1.1. Нагрудний знак "За відзнаку в службі" є відомчою заохочувальною відзнакою Державної пенітенціарної служби України.

1.2. Нагрудним знаком "За відзнаку в службі" нагороджуються особи начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України за досягнення високих показників у службі, особисту ініціативу, сміливість і самовіддані дії, виявлені при виконанні службового обов’язку, які прослужили в Державній кримінально-виконавчій службі України не менше 5 років (у календарному обчисленні).

1.3. Особа може бути нагороджена нагрудним знаком "За відзнаку в службі" один раз.

2.1. Порушення клопотання про нагородження нагрудним знаком "За відзнаку в службі" здійснюється заступниками Голови, начальниками структурних підрозділів апарату Державної пенітенціарної служби України, начальниками управлінь (відділів) Державної пенітенціарної служби України в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві та Київській області, керівниками навчальних закладів Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - особа, яка порушила клопотання про нагородження).

2.2. Нагородні матеріали заслуховуються на загальних зборах персоналу Державної кримінально-виконавчої служби України.

2.3. Особи, які порушили клопотання про нагородження нагрудним знаком "За відзнаку в службі", на представленого до нагородження складають нагородний лист встановленого зразка в двох примірниках. Перший примірник нагородного листа подається кадровою службою апарату Державної пенітенціарної служби України на розгляд колегії Державної пенітенціарної служби України. Другий примірник нагородного листа залишається на зберіганні в кадровій службі органу чи навчального закладу, начальником (керівником) якого порушено клопотання про нагородження нагрудним знаком "За відзнаку в службі".