Відповідно до статті 79 Закону України "Про Національну поліцію", з метою визначення порядку формування та ведення особових справ поліцейських НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок формування та ведення особових справ поліцейських, що додається.

2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Національної поліції України Х. Деканоідзе.

1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 79 Закону України "Про Національну поліцію" з метою забезпечення належного формування та ведення особових справ поліцейських, а також кандидатів на службу в поліції, що направляються на навчання до закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських.

2. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби поліцейським.

3. До особової справи вноситься автобіографічна інформація поліцейського та членів його сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інша інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання, а також інша необхідна інформація, визначена законом та іншими нормативно-правовими актами.

4. Особові справи поліцейських формуються та ведуться підрозділами кадрового забезпечення органів та підрозділів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України (далі – органи поліції), за встановленою формою (додаток 1).

5. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби поліцейським, готуються подання про присвоєння йому спеціальних звань поліції, нагородження, обчислення вислуги років у поліції для встановлення надбавки за стаж служби, надання додаткової оплачуваної відпустки.

1. Особова справа поліцейського складається з п’яти частин, у яких зберігаються:

1) у першій частині – послужний список (додаток 2);

2) у другій частині:

документи, що підтверджують проходження післядипломної освіти;

подання про присвоєння спеціальних звань поліції, у тому числі в порядку заохочення, нагородні листи;

рапорт поліцейського та подання про призначення на посади, переміщення по службі та звільнення зі служби в поліції;

атестаційні листи і характеристики;

3) у третій частині:

заява про прийняття на службу;

автобіографія (додаток 3);

анкета (додаток 4);

документи про проходження медичного та психофізіологічного обстеження, перевірку рівня фізичної підготовки;

результати проходження професійно-психологічного відбору;

контракт про проходження служби в поліції;

документи, що підтверджують проходження первинної професійної підготовки;

зобов’язання щодо дотримання обмежень, пов’язаних зі службою в поліції;

текст Присяги із власноручним підписом поліцейського, який її склав;

4) у четвертій частині (архівні матеріали) - витяги з наказів, копії рішень поліцейських комісій, висновки дисциплінарних комісій, матеріали службових розслідувань (за потреби), копії наказів про застосування дисциплінарних стягнень з особистим підписом поліцейського про ознайомлення з цим наказом (оригінал акта про відмову особи від ознайомлення з наказом), документи про підтвердження окремих періодів проходження служби, копія розрахунку вислуги років для призначення пенсії, довідки про стан здоров’я, поранення, копії паспорта громадянина України, атестата і дипломів про освіту з додатками до них, свідоцтв про народження, укладення (розірвання) шлюбу, військово-облікового документа, документів, що підтверджують статус ветерана війни, учасника бойових дій, учасника ліквідації аварії на ЧАЕС, інші матеріали, визначені законом та іншими нормативно-правовими актами, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, інформація про отримання особистих документів та матеріали проведення розрахунку при звільненні зі служби в поліції, копія розписки підрозділу кадрового забезпечення органу поліції про отримання особистого розпорядження поліцейського (у разі його складання) на випадок своєї загибелі (смерті) про виплату одноразової грошової допомоги особі (особам) за його вибором з визначенням розміру частки таких осіб у відсотках (далі - особисте розпорядження), копія рапорту поліцейського щодо засвідчення справжності підпису керівником органу поліції на особистому розпорядженні та його подальшої передачі для зберігання в особовій справі, рапорт про скасування особистого розпорядження, попереднє особисте розпорядження (у разі його складання), упаковані в окремий конверт;

5) у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) – матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" та декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.

1. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка поліцейського розміром 9х12 см (в анфас) в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції.

На звороті фотокартки працівник підрозділу кадрового забезпечення здійснює запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.

2. Між титульною сторінкою та першою частиною особової справи вкладається біографічна довідка.

3. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи поліцейського (у разі наявності), упаковані в окремий конверт у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту особистого розпорядження без порушення цілісності пакування, оригінал особистого розпорядження (у разі його складання), рапорт та копії документів, за якими встановлювалася особа поліцейського, фотокартки. Унизу обкладинки здійснюється опис зазначених документів.

У разі загибелі (смерті) поліцейського виготовляється копія особистого розпорядження, яка разом із матеріалами, що знаходилися в конверті з упакованим особистим розпорядженням, долучається до четвертої частини (архівні матеріали), а оригінал долучається до документів про призначення і виплату одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності поліцейського.

4. Документи, які надалі долучаються до розділів особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.

5. З метою оновлення матеріалів особової справи (анкетних даних) поліцейські у п’ятиденний строк повідомляють безпосереднього начальника та підрозділ кадрового забезпечення про зміни сімейного стану (одруження, розлучення, народження дітей тощо), декларування/реєстрації місця проживання (перебування), отримання освіти тощо з наданням підтвердних документів.

6. Інформація про всі заохочення та дисциплінарні стягнення поліцейського вноситься до послужного списку в семиденний строк з дня її надходження до підрозділу кадрового забезпечення органу поліції згідно з цим Порядком.

7. У разі якщо керівник обмежився попередженням поліцейського про необхідність дотримання службової дисципліни або раніше застосованим до поліцейського дисциплінарним стягненням, інформація про це зазначається в пункті 15 послужного списку.

8. Внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами, не допускається.

9. Для опрацювання, унесенням змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються у короткострокове користування виключно працівникам підрозділів кадрового забезпечення, яким відповідно до їх посадових інструкцій надано право роботи з ними.

10. Особові справи, що видаються працівникам для опрацювання, повертаються за місцем їх зберігання до закінчення робочого дня.

11. У разі видачі особової справи для короткострокового користування у контрольній картці особової справи (далі – контрольна картка) одержувач ставить свій підпис та зазначає прізвище.

12. Вилучення документів із особової справи може здійснюватися відповідно до чинного законодавства.

Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт про його вилучення.

13. Облік особових справ здійснюється в інвентарній книзі обліку особових справ (далі – Інвентарна книга) (додаток 5). Кількість порядкових номерів у ній мають відповідати кількості особових справ, які знаходяться на зберіганні. Номер, за яким особова справа зареєстрована в інвентарній книзі, проставляється на її лицьовому боці та на корінці обкладинки. Особові справи в місцях їх зберігання розташовуються у порядку зростання номерів.