Відповідно до статті 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 2 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, що додаються.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. У розділі I:

1) абзац двадцять дев’ятий пункту 2 викласти в такій редакції:

"служба діловодства - структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби";

2) пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.

Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.";

3) у пункті 7:

абзац перший викласти в такій редакції:

"7. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.";

абзац третій викласти в такій редакції:

"Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.".

2. У розділі II:

1) у главі 1:

у пункті 2 слова "Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами) (далі - ДКУД)" замінити словами "Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526";

пункт 11 викласти в такій редакції:

"11. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020", прийнятого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144 (далі - ДСТУ 4163-2020).";

2) у главі 2:

абзац перший пункту 1 викласти в такій редакції:

"1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства). Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020.";

абзац перший пункту 4 викласти в такій редакції:

"4. Паперові бланки друкуються на папері високої якості фарбами насичених кольорів.";

3) після глави 3 доповнити новою главою 4 такого змісту:

1. Найменування установи - автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

2. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

3. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

4. Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.".

У зв’язку з цим глави 4-10 вважати відповідно главами 5-11;

4) у пункті 1 глави 5:

абзац другий викласти в такій редакції:

"Дату оформляють відповідно до пункту 32 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).";

5) у главі 6:

пункт 2 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформлюється відповідно до пункту 62 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

пункт 7 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Проекти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.";

абзац перший пункту 14 викласти в такій редакції:

"14. Аркуш погодження оформляється відповідно до пункту 65 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

6) у главі 7:

пункт 5 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі, коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження оформляється відповідно до пункту 37 розділу II Типової інструкції з діловодства;

7) у главі 8:

пункти 4-6 викласти в такій редакції:

"4. У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства та інструкції з діловодства установи .

5. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо),- документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

6. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності), наприклад:

абзац другий пункту 7 після слів "і секретар" доповнити словами ", наприклад:

8) у главі 9:

у пункті 4:

абзац третій викласти в такій редакції:

"Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль.";

пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника "цей".";

9) пункт 2 глави 10 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Особливості оформлення проектів нормативно-правових актів установи, які підлягають державній реєстрації, визначаються Типовою інструкцією з діловодства та інструкцією з діловодства установи.";

10) у главі 11:

пункт 8 викласти в такій редакції:

"8. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства