Відповідно до пункту 1 частини другої статті 14, частини третьої статті 34 Закону України від 02 травня 2023 року № 3077-IХ "Про службу в органах місцевого самоврядування", підпункту 4 пункту 4 та пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування;

форму Особової картки.

2. Генеральному департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України від 02 травня 2023 року № 3077-IХ "Про службу в органах місцевого самоврядування".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування визначає порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

2. У цьому Типовому порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про місцеве самоврядування в Україні".

3. Мета ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі - Особова справа) - системне відображення документального оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

4. Особова справа містить інформацію та документи, що відображають документальне оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

5. Ведення, облік та зберігання Особових справ здійснює служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування, посаду в якому займає службовець місцевого самоврядування.

6. Цей Типовий порядок застосовується до виборних посад.

7. Порядок ведення та зберігання Особових справ в органах місцевого самоврядування розробляється з урахуванням цього Типового порядку та затверджується відповідним сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті (у разі створення), головою районної, обласної ради.

1. Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на службу в орган місцевого самоврядування або іншим призначенням на посаду службовця місцевого самоврядування, у порядку, передбаченому Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

Якщо службовець місцевого самоврядування призначений на іншу посаду в межах одного органу місцевого самоврядування, то служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення (переведення) службовця місцевого самоврядування на посаду службовця місцевого самоврядування в межах органів місцевого самоврядування, які представляють одну територіальну громаду, його Особова справа передається до служби управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування, де продовжується ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення особи, яка займала посаду виборної посадової особи в органі місцевого самоврядування однієї територіальної громади, на посаду службовця місцевого самоврядування в межах цієї територіальної громади, служба управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

2. Особова справа формується з таких документів і у такій послідовності:

особова картка службовця місцевого самоврядування за формою, затвердженою наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05 квітня 2024 року № 62-24 (далі - Особова картка);

витяг з протоколу засідання конкурсної комісії (у випадку вступу на службу за результатами конкурсу);

заява про призначення на посаду;

копія розпорядження (наказу) про призначення;

текст Присяги виборних посадових осіб і службовців місцевого самоврядування територіальної громади, скріплений підписом службовця місцевого самоврядування [для особи, яка вперше вступає на службу в орган місцевого самоврядування або призначається на посаду в орган місцевого самоврядування, що представляє іншу територіальну громаду (територіальні громади)];

довідка про результати спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України "Про запобігання корупції";

висновок про результати перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" або його завірена в установленому порядку копія;

копія паспорта;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов’язаного (у разі наявності);

копії документів, які підтверджують належність службовця місцевого самоврядування до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);