Звіт про роботу аспірантури складають наукові установи, вищі учбові заклади (ВУЗи)*), які мають аспірантуру.

У звіті наводять відомості про всіх аспірантів, що прийняті в аспірантуру даної установи, включаючи тих, що були направлені з іншої установи (цільова аспірантура). У розділ I звіту не включаються показники розділу 4.

В загальну чисельність аспірантів (розділ 1, ряд. 101) включаються асистенти-стажисти, стажисти-викладачі, аспіранти цільової аспірантури. Відомості про асистентів-стажистів і стажистів-викладачів включають в число аспірантів з усіх спеціальностей.

Асистенти-стажисти ВУЗів мистецтва і культури, стажисти-викладачі ВУЗів включаються в загальну кількість аспірантів у звітах тих ВУЗів, де їх приймали. Відомості про них включають в загальні дані про аспірантів згідно з відповідними показниками.

При розподілі аспірантів за спеціальностями (розділ 1) слід керуватися класифікатором "Інформація по кадрах" (ЗКІК). При цьому сума за спеціальностями повинна дорівнювати даним рядка "Всього"(ряд. 101).

Слід брати до уваги те, що відомості про осіб, які захистили дисертації в період аспірантської підготовки, вказують в числі тих, хто закінчив з захистом дисертації у розділі 1 в звіті установи, де вони навчалися, незважаючи на те, в якій установі вони захистили дисертації, а відомості про осіб, які захистили дисертації за межами строку аспірантської підготовки, - в числі осіб, котрі захистили кандидатські дисертації, - у розділі 3 в звіті установи, де вони захистили дисертації.

Наявність цільової аспірантури обумовлюється наявністю аспірантів цільового направлення, незалежно від року навчання.

Число аспірантів, вказаних в розділі 2 (гр. 2) включається в загальне число прийнятих в розділі 1 (гр. 1, 2).

В розділі 2 (гр. 3) наводять число осіб, які були зараховані в аспірантуру в порядку відновлення чи переходу з інших установ; в число прийнятих (розділ 1, гр. 1, 2) ця чисельність не включається.

У графі 4 розділу 2 показують загальне число аспірантів, що вибули з різних причин до закінчення аспірантури за звітний рік. У графі 5 із загальної чисельності аспірантів (розділ 1, гр. 7, 8 по ряд. 101) виділяється число аспірантів, які проходили підготовку більш встановленого строку.

В розділі 3 в число осіб, що претендують на одержання вченого ступеня кандидата наук, включають осіб, які самостійно (поза аспірантурою) працюють над підготовкою кандидатської дисертації і закріплені у встановленому порядку до даної наукової установи, ВУЗу.

У графах 2-3 розділу 3 вказують число кандидатських дисертацій, що були захищені у звітному році в даній науковій установі, ВУЗі особами, які претендують на одержання вченого ступеню кандидата наук, та особами, які пройшли аспірантську підготовку до звітного року, незважаючи на те, де вони навчалися, - в аспірантурі при даній науковій установі, ВУЗі, чи аспірантурі при інший науковій установі, ВУЗі, а також незважаючи на місце їх роботи.

Якщо у звітному році в даній установі захистили кандидатські дисертації особи, які закінчили аспірантуру в звітному році без захисту дисертації (незважаючи на місце навчання), то відомості про них показують у гр. 3 розділу 3, тобто дані гр. 3 можуть бути більше даних графи 2. В цьому випадку необхідно в примітці до гр. 3 пояснити цю різницю.

Особи, що закінчили аспірантуру у звітному році без захисту дисертації, але захистили її в цьому році в даній установі, у звіті будуть показані двічі: у розділі 3, гр. 3, як ті, що захистили дисертації за межами строку аспірантської підготовки, і у розділі 1, гр. 3 і 5, як ті, що закінчили аспірантуру без захисту дисертації.

Показники розділу 4 не включаються в розділ 1, а показуються окремо. В залежності від виду угод, згідно з якими навчаються аспіранти з зарубіжних країн, загальна їх чисельність розподіляється за графами 2-4, 6-8, 10-12.

При розподілі докторантів за спеціальностями (розділ 5) слід керуватися класифікатором "Інформація по кадрах" (ЗКІК). При цьому сума за спеціальностями повинна дорівнювати даним рядка "Всього" (ряд. 501).

У розділі 6 проводиться розподіл аспірантів та докторантів за джерелами фінансування навчання: особи, які навчаються за рахунок державного бюджету, показуються у графах 2, 6, 9; на комерційній основі - у графах 3, 7, 11; за рахунок інших джерел - у графах 4, 8, 12.