1. Обстеження проводиться з метою обліку автоматизованих баз даних загального використання, що експлуатуються на підприємствах, в установах, організаціях, обчислювальних центрах, асоціаціях, корпораціях, концернах, головних (територіальних) управліннях, спільних та малих підприємствах, кооперативах, учбових закладах, міністерствах, відомствах (далі - підприємства (організації), незалежно від форми власності та організаційно-правових форм господарювання, за станом на 1 січня 1997 року.

Кожне самостійне підприємство (організація), що входить до складу об'єднання, подає звіт самостійно. Структурні підрозділи об'єднання окремо звіт не подають.

2. Звіт подають підприємства (організації), які є власниками баз даних, що експлуатуються на ЕОМ.

3. Звіт подають за адресою і в терміни, що зазначені на бланку форми.

4. Коди у верхній частині бланку форми підприємства (організації) не заповнюють.

5. Звіт за формою N 4-інф заповнює працівник сфери обробки даних на обчислювальній техніці.

6. У звіті надають інформацію про бази даних (БД) загального користування, власником яких є підприємство (організація). Якщо підприємство є власником декількох баз даних, тоді по кожній базі даних заповнюється окремий звіт.

Бази даних, що мають інформацію суто внутрішнього використання (документообіг, облік кадрів і заробітної плати та інші бухгалтерські задачі), а також задачі, котрі відносяться до автоматизованих систем управління виробництвом (операційний день банку), до звітів не включаються.

7. У рядку 1.0. вказують повну назву бази даних.

8. У рядку 2.0. вказують повну назву організації, що розробила базу даних. Якщо у розробці бази даних брали участь декілька організацій, то необхідно вказати головного розробника бази даних.

9. У рядку 3.1. наводять прізвище особи (групи осіб), яка здійснює координацію всіх робіт у процесі функціонування бази даних, має повні знання про базу даних конкретної предметної галузі і забезпечує її проектування, наповнення, ведення та ефективне використання. В рядку 3.2 вказують телефон для довідок та спілкування.

10. У рядку 4.0 проставляють загальний обсяг бази даних (з одним десятковим знаком) у МБайтах.

11. У рядку 5.0. наводять найменування системи керування базою даних (СКБД) з версією чи без неї, що використовується (наприклад: DBASE 5.0, FOXBASE 2.10, FOXPRO 2.0, CLIPPER 5.01, PARADOX 5.0, DATAEASE, ORACLE, INGRES, SQL SERVER, BTRIEVE, SYBASE, PROGRESS, INFORMIX, DB2, XDB6, ...).

12. У рядку 6.0. проставляють кількість зареєстрованих користувачів бази даних.

13. У рядку 7.0. вказують назви друкованих аналогів бази даних (довідників, збірників, вказівок, каталогів, реферативних журналів тощо), тобто тих, що видаються на основі інформації БД.

14. У рядку 8.0. необхідно надати стислий зміст бази даних (перелік основних показників, що обробляються в БД, їх кількість, галузі, в яких БД застосовується, ретроспектива - з якого року функціонує БД та за який період у ній подані дані).

15. У рядках 9.1-9.3. потрібно залишити тільки ті мови, на яких подано документи в базі даних (наприклад, якщо інформація в базі існує тільки на російській - викреслити українську та англійську).