1. Обстеження проводиться з метою обліку банку даних загального використання, що експлуатуються на підприємствах, в установах, організаціях, обчислювальних центрах, науково-виробничих та виробничих об'єднаннях, асоціаціях, корпораціях, концернах, головних (територіальних) управліннях, спільних та малих підприємствах, кооперативах, учбових закладах, міністерствах, відомствах (далі підприємства (організації), незалежно від форми власності, за станом на 1 січня 1996 року.

Кожне самостійне підприємство (організація), що входить до складу об'єднання, подає звіт самостійно. Структурні підрозділи об'єднання окремо звіт не подають.

2. Звіт подається підприємствами (організаціями), котрі є власниками банків даних.

3. Звіт подається за адресою і в терміни, що передбачені на бланку форми.

4. Коди у верхній частині бланку форми підприємствами (організаціями) не заповнюються.

5. Бажано, щоб звіт за формою N 4-інф заповнювався працівником сфери обробки даних на обчислювальній техніці.

6. У звіті надається інформація про банк даних загального користування, власником якого є підприємство (організація). Якщо підприємство є власником декількох банків даних, тоді по кожному банку даних заповнюється окремий звіт.

Банки даних, що мають інформацію суто внутрішнього використання (документообіг, облік кадрів і заробітної плати та інші бухгалтерські задачі), а також задачі, котрі відносяться до автоматизованих систем управління виробництвом (операційний день банку), до звітів не включаються.

Банк даних - система програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, призначених для централізованого накопичення інформації, а також сама інформація, що зберігається в базах даних, тобто бази даних в комплексі з СУБД.

База даних (БД) - поіменована сукупність даних, що характеризує стан об'єктів та їх відносин у предметній галузі, що розглядається.

Для використання або модифікації баз даних однією чи кількома особами необхідна система управління базами даних (СУБД).

7. У рядку 1.0 вказується повне найменування банку даних.

8. У рядках 2.1 та 2.2 відповідно вказується повна та скорочена назва організації, що розробила банк даних. Якщо у розробці банку даних брали участь декілька організацій, то необхідно вказати головного розробника банку даних.

9. У рядках 2.3, 2.4 та 2.5 відповідно вказуються адреса, телефон, факс організації-розробника банку даних, що використовується.

10. Рядок 2.6 підприємствами (організаціями) не заповнюється.

11. У рядках 3.1 та 3.2 наводиться прізвище адміністратора банку даних та його телефон.

12. У рядку 4.0 проставляється загальний обсяг банку даних у Мбайтах, включаючи прикладне програмне забезпечення та інформаційні бази.

13. У рядку 5.0 наводиться найменування системи управління базами даних (СУБД) з версією чи без неї, що використовується (наприклад: DBASE 5.0, FOXBASE 2.10, FOXPRO 2.0, CLIPPER 5.01, PARADOX 5.0, DATAEASE, ORACLE, INGRES, SQL SERVER, BTRIEVE, SYBASE, PROGRESS, INFORMIX, DB2,XDB6, ...).

Система управління базами даних (СУБД) - сукупність мовних та програмних засобів, що призначені для створення, ведення та конкурентного використання бази даних багатьма користувачами.

Основні функції СУБД - завантаження інформації до бази даних (створення бази даних), що супроводжується максимально можливою перевіркою її достовірності; реалізація запитів користувачів на відбір і виведення частини інформації з бази даних за критеріями пошуку; оновлення окремих частин бази даних без зміни її структури.

15. У рядку 6.0 проставляється число підприємств (організацій), що використовують банк даних.

16. У рядку 7.0 вказується спосіб передачі інформації організаціям-користувачам: по каналах зв'язку, на гнучких магнітних носіях, на паперових носіях тощо.

17. У рядку 8.0 приводяться назви друкованих аналогів, тобто таких, що випускаються на основі банку даних: довідників, збірників, вказівок, каталогів, реферативних журналів тощо.

18. У рядку 9.0 наводяться найменування комп'ютерів, на яких експлуатується банк даних (наприклад: PC/AT 386, PS/2,...).

19. У рядках 10.1 та 10.2 вказуються відповідно галузі народного господарства та галузі науки, в котрих використовується банк даних. Якщо банк даних використовується в декількох галузях, тоді у звіті фіксується не більше 3, причому на першому місці необхідно вказати ту, що переважає.

20. У рядку 11 вказується мета створення банку даних.

21. У рядку 12 необхідно надати стислу характеристику банку даних. Наприклад: включено 70 основних показників (обсяги робіт, чисельність, фінансування,...), що характеризують діяльність 1450 наукових організацій України за 1991-1994 рр., в розрізах - регіони, міністерства, форми власності, сектори наук тощо.