Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і підпункту 4 пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000,

1. Затвердити Положення про умови зберігання архівних документів (додається).

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г.П.) забезпечити реєстрацію цього наказу в Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г.П.)

1.1. Це Положення розроблено відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

1.2. Положення встановлює основні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належну збереженість.

Оптимальні умови зберігання архівних документів створюються:

- будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель та приміщень архіву (архівних підрозділів);

- обладнанням будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;

- застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).

1.3. Вимоги цього Положення є обов'язковими для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду.

Для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають архівні документи, що не входять до складу Національного архівного фонду і не підлягають державній реєстрації, вимоги цього Положення - рекомендовані.

2.1. Архіви, архівні підрозділи (далі - архіви) розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель.

Будівництво й реконструкція будівель архіву проводяться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації.

2.2. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення або дії ґрунтових вод, а також віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій, автостоянок тощо), від об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), торгівельних та інших об'єктів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.

У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у атмосферному повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/куб. м): сірководню - 0,008 (максимальний разовий); хлору - 0,03; сірчистого ангідриду - 0,05; окислів азоту - 0,06; пилу неорганічного, що містить двоокис кремнію - 0,05.

Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря.

2.3. Будівлі архіву мають відповідати будівельним нормативам щодо довговічності основних конструкцій будівлі та їх вогнестійкості, а також мати технічне укріплення відповідно до вимог охоронного режиму.

2.4. Багатоповерхові архівні будівлі оснащуються вантажопідйомними та пасажирськими ліфтами.

2.5. Розміщення документів у пристосованих будівлях і приміщеннях проводиться в установленому порядку після проведення їх експертизи. Експертиза повинна встановити ступінь вогнестійкості будівлі, довговічність її основних конструкцій і міцність міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, стану приміщень будівлі (поверхових, підвальних, горищ), наявність і стан опалювальних і вентиляційних систем. До проведення експертизи залучаються представники архівних, пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших профільних установ і організацій. За підсумками експертизи складається акт.

2.6. Будівлі, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, приймаються до експлуатації тільки після проведення ремонтно-профілактичних робіт і дезінфекції приміщень.

2.7. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.

2.8. У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків і трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними, газовими та іншими приладами.

2.9. Забороняється розміщення архівів у старих дерев'яних будівлях і будівлях із пічним опаленням, вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не мають природної вентиляції повітря.

2.10. Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень для виконання функціональних завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання документної інформації, а також допоміжних функцій адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру.

2.11. Приміщення основного призначення, їх розташування та обладнання мають забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки і виробничої санітарії.

2.12. До приміщень архіву основного призначення входять:

- сховища;

- робочі приміщення працівників архіву;

- приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;

- приміщення для реставраційно-палітурних робіт;

- приміщення для приготування клеїв і розчинів;

- приміщення для копіювання документів, оброблення плівки;

- приміщення для зберігання облікових документів;

- комплекс читального залу (читальний зал, дільниця видавання документів, дільниця інформаційно-пошукових систем, тимчасове сховище, зал для читання мікрокопій, зал для перегляду кіновідеодокументів). У архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву;

- науково-довідкова бібліотека;

- методичний кабінет;

- виставковий зал.

2.13. До допоміжних приміщень входять приміщення для приймання їжі, гардероб, вбиральні тощо.

2.14. Кількість приміщень архівного підрозділу з невеликим обсягом документів визначається з урахуванням його функціональних завдань та наявної площі.

2.15. Допускається, як виняток, зберігання архівних документів фізичних осіб у приміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу.

3.1. Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Необхідно відділяти сховища від сусідніх приміщень архіву протипожежними перегородками 1-го типу та перекриттям 3-го типу або розміщувати їх в окремих будівлях не нижче 2-го ступеня вогнестійкості. Об'єднання сховищ із робочими приміщеннями будь-якого призначення забороняється.

3.2. Сховища дозволяється розміщувати у приміщеннях з вікнами або без них. У першому випадку слід віддавати перевагу приміщенням з північною орієнтацією вікон. Розміщення сховищ у приміщеннях без вікон дозволяється за умови забезпечення в них штучної чи природної вентиляції повітря з кратністю обміну 2-3, а також встановлення спеціальних систем димовидалення.

3.3. Висота сховищ залежить від технічного устаткування для зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 м до нижньої частини конструкції, що виступає.

3.4. Площа відсіку сховища між протипожежними перегородками не може перевищувати 600 кв. м. З кожного відсіку влаштовують не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менша 70 кв. м, дозволяється мати один евакуаційний вихід. У сховищах і приміщеннях для зберігання облікових документів і інформаційно-пошукових систем необхідно встановити протипожежні двері 2-го типу.

3.5. Матеріали, з яких виготовлені покриття стін, підлога та стеля сховища, його обладнання й засоби зберігання документів, не повинні збирати пил, бути його джерелом або виділяти агресивні хімічні речовини.

3.6. У сховищах фоновідеодокументів на магнітній плівці напруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.

3.7. Сховища мають бути обладнані контрольно-вимірювальними приладами для контролю за температурою і вологістю повітря, охоронною та пожежною сигналізаціями, засобами автоматичного пожежогасіння, вогнегасниками.

3.8. Сховища слід оснащувати системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3, очищення від агресивних домішок і пилу та підтримання оптимального температурно-вологісного режиму, а також автоматично відключаються в разі виникнення пожежі.

3.9. У сховищах забороняється прокладати труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.

3.10. Сховища повинні мати зручні для евакуації виходи до ліфтів і сходових кліток.

4.1. Сховища мають бути обладнані стаціонарними металевими стелажами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином. Сховища фоновідеодокументів обладнуються стелажами, зробленими з неферомагнітного матеріалу.

У сховищах з оптимальним температурно-вологісним режимом і відповідним перекриттям допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями.

У приміщеннях із нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні закриті стелажі та ін.).

4.2. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно до стін з вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюються з урахуванням особливостей приміщення і конструкції обладнання.

Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та систем опалення.

4.3. Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:

- відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;

- проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);

- відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;

- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м.

Ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.

Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначаються виходячи з розмірів цих документів. Креслення можуть зберігатися в шафах із висувними ящиками в розгорнутому вигляді або папках. Мікрофільми та кінодокументи - на стелажах Пшеничного або стелажах типу "ялинка". Для карт рекомендується підвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особливих категорій документів використовуються стаціонарні відсіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи.

У сховищах, висота яких перевищує 4 м, стелажне обладнання розміщується в 2 яруси.

4.4. У пристосованих будівлях висота стелажів визначається з урахуванням висоти приміщення та потужності перекриттів. У сховищах із двох'ярусним розміщенням стелажного обладнання передбачаються між'ярусні перекриття.

4.5. Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонних коробках або інших упаковках.

4.6. Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в негерметичну індивідуальну первинну, а після цього - вторинну упаковку. Вільне переміщення документів усередині упаковки виключається.

4.7. Забороняється використовувати для виготовлення упаковки матеріали, що містять хлор, сірку. У конструкції пакетів і конвертів використовують клеї на основі желатину, полівінілацетату та ацетатцелюлози. Забороняється застосування силікатного, казеїнового й натурального гумового клеїв. Картонні коробки виготовляються з безкислотного картону.

4.8. Кінодокументи та мікрофільми забезпечуються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються в металеві коробки. Намотка має бути щільною, з рівними краями.