З метою приведення нормативно-правових актів Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент) у відповідність до чинного законодавства

1. Затвердити Інструкцію про роботу відділів (груп, старших інспекторів) установ виконання покарань та слідчих ізоляторів по контролю за виконанням судових рішень (далі - Інструкція), що додається.

1.1. Пункт 5.18 Інструкції ввести в дію з 01.01.2009.

2. Начальникам територіальних органів управління Департаменту організувати вивчення Інструкції з відповідними категоріями посадових осіб з прийняттям у них у місячний строк заліків та забезпечити неухильне виконання ними її вимог.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Департаменту від 23.03.2000 N 38дск "Про затвердження Інструкції про роботу відділів (відділень, груп, частин) спеціального обліку слідчих ізоляторів (тюрем) та Інструкції про роботу відділів (відділень, груп, частин) спеціального обліку виправно-трудових установ" (зі змінами), зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08.09.2000 за N 592/4813.

4. Управлінню Департаменту (Двойнос О.Г.) по контролю за виконанням судових рішень подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Департаменту та начальників територіальних органів управління Департаменту.

1.1. Ця Інструкція регламентує діяльність відділів (груп, старших інспекторів) (далі - підрозділи) установ виконання покарань (далі - установи) та слідчих ізоляторів (далі - СІЗО) по контролю за виконанням судових рішень з питань приймання до установ (СІЗО), обліку, переміщення під вартою (конвоювання) засуджених (осіб, взятих під варту), звільнення їх з установ (СІЗО) та з інших питань, пов'язаних з виконанням вироків судів та інших судових рішень.

1.2. Підрозділи установ (СІЗО) виконують такі функції:

1.2.1. Перевіряють правильність оформлення документів на засуджених (осіб, взятих під варту) при їх прийманні до установи (СІЗО).

1.2.2. Здійснюють персональний та кількісний облік засуджених (осіб, взятих під варту), готують звіти про їх чисельність, склад та переміщення.

1.2.3. Ведуть облік, формують та зберігають особові справи засуджених (осіб, взятих під варту), які тримаються в установі (СІЗО).

1.2.4. Контролюють дотримання строків тримання під вартою, передбачених Кримінально-процесуальним кодексом України, стосовно осіб, взятих під варту.

1.2.5. Беруть участь в оформленні на засуджених матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), встановлення адміністративного нагляду згідно із Законом України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі", про переведення засуджених на підставах, встановлених частинами першою і третьою статті 101 та статтею 147 Кримінально-виконавчого кодексу України.

1.2.6. Спільно з медичною службою установи (СІЗО) беруть участь у підготовці матеріалів щодо припинення примусового лікування, призначеного особам відповідно до статті 96 Кримінального кодексу України, та звільнення засуджених від покарання за хворобою на підставах, передбачених статтею 84 Кримінального кодексу України.

1.2.7. Формують матеріали за клопотаннями про помилування засуджених та здійснюють контроль за їх своєчасним направленням.

1.2.8. Виконують акти помилування або амністії, рішення суду стосовно осіб, які тримаються в установі (СІЗО).

1.2.9. Забезпечують контроль за відповідністю, встановленого комісією з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі (далі - Регіональна комісія), рівня безпеки установи.

1.2.10. В установах (СІЗО) здійснюють контроль за своєчасним звільненням засуджених (осіб, взятих під варту) та забезпечують оформлення відповідних документів.

1.2.11. Розглядають скарги, заяви та листи з питань, віднесених до компетенції підрозділів установ (СІЗО), визначених цією Інструкцією.

1.2.12. Готують та направляють до Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент) відповідні повідомлення.

1.2.13. Оформляють на засуджених (осіб, взятих під варту) обліково-реєстраційні матеріали, які передбачені Інструкцією про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України, затвердженою наказом МВС та Департаменту від 23.08.2002 N 823/188, зареєстрованою в Мін'юсті 09.09.2002 за N 738/7026 (далі - спільна Інструкція), для направлення їх до Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

Надають допомогу засудженим в оформленні документів про одруження та розірвання шлюбу.

1.2.14. Виконують інші завдання, передбачені цією Інструкцією.

1.2.15. Адміністрації установ (СІЗО) не дозволяється покладати на службових осіб підрозділів функції, не передбачені для них цією Інструкцією або іншими нормативно-правовими актами Департаменту.

1.3. Підрозділи в установах розташовуються у приміщеннях, які розміщуються тільки за межами зон, що охороняються, а в СІЗО - в адміністративному будинку, і в обов'язковому порядку оснащуються охоронною та протипожежною сигналізацією, мають металеві ґрати на вікнах та надійні замки на металевих або оббитих металом вхідних дверях. У неробочий час приміщення опечатуються і здаються під охорону.

1.4. Категорично забороняється залучати засуджених (осіб, взятих під варту) до роботи у приміщеннях підрозділів.

2.1. Службові особи підрозділу при прийманні засуджених до установи зобов'язані:

2.1.1. Прийняти особові справи та попутний список на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються) (далі - попутний список) (додаток 1). Перевірити наявність на попутному списку підпису представника конвойного підрозділу, який здійснював переміщення під вартою (конвоювання) засуджених.

2.1.2. Звірити кількість прибулих засуджених з кількістю засуджених, зазначеною в попутному списку, та перевірити наявність їх особових справ.

2.1.3. Встановити належність кожної особової справи конкретному засудженому шляхом опитування цього засудженого та зіставлення його відповідей з анкетними та іншими відомостями, які зазначаються в особовій справі, за фотокарткою, особистими прикметами, а в разі потреби - за дактилоскопічною картою.

Після цього поставити в попутному списку свій підпис про прийняття особових справ засуджених.

2.1.4. Відомості про кожного засудженого, прийнятого до установи, заносяться до журналу обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ (додаток 2).

2.1.5. На засуджених, які згідно з рішеннями судів зобов'язані проходити примусове лікування, призначене відповідно до статті 96 Кримінального кодексу України, підрозділом складається список у двох примірниках, один з яких у добовий строк передається до медичної служби установи, а другий залишається для контролю у підрозділі.

2.1.6. Протягом трьох діб повідомляється суд, який постановив вирок, про приведення його до виконання і про місце відбування покарання засудженим.

2.1.7. На осіб, які прибули для відбування покарання до виправного центру, для зарахування часу попереднього ув'язнення під вартою і часу слідування під вартою до виправного центру на підставах статті 58 Кримінально-виконавчого кодексу України у 10-денний термін подаються матеріали до суду за місцем розташування виправного центру.

2.2. Приймання осіб до СІЗО здійснює черговий помічник начальника СІЗО або його заступник.

2.2.1. Прізвище кожної особи, яка прибула у СІЗО, вноситься в добову відомість обліку доставлених осіб, що складається черговим на кожну добу (з 8 до 8 години ранку) і здається до підрозділу для формування їх у хронологічному порядку в окрему справу.

Черговий номер за порядком у добовій відомості обліку доставлених осіб, за яким зареєстровано прізвище особи, доставленої в СІЗО, є також номером її особової справи. Якщо особа доставлена в СІЗО з особовою справою, то в цій справі та в інших документах зазначається той номер, за яким проведена реєстрація особи в даному СІЗО.

Без зазначення порядкового номера записуються особи, які раніше переводилися з даного СІЗО з особовими справами в інші місця попереднього ув'язнення, установи, суди або передавались у розпорядження слідчих органів, розташованих в інших містах, зняті з обліку в даному СІЗО, але потім повернені назад, та особи, які тимчасово переведені в даний СІЗО.

Не зазначаються порядкові номери при реєстрації осіб, які переміщуються під вартою (конвоюються) через даний СІЗО. У таких випадках у добових відомостях обліку доставлених осіб замість порядкових номерів пишуться слова "прямує транзитом".

3.1. Підрозділи установ ведуть облік засуджених:

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту) (додаток 3);

за обліковою карткою (додаток 4);

кількісний:

за журналом обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

3.2. Підрозділи СІЗО ведуть облік засуджених (осіб, взятих під варту):

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту);

за алфавітною карткою форми 1 (додаток 1 до спільної Інструкції);

кількісний:

за добовими відомостями обліку доставлених осіб.

3.3. Облікові картки та алфавітні картки форми 1 заповнюються на підставі документів особових справ засуджених (осіб, взятих під варту), які прибули до установи (СІЗО). З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Облікові картки та алфавітні картки форми 1 засуджених (осіб, взятих під варту), знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка про підставу для зняття засудженого (особи, взятої під варту) з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.

У разі, якщо засуджений (особа, взята під варту) змінив своє прізвище у зв'язку з одруженням, то на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці або алфавітній картці форми 1 робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У разі розірвання шлюбу засудженим (особою, взятою під варту) та відновлення його дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення в неї виправлення поміщається до архівної картотеки.

3.4. На осіб, які на підставах статті 89 Кримінально-виконавчого кодексу України за наказом начальника СІЗО залишені для виконання роботи з господарського обслуговування у СІЗО, ведуться облікові документи, встановлені для засуджених.

3.5. Усі картки зберігаються в спеціально обладнаних для цих цілей металевих шафах або ящиках.

3.6. При надходженні до установи (СІЗО) рішення про встановлення засудженому (особі, взятій під варту) родового або зміненого у встановленому законом порядку прізвища підрозділ сповіщає про це засудженого (особу, взяту під варту) під його підпис, заповнює на нього нову облікову картку або алфавітну картку форми 1 і вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Стара облікова картка або алфавітна картка форми 1 після занесення в неї відповідних записів поміщається в архівну картотеку.

3.7. При надходженні документів про зміну засудженому (особі, взятій під варту) строку покарання (тримання під вартою) в облікових документах робляться відповідні відмітки. На документі, який надійшов, робиться відмітка про дату, посаду та прізвище службової особи підрозділу, яка внесла зміни в обліково-реєстраційні документи, ставиться особистий підпис, а сам документ долучається до особової справи засудженого (особи, взятої під варту).

3.8. Відповідно до спільної Інструкції повідомлення про засуджених (осіб, взятих під варту) складаються підрозділом установи (СІЗО) та надсилаються до Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

3.9. У разі народження дитини в жінки, яка тримається в установі (СІЗО), реєстрація цієї дитини проводиться в найближчому до установи (СІЗО) органі реєстрації актів цивільного стану (далі - орган РАЦС).

Свідоцтво про народження дитини отримує службова особа підрозділу, вкладає його в конверт особової справи жінки і видає їй при звільненні з установи (СІЗО).

Якщо жінка відмовилась від дитини або якщо після досягнення дитиною трирічного віку вона передається родичам жінки чи до дитячого будинку, свідоцтво про народження дитини передається разом з дитиною, про що службовою особою підрозділу робиться відповідний запис на копії цього свідоцтва, яка зберігається в конверті, долученому до особової справи.

3.10. Засуджені (особи, взяті під варту), які вибули в інші місця відбування покарання, померли, звільнені, вчинили втечу з установи (СІЗО), знімаються з персонального та кількісного обліків в підрозділі установи (СІЗО).

Засуджені (особи, взяті під варту), які направляються на лікування до лікувальних закладів Міністерства охорони здоров'я або які одержали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи (СІЗО), з обліків не знімаються.

3.11. Особливості обліку засуджених в установі

3.11.1. Для здійснення контролю за своєчасним звільненням засуджених, а також за вирахуванням строків розгляду питання відносно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або подання до Департаменту матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого (додаток 5).

З таких карток складається контрольно-строкова картотека. Наприкінці кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розташовуються за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем).

При переміщенні засудженого в інше місце відбування покарання, звільненні або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки й долучається до його особової справи.

3.11.2. В установі на засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки (додаток 6), з яких складається картотека на один рік. Контрольні картки розташовуються за датами виповнення засудженим 18 років (місяцем та днем). При переміщенні неповнолітнього засудженого в іншу установу контрольна картка долучається до його особової справи.

3.11.3. Відомості про наявність та пересування засуджених складаються кожного дня за добу, що минула, на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених і відображаються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ за кожну минулу добу.

Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з кількістю документів персонального обліку та фактичною наявністю засуджених в установі.

4.1. Особова справа є основним обліковим документом засудженого (особи, взятої під варту). Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку встановленого зразка і комплектується документами, що засвідчують особу та підтверджують законність тримання її в установі (СІЗО), звільнення з неї, а також відображають процес її тримання в установі (СІЗО). Перелік документів, долучених до особової справи, зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частини справи.

В одному томі особової справи може бути не більш ніж 250 аркушів. У разі, якщо кількість аркушів перевищує встановлену норму, формується наступний том особової справи.

До першої частини особової справи долучаються такі документи:

судові рішення;

розпорядження Департаменту про виконання указів Президента України щодо помилування;

рішення Апеляційної та Регіональної комісій;

копія довідки про звільнення;

про смерть особи.

До другої частини особової справи долучаються документи, які відображають процес тримання особи в СІЗО та відбування засудженим покарання в установі.

До особової справи долучаються також інші документи, які мають відношення до конкретної особи.

4.2. В установі особові справи обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ, а в СІЗО - в добових відомостях обліку доставлених осіб.

Відлік реєстраційних номерів особових справ осіб, які прибули до установи (СІЗО), починається з першого січня кожного року.

Реєстраційний номер особової справи особи, взятої під варту, складається з порядкового номера та двох останніх цифр року.

Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року.

4.3. Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в належному порядку, до них акуратно підшиваються всі документи, долучені до особової справи. Дані про усі долучені до особової справи документи обов'язково заносяться до опису, який складається окремо на першу та другу частини особової справи.

В опис документів, долучених до другої частини особової справи, заносяться також медичні картки, конверт з особистими документами засуджених та копіями судових документів. Цей опис складається на внутрішньому боці другої сторінки обкладинки особової справи. При включенні в опис паспорта необхідно вказати його серію, номер, ким і коли він виданий. Особисті документи видаються особам при їх звільненні з установи під їх підпис в описі.

Обкладинки особових справ, які під час роботи з ними прийшли в непридатний для використання стан, замінюють новими. У цьому разі дані про переміщення засудженого (особи, взятої під варту) та інші дані переписуються зі старої обкладинки на нову і підписуються начальником підрозділу, після чого стара обкладинка знищується. Усі інші документи особової справи, у тому числі описи першої та другої частин, із особової справи не вилучаються.

4.4. Підрозділ стежить за обґрунтованістю тримання в установі (СІЗО) засудженого (особи, взятої під варту), виконанням судових рішень та рішень, прийнятих Регіональною комісією щодо визначення рівня безпеки установи.

4.5. У разі виявлення підрозділом СІЗО невідповідностей у судових рішеннях, перелічених в підпунктах 4.15.1-4.15.9 цієї Інструкції, до особової справи осіб, які підлягають направленню для відбування покарання до установ, долучаються довідки довільної форми з інформацією про встановлені дефекти.

У разі, якщо виявлені помилки або неточності в судових рішеннях впливають на призначений строк відбування покарання, термін якого спливає найближчим часом, підрозділ СІЗО негайно інформує суд, який постановив дане рішення, а також прокурора, який здійснює нагляд за СІЗО.

4.6. З особової справи засуджених вилучаються і надсилаються:

4.6.1. Військові квитки - до військкоматів, в яких ці особи перебували на обліку.

4.6.2. Службові посвідчення, перепустки та інші документи - до тих підприємств, установ та організацій, які їх видали.

4.6.3. Посвідчення водія осіб, які позбавлені судом права керування транспортними засобами, - до органів, що видали цей документ, з повідомленням про те, яким судом, за якими статтями Кримінального кодексу України та на який строк засуджений позбавлений права на керування транспортними засобами.

4.7. Інші особисті документи засудженого або особи, взятої під варту (паспорт, трудова книжка, свідоцтва про народження та шлюб, дипломи, атестати про закінчення закладів освіти тощо), зберігаються в конверті, долученому до особової справи, а медична картка передається до медичної частини установи (СІЗО).

4.8. Початок строку відбування покарання засудженого вираховується згідно з судовими рішеннями, а коли особу було взято під варту після винесення обвинувального вироку, то згідно з документом про взяття під варту.

Якщо строк покарання визначений у місяцях та днях, то вирахування точної дати закінчення строку проводиться в такому порядку: до дати початку строку покарання додається кількість місяців, а потім, починаючи з наступного дня, - відповідна кількість календарних днів.

4.9. Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в сейфах чи металевих шафах в алфавітному порядку. Особові справи різних категорій засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються окремо.

Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти діб) особові справи видаються персоналу оперативної служби установи (СІЗО), начальнику установи (СІЗО), першому заступнику та заступнику із соціально-психологічної роботи. Видача та повернення особових справ реєструються в журналі обліку особових справ, виданих у тимчасове користування (додаток 7). Інші службові особи установи (СІЗО) (начальники відділень соціально-психологічної служби, психологи, вихователі, персонал медичної частини, працівники відділу нагляду та безпеки) ознайомлюються з особовими справами засуджених (осіб, взятих під варту) безпосередньо у приміщенні розташування підрозділу, де для цього обладнується окрема кімната або робочі місця.

4.10. Безпосередньо підрозділ установи (СІЗО) надсилає особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) тільки за письмовими запитами суду та органів прокуратури. На письмове прохання інших органів та установ особові справи надсилаються з дозволу керівників територіальних органів управління Департаменту або осіб, які виконують їх обов'язки.

При направленні особової справи засудженого (особи, взятої під варту), який тримається в установі (СІЗО), з неї вилучаються оригінали судових рішень, на підставі яких засуджений (особа, взята під варту) відбуває покарання (тримається під вартою), а до особової справи долучаються їх копії.

Особові справи осіб, які вчинили втечу з установ (СІЗО), негайно передаються до оперативних частин цих установ (СІЗО).

4.11. За клопотанням засудженого (особи, взятої під варту), службова особа підрозділу ознайомлює його зі змістом долучених до його особової справи документів. Ознайомлення засудженого (особи, взятої під варту) з цими документами проводиться шляхом їх зачитування вголос або їх самостійного прочитання у присутності службової особи підрозділу, про що складається акт, який долучається до особової справи.

4.12. Якщо особову справу засудженого (особи, взятої під варту) було втрачено, то вона підлягає терміновому відновленню. Для цього необхідно провести дактилоскопіювання та виготовити фотокартки особи, ґрунтовно опитати особу з одночасним порівнянням відповідей із записами, які знаходяться в облікових документах (картках). Установа (СІЗО) направляє до суду запити для отримання копій судових рішень, які є підставою для тримання особи в установі (СІЗО).

У разі потреби для встановлення особи та її даних використовуються дактилоскопічний та алфавітний облік Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

На підставі матеріалів опитування та тих матеріалів, що знаходяться в облікових документах, робиться письмовий висновок, який після затвердження керівником територіального органу управління Департаменту є підставою для тримання в установі (СІЗО) особи до одержання копії судових рішень.

На обкладинці відновленої особової справи ставиться напис "Відновлена".

4.13. Якщо засуджений (особа, взята під варту) заявляє про незгоду з вирахуванням строку покарання, строку закінчення тримання під вартою та датою звільнення, то цей факт підлягає негайній перевірці, після закінчення якої особа інформується про її результати.

4.14. Особливості роботи з особовими справами засуджених в установі.

4.15. У разі виявлення невідповідностей в наявних документах підрозділ вживає таких заходів:

4.15.1. Якщо гербова печатка, якою завірена копія вироку, ухвали чи постанови суду, викликає сумнів або ці документи завірені печаткою іншого суду (який не виносив рішення), необхідно запросити з суду, який постановив рішення, нову копію документа з чітким відбитком гербової печатки.

4.15.2. Якщо в особовій справі відсутній повний текст вироку, апеляційної, касаційної ухвали або розпорядження суду про виконання обвинувального вироку, необхідні документи запитуються з суду, який постановив дане рішення.

4.15.3. Якщо відомості про особу мають розбіжності у вступній, мотивувальній та резолютивній частинах вироку, ухвали або постанови, перекручено її прізвище, ім'я та по батькові, інші дані або немає відомостей про дату та місце народження, то необхідна інформація запитується з суду, який постановив вирок, ухвалу чи постанову.

4.15.4. Якщо в особовій справі засудженого є декілька вироків, за якими не призначена остаточна міра покарання, то до суду, який постановив останній вирок, направляється відповідне повідомлення з копіями всіх судових рішень.

4.15.5. Якщо особі, засудженій раніше неодноразово, скорочено строк покарання за попередніми вироками, але не змінено строк покарання, визначений за сукупністю вироків, перед відповідним судом ставиться питання про визначення остаточної міри покарання.

4.15.6. У разі виявлення у тексті судового рішення перевищення або зменшення судом строків покарання, передбачених статтями Кримінального кодексу України, помилок у визначенні початку строку покарання, а також інших помилок, то про це інформується суд, який виносив це рішення.

4.15.7. При необхідності уточнення даних про попередні судимості надсилаються запити до Департаменту інформаційних технологій при МВС України та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ відповідно до порядку, встановленого спільною Інструкцією.

4.15.8. У разі встановлення факту безпідставного прийняття рішення про визначення засудженому рівня безпеки установи підрозділом направляються необхідні матеріали начальнику територіального органу управління Департаменту, якому підпорядковується Регіональна комісія, що прийняла це рішення, для його перегляду.

Після отримання витягу з протоколу Регіональної комісії про перегляд рішення засудженому оголошується про це під підпис та запитується наряд в Департаменті для переведення його до іншої установи відповідного рівня безпеки.

4.15.9. У разі встановлення факту тримання в одній установі осіб, які засуджені за злочин, вчинений у співучасті, невідкладно запитується наряд в Департаменті на переведення засудженого, який пізніше надійшов до установи.

4.15.10. У випадках, зазначених в підпунктах 4.15.1-4.15.9 цієї Інструкції, особові справи засуджених визнаються дефектними, підлягають обліку в журналі обліку дефектних справ засуджених (додаток 8) і зберігаються окремо від інших особових справ. Після внесення до дефектних справ необхідних змін і уточнень вони долучаються до основної частини особових справ.

5.1. Звільнення засуджених з установи (СІЗО) проводиться на підставі та в порядку, установленому законодавством України.

5.2. В установах (СІЗО) з метою забезпечення своєчасності звільнення засуджених один раз на рік, у січні, проводиться звірка даних про строк покарання, що містяться в судових рішеннях, особовій справі, обліковій і контрольно-строкових картках засудженого.

Для проведення звірки наказом начальника установи (СІЗО) або особи, яка виконує його обов'язки, створюється комісія та затверджується її склад.

Про наслідки звірки комісією складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається до територіального органу управління Департаменту, а другий залишається для контролю в підрозділі.

5.3. Звільнення засуджених (осіб, взятих під варту) здійснюється на підставі звірених даних про строк призначеного покарання (строк тримання під вартою), зазначених у рішеннях суду, облікових документах та контрольно-строкових картках засуджених.

Про всі випадки несвоєчасного звільнення засуджених (осіб, взятих під варту) начальник установи (СІЗО) негайно сповіщає територіальний орган управління Департаменту, прокурора, який здійснює нагляд за установою (СІЗО), а також Департамент з наступним направленням їм матеріалів службового розслідування.

5.4. Після одержання документа про звільнення або скорочення засудженому (особі, взятій під варту) строку покарання (тримання під вартою) підрозділ здійснює ретельну перевірку правильності оформлення і тотожності цього документа матеріалам особової справи особи.

У разі отримання документів про звільнення або скорочення строку покарання (тримання під вартою) засудженого (особи, взятої під варту), які мають явні ознаки підробки, оформлені неналежним чином, містять невідповідність анкетних даних матеріалам особової справи, вони підлягають додатковій перевірці шляхом запиту до суду, який постановив це рішення, телеграфом або іншим способом, який дозволяє виключити сумніви у достовірності даного судового рішення, та повідомленням територіального органу управління Департаменту за підпорядкованістю та прокурора, який здійснює нагляд за установою (СІЗО).

5.5. Документ про звільнення або скорочення строку покарання (строку тримання під вартою) щодо засудженого (особи, взятої під варту), який вибув в інше місце тримання, терміново пересилається або передається з посланцем за місцем вибуття цієї особи, про що повідомляється орган, який здійснює контроль за виконанням документа.

5.6. Усі документи про звільнення або скорочення строку покарання (строку тримання під вартою) оголошуються засудженому (особі, взятій під варту) під підпис.

5.7. З метою своєчасного проведення розрахунку із звільненими, забезпечення їх за рахунок коштів установи (СІЗО) проїзними квитками та харчуванням на час проїзду, завчасно, але не менше як за три місяці до звільнення підрозділ повідомляє відповідні служби установи (СІЗО).

5.8. Засудженим (особам, взятим під варту), яких звільняють з установи (СІЗО), видається довідка про звільнення (додаток 9).

Заповнення довідки про звільнення здійснюється розбірливо, чітко, без підчисток та виправлень.

5.9. На довідку про звільнення наклеюється фотокартка встановленого для внутрішнього паспорта громадянина України зразка.

5.10. Довідку про звільнення підписує начальник установи (СІЗО) та начальник підрозділу установи (СІЗО) або особи, які виконують їх обов'язки. На фотокартку засудженого (особи, взятої під варту) проставляється гербова печатка установи (СІЗО).

5.11. При звільненні проводиться ідентифікація особи за фотокарткою, особливими прикметами або шляхом порівнювання наданих нею відповідей з даними, що знаходяться в її особовій справі. При виникненні підозри в правильності встановлення особи проводиться її дактилоскопіювання, встановлюється дактилоформула, яка звіряється з даними дактилоскопічної карти.

5.12. За отримані особисті документи, речі, коштовності звільнений розписується на внутрішньому боці другого аркуша обкладинки особової справи з обов'язковим особистим записом про те, що він не має (має) претензій (претензії) до адміністрації установи (СІЗО).

5.13. Довідка про звільнення засудженого, у якого строк покарання закінчується під час дозволеного короткострокового виїзду за межі установи (СІЗО), надсилається до органів внутрішніх справ за місцем виїзду цієї особи.

5.14. Довідка про звільнення особи, хворої на психічні розлади, яка направляється після звільнення до психіатричного лікувального закладу охорони здоров'я, передається разом з цією особою та її особистими документами адміністрації психіатричного лікувального закладу, а якщо ця особа передається під опіку родичам або опікуну, - то цим особам під розписку.

5.15. Якщо довідка про звільнення особою, яка прибула до місця постійного проживання після звільнення з установи (СІЗО), була втрачена, то за запитом органу внутрішніх справ надсилається дублікат цієї довідки.

У разі якщо архівна особова справа засудженого (особи, взятої під варту) знищена після закінчення строку її зберігання, на підставі даних архівної картотеки надається довідка про перебування в установі (СІЗО) довільної форми.

5.16. Частина А довідки про звільнення підшивається до особової справи засудженого (особи, взятої під варту), а частина Б видається засудженому під підпис.

5.17. На осіб, яким судом призначено додаткове покарання у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, невідбута частина покарання замінена на більш м'яке покарання у виді громадських або виправних робіт або указом Президента України щодо помилування звільнено від подальшого відбування покарання з випробуванням, підрозділ у добовий строк після звільнення направляє до кримінально-виконавчої інспекції за обраним місцем проживання копії вироку або постанови суду (розпорядження Департаменту про виконання Указу Президента України "Про помилування"), довідку про особу довільної форми, в якій зазначаються її анкетні дані, дату звільнення, прізвище, ім'я, по батькові родичів та їх місце проживання, а також підписку про явку до підрозділу кримінально-виконавчої інспекції в триденний термін після звільнення.

5.18. У триденний строк після отримання рішення суду про умовно-дострокове звільнення засудженої особи підрозділ направляє до кримінально-виконавчої інспекції за обраним місцем проживання копії вироку або постанови суду (розпорядження Департаменту про виконання Указу Президента України "Про помилування"), довідку про особу довільної форми, в якій зазначаються її анкетні дані, дату звільнення, прізвище, ім'я, по батькові родичів та їх місце проживання, а також підписку про явку до підрозділу кримінально-виконавчої інспекції в триденний термін після звільнення.

6.1. Для розгляду питання про подання:

до суду матеріалів щодо застосування до засуджених умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), встановлення адміністративного нагляду згідно із Законом України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі";

до Регіональної комісії та Департаменту матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частинами першою і третьою статті 101 та статтею 147 Кримінально-виконавчого кодексу України, в установі (СІЗО) створюється комісія у такому складі:

голова комісії - начальник установи (СІЗО);

члени комісії - заступники начальника установи (СІЗО), начальники оперативної і медичної служб та начальник підрозділу, який є секретарем комісії.

До складу комісії також можуть включатися, за їх згодою, керівники загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів при установі, представники методично-виховної ради установи (педагогічної ради).

6.2. За три місяці до розгляду матеріалів на засіданні комісії підрозділ складає списки засуджених, які надаються для організації роботи з підготовки матеріалів заступнику з соціально-виховної роботи, начальникам оперативної та медичної служби, а щодо засуджених, які підпадають під встановлення адміністративного нагляду, також до відділу нагляду та безпеки установи (СІЗО).

6.3. Засідання комісії відбуваються у визначеному для цього приміщенні установи (СІЗО) в присутності засудженого, стосовно якого розглядається це питання.

6.4. Засідання комісії проводяться не менше двох разів на місяць. Рішення комісії ухвалюється простою більшістю голосів членів комісії, присутніх на її засіданні. У разі рівного розподілу голосів голос голови є вирішальним.

6.5. Засідання комісії оформлюється протоколом, який підписується головою та секретарем комісії. До протоколу комісії вносяться дані про те, які посадові особи були присутні на її засіданні, прізвище, ім'я та по батькові засудженої особи, за якими статтями Кримінального кодексу України вона засуджена, строк покарання та його початок, кількість попередніх судимостей, яка частина строку покарання відбута, дані про поведінку засудженого в період відбування покарання, прізвище та посада особи, яка ці відомості доповіла, результати голосування, а у разі прийняття рішення про відмову у застосуванні до засудженого положень статей 81, 82, 107 Кримінального кодексу України зазначаються підстави відмови. Рішення комісії оголошується засудженому під підпис на витязі з протоколу, який долучається до його особової справи.

6.6. Повторно питання про можливість подання до суду матеріалів щодо застосування до засуджених умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або до Департаменту щодо переведення на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, осіб, засуджених за тяжкі і особливо тяжкі злочини до позбавлення волі на строк не менше п'яти років, може бути розглянуто на засіданні комісії тільки після досягнення засудженим необхідного ступеня виправлення, про що відображається в характеристиці на засудженого, не раніше як через один рік з дня винесення рішення про відмову, а щодо засуджених за інші злочини та неповнолітніх засуджених - не раніше як через шість місяців.

6.7. Секретар комісії - начальник підрозділу зобов'язаний:

складати графік роботи комісії на квартал та затверджувати його в начальника установи (СІЗО);

сповіщати членів комісії про час та місце її засідання;

приймати від начальників відділень соціально-психологічної служби та інших службових осіб установи (СІЗО) необхідні матеріали стосовно засуджених для розгляду комісією, а якщо в них допущені помилки, повертати їх для переоформлення;

готувати матеріали особових справ засуджених для їх розгляду комісією;

про зволікання з підготовкою матеріалів або неможливість їх винесення на розгляд комісії в установлений строк доповідати начальнику установи (СІЗО) для вжиття необхідних заходів;

один раз у квартал проводити організаційні засідання комісії, на розгляд яких виносити питання щодо усунення недоліків та поліпшення її роботи;

вести протокол засідання комісії.

6.8. На засудженого, щодо якого прийнято позитивне рішення про подання матеріалів до суду щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), підрозділ готує до суду подання, яке містить анкетні дані, у тому числі про наявність чи відсутність непогашених та не знятих судимостей, про відбуту частину строку покарання, поведінку, ставлення до праці та навчання за весь час відбування покарання, до якого долучаються висновок комісії установи (СІЗО), характеристика на засудженого та особова справа.

Після погодження подання зі спостережною комісією (службою у справах дітей) матеріали направляються до суду.

На засудженого, щодо якого прийнято рішення про переведення його на підставах, встановлених частинами першою і третьою статті 101 та статтею 147 Кримінально-виконавчого кодексу України, матеріали надсилаються на розгляд відповідної Регіональної комісії.

Щодо засуджених, які підпадають під встановлення адміністративного нагляду, підготовку матеріалів здійснює відділ нагляду та безпеки установи.

7.1. Після надходження від медичної служби установи (СІЗО) інформації про смерть засудженого (особи, взятої під варту) підрозділ негайно на підставі інформації, поданої начальником відділення соціально-психологічної служби про близьких родичів померлого, готує повідомлення (телеграму) одному з них, яка надсилається за рахунок установи (СІЗО), та разом з медичною службою установи (СІЗО) вживає необхідних заходів щодо подання до РАЦС необхідних документів для реєстрації факту смерті.

У неробочий час, у вихідні або святкові дні повідомлення (телеграму) готує та надсилає чергова частина установи (СІЗО) з наступною передачею їх копій до підрозділу.

7.2. До особової справи померлої особи долучаються: копія сповіщення близьким родичам про смерть, копія повідомлення (заяви) про смерть в орган РАЦС, копія свідоцтва про смерть, акт про нещасний випадок (якщо смерть сталася внаслідок нещасного випадку), матеріали службового розслідування, акт судово-медичного експерта про розтин трупа, акт про поховання або акт про передачу родичам тіла померлого, квитанції про вислання (видачу) законним спадкоємцям особистих речей, грошей та коштовностей померлої особи.

7.3. Якщо смерть засудженого (особи, взятої під варту) сталася під час його конвоювання, то його тіло та речі здаються підрозділом, який здійснював конвоювання, до найближчого органу внутрішніх справ на транспорті, про що складається акт у трьох примірниках, один з яких передається органу, якому було передано тіло померлого.

У цьому разі повідомлення (телеграма) одному з близьких родичів померлого готується та надсилається органом внутрішніх справ на транспорті, який прийняв його тіло.