На виконання Закону України "Про звернення громадян"

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій, заяв, скарг і організації особистого прийому громадян в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, вищих закладах освіти, установах, організаціях і на підприємствах системи МВС України, що додається.

2. Заступникам Міністра, начальникам головних управлінь, самостійних управлінь та відділів Міністерства, начальникам ГУМВС України в Криму, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях, м.Севастополі та на транспорті, міськрайлінорганів внутрішніх справ, науково-дослідних установ, ректорам вищих закладів освіти, керівникам установ, організацій і підприємств системи МВС України:

2.1. Забезпечити вивчення та безумовне виконання особовим складом Закону України "Про звернення громадян" та положень цієї Інструкції.

2.2. Вжити необхідних заходів до подальшого поліпшення роботи із зверненнями громадян та організації особистого прийому.

2.3. Шокварталу аналізувати стан роботи з письмовими і усними зверненнями громадян та вносити конкретні пропозиції щодо її поліпшення.

3. Заступникам Міністра, начальникам головних управлінь, самостійних управлінь та відділів МВС України здійснювати прийом громадян у приймальні Міністерства згідно з графіком.

4. Вважати таким, що втратив чинність, наказ МВС України від 02.04.92 N 200.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на Управління справами МВС України (Карацюба А.М.).

1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України "Про звернення громадян" та постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і прийом громадян є важливою ділянкою роботи органів внутрішніх справ, засобом отримання інформації, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків з народом. Чуйне й уважне ставлення до звернень громадян кожний працівник органів внутрішніх справ зобов'язаний вважати своїм службовим обов'язком.

1.3. У роботі зі зверненнями громадян, а також під час їх особистого прийому слід дотримуватися високої культури поводження, уважно ставитися до їх запитів і думок.

1.4. Інформацію, що міститься в письмових і усних зверненнях громадян, слід використовувати для подальшого зміцнення правопорядку й законності, вдосконалення діяльності органів внутрішніх справ.

1.5. До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені, належать такі у сфері управлінської діяльності, внаслідок яких:

- порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

- створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

- незаконно притягнено органами внутрішніх справ того чи іншого громадянина до відповідальності.

1.6. Порядок подання звернень та особистого прийому засуджених регулюються Правилами внутрішнього розпорядку виправно-трудових установ, затверджених наказом МВС України від 20.12.91 N 453.

2.1. Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, вищих закладах освіти, установах, організаціях і на підприємствах системи МВС України ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, котра охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.2. Усі звернення, що надійшли від громадян, працівників органів внутрішніх справ, мають бути зареєстровані в управлінні справами (секретаріаті, канцелярії) у день їх надходження. У зверненні вказуються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення має бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст.7 Закону України "Про звернення громадян". На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа органу внутрішніх справ, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстраційний номер може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання звернень, наприклад, початковою літерою прізвища автора листа (М-700), кодом служби (5/740) тощо.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами перевірки протягом усього періоду їх розгляду, після чого знищуються.

2.3. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1)1, або в журналах (додаток 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток 3) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

1 В органах внутрішніх справ, де облік звернень здійснюється із застосуванням ЕОМ, до карток обліку дозволяється вносити додаткові реквізити. При цьому повинні зберігатися дані, передбачені вказаною карткою обліку.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в органах внутрішніх справ з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки 1, 2).

2.4. Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки (в журналі) робиться позначення "Повторно" і до картки долучається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

2.5. Звернення від громадян з одного і того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органів внутрішніх справ, повторними не вважаються.

2.6. Повторними вважаються звернення, в яких:

2.6.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу внутрішніх справ.

2.6.2. Повідомлення про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установлений законодавством термін розгляду.

2.6.3. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні попереднього звернення.

2.7. Керівник органу внутрішніх справ зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, до винних посадових осіб вживаються відповідні заходи реагування.

2.8. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін повинно бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до свого провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган внутрішніх справ; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання порушені у зверненні, не входять до компетенції органів внутрішніх справ. Про пересилання звернення до іншого органу внутрішніх справ або іншого відомства обов'язково сповіщається заявник.

2.9. Якщо у зверненні поряд з питаннями щодо компетенції органів внутрішніх справ порушуються питання, які підлягають розв'язанню в інших центральних органах виконавчої влади, то не пізніше ніж у п'ятиденний термін до цього відомства надсилається копія звернення або витяг з нього, про що сповіщається заявнику.

2.10. На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка в двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий - разом із зверненням вручається виконавцеві (додаток 3).

2.11. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за номерами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках органу внутрішніх справ.

2.12. Документи у справах формуються в хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення і всі документи про його розгляд і прийняття рішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряється правильність документів, направлених до справи, їх повнота (комплектність). Звернення, за якими рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

2.13. Документи й листування щодо звернень громадян у всіх органах внутрішніх справ обліковуються і зберігаються в секретаріатах (канцеляріях) окремо від інших документів. Забороняється формування і зберігання справ у виконавців.

3.1. Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до секретаріату (канцелярії) органу внутрішніх справ з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

3.2. Посадові особи органів внутрішніх справ при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин, вживати інших заходів для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясування і усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.

3.3. До перевірки звернень можуть залучатися позаштатні співробітники органів внутрішніх справ та представники громадськості.

3.4. За результатами перевірки звернення складається мотивований висновок, який має містити в собі об'єктивний аналіз зібраних матеріалів. Якщо під час перевірки виявлені порушення прав громадян, недоліки в діяльності органів внутрішніх справ, зловживання посадових осіб владою або службовим становищем, то у висновку повинно бути зазначено, яких конкретно заходів вжито щодо усунення цих порушень і покарання винних. Висновок підписується особою, яка проводила перевірку, і затверджується керівником органу, підрозділу внутрішніх справ.

3.5. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути обгрунтованими. Посадова особа, визнавши заяву чи скаргу такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне і правильне виконання прийнятого рішення.

3.6. Звернення, в яких порушуються важливі питання діяльності органів внутрішніх справ, беруться на особливий контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "Особливий контроль". Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу внутрішніх справ, до якого вони надійшли.

3.7. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірки, якщо вони не одержані внаслідок проведення оперативно-розшукових заходів, з яких випливає причетність заявника чи його родичів до скоєння злочинів, або іншої інформації, розголошення якої може завдати шкоди інтересам держави, а також якщо це не суперечить Закону України "Про державну таємницю".

3.8. Звернення військовослужбовців, а також членів їхніх сімей вирішуються в МВС у термін до 15 днів від дня їх надходження, а в інших органах внутрішніх справ - невідкладно, але не пізніше ніж через 7 днів. У разі потреби строки їх вирішення можуть бути продовжені з підстав, визначених у пункті 3.7 цієї Інструкції, але не більш як відповідно ще до 15 або до 7 днів, про що сповіщається автор звернення.

3.9. Звернення народних депутатів України, а також депутатів сільських, селищних, міських рад вирішуються протягом не більше 10 днів, запити - не пізніш як у 15, а такі, що не потребують додаткової перевірки,- невідкладно. Розгляд звернень та запитів народних депутатів України береться під особливий контроль. Про наслідки вирішення звернень керівник органу внутрішніх справ повідомляє народного депутата України.

У зазначений термін в органах внутрішніх справ вирішуються пропозиції і зауваження депутатів, внесені ними на сесії сільської, селищної, міської, районної, у місті районної чи обласної ради, а також звернення громадян, надіслані на адресу сесії. Керівник органу внутрішніх справ, до якого надійшли ці пропозиції, зауваження, бере їх розгляд на контроль. Про прийняте рішення він повідомляє депутата, автора звернення, а також відповідно Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України чи виконавчий орган місцевого самоврядування.

3.10. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо і телебачення, розглядаються органами внутрішніх справ у порядку і терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

3.11. Термін розгляду заяв та повідомлень рахується від дня їх надходження до органу внутрішніх справ до дня направлення заявнику повідомлення про результати їх розгляду.

3.12. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи і заявникам дані вичерпні відповіді.

3.13. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, що виконують їх обов'язки. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються вжиті заходи або наводиться причина відмови в задоволенні скарги. На прохання громадян їм роз'яснюється порядок оскарження прийнятого рішення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

3.14. Звернення громадян, а також їх результати, які мають громадське значення, можуть бути обговорені на зборах трудових колективів та за місцем проживання громадян.

3.15. Органи внутрішніх справ розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.

4.1. Особистий прийом громадян проводиться в усіх органах внутрішніх справ, вищих закладах освіти, на підприємствах, в установах і організаціях системи МВС України, а також за місцем роботи та проживання населення тими керівниками та посадовими особами органів внутрішніх справ, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їх компетенції.

4.2. Прийом проводиться регулярно в установлені дні та години в зручний для громадян час за місцем їх роботи і проживання. При вирішенні питання про час прийому враховуються розпорядок роботи органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, об'єднань громадян, підприємств, а також інші місцеві умови й можливості. Графіки прийому доводяться до відома громадян.

4.3. В органах внутрішніх справ прийом провадиться у всі робочі дні тижня. Не менше двох разів на тиждень прийом громадян провадиться у вечірній час. У чергових частинах органів внутрішніх справ громадяни приймаються цілодобово.

4.4. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

4.5. Керівний склад МВС України, ГУМВС, УМВС у Криму, областях, у містах Києві та Севастополі, УМВСТ, міськрайлінорганів внутрішніх справ, науково-дослідних і вищих закладів освіти, організацій і підприємств системи МВС зобов'язаний провадити особистий прийом громадян не менш ніж два рази на місяць. Керівники структурних підрозділів цих органів, їхні заступники, керівники інших органів внутрішніх справ повинні приймати громадян не рідше одного разу, а дільничі інспектори міліції - не рідше двох разів на тиждень.

4.6. Особистий прийом громадян у приймальні МВС України здійснюється щодня, крім вихідних та святкових днів, з 9 до 19 години. У суботу, неділю, свята та в робочі дні після 19-ї години прийом громадян провадиться відповідальними черговими міністерства та працівниками чергової частини МВС України.

4.7. Для прийому громадян в органах внутрішніх справ відводяться спеціальні кімнати (приймальні), які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються посібниками згідно з переліком (додаток N 4). Вхід до приймальні повинен бути вільний, без оформлення перепусток.