Відповідно до Закону України "Про Національне агентство України з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів" , Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2037, Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 09 листопада 2011 року № 1156), постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та з метою належного і своєчасного виконання вимог законів України, указів та розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України

1. Затвердити Інструкцію з організації контролю за виконанням документів в АРМА та його міжрегіональних територіальних управліннях , що додається.

2. Управлінню діловодства, ресурсного забезпечення та організації закупівель разом із Юридичним управлінням в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів забезпечити організацію та здійснення контролю за своєчасним і належним виконанням документів, що підлягають розгляду Національним агентством України з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів, відповідно до його компетенції.

4. Відділу організаційно-аналітичного забезпечення діяльності керівництва забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-сайті Національного агентства.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок здійснення в АРМА та його міжрегіональних територіальних управліннях (далі - територіальні управління) контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра, віце-прем’єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів України, Державного секретаря Кабінету Міністрів України, його першого заступника та заступників, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, листами Рахункової палати, міжнародними зобов’язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов’язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, зокрема спрямованих на виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії та їхніми державами-членами, з іншої сторони, інших міжнародних договорів України з питань європейської інтеграції і домовленостей між Україною та ЄС, річних національних програм в рамках Комісії Україна - НАТО, рішень Комісії Україна - НАТО у рамках Хартії про особливе партнерство між Україною та Організацією Північноатлантичного договору та Декларації про її доповнення, інших міжнародних договорів між Україною та НАТО та уповноваженими органами НАТО, місіями ООН, ОБСЄ, Світовим банком, Європейським банком реконструкції та розвитку, іншими міжнародними організаціями в частині цільового використання технічної та донорської допомоги, актами органів влади Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, а також завдань, визначених актами АРМА (територіального управління) та дорученнями Голови АРМА (керівника територіального управління) (далі - контрольні документи).

2. Цю Інструкцію розроблено відповідно до Конституції України, законів України "Про Регламент Верховної Ради України", "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини", "Про статус депутатів місцевих рад", указів Президента України від 29 березня 2000 року № 549 "Про заходи щодо вдосконалення організації контролю за виконанням актів та доручень Президента України", від 19 лютого 2002 року № 155 "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України", постанов Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2037 "Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади", від 18 липня 2007 року № 950 "Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України", від 15 вересня 2010 року № 844 "Про затвердження Порядку проведення перевірки стану виконавської дисципліни в органах виконавчої влади", від 18 травня 2011 року № 522 "Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України", від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

3. Терміни, що використовуються у цій Інструкції, вживаються у таких значеннях:

виконавська дисципліна - неухильне додержання належного, своєчасного та якісного виконання працівниками самостійних структурних підрозділів АРМА (територіального управління) та головними спеціалістами, які підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління), нормативно-правових актів, посадових інструкцій, наказів, доручень, рішень, планів, програм тощо;

головний виконавець - самостійний структурний підрозділ або головний спеціаліст, який підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління), зазначений у резолюції першим, якщо інше не обумовлено;

дата реєстрації документа - дата фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовної позначки - реєстраційного індексу та дати з подальшим записом в реєстраційно-моніторинговій картці в системі електронного документообігу (далі - СЕД);

документообіг - обіг документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення, знищення або передавання до архіву;

електронна резолюція - реквізит, який створений у СЕД та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається Інструкцією з діловодства в АРМА (територіальному управлінні );

контроль - комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

контрольний документ - документ, за виконанням якого згідно з резолюцією необхідно здійснювати контроль;

посадова особа, яка здійснює контроль за виконанням документів у самостійному структурному підрозділі АРМА (територіальному управлінні), або головний спеціаліст, який підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління),- працівник, до функціональних обов’язків якого входять здійснення контролю та ведення обліку контрольних документів, виконання яких покладено на самостійний структурний підрозділ АРМА (територіального управління) або головного спеціаліста, який підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління);

реєстраційно-моніторингова картка - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в АРМА (територіальному управлінні) документа незалежно від форми його створення;

резолюція - основна форма реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі;

співвиконавець - самостійний структурний підрозділ АРМА (територіального управління) або головний спеціаліст, який підпорядковується безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління), який відповідно до резолюції не є головним виконавцем документа, але поставлені завдання належать до його компетенції;

строк - певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія або подія, яка має значення для процесу контролю;

термін - певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія або подія, яка має значення для процесу контролю.

Контроль за виконанням документів в АРМА (територіальному управлінні) здійснює:

Голова АРМА (керівник територіального управління) та його заступники - за виконанням власних рішень і доручень до контрольних документів;

структурний підрозділ, що організовує документообіг в АРМА (далі - Підрозділ), а в територіальних управліннях - особа, відповідальна за організацію документообігу в територіальному управлінні (далі - відповідальна особа), - за фактичним виконанням документів за напрямами службової діяльності;

керівники самостійних структурних підрозділів АРМА (територіального управління) або головний спеціаліст, який підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління),- за якістю та фактичним виконанням документів, виконання яких покладено на них відповідно до резолюції.

1. Контроль за виконанням контрольних документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного і належного їх виконання та включає:

взяття документів (доручень) на контроль;

ведення постійного моніторингу стану виконання контрольних документів шляхом отримання від виконавців відповідної попередньої та підсумкової інформації, а також контролю за додержанням попередніх та кінцевих строків, установлених для їх виконання;

виявлення причин та умов, що призвели до невиконання, неналежного та (або) несвоєчасного виконання контрольних документів, їх усунення та своєчасне інформування Голови АРМА (керівника територіального управління) або його заступників відповідно до розподілу функціональних повноважень;

проведення у разі потреби поглибленого вивчення і перевірки стану виконання контрольних документів та заслуховування на нарадах відповідальних виконавців і їх керівників;

підготовку відповідних пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного впливу до працівників, які порушили виконавську дисципліну;

зняття контрольних документів з контролю та внесення даних про виконання документа до реєстраційно-моніторингової картки СЕД;

занесення інформації про виконання контрольних документів до реєстраційно-моніторингової картки СЕД;

надання консультативної допомоги працівникам щодо організації виконавської дисципліни і контролю.

2. Види контролю в АРМА (територіальному управлінні):

контроль по суті - перевірка фактичного виконання контрольних документів (логічність, повнота, обґрунтованість, умотивованість і відповідність законодавству України документів, що готуються);

контроль за формою - перевірка дотримання встановлених форм виконання контрольних документів, пов’язаних з їх розглядом та виконанням (усна або письмова доповідь, участь у заході);

контроль за додержанням строків - перевірка своєчасності виконання контрольних документів.

3. Основними формами контролю є:

одержання інформації про додержання строків виконання контрольних документів в усній формі або з використанням СЕД;

одержання від керівників самостійних структурних підрозділів АРМА (територіального управління) або головних спеціалістів, які підпорядковуються безпосередньо Голові АРМА (керівникові територіального управління) (у разі потреби - виконавців), пояснень про стан виконання контрольних документів;

безпосереднє ознайомлення з роботою виконавців з питань виконання контрольних документів.

4. Під час надходження до АРМА (територіального управління) документ першочергово реєструється Підрозділом (відповідальною особою) та передається Голові АРМА (керівникові територіального управління) або його заступникам відповідно до розподілу функціональних повноважень для накладення відповідної резолюції.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, ініціал імені виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена перша особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис посадової особи.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються Інструкцією з діловодства в АРМА (територіальному управлінні).

Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи.

У тексті резолюції строк виконання повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, не порушуючи вимог нормативно-правових актів, що встановлюють строки виконання відповідних документів.

Якщо строк виконання в документі або резолюції до нього не зазначено, він виконується в строки, визначені законодавством України.

5. Узяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови АРМА (керівника територіального управління) або його заступників відповідно до розподілу функціональних повноважень.

6. Кінцевим терміном виконання документа є останній день строку, зазначеного в тексті документа або резолюції.

7. Головний виконавець організовує та безпосередньо відповідає за своєчасне та якісне виконання в повному обсязі контрольного документа. У разі розбіжностей позицій співвиконавців щодо порушеного питання, головний виконавець завчасно узгоджує їх, а в разі непогодження - доповідає Голові АРМА (керівникові територіального управління) або його заступникові, яким накладено резолюцію.

Співвиконавець зобов’язаний надати свої пропозиції з питань виконання завдання головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання, а у разі опрацювання документів, у яких міститься вимога щодо термінового виконання завдання,- за один день, якщо в резолюції не зазначено інше.

8. За потреби зміни головного виконавця контрольного документа, залучення до виконання документа інших структурних підрозділів АРМА (територіального управління) або посадових осіб у найстисліший строк, але не пізніше наступного робочого дня (а щодо термінового документа - негайно) після отримання документа, головний виконавець направляє доповідну записку Голові АРМА (керівникові територіального управління) або його заступнику, який наклав резолюцію.