На виконання статей 22, 26 Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2002 року N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", із змінами,

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації Україні, що додається.

2. Інструкція набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації у Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Богданова Л.В.

1.1. Ця Інструкція, розроблена на підставі Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" (із змінами), Указів Президента України від 23.07.98 N 817 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності" (із змінами) та від 27.08.2000 N 1031 "Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи", наказу ГоловКРУ України від 18.11.2003 N 274 "Про затвердження Порядку взаємодії органів державної контрольно-ревізійної служби з контрольно-ревізійними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів при здійсненні планових та позапланових контрольних заходів", зареєстрованого в Мін'юсті України від 03.12.2003 за N 1112/8433, визначає порядок проведення підрозділом внутрішнього фінансового контролю контрольних заходів фінансово-господарської діяльності судів загальної юрисдикції, територіальних управлінь державної судової адміністрації та підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

1.2. Працівник, що здійснює контрольний захід, виконує службове доручення й безпосередньо підпорядковується керівнику контрольно-ревізійного сектору (далі - КРС). Втручання органів виконавчої влади, включаючи правоохоронні, та органів місцевого самоврядування, їхніх посадових осіб, засобів масової інформації, об'єднань громадян та їхніх представників чи окремих громадян у діяльність КРС, що здійснюється в межах чинного законодавства, забороняється.

1.3. Терміни, що їх ужито в цій Інструкції, мають такі значення:

1.3.1. Законодавство з фінансових питань - сукупність чинних Законів України та інших нормативно-правових актів, якими регулюються процеси мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, а також грошові, кредитні й товарообмінні відносини.

1.3.2. Фінансова дисципліна - стан дотримання судами загальної юрисдикції, територіальними управліннями державної судової адміністрації, підприємствами та організаціями, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, визначених законодавством фінансово-правових норм.

1.3.3. Фінансове правопорушення - дія або бездіяльність посадових осіб судів загальної юрисдикції, територіальних управлінь державної судової адміністрації та підприємств, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, наслідком яких стало невиконання фінансово-правових норм.

1.3.4. Об'єкти контролю - суди загальної юрисдикції, територіальні управління державної судової адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

1.3.5. Суб'єкти контролю - КРС Державної судової адміністрації України.

1.3.6. Ревізор - працівник КРС Державної судової адміністрації України, який здійснює, у межах своєї компетенції, організаційно-розпорядчі та консультативно-дорадчі функції щодо контролю за використанням об'єктами контролю Державної судової адміністрації України коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, веденням і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

1.3.7. Правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, підрозділи податкової міліції.

1.3.8. Збитки - незаконні грошові або матеріальні витрати, проведені підконтрольним об'єктом контрольного заходу, утрата або пошкодження його майна, а також не одержані ними доходи, які б він одержав, якби зобов'язання були виконані боржником у межах терміну позовної давності.

1.3.9. Акт (довідка) контрольного заходу - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення комплексного планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає її результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкта контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення Законів України й інших нормативно-правових актів.

1.3.10. Службова таємниця - склад і обсяг відомостей, що є в розпорядженні КРС або його посадової особи стосовно об'єктів контролю, контрольних, правоохоронних та інших державних органів, їх працівників, способів досягнення визначених законодавством завдань, що необхідні для якісного проведення контрольно-ревізійних дій, забезпечення відповідної їх раптовості та ефективності і які з цієї причини на певний період не підлягають зовнішньому чи внутрішньому розголошенню.

Службовими таємницями, зокрема, є:

- положення плану контрольно-ревізійної роботи на термін до часу повідомлення об'єкта контролю про початок проведення контрольного заходу;

- факти виявлених під час проведення контрольних заходів порушень, зловживань до їх повного документального підтвердження й закріплення в актах, а також заплановані з цією метою раптові інвентаризації готівки й майна, контрольні обміри та інші ревізійні дії;

- надані правоохоронними органами оперативні та інші відомості щодо діяльності об'єктів контролю (учинені порушення, зловживання посадових осіб, письмові пояснення посадовими особами, протоколи допиту з конкретних питань тощо);

- конкретні пояснення посадових осіб щодо виявлених фактів зловживань, крадіжок тощо;

- відомості, які містяться у зверненнях громадян щодо їхнього (чи інших громадян) особистого життя, та інша інформація, що зачіпає (порушує) їхні права та законні інтереси;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами, матеріали колегій тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності КРС, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- чернетки матеріалів контрольних заходів.

1.3.11. Бюджетне правопорушення - це недотримання учасником бюджетного процесу встановленого Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду, затвердження, унесення змін, виконання бюджету чи звіту про виконання бюджету.

1.3.12. Контрольний захід - це сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю (ревізія, перевірка, оцінка, розслідування та вивчення), які застосовуються КРС у межах повноважень, визначених нормативно-правовими актами, що регулюють його діяльність і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна.

1.3.13. Планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів КРС Державної судової адміністрації України.

1.3.14. Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів КРС Державної судової адміністрації України і здійснюються в межах його компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями правоохоронних органів та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.

Інші терміни вживаються у значеннях, визначених стандартами, затвердженими наказами ГоловКРУ України.

2.1. Основним завданням КРС є органічне поєднання попередження, виявлення та ліквідації вад і порушень у використанні фінансових ресурсів, поліпшення функціонування об'єктів контролю, а також:

2.1.1) організація здійснення внутрішнього фінансового контролю;

2.1.2) розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень фінансової дисципліни та запобігання їх надалі;

2.1.3) підготовка матеріалів про стан фінансової дисципліни об'єктів контролю та розгляд їх на колегіях Державної судової адміністрації України;

2.1.4) підготовка звітів про контрольно-ревізійну роботу та подання їх до керівництва Головного контрольно-ревізійного управління України за встановленими формами у визначені терміни.

2.2. КРС Державної судової адміністрації України перевіряє:

2.2.1) обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів;

2.2.2) збереження і використання державного майна;

2.2.3) ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, своєчасність документального оформлення господарських операцій, повноту виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат;

2.2.4) економічний стан об'єктів контролю, результати виконання виробничих та фінансових планів;

2.2.5) правильність ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасність і повноту відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

2.2.6) додержання порядку формування, установлення та застосування цін і тарифів;

2.2.7) стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попереднім контрольним заходом;

2.2.8) додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

2.2.9) виконання інших завдань з питань, визначених наказами керівництва Державної судової адміністрації України.

2.3. При проведенні контрольних заходів об'єктів контролю Державної судової адміністрації України здійснюються:

2.3.1) перевірка забезпечення керівництвом об'єкта контролю дотримання законодавства, що стосується підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників бюджетної сфери, посилення фінансово-бюджетної дисципліни;

2.3.2) перевірка стану дотримання фінансової дисципліни; аналіз обґрунтованості та правильності обчислення показників загального та спеціального фондів кошторису, відповідність узятих бюджетних зобов'язань виділеним бюджетним асигнуванням; перевірка цільового, економного, ефективного використання та збереження коштів і майна; правильність, повнота та достовірність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності;

2.3.3) виявлення і перевірка по суті фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу.

3.1. Контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів, затверджених Головою Державної судової адміністрації України та погоджених з Головним контрольно-ревізійним управлінням України.

3.2. Позапланові контрольні заходи проводяться за наказом Голови Державної судової адміністрації України, іншого органу виконавчої влади або їх територіального органу. Про рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу інформується ГоловКРУ або його територіальний орган за 10 днів до початку такого заходу.

3.3. При плануванні та проведенні контрольних заходів ревізори зобов'язані забезпечувати дотримання службової таємниці. За розголошення державних та службових таємниць ревізори несуть установлену законодавством відповідальність.

3.4. На проведення кожного контрольного заходу Державною судовою адміністрацією України видаються відповідний наказ та наказ про відрядження, якщо об'єкт контролю розташований в іншій місцевості.

3.5. Ревізори зобов'язані пред'являти керівнику об'єкта контролю посвідчення про проведення контрольного заходу або копію наказу про призначення контрольного заходу.

3.6. До участі в контрольних заходах, які проводяться ревізорами, можуть залучатись відповідно до наказу Державної судової адміністрації України спеціалісти апарату Державної судової адміністрації України та економічних, бухгалтерських і інших структурних підрозділів підприємств, установ і організацій, які належать до сфери управління Державної судової адміністрації.

3.7. Для запобігання паралелізму й дублюванню, для забезпечення ефективної взаємодії в роботі органи державної контрольно-ревізійної служби та КРС Державної судової адміністрації України можуть проводити на об'єктах контролю спільні контрольні заходи.

3.8. Термін проведення контрольного заходу не повинен перевищувати 30 робочих днів. Цей термін може бути продовжений з дозволу керівника, який призначив проведення контрольного заходу. Строки проведення контрольних заходів та склад груп визначаються з урахуванням обсягу роботи.

3.9. Проведенню контрольного заходу повинна передувати підготовка, зокрема вивчення матеріалів, які стосуються діяльності та фінансового стану установи, яка підлягає проведенню контрольного заходу. На основі цих матеріалів розробляється програма контрольного заходу, у якій визначаються період, за який проводиться контрольний захід, основні питання, на яких слід зосередити увагу. Програма затверджується керівництвом Державної судової адміністрації України.

3.10. На підставі затвердженої програми складається план контрольного заходу з визначенням конкретних питань, виконавців, періодів та термінів виконання. У період проведення контрольного заходу при потребі до програми і плану можуть вноситися зміни та доповнення.

3.11. Керівник групи, з відома керівництва об'єкта контролю, ознайомлює з умовами та особливостями його роботи, із станом збереження готівки і матеріальних цінностей, основних засобів, організовує перевірку каси, інвентаризацію матеріальних цінностей (якщо ці питання увійшли до програми) та вживає інших необхідних дій щодо створення умов для нормального проведення контрольного заходу.

3.12. Ревізори мають право вимагати від керівництва об'єкта контролю створення інвентаризаційних комісій для проведення інвентаризації та комісій з проведення контрольних обмірів виконаних робіт, а також інших заходів, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей.

3.13. Ревізори мають право звертатись до підприємств, установ і організацій, які не належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, для отримання довідок та копій документів, пов'язаних з операціями, що перевіряються.

3.14. Ревізорам на об'єкті контролю, що перевіряється, надається приміщення для роботи, можливість користуватися зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення нормальних умов праці.

3.15. Якщо в ході контрольного заходу буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює його проведення, то ревізори подають керівництву Державної судової адміністрації України доповідну записку, на підставі якої пред'являються письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо відновлення бухгалтерського обліку з визначенням конкретних строків виконання цієї роботи. У таких випадках контрольні заходи слід відновити після поновлення бухгалтерського обліку. Ревізори не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю, який підлягає перевірці, та проводити контрольні заходи за поновленим ними бухгалтерським обліком.

3.16. Окремі питання фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю у разі включення цих питань до програми перевіряються шляхом:

перевірки дотримання Законів України та нормативно-правових актів;

уважного й усебічного вивчення бухгалтерських та інших документів;

перевірки правильності відображення здійснених операцій в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності;

перевірки фактичних методів контролю - інвентаризації, контрольних обмірів, обстежень тощо;

перевірки дотримання проведення індексації матеріальних цінностей.

3.17. При виявленні фактів порушень законодавства, фактів незаконного й нецільового витрачання державних коштів, приховування від бюджету належних йому платежів та інших порушень фінансової дисципліни або зловживань ревізори повинні установити розмір шкоди і заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення, осіб, з вини яких вони допущені. Розмір збитків визначається відповідно до чинного законодавства.

3.18. При виявленні під час проведення контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших грубих порушень фінансово-господарської дисципліни матеріали із супровідним листом, підписаним керівництвом Державної судової адміністрації України, передаються до правоохоронних органів.

3.19. Вилучення ревізорами необхідних оригіналів документів у разі, якщо їх збереження на об'єкті контролю не гарантується, а також у разі виявлення фіктивних документів, підробок і фальсифікацій проводиться на строк до закінчення контрольного заходу. У справах об'єкта контролю залишається акт вилучення та копії або реєстр вилучених документів, завірені підписами ревізорів та головного бухгалтера або іншої відповідальної особи об'єкта контролю, який ревізується. Про вилучення в період контрольного заходу оригіналів необхідних документів невідкладно письмово повідомляється правоохоронний орган, який вирішує питання щодо забезпечення їх збереження, а після завершення контрольного заходу - щодо потреби в долученні їх до справи.

3.20. Основні питання, які необхідно включати до програми проведення контрольних заходів:

а) наявність єдиного кошторису доходів і видатків об'єкта контролю, організації, правильність і обґрунтованість його формування. Під час перевірки цього питання слід користуватися Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 N 228 (із змінами);

б) правильність списання на витрати коштів і матеріальних цінностей за кожною зі статей кошторису, наявність належно оформлених касових, банківських та інших бухгалтерських документів, їх достовірність; схоронність (стан збереження) коштів і матеріальних цінностей та правильність ведення їх обліку;

в) під час перевірки витрачання коштів на заробітну плату слід, зокрема, перевірити правильність установлення і застосування посадових окладів (ставок) заробітної плати, доплат, надбавок, виплат за заміщення і сумісництво та премій відповідно до чинних нормативних актів; чи не допускались виплати зарплати за невідпрацьований час (за час перебування працівників у відпустках, на лікуванні тощо), а також чи не допускалось списання на витрати коштів за фіктивними відомостями на виплату зарплати, з відомостями минулих років (за минулі періоди), на підставних і вигаданих осіб; правильність підсумків у відомостях на виплату заробітної плати, чи не допускались у відомостях на виплату заробітної плати підчистки, дописки і виправлення цифр з метою збільшення суми виплаченої заробітної плати. За наявності підчисток, дописок, виправлень необхідно переконатись у тому, чи власноручно зроблені підписи відповідними працівниками і чи не зроблено це з метою привласнення коштів. Чи правильним є утримання податків із заробітної плати працівників об'єкта контролю і чи були своєчасними і повними перерахування їх до бюджету, а також відрахування до державних цільових фондів, правильність відображення цих операцій за бухгалтерським обліком;