Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа", від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян", від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади" з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державної служби геології та надр України, удосконалення організації розгляду питань, порушених у таких зверненнях, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок роботи зі зверненнями громадян та організації їх особистого прийому в Державній службі геології та надр України, що додається.

2. Департаменту європейської інтеграції, міжнародного співробітництва та кругової економіки (Ольга ЮШКЕВИЧ) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра захисту довкілля та природних ресурсів України Олену КРАМАРЕНКО.

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян та організації особистого прийому в Держгеонадрах, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду та ведення діловодства за зверненнями громадян у Держгеонадрах.

2. Розгляд звернень громадян в Держгеонадрах є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження дій посадових осіб та органів державної влади.

3. До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені, належать такі у сфері управлінської діяльності Держгеонадрах, внаслідок яких:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина які-небудь обов’язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держгеонадр передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані у встановленому Законом України "Про звернення громадян" (далі - Закон) порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

7. Організація діловодства за зверненнями (пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами) громадян в Держгеонадрах ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція) і покладається на підрозділ (посадових осіб), до функціональних обов’язків якого (яких) віднесено ведення діловодства зі зверненнями громадян (далі - підрозділ із роботи зі зверненнями громадян).

8. Ведення діловодства зі зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

9. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду звернень громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним , цивільним процесуальним , трудовим законодавством , законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".

1. Звернення громадян, що надходять до Держгеонадр приймаються та реєструються окремо від загального діловодства Держгеонадр в "Системі електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів "Megapolis.DocNet"" (далі - СЕД) в розділі "Письмове звернення громадян", підрозділом із роботи зі зверненнями громадян, яким також здійснюється їх попередній розгляд, та ставляться на контроль в СЕД.

Конверти, у яких надійшли звернення громадян, завантажуються разом зі зверненнями громадян в СЕД.

Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день надходження.

2. Усі звернення громадян, що надходять до Держгеонадр, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами.

3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держгеонадр.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надано;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держгеонадр.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держгеонадр з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

4. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через телефонну "гарячу лінію" і визначені контактні центри та записане (зареєстроване) посадовою особою) чи письмовим, надісланим засобами поштового зв’язку або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надіслане в електронній формі засобами інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних систем (електронне звернення).

5. У зверненні зазначаються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, контактні дані та викладаються суть порушеного питання, пропозиції (зауваження), заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути написано розбірливо і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Інформація про електронні поштові адреси, на які громадяни можуть направити свої звернення, розміщується на офіційному вебсайті Держгеонадр.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочі день та час, вихідні і святкові дні, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

6. Усні звернення громадян, подані за допомогою телефонного зв’язку, підлягають оформленню як такі, що надійшли на телефонну "гарячу лінію" та фіксуються посадовою особою.

У разі якщо громадянин застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

7. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

8. Звернення про надання безоплатної правничої допомоги розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про безоплатну правничу допомогу".

Звернення, які надійшли до Держгеонадр з метою отримання первинної правничої допомоги та визначені такими, що не стосуються надання первинної правничої допомоги, розглядаються в порядку, встановленому законодавством.

9. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться підрозділом із роботи зі зверненнями громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

відповідності звернень громадян встановленим статтею 5 Закону вимогам;

ознаки надходження та виду звернень громадян;

суті і короткого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держгеонадр;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню; відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності дати та підпису заявника; строків виконання звернень.

10. За результатами реєстрації кожному зверненню громадянина присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян формується відповідно до Інструкції.

11. Документи, у яких посилаються на Закон, але за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до законодавства з питань документування управлінської діяльності.

12. Реєстраційний індекс та дата реєстрації звернень проставляються шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, у нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.

13. На вимогу особи, яка подала письмове звернення до Держгеонадр, на першому аркуші копії (другого примірника) звернення наноситься штрих-код. Така копія повертається громадянинові.

14. Під час реєстрації звернень громадян засобами СЕД створюється реєстраційно-контрольна (моніторингова) картка, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

15. Розгляд повідомлень про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції" здійснюється відповідно до цього Закону.

16. Повторні звернення від одного й того самого громадянина щодо одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається Головою Держгеонадр на підставі відповідної доповідної записки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

1. Звернення громадян підлягають розгляду керівництвом Держгеонадр відповідно до розподілу функціональних обов’язків.