
Копії повідомлень, надісланих обласними управліннями юстиції до державних архівів про видачу повторних свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану |
3 роки | 3 роки |
| 71 |
Акти про прийняття бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану |
Постійно | Постійно |
| 72 |
Акти про знищення бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану |
Постійно | Постійно |
| 73 |
Акти приймання-передавання документів та матеріальних цінностей відділу реєстрації актів громадянського стану у зв'язку зі зміною кадрів |
Постійно | Постійно |
| 74 |
Журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції |
3 роки | 3 роки |
| 75 |
Акти про знищення других примірників книг реєстрації актів громадянського стану у зв'язку з передачею перших примірників до державного архіву |
Постійно | Постійно |
| 76 |
Акти про передачу на зберігання до державного архіву книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг |
Постійно | Постійно |