На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 31 травня 1995 року за N 382 "Про затвердження плану заходів щодо впровадження з 1 січня 1996 року Державного реєстру фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" і з метою забезпечення своєчасного проведення підготовчих робіт по формуванню Державного реєстру фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів

1. Затвердити Інструкцію про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів.

2. Заступнику начальника ГДПІ Лопаті В.Г. у п'ятиденний термін подати вказану Інструкцію до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Начальнику управління справами Коваленку В.В. у місячний термін після державної реєстрації Інструкції забезпечити тиражування Інструкції і бланків Облікових карток фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів (форма N 1ДР) та надсилання їх державним податковим інспекціям усіх рівнів.

4. Начальникам державних податкових інспекіцій усіх рівнів організувати масово-роз'яснювальну роботу щодо порядку передачі інформації для створення Державного реєстру.

1. Загальні положення.

1.1. Інструкцію видано на підставі Законів України "Про Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів", "Про державну податкову службу в Україні" та інших законодавчих актів.

1.2. За порядком, викладеним у цій Інструкції, проводиться передача до державних податкових інспекцій відомостей про фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів (надалі - фізичних осіб) для реєстрації їх у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів (надалі Державний реєстр) і присвоєння фізичним особам ідентифікаційних номерів.

1.3. Дія Інструкції у відповідності до частини четвертої статті 5 Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" поширюється на підприємства, установи, організації всіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово-кредитні установи, фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності, виконавчі комітети місцевих Рад народних депутатів, інші органи, уповноважені проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб-суб'єктів підприємницької та іншої діяльності.

1.4. Відомості про фізичних осіб, що не мають ідентифікаційних номерів, за винятком осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи, подаються підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності, виконавчими комітетами місцевих Рад народних депутатів, іншими органами, уповноваженими проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб-суб'єктів підприємницької та іншої діяльності до державних податкових інспекцій за місцем проживання фізичної особи.

1.5. Враховуючи значні обсяги робіт при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі в період з IV кварталу 1995 року до кінця 1996 року (масова реєстрація), підприємствам, установам і організаціям дозволяється у зазначений період подавати відомості до державних податкових інспекцій за місцем їх обліку.

1.6. Відповідно до статті 11 Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" за порушення зазначеного Закону керівники і посадові особи підприємств, установ, організацій, фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності та фізичні особи-платники податків та інших обов'язкових платежів притягаються до відповідальності згідно з чинним законодавством України.

2. Порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації під час проведення масової реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі.

2.1. Державні податкові інспекції по районах, районах у містах і містах без районного поділу до 1 листопада 1995 року надсилають до підприємств, установ, організацій та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності, що перебувають у них на обліку, письмові повідомлення про терміни передачі інформації для занесення до Державного реєстру.

2.2. Підприємства, установи, організації та фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності одержують від державних податкових інспекцій по районах, районах у містах і містах без районного поділу за місцем їх обліку:

бланки документа "Облікова картка фізичної особи-платника податків та інших обов'язкових платежів" (форма N 1ДР, надалі - Облікова картка ф.N 1ДР), який наведено у додатку N 1 до цієї Інструкції;

бланки документа "Відомості до Державного реєстру фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" (форма N 2ДР, надалі - Відомості ф.N 2ДР), який наведено у додатку N 2 до цієї Інструкції;

при наявності комп'ютерної техніки - програмне забезпечення для формування інформації у вигляді файлів за допомогою автоматизованого робочого місця "Реєстр".

2.3. Фізичні особи, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях або у фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності, заповнюють згідно з паспортними даними Облікові картки ф.N 1ДР за правилами, які викладено у пам'ятці на бланку документа, і передають їх керівникам або посадовим особам.

2.4. На підставі даних Облікових карток ф.N 1ДР підприємства, установи, організації або фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності формують Відомості ф.N 2ДР за такими правилами:

найменування і код підприємства, організації, установи записуються у повній відповідності до даних Державного реєстру звітних (статистичних) одиниць (ДРЗСО);

прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи (графа 2) записуються без скорочень згідно з паспортними даними;

стать фізичної особи (графа 3) позначається літерою "Ч" для чоловіків, літерою "Ж" для жінок;

дата народження фізичної особи (графи 4, 5, 6) записується згідно з паспортними даними. В графі 5 проставляється назва місяця. Наприклад, 4 червня 1950;

місце народження (графи 7-9) і місце проживання фізичної особи (графи 11-14) записуються у відповідності до паспортних даних. Для громадян, місце народження яких - Україна, графа 7 не заповнюється.

2.5. Дані для занесення до Державного реєстру передаються підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності до державної податкової інспекції:

у вигляді друкованих документів;

при наявності комп'ютерної техніки - у вигляді файлів на дискеті та друкованих копій Відомостей ф.N 1ДР, підготовлених з використанням автоматизованого робочого місця "Реєстр".

2.6. Підприємства, установи, організації, фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності з числом працюючих понад 500 осіб передають Відомості ф.N 2ДР окремими частинами (надалі - пачками документів) на 500 осіб в кожній, крім останньої. Нумерація пачок послідовна, починаючи з одиниці.

2.7. Підприємства, установи, організації, фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності з числом працюючих менше 500 осіб передають Відомості ф.N 2ДР однією пачкою без номера.

2.8. Аркуші Відомостей ф.N 2ДР нумеруються від одиниці в межах кожної пачки.

2.9. Нумерація рядків Відомостей ф.N 2ДР проводиться від одиниці в межах однієї пачки. Повторення номерів рядків в межах однієї пачки не допускається. Виправлення і закреслення окремих граф у рядку не допускається.

2.10. Кожна пачка Відомостей ф.N 2ДР зшивається і на останньому аркуші пачки проставляється кількість аркушів у пачці та число фізичних осіб, на яких підготовлено інформацію.

2.11. Відомості ф.N 2ДР завіряються підписами керівника підприємства, установи, організації або фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності і особи, відповідальної за підготовку інформації, засвідченими печаткою підприємства, установи, організації, фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності.

2.12. Пачки Відомостей ф.N 2ДР передаються до державної податкової інспекції разом з Обліковими картками ф.N 1ДР, на підставі яких вони були складені. На пачках Облікових карток ф.N 1ДР зазначається, до якої пачки Відомостей ф.N 2ДР вони належать.

2.13. Керівники або посадові особи підприємства, установи, організації та фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності повинні проконтролювати одержання фізичними особами, які працюють на даному підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності, карток з ідентифікаційними номерами і використовувати ідентифікаційні номери фізичних осіб при виплаті доходів.

2.14. Виконавчі комітети місцевих Рад народних депутатів, інші органи, уповноважені проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб-суб'єктів підприємницької та іншої діяльності, готують і передають списки фізичних осіб, що зареєстровані як суб'єкти підприємницької та іншої діяльності або як власники об'єктів оподаткування.

3. Порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації після масової реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі.

3.1. При працевлаштуванні фізичної особи, яка не має ідентифікаційного номера, за винятком осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи, керівники або посадові особи підприємства, установи, організації або фізична особа-суб'єкт підприємницької діяльності готують та передають відомості про фізичну особу для присвоєння ідентифікаційного номера за таким порядком:

видають фізичній особі бланк Облікової картки ф.N 1ДР, яку фізична особа заповнює згідно з паспортними даними;

заповнюють на підставі інформації Облікової картки ф.N 1ДР Відомості ф.N 2ДР за порядком, викладеним у розділі 2 цієї Інструкції;

передають Відомості ф.N 2ДР разом із Обліковими картками ф.N 1ДР до державної податкової інспекції за місцем проживання фізичної особи;

контролюють одержання фізичною особою, яка влаштувалася працювати на даному підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності, картки з ідентифікаційним номером і використовують ідентифікаційний номер фізичної особи при виплаті доходів.