З метою належної реалізації вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Круковес Н.В.):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

2.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та забезпечити контроль за його виконанням.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Міністерства юстиції України Л.В.Єфіменка.

1. Відповідно до вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат" усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (додаток 1).

Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі - реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріусом в установленому порядку заводиться новий реєстр.

Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства.

2. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи (осіб). Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.

Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі - Журнал) (додаток 2). Кожному реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. (Наприклад: розпочинається запис у Журналі з номера 000001, наступний номер 000002 та ін.). У Журналі уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції зазначається прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, яким отримано реєстр (при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою - для кого отримано реєстр), дата реєстрації реєстру, номери нотаріальних дій, якими почато та закінчено реєстр, підпис в отриманні реєстру, дата закінчення реєстру тощо.

На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.

У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру та має право на отримання нового реєстру.

Новому реєстру головне управління юстиції присвоює реєстраційний номер лише за умови пред'явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори - завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом першого реєстру. У підсумковому записі нотаріус зазначає кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальну суму стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії.

Після підсумкового запису нотаріуса та огляду реєстру уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції проставляється позначка "оглянуто", дата і її підпис.

У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про зупинення діяльності приватного нотаріуса він зобов'язаний надати реєстр уповноваженій посадовій особі для огляду. Уповноважена посадова особа головного управління юстиції зобов'язана занести відомості про останній номер нотаріальної дії у графу 12 Журналу. У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про відновлення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса уповноваженою посадовою особою у графу 12 Журналу заносяться відомості про дату та номер нотаріальної дії, з якої продовжується ведення реєстру.

У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 12 Журналу та робиться запис у графах 1-7 реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції, а вільні сторінки реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.

Працівники головних управлінь юстиції, відповідальні за облік реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.

Начальники головних управлінь юстиції несуть персональну відповідальність за належну організацію роботи з реєстрації реєстрів у Журналі, проставлення печаток та з їх своєчасної видачі нотаріусам.

3. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра - номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.

Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 та ін.).

4. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.

На період відсутності нотаріуса (відпустка, хвороба, навчання тощо) реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами забороняється.

5. Реєстр заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків з прокресленням вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі олівцем не допускається. Записи в реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальновідомих скорочень. Наприклад, місто - м., район - р-н, селище міського типу - смт., вулиця - вул., будинок - буд., квартира - кв.

Використання факсимільного підпису не допускається.

6. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.

7. У разі виявлення помилки в нумерації нотаріальних дій у реєстрі складається акт, форма якого наведена в додатку 3, який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою. Акт складається на окремому аркуші, який підклеюється до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату.

При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

8. Запис до реєстру здійснюється щодо вже вчиненої нотаріальної дії (тобто після підписання нотаріусом посвідчувального напису та проставляння печатки).

9. Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру.

У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30.

При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється один реєстровий номер.

При засвідченні справжності підпису на двох примірниках статуту або банківських карток кожен з примірників матиме один і той самий реєстровий номер.

При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.

При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

10. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру, має збігатися з датою, зазначеною в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, що оформлюється нотаріусом.

Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки реєстру протягом усього робочого дня.

11. У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією, також зазначається її ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для осіб, які за релігійними переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера, та дата її проставлення). Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство та місце проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням цієї нотаріальної дії, може вказуватись з її слів, якщо особу громадянина встановлено за документом, який не містить інформації щодо її адреси.

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.

11.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи чи за її участю, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім'я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження.

11.2. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує повне найменування юридичної особи, посади цих осіб, реквізити документів, що підтверджують перебування на цій посаді, їх прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання.

11.3. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, а також перекладача. Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, місто Київ ..., за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ ..., перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ ..." (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі та в посвідчувальному написі нотаріуса та в реєстрі у графі 3).

11.4. За засвідченням копій документів може звернутись як особа, на ім'я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується та особа, яка фактично з'явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

11.5. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом "Він же, вона ж ...".

12. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, назва установи, яка видала документ, а також рік народження - на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов'язковою. Наприклад: паспорт МС135777, видан. Шевченківським РУ ГУ МВС України в місті Києві 22.06.2002, 1957 р.нар. Число і місяць народження записуються до реєстру в разі, якщо за роком народження з точністю неможливо встановити, чи особа досягла 18-річного або 14-річного віку.

12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця в межах України.

12.2. У цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи - підприємця чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи чи фізичної особи - підприємця, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника.

12.3. Якщо документ, що встановлює особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр на протязі робочого дня, нотаріус може посилатися на цей запис, указавши номер за реєстром, наприклад: "див. реєстровий N 1678".

При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: "те ж, те саме ..."

13. У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.

13.1. При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім'я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника - кому адресується заява та її короткий зміст.

13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостилю, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостилю, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостилю та реєстраційний номер.

13.3. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення.

13.4. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей ("Засвідчено вірність трьох фотокопій на двох сторінках витягу за N 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі N 2-37 Компанії "Третє тисячоліття", легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за N 543"; "Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ N 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д."; "Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень).