Відповідно до пункту 2 розділу II "Прикінцеві положення" Закону України від 14 липня 2020 року № 775-IХ "Про внесення змін до Закону України "Про нотаріат" щодо усунення законодавчих колізій та прогалин", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 ,

1. Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613, що додаються.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра з питань державної реєстрації Оніщук О.

1. У Правилах:

1) у розділі I:

пункт 1.1 викласти в такій редакції:

"1.1. Ці Правила встановлюють порядок ведення нотаріального діловодства в державних нотаріальних конторах (далі - контора), державних нотаріальних архівах (далі - нотаріальний архів), приватними нотаріусами.

Нотаріальне діловодство - діяльність контор, нотаріальних архівів, приватних нотаріусів зі створення, обліку та зберігання документів на різних носіях (паперових та електронних) у процесі здійснення нотаріальної діяльності.";

пункт 1.2 викласти в такій редакції:

"1.2. Нотаріальне діловодство у конторах, нотаріальних архівах та приватними нотаріусами ведеться українською мовою.";

2) у розділі II:

назву розділу після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

пункт 2.1 після слова "конторою," доповнити словом "нотаріальним";

у пункті 2.3:

в абзаці другому слова "та документаційного забезпечення нотаріального процесу" виключити;

абзац третій виключити;

пункт 2.4 викласти в такій редакції:

"2.4. Нотаріальне діловодство включає:

складання, оформлення, реєстрацію, облік, зберігання, видачу нотаріальних документів та їх копій;

реєстрацію (якщо передбачено), зберігання, облік, видачу документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх копій;

складання, оформлення, реєстрацію, облік, виконання і зберігання документів з витребування і надання відомостей та (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв’язку з наданням правової допомоги;

ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій у паперовій та/або у визначеній Законом електронній формі, книг, журналів реєстрації (обліку);

тимчасове зберігання нотаріальних документів та документів, на підставі яких вчинялись нотаріальні дії, у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання на зберігання до нотаріального архіву;

складання, реєстрацію, зберігання та видачу довідок та інших документів, що містять відомості про вчинені нотаріальні дії тощо;

розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством;

використання, зберігання, обіг та звітність щодо спеціальних бланків нотаріальних документів.";

3) у розділі III:

у пункті 3.1:

абзац перший викласти в такій редакції:

"3.1. Відповідальними за ведення нотаріального діловодства та архіву у конторі, нотаріальному архіві є завідувачі.";

абзац другий після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

абзац четвертий викласти в такій редакції:

"Державні нотаріуси багатоскладової контори, нотаріального архіву є відповідальними за додержання порядку ведення та заповнення, зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні.";

пункт 3.2 після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

пункт 3.3 викласти в такій редакції:

"3.3. Відповідальним за ведення нотаріального діловодства та архіву нотаріуса при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є нотаріус.

Приватний нотаріус може покласти ведення нотаріального діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, про що нотаріусом видається відповідний наказ.";

4) у розділі IV:

у назві розділу слова "діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса" замінити словами "нотаріального діловодства та архіву, ліквідації контори, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності), припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса";

пункт 4.1 після слів "знаходяться в" доповнити словом "нотаріальному";

у пункті 4.2:

абзац перший після слів "Для приймання-передавання документів" доповнити словом "нотаріального";

абзац другий після слів "документів" та "документи" доповнити словом "нотаріального";

пункт 4.3 після слова "документів" доповнити словом "нотаріального";

у пункті 4.4:

абзац перший після слова "документів" доповнити словом "нотаріального";

в абзаці п’ятому слова "та бланків документів інформаційної системи" виключити;

в абзаці восьмому слова "загального та" виключити;

пункт 4.5 після слова "документи" доповнити словом "нотаріального";

в абзаці першому пункту 4.7 слово "архівні" виключити;

у пункті 4.8 слова ", про що складається відповідна довідка (додаток 4)" виключити;

абзац другий пункту 4.9 та перше речення абзацу першого пункту 4.10 після слова "документи" доповнити словом "нотаріального";

після пункту 4.10 доповнити новим пунктом 4.11 такого змісту:

"4.11. Номер спадковій справі присвоюється один раз і складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб рік, у якому вона заведена.

Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження незакінченій спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.

У разі припинення, зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, тимчасового блокування або анулювання доступу нотаріуса до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно за заявою всіх спадкоємців, які прийняли спадщину, спадкова справа може бути передана до іншого(ї) приватного нотаріуса або контори в межах одного нотаріального округу після закінчення встановленого законодавством строку для прийняття спадщини. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передається спадкова справа, зобов’язаний(а) прийняти її у провадження.

У випадку, коли приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до відповідного нотаріального архіву, передача спадкової справи здійснюється за наказом відповідного територіального органу Міністерства юстиції комісією, створеною для приймання-передавання документів нотаріального діловодства та архіву.

У випадку ліквідації контори до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву контори до відповідного нотаріального архіву передача спадкової справи здійснюється комісією з ліквідації контори.

Нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, у випадках, передбачених цим пунктом, зобов’язаний передати зазначену спадкову справу.

Заява про передачу спадкової справи подається спадкоємцями нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції).

Справжність підпису на заяві спадкоємців про передачу спадкової справи, яка надсилається поштою нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції), або подається від імені спадкоємців їх представниками, має бути засвідчена нотаріально.

У нотаріальних округах, де не зареєстрована діяльність приватних нотаріусів та не функціонують контори, спадкова справа передається для ведення приватному нотаріусу або конторі іншого нотаріального округу на підставі наказу відповідного територіального органу Міністерства юстиції.

4.11.1. У разі передачі спадкової справи для ведення іншому приватному нотаріусу або конторі нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, та приватний нотаріус або контора, якому (якій) ця справа передається, складають акт приймання-передавання у двох примірниках з описом документів, наявних у спадковій справі, складеним нотаріусом, який передає спадкову справу (у випадку передачі спадкової справи комісією з ліквідації контори або комісією з приймання-передавання документів діловодства акт приймання-передавання підписується членами відповідної комісії).

У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) та алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) приватний нотаріус або контора, який (яка) передає спадкову справу (у разі ліквідації контори - голова комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - голова відповідної комісії територіального органу Міністерства юстиції), проставляє відповідні відмітки про передачу спадкової справи із зазначенням про акт приймання-передавання.

4.11.2. Спадкова справа передається разом із супровідним листом.

4.11.3. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передано незакінчену спадкову справу, веде її до закінчення та зберігає у своєму архіві.

Передавання закінченої спадкової справи для видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього з подружжя) здійснюється на строк, необхідний для видачі свідоцтв.

На місці переданої закінченої спадкової справи в архіві приватного нотаріуса або контори залишається примірник акта приймання-передавання та копія спадкової справи.

Після видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину спадкова справа повертається до архіву приватного нотаріуса або контори, з якого її було видано. При цьому нотаріус, який видав свідоцтво про право на спадщину, проставляє відповідні відмітки в обліково-довідкових документах (книга обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітна книга обліку спадкових справ).

Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта приймання-передавання здійснюється відповідний запис.

Якщо контора ліквідовується або припиняється нотаріальна діяльність приватного нотаріуса незакінчені спадкові справи можуть бути передані в упорядкованому стані до іншої контори або до приватного(них) нотаріуса (нотаріусів) (за наявності письмової згоди нотаріуса (нотаріусів)) за місцем відкриття спадщини за актом приймання-передавання (додаток 46-1) з обов’язковим письмовим повідомленням територіального органу Міністерства юстиції та нотаріального архіву.

Передача незакінчених спадкових справ в такому випадку здійснюється у строк та порядку, встановлених для передачі справ до нотаріального архіву із реєстрацією зміни місця зберігання спадкової справи у Спадковому реєстрі.

Прийняті незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номеру справи за книгою та проводиться зміна номера спадкової справи у Спадковому реєстрі. Попередній номер спадкової справи проставляється у додаткових відомостях реєстру.

Передані незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) та залишаються у приватного нотаріуса або в конторі.".

У зв’язку з цим пункт 4.11 вважати відповідно пунктом 4.12;

абзац перший пункту 4.12 після слова "документів" доповнити словом "нотаріального";

5) у розділі V:

у пункті 5.1:

абзац перший викласти в такій редакції:

"5.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, склад реквізитів та порядок їх розташування здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003.";

абзац третій виключити.

У зв’язку з цим абзац четвертий вважати відповідно абзацом третім;

у пункті 5.2:

перше речення абзацу першого викласти в такій редакції:

"5.2. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса.";

абзац четвертий викласти в такій редакції:

"Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа контори, нотаріального архіву має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, назву установи вищого рівня; найменування контори, нотаріального архіву, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса; довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.";

після абзацу четвертого доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

"Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа приватного нотаріуса має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса; нотаріальний округ, довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.".

У зв’язку з цим абзац п’ятий вважати відповідно абзацом шостим;

абзац шостий після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

пункт 5.3 після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

перше речення пункту 5.6 викласти в такій редакції:

"5.6. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера за журналом реєстрації, який доповнюється індексом за номенклатурою.";

пункт 5.10 викласти в такій редакції:

"5.10. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі або фізичній особі згідно з Типовою інструкцією з діловодства.";

пункт 5.11 виключити.

У зв’язку з цим пункти 5.12-5.14 вважати відповідно пунктами 5.11-5.13;

пункт 5.11 викласти в такій редакції:

"5.11. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому, та оформлюються згідно з Типовою інструкцією з діловодства.";

у пункті 5.12:

абзац перший після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

абзац другий після слова "завідувачем" доповнити словом "нотаріального";

6) у розділі VI:

пункт 6.4 після слова "контори," доповнити словом "нотаріального";

пункт 6.5 викласти в такій редакції:

"6.5. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки тільки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком.";

у пункті 6.6 слова "і даті складання документа" виключити;

пункт 6.9 викласти в такій редакції:

"6.9. Документи, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні відповідати вимогам, встановленим статтею 47 Закону.";

пункти 6.10-6.13 виключити.

У зв’язку з цим пункти 6.14-6.24 вважати відповідно пунктами 6.10-6.20;

пункт 6.11 викласти в такій редакції:

"6.11. Тексти нотаріальних документів у встановлених Законом випадках викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Тексти нотаріальних документів виготовляються за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. Рекомендовано викладати такі тексти з дотриманням наступних полів: 30 мм - ліве; 15 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє. Під час підготовки документа рекомендовано використовувати шрифти розміром не менше 10 друкарських пунктів.

Тексти нотаріальних документів, які викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів, не повинні накладатися на QR-код та серію і номер спеціального бланка нотаріального документа.

Текст нотаріально оформлюваного документа та посвідчувальний напис можуть бути викладені як на лицьовому, так і на зворотному боці спеціального бланка нотаріального документа.

Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа або на окремому аркуші (спеціальному бланку нотаріального документа), то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з міста (селища, району), де знаходиться контора, нотаріальний архів, в якій (якому) працює державний нотаріус, або розташоване робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік або на окремий аркуш (спеціальний бланк нотаріального документа) переноситься найменування міста (села, селища, району).

Наприклад: "місто" і далі на звороті або окремому аркуші документа - "Черкаси".";

пункт 6.15 після слова "свідоцтв" доповнити словами ", або поєднувати декілька форм";

пункт 6.16 викласти в такій редакції:

"6.16. У разі виявлення нотаріусом у тексті нотаріального документа, який створений ним у результаті вчинення нотаріальної дії технічної помилки, яка не змінює змісту документа та не впливає на права особи(іб) щодо якої(их) було вчинено нотаріальну дію (описка, друкарська або граматична помилка), нотаріус може виправити таку помилку.

Помилка у тексті нотаріального документа виправляється у всіх примірниках такого документа одночасно.

Виправлення помилки повинно відповідати відомостям, що містяться в документах, які були подані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії, або отримані безпосередньо з єдиних та державних реєстрів.

Виправлення технічної помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні.

При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.";

пункти 6.17-6.20 виключити;

7) у розділі VII:

друге речення абзацу першого пункту 7.3 після слова та цифр "графах 1-7" доповнити словом "Реєстру";

пункт 7.14 викласти в такій редакції:

"7.14. Записи в Реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень.

Наприклад: місто - м., район - р-н, область - обл., селище міського типу - смт, вулиця - вул., будинок - буд., квартира - кв., реєстровий номер - р. № _____, рік народження - р. н.

Використання факсимільного підпису не допускається.

Також можливо використання таких скорочень: приватний нотаріус - ПН, державний нотаріус - ДН, державна нотаріальна контора - ДНК, міський нотаріальний округ - МНО, районний нотаріальний округ- РНО, посвідчений - посв., виданий - вид., засвідчено - засв.";

у пункті 7.20:

в абзаці першому слова "або банківських карток" замінити словами ", карток із зразками підпису та відбитком печатки для відкриття рахунку в органі Державної казначейської служби України (далі - Казначейство), рішень про створення юридичних осіб, рішень органу управління юридичної особи, акта приймання-передачі, вважається, що вчиняється одна нотаріальна дія і";

абзац другий виключити.

У зв’язку з цим абзаци третій, четвертий вважати відповідно абзацами другим, третім;

пункт 7.22 викласти в такій редакції:

"7.22. У графі 3 Реєстру зазначаються:

прізвище, ім’я та по батькові;

дата народження;

місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія;

реєстраційний номер облікової картки платника податків, крім фізичних осіб, які з підстав, встановлених законодавством, в установленому порядку відмовилися від реєстраційного номера облікової картки платника податків.

Відомості щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків або відмови від нього зазначаються, якщо їх наявність передбачено вчинюваною нотаріальною дією.

Наприклад:

"Іванов Іван Іванович, 12.06.1980 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 26, 1234567890;

Іванов Іван Іванович, 12.06.1980 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 26, відмова".

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначаються його ім’я згідно з документом, за яким установлено особу, громадянство та місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця чи громадянина України, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів, якщо особу громадянина встановлено за документом, який не містить цієї інформації.

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника, яким є фізична особа, у графі 3 Реєстру зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання представника, реквізити документа, за яким встановлено повноваження представника.

Наприклад: "Іванов Іван Іванович, 12.06.1980 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 26, 1234567890, від імені якого діє представник Петров Петро Петрович, 23.03.1976 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 2, на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом. Київського міського нотаріального округу Шевчук І.І. 20.02.2020 за р. № 1234".";

абзац перший пункту 7.23 викласти в такій редакції:

"7.23. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, у графі 3 Реєстру зазначаються її повне найменування за відомостями з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР), місцезнаходження і код платника податків за ЄДРПОУ або податковий номер, посада (за наявності), прізвище, ім’я, по батькові представника, місце його проживання. Реквізити документів, що підтверджують повноваження представника, зазначаються у графах 3-4 Реєстру.";

пункт 7.24 викласти в такій редакції:

"7.24. При нотаріальному засвідченні справжності підпису посадових осіб юридичної особи на картках із зразками підпису та відбитком печатки для відкриття рахунку в органі Казначейства нотаріус у графі 3 Реєстру записує посади цих осіб із вказівкою повного найменування юридичної особи (при зазначенні наступних посад найменування юридичної особи вказувати не обов’язково), прізвища, імена та по батькові, дати народження, місця проживання, реквізитів документів, що підтверджують перебування на посаді.";

пункт 7.25 викласти в такій редакції:

"7.25. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, дати народження, місце проживання фізичних осіб, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноруч підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, причина, з якої такий підпис було проставлено, а також перекладача, сурдоперекладача, свідків.

Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, 12.06.1980 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 26, 1234567890, за якого у зв’язку з його хворобою розписався Козак Микола Семенович, 22.03.1975 р.н., м. Київ, пр-т Перемоги, буд. 2".";

друге речення пункту 7.26 після слова "контори" доповнити словами ", нотаріального архіву";