Відповідно до статей 13 і 14 Закону України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування", статті 4 Закону України "Про органи і служби у справах дітей та спеціальні установи для дітей", пунктів 15 і 16 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 866 (зі змінами), пункту 8 Порядку провадження діяльності з усиновлення та здійснення нагляду за дотриманням прав усиновлених дітей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 жовтня 2008 року № 905 (зі змінами), НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення банку даних про дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, і сім’ї потенційних усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів.

2. Нацсоцслужбі, службам у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій / військових адміністрацій разом із виконавчими органами міських, районних у містах (у разі їх утворення), сільських, селищних рад територіальних громад / військових адміністрацій забезпечити ведення банку даних про дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, і сім’ї потенційних усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів шляхом внесення відповідних відомостей в Єдину інформаційну аналітичну систему "Діти".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства України у справах сім’ї, молоді та спорту від 18 листопада 2008 року № 4580 "Про єдину електронну систему обліку дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, дітей, які опинились у складних життєвих обставинах, та осіб, які бажають взяти їх на виховання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 грудня 2008 року за № 1200/15891.

4. Департаменту захисту прав дітей та усиновлення (Колбаса Р.С.) забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра з питань європейської інтеграції Устименка С.О.

1. Цим Порядком визначається механізм накопичення, зберігання, обліку, пошуку та використання даних про дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, та осіб з їх числа, дітей, які можуть бути усиновлені, дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах, у тому числі дітей, які постраждали внаслідок воєнних дій та збройних конфліктів, дітей, які тимчасово переміщені (евакуйовані) на території України, де не ведуться воєнні (бойові) дії, або за межі України, кандидатів в усиновлювачі, потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, кандидатів у патронатні вихователі та усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, патронатних вихователів, а також заклади незалежно від типу, форми власності та підпорядкування, в яких передбачено цілодобове перебування дітей до 18 років (далі - Заклади), банку даних про дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, і сім’ї потенційних усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів (далі - Єдиний банк даних).

2. Єдиний банк даних ведеться в Єдиній інформаційно-аналітичній системі "Діти" відповідно до статей 13, 14 Закону України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування".

3. Єдина інформаційно-аналітична система "Діти" - єдина організаційно-технічна, інформаційно-аналітична система, призначена для накопичення, зберігання, обліку, пошуку та використання даних про дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, та осіб з їх числа, дітей, які можуть бути усиновлені, дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах, у тому числі дітей, які постраждали внаслідок воєнних дій та збройних конфліктів, які тимчасово переміщені (евакуйовані) на території України, де не ведуться воєнні (бойові) дії, або за межі України, кандидатів в усиновлювачі, потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, та усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, патронатних вихователів та Заклади, у Єдиному банку даних.

4. Основними завданнями формування та використання Єдиного банку даних є:

забезпечення прав та найкращих інтересів дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, та осіб з їх числа, дітей, які можуть бути усиновлені, дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах, у тому числі дітей, які постраждали внаслідок воєнних дій та збройних конфліктів;

забезпечення єдиних правил користування Єдиним банком даних;

створення умов для реалізації права громадян на отримання повної та достовірної інформації про дітей, які можуть бути усиновлені або влаштовані в їхні сім’ї;

підвищення ефективності діяльності органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування із забезпечення прав дітей.

5. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

код служби - обліковий номер в Єдиному банку даних Мінсоцполітики, Нацсоцслужби, головних управлінь Нацсоцслужби, служб у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій / військових адміністрацій, районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій / військових адміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах рад, сільських, селищних рад територіальних громад / військових адміністрацій, Закладів та структурних підрозділів МОН та МОЗ у разі необхідності;

користувачі Єдиного банку даних - фахівці Мінсоцполітики та Нацсоцслужби, Головних управлінь Нацсоцслужби, служб у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій / військових адміністрацій, районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій / військових адміністрацій, виконавчого органу міських, районних у містах (у разі утворення), сільських, селищних рад територіальних громад / військових адміністрацій, Закладів, які мають доступ до Єдиного банку даних і в межах повноважень забезпечують своєчасні внесення, облік, редагування, пошук, перегляд і використання даних, роздрукування форм документів у межах наданих прав доступу до інформаційних ресурсів Єдиного банку даних.

Користувачами Єдиного банку даних є:

на місцевому рівні - фахівці служб у справах дітей районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій / військових адміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах (у разі утворення), сільських, селищних рад територіальних громад / військових адміністрацій, Закладів;

на регіональному рівні - фахівці служб у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій / військових адміністрацій, головних управлінь Нацсоцслужби;

на центральному рівні - фахівці Мінсоцполітики та Нацсоцслужби, що формують і реалізують державну політику з питань сім’ї та дітей, усиновлення та захисту прав дітей, здійснюють державний контроль за дотриманням прав дітей.

Рівні внесення інформації до Єдиного банку даних:

місцевий рівень - служби у справах дітей районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій / військових адміністрацій, виконавчого органу міських, районних у містах (у разі утворення), сільських, селищних рад територіальних громад / військових адміністрацій (далі - служба у справах дітей місцевого рівня), Заклад;

регіональний рівень - служби у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій / військових адміністрацій, головні управління Нацсоцслужби (далі - служба у справах дітей регіонального рівня / головне управління Нацсоцслужби);

центральний рівень - Мінсоцполітики та Нацсоцслужба.

6. Володільцем та розпорядником персональних даних, що обробляються у Єдиному банку даних, є Мінсоцполітики.

7. Відомості до Єдиного банку даних вносять користувачі, які отримали право на здійснення таких дій, відповідно до наданих прав доступу до інформаційних ресурсів Єдиного банку даних.

8. Інформація до Єдиного банку даних вноситься виключно державною мовою.

9. У разі припинення функціонування Єдиного банку даних на регіональному або місцевому рівні протягом наступного робочого дня направляється повідомлення від користувача регіонального або місцевого рівня щодо тимчасового припинення внесення інформації до Єдиного банку даних (далі - Повідомлення) за підписом керівника відповідно до пункту 34 цього Порядку із зазначенням дати, часу та причин припинення внесення інформації. Повідомлення надсилається із зазначенням вихідного номера та дати реєстрації. Повідомлення не складається на місцевому та регіональному рівні у разі зупинки роботи центрального сервера.

У разі припинення функціонування Єдиного банку даних на місцевому рівні строком більше як на 10 робочих днів, службою у справах дітей відповідного регіонального рівня забезпечується або надання доступу до інформаційних ресурсів Єдиного банку даних за допомогою особистого ключа користувача місцевого рівня у приміщенні служби у справах дітей або регіональною службою у справах дітей забезпечується обробка даних (створення та модифікація) за службу у справах дітей відповідного нижчого рівня відповідно до цього порядку.

10. У Єдиному банку даних відомості про дітей зберігаються в електронній обліково-статистичній картці дитини (далі - обліково-статистична картка дитини), що складається за встановленою формою (додаток 1).

Обліково-статистична картка дитини складається на:

дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування;

дітей, які можуть бути усиновлені;

дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах, у тому числі на дітей, які постраждали внаслідок воєнних дій та збройних конфліктів;

дітей, які тимчасово переміщені (евакуйовані) на території України, де не ведуться бойові дії, або за межі України;

дітей, які залишились без батьківського піклування;

діти, які не досягли 18-річного віку, не належать до категорії дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, у тому числі діти з інвалідністю, зараховані до закладів різних типів, форм власності та підпорядкування на цілодобове перебування.

11. У Єдиному банку даних відомості про осіб, які бажають взяти дитину на виховання у свою сім’ю дитину, осіб, які бажають усиновити дитину й подали письмову заяву і відповідний пакет документів до служби у справах дітей чи Нацсоцслужби, а також про опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, патронатних вихователів і усиновлювачів зберігаються в електронній обліково-статистичній картці кандидата, який бажає взяти дитину на виховання у свою сім’ю дитину-сироту, дитину позбавлену батьківського піклування (кандидатів в усиновлювачі, потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, кандидатів у патронатні вихователі та усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів, патронатних вихователів) (далі - обліково-статистична картка кандидата).

Обліково-статистична картка кандидата складається за встановленою формою (додаток 2).

Обліково-статистична картка кандидата складається на кандидатів у:

потенційні опікуни/піклувальники;

прийомні батьки;

батьки-вихователі;

усиновлювачі;

патронатні вихователі.

12. У Єдиному банку даних відомості про Заклади, зберігаються в його електронній обліково-статистичній картці (далі - обліково-статистична картка закладу).

Обліково-статистична картка закладу складається за встановленою формою (додаток 3).

13. Під час дії на території України надзвичайного або воєнного стану та протягом трьох місяців з дня припинення або скасування воєнного стану Мінсоцполітики може встановлювати (надавати) спільний доступ до електронної обліково-статистичної картки дитини / кандидата/ закладу, що вже була створена у Єдиному банку даних, для служб у справах дітей регіонального та/або місцевого рівня за місцем тимчасового переміщення (евакуації) та служб у справах дітей регіонального та/або місцевого рівня за місцем перебування в межах встановлених повноважень для користувачів Єдиного банку даних.

14. Інформація про облік дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування:

1) перед складанням нової обліково-статистичної картки дитини користувач перевіряє наявність обліково-статистичної картки такої дитини у Єдиному банку даних;

2) відомості про дитину вносяться до Єдиного банку даних користувачами служб у справах дітей місцевого рівня на підставі наказу відповідної служби у справах дітей про взяття на первинний облік дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування (далі - первинний облік), в день видання наказу та інших документів, що знаходяться в її особовій справі;

3) інформація про місця тимчасового переміщення (евакуації) дитини, зміну статусу, життєвих обставин, форму влаштування, стан здоров’я вноситься обліково-статистичної картки дитини користувачем Єдиного банку даних за місцем її первинного обліку протягом наступного робочого дня з дня отримання такої інформації;

4) з обліково-статистичної картки дитини виготовляється паперовий дублікат із зазначенням дати його виготовлення (далі - дублікат обліково-статистичної картки дитини), що підписується користувачем місцевого рівня, засвідчується підписом керівника, скріпленим печаткою служби у справах дітей, і зберігається в особовій справі дитини;

5) якщо Єдиний банк даних не функціонує, дублікат обліково-статистичної картки дитини складається після відновлення його функціонування відповідно пункту 9 цього Порядку;

6) за потребою з обліково-статистичної картки дитини формується витяг для підтвердження статусу дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, за формою згідно з додатком 4;

7) витяг з обліково-статистичної картки дитини формується за місцем первинного обліку на місцевому рівні або за місцем регіонального обліку дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, або відповідно пункту 9 цього Порядку, а також Нацсоцслужбою на підставі письмового звернення дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, яка досягла 14-річного віку або її законного представника, а також особи з числа дітей-сиріт, дітей позбавлених батьківського піклування, за умови пред’явлення документів, що посвідчують особу, та документа про законне представництво щодо дитини, або за зверненням служби у справах дітей.

У разі коли місцем первинного обліку є район проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування) і дитина була переміщена до іншої адміністративно-територіальної одиниці, витяг формується за місцем звернення дитини / законного представника.

15. Інформація про облік дітей, які можуть бути усиновлені:

1) відомості до Єдиного банку даних щодо перебування дитини на місцевому, регіональному та централізованому обліках дітей, які можуть бути усиновлені (далі - місцевий, регіональний або централізований облік), вносяться у день взяття дитини на такий облік користувачем відповідної служби у справах дітей чи Нацсоцслужби, відповідно до Порядку провадження діяльності з усиновлення та здійснення нагляду за дотриманням прав усиновлених дітей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 жовтня 2008 року № 905 (далі - Порядок 905);

2) у разі коли протягом місяця після взяття дитини на місцевий облік ніхто не виявив бажання її усиновити або не виявилося осіб, які бажають взяти її під опіку чи піклування, користувач місцевого рівня в Єдиному банку даних складає анкету дитини, яка може бути усиновлена, та друкує її у трьох примірниках, що підписуються начальником (заступником начальника) служби у справах дітей, головою (заступником голови) районної, районної у мм. Києві та Севастополі державної адміністрації / військової адміністрації, виконавчого органу міської, районної у місті (у разі утворення) ради.

У разі коли місцем походження дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, дитини, яка може бути усиновленою, батьки якої дали згоду на усиновлення, є район проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування), після припинення або скасування воєнного стану та взяття дитини на місцевий облік дітей, не відбулося, і дитина була тимчасово переміщена (евакуйована) до іншої адміністративно-територіальної одиниці, внесення даних щодо постановки такої дитини на місцевий облік здійснює користувач місцевого рівня за місцем тимчасового переміщення (евакуації) дитини.

3) якщо Єдиний банк даних не функціонує, анкета складається за формою, згідно з додатком 17 до Порядку 905, що заповнюється чорнилом синього кольору або друкується користувачем місцевого рівня. В день відновлення функціонування Єдиного банку даних користувач місцевого рівня складає анкету в електронній формі, яка не друкується;

4) відомості про дитину, батьки якої дали згоду на усиновлення і яка не має статусу дитини, позбавленої батьківського піклування, до Єдиного банку даних вносяться на підставі заяви батьків про надання їхньої письмової згоди на усиновлення дитини, засвідченої нотаріусом. У день взяття дитини на місцевий облік користувач місцевого рівня складає електронну обліково-статистичну картку дитини в Єдиному банку даних;

5) проживання (перебування) дитини в районі проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування), після припинення або скасування воєнного стану не є підставою припинення місцевого, регіонального та централізованого обліку в Єдиному банку даних. Інформація про таку дитину залишається в Єдиному банку даних, а також на централізованому обліку.

6) у разі перебування дитини на місцевому обліку у службі у справах дітей, яка розміщується в районі проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування), після припинення або скасування воєнного стану та неможливості передачі анкети до служби у справах дітей регіонального рівня для постановки дитини на регіональний облік користувач регіонального рівня друкує два примірники анкети з Єдиного банку даних, вносить дані щодо постановки дитини на регіональний облік та надсилає анкету дитини з копіями документів, які зазначені у пункті 9 Порядку 905, Нацсоцслужбі з урахуванням строку перебування дитини на місцевому та регіональному обліку.

7) у разі перебування дитини на місцевому обліку у службі у справах дітей та неможливості передачі анкети до служби у справах дітей регіонального рівня, яка розміщується в районі проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування), після припинення припинення або скасування воєнного стану для постановки на регіональний облік (про що складається відповідний акт) така служба у справах дітей друкує три примірники анкети з Єдиного банку даних та за відсутності підстав, зазначених у пункті 12 Порядку 905, один з яких надсилає Нацсоцслужбі, а другий - службі у справах дітей обласної, Київської міської державної (військової) адміністрації після відновлення нею виконання своїх повноважень;

8) якщо служба у справах дітей регіонального рівня розміщується в районі проведення воєнних (бойових) дій, тимчасовій окупації, оточення (блокування), після припинення або скасування воєнного стану не може здійснювати свої повноваження в частині постановки дітей на регіональний облік з усиновлення, вона надсилає Нацсоцслужбі інформацію за підписом голови (заступника голови) обласної чи Київської міської державної адміністрації/військової адміністрації щодо постановки таких дітей на централізований облік без перебування їх на регіональному обліку. Користувач центрального рівня на підставі зазначеної інформації вносить відомості до Єдиного банку даних;

9) у разі коли місцем походження дитини є територія сільської, селищної ради, інформацію щодо постановки дитини на місцевий облік з усиновлення вносить до Єдиного банку даних користувач місцевого рівня відповідної служби у справах дітей районної державної адміністрації / військової адміністрації.

10) в день ознайомлення з інформацією про дітей, які можуть бути усиновлені, кандидатам в усиновлювачі, користувач відповідно до наданих повноважень вносить до обліково-статистичної картки дитини інформацію про всіх кандидатів в усиновлювачі, яким надається інформація про конкретну дитину, до Єдиного банку даних.

11) після ознайомлення з інформацією про дітей, які можуть бути усиновлені, кандидатам в усиновлювачі, які виявили намір познайомитися з дітьми особисто, видається направлення для знайомства з дитиною за формою, згідно з додатком 7 до Порядку 905 (далі - направлення для знайомства з дитиною). Інформація щодо направлення для знайомства з дитиною вноситься до обліково-статистичної картки дитини у той самий день користувачами відповідного рівня лише у разі закінчення строку дії раніше виданого направлення для знайомства з дитиною;

12) інформація про видачу направлення для знайомства з дитиною вноситься до Єдиного банку даних протягом наступного робочого дня після відновлення його функціонування;

13) повідомлення про видачу кандидатам в усиновлювачі направлення для знайомства з дитиною надсилається через Єдину інформаційно-аналітичну систему "Діти" (далі - ЄІАС "Діти") протягом наступного робочого дня до служби у справах дітей за місцем проживання (перебування) дитини;

14) направлення для знайомства з дитиною видруковується з Єдиного банку даних;

15) у разі видачі кандидатам в усиновлювачі направлення для знайомства з дитиною, про що є відповідний запис у Єдиному банку даних, іншим кандидатам в усиновлювачі інформацію про таку дитину може бути надано лише в тому разі, якщо є відповідні відомості, які внесено до Єдиного банку даних;

16) у разі коли направлення для знайомства з дитиною видано службою у справах дітей місцевого рівня, інформація про результати контакту з дитиною вноситься до Єдиного банку даних до закінчення строку дії такого направлення;

17) якщо в Єдиному банку даних відсутня інформація про дитину, яка може бути усиновленою, що задовольняє запит кандидата, служба у справах дітей рекомендує йому усно, письмово чи електронним листом звернутися до служби у справах дітей вищого рівня або Нацсоцслужби;

18) у разі припинення функціонування Єдиного банку даних направлення для знайомства з дитиною друкується за формою, наведеною в додатку 7 до Порядку 905, про що користувач відповідного рівня інформує службу у справах дітей за місцем перебування дитини. Протягом наступного робочого дня після відновлення функціонування Єдиного банку даних користувач відповідного рівня вносить інформацію про видачу направлення для знайомства з дитиною;