У зв'язку із змінами чинного законодавства та з метою підвищення рівня організації роботи канцелярій судів

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах, що додається.

2. Інструкцію з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах ввести в дію з 1 квітня 1997 року.

3. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського і Севастопольського міських управлінь юстиції, головам Верховного Суду Автономної Республіки Крим, обласних, міжобласного, Київського і Севастопольського міських судів організувати вивчення даної Інструкції з працівниками судів та забезпечити виконання вимог цієї Інструкції.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

Інструкцію по діловодству в районному (міському) народному суді, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 9 лютого 1978 р. N 8/26;

Інструкцію по діловодству в обласному суді, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 30 вересня 1975 р. N 36/5;

Зміни та доповнення до Інструкції по діловодству в районному (міському) народному суді, схвалені постановою колегії Міністерства юстиції України від 15 травня 1992 р. N 7;

Зміни та доповнення до Інструкції по діловодству в обласному суді, схвалені постановою колегії Міністерства юстиції України від 20 липня 1992 р. N 33.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра Хандуріна М.І.

1.1. Інструкція з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах (далі - суди) встановлює єдиний порядок документування діяльності суду, регламентує методику складання документів, порядок роботи з ними від моменту надходження до передачі їх в архів, обсяг компетенції працівників канцелярії, звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов; приймання, облік і збереження речових доказів, організацію архіву тощо.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства з документами, що мають гриф секретності, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством. Ведення судової статистики регламентується Інструкцією по судовій статистиці, затвердженій наказом Міністра юстиції України від 28 липня 1994 року N 21/5.

1.3. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах чинного законодавства, у тому числі кримінального та цивільного права і процесу.

1.4. Відповідальність за організацію роботи суду в цілому, в тому числі і роботи канцелярії, покладається на голову суду.

Забезпечення дотримання вимог даної Інструкції покладається на завідувача канцелярії.

Голова суду має право в разі службової необхідності провадити перерозподіл обов'язків між працівниками суду залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.

2.1. Голова суду здійснює загальне керівництво роботою канцелярії суду, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і упущень в її роботі.

2.2. Заступники голови суду відповідають за стан діловодства у відповідних судових колегіях.

2.3. Завідувач канцелярії організує роботу канцелярії, керує роботою секретарів, діловодів, друкарки, архіваріуса. На завідувача канцелярії покладається:

а) розподіл роботи між працівниками канцелярії суду і контроль за виконанням ними своїх обов'язків;

б) розподіл кореспонденції, що надійшла до суду;

в) контроль за веденням документів первинного обліку, нарядів, обліку і реєстрації звернень громадян і юридичних осіб та строками їх вирішення;

г) організація роботи по обліку і збереженню судових справ, речових доказів та канцелярського приладдя;

д) контроль за виконанням постанов про помилування;

е) контроль за своєчасною відправкою справ зі скаргами, поданнями, протестами до вищої ланки суду та витребуваних для перевірки порядком нагляду;

є) контроль за відкликанням виконавчих документів у разі припинення виконання;

ж) забезпечення збереження та правильного заповнення трудових книжок працівників суду, особистих справ та карток обліку;

з) ведення фінансової звітності;

и) контроль за веденням контрольних та зведених виконавчих проваджень;

і) облік явки на роботу працівників суду;

ї) впровадження науково-технічних засобів в роботу працівників канцелярії.

2.4. На секретарів суду покладається ведення діловодства з судових справ, зокрема:

а) реєстрація, облік і зберігання справ кримінальних, цивільних, про адміністративні правопорушення та інших справ і матеріалів;

б) ведення картотек, журналів, нарядів;

в) оформлення документів по зверненню до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов суду і контроль за одержанням повідомлень про виконання;

г) облік і зберігання речових доказів (може бути покладено на судового розпорядника);

д) реєстрація і облік виконавчих документів, що передаються на виконання судовим виконавцям;

е) ведення контрольних та зведених виконавчих проваджень;

є) підготовка і передача до архіву закінчених провадженням справ, картотек, журналів, нарядів;

ж) підготовка та видача копій судових рішень та інших документів по судових справах;

з) виконання інших доручень голови суду, завідувача канцелярії.

2.5. На секретаря судового засідання покладається:

а) виконання необхідної роботи під час прийому суддею громадян (підготовка листів, повісток тощо);

б) виклик учасників процесу і свідків;

в) складання і вивішування списків справ, призначених до розгляду в судовому засіданні;

г) перевірка явки осіб, які викликались в судове засідання, та зазначення на повістках часу перебування їх у суді;

д) ведення протоколів розпорядчих і судових засідань;

е) оформлення справ після їх розгляду;

є) ведення журналу судових засідань;

ж) виписування виконавчих листів у справах, по яких судом допущено негайне виконання рішень;

з) виклик засідателів і облік їх роботи;

и) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, судді, завідувача канцелярії.

2.6. На консультанта покладається:

а) ведення роботи з обліку законодавства та судової практики, участь у проведенні узагальнень судової практики та облік цієї роботи;

б) інформування працівників суду про чинне законодавство та судову практику судів вищої інстанції;

в) облік окремих ухвал і контроль за їх виконанням;

г) облік та контроль за виконанням рішень по справах, що направляються на розгляд товариських судів;

д) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, його заступників.

2.7. На помічника голови суду покладається:

а) збір, узагальнення пропозицій та підготовка проекту плану роботи суду;

б) контроль за виконанням плану роботи суду;

в) організація та аналіз роботи з вирішення звернень громадян і юридичних осіб;

г) діловодство по кадрах, ведення книги наказів;

д) ведення судової статистики, правильне та своєчасне складання звітів (в обласних судах введена посада консультанта по статистиці);

е) підготовка даних судової статистики та інших матеріалів для розгляду на оперативних нарадах, засіданнях президії;

є) контроль за виконанням рішень оперативних нарад та засідань президії;

ж) забезпечення зв'язку з громадськими організаціями, засобами масової інформації, правоохоронними органами та підготовка відповідних матеріалів.

2.8. На судового розпорядника покладається:

а) забезпечення додержання порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

б) контроль за наявністю наочної довідкової інформації - покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян, відповідних зразків процесуальних документів, списків розгляду справ тощо;

в) виконання розпоряджень головуючого щодо порушників в судовому засіданні - складання відповідного протоколу, у разі необхідності - виклик працівників міліції для наведення порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

г) озвучення залу судового засідання, запрошення свідків до залу, слідкування, щоб недопитані свідки не спілкувалися з допитаними;

д) у виняткових випадках для забезпечення оперативного розгляду справ термінова доставка листів, запитів, інших документів, відправка телеграм;

е) контроль за своєчасною доставкою в суд конвойною службою осіб, які перебувають під вартою, та своєчасним виготовленням і врученням конвойній службі необхідних документів;

є) облік і зберігання речових доказів; у разі необхідності - забезпечення доставки речових доказів у встановленому порядку на судове засідання;

ж) надання допомоги судовим виконавцям по примусовому виконанню судових рішень.

2.9. На діловода покладається прийом і обробка вхідної і вихідної кореспонденції, виконання іншої роботи за дорученням голови суду, завідувача канцелярії.

2.10. На архіваріуса покладається:

а) ведення архіву;

б) видача копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві;

в) складання графіка передачі справ до архіву канцелярією суду, судовими колегіями;

г) облік і зберігання архівних справ;

д) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, завідувача канцелярії.

2.11. На завідувача господарством покладається:

а) ведення первинного обліку інвентаря, матеріалів, друкованої продукції (бланків, журналів, карток), оргтехніки, меблів; відповідальність за їх видачу, збереження та своєчасне списання;

б) складання заявок на фактичну потребу в друкованій продукції, оргтехніці, меблях, інших засобах, необхідних для діяльності суду, та подання заявок до управління юстиції з питань матеріально-технічного забезпечення;

в) слідкування за забезпеченням належних умов роботи працівників суду - опаленням, освітленням, засобами зв'язку, іншими комунікаціями, засобами по охороні приміщення, протипожежної охорони, вжиття відповідних заходів щодо нормального їх функціонування;

г) забезпечення складання кошторису на поточний ремонт приміщення, меблів та іншого інвентаря, контроль за проведенням ремонту або будівництвом приміщення суду;

д) контроль за роботою прибиральниць, кочегара, двірника, забезпечення їх необхідним інвентарем та миючими засобами;

е) контроль за санітарним станом та благоустроєм приміщення суду та прилеглої території;

є) організація проведення інвентаризацій.

3.1. Приймання всіх судових справ і кореспонденції, що надійшла до суду (за винятком матеріалів, прийнятих на прийомі), відправка справ та інших документів за призначенням покладається на експедицію суду або діловода.

3.2. Працівник експедиції або діловод розкриває пакети, перевіряє наявність усіх документів, зазначених в опису, і ставить на першій сторінці обгортки справи, листа чи іншого документа штамп, в якому зазначається дата надходження матеріалу до суду та умовне позначення (індекс) підрозділу, до якого має бути передана справа.

Кореспонденція на ім'я працівників суду з відміткою "Особисто" не розкривається і передається адресату.

Якщо буде встановлено, що якогось документа або додатка до нього не вистачає, про це негайно доповідається завідувачу канцелярії; про відсутність документа або додатка складається акт, один примірник якого надсилається відправнику, другий приєднується до справи або матеріалу.

Конверти, в яких надійшли позовні заяви, касаційні та окремі скарги, подання і протести або виконавчі документи, інші документи по судових справах, обов'язково приєднуються до листування.

3.3. Справи та інша кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою N 1 (додаток до Інструкції з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах (далі - форма N ...).

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до суду:

а) судові повістки, що повернулися до суду через відсутність адресата;

б) розписки про одержання судових повісток, копій обвинувальних висновків, копій позовних заяв тощо;

в) особиста кореспонденція, яка передається адресатові.

3.4. Завідувач канцелярії переглядає всю кореспонденцію в день її надходження та передає голові суду, суддям, іншим працівникам.

Кримінальні справи, що надійшли від органів слідства, кримінальні і цивільні справи, повернуті із скасованими або зміненими вироками і рішеннями, скарги особливого контролю і скарги на дії працівників суду передаються голові суду.

3.5. Справи про адміністративні правопорушення, про звільнення від покарання чи його заміну, направлення в ЛТП розглядаються суддями після їх реєстрації в канцелярії суду.

3.6. Позовні заяви і матеріали, що прийняли судді безпосередньо від громадян, у той же день мають бути передані до канцелярії суду для реєстрації і оформлення.

3.7. Все листування, що стосується окремих судових справ та матеріалів, зареєстрованих у відповідних картках і журналах, ведеться за номером справи, матеріалу або наряду.

Інше листування ведеться за тим номером, який має матеріал по журналу реєстрації вхідної кореспонденції (форма N 1).

Листи та інші матеріали, що надсилаються за ініціативою суду і не мають номера по справі, відправляються за номером наряду, в якому повинен бути зафіксований цей матеріал.

3.8. Судові справи та інше листування, що надсилаються з розсильним, записуються в розносну книгу і здаються за призначенням під розписку в цій книзі (форма N 2).

3.9. Судові справи надсилаються за призначенням рекомендованими бандеролями, а позовні матеріали і виконавчі документи - рекомендованими листами.

На рекомендовані бандеролі і листи складається окремо опис на бандеролі та опис на листи. Опис підшивається в наряд (наряд N 1.14).

3.10. Описи документів, що надсилаються простою поштою, підшиваються в хронологічному порядку в той же наряд (наряд N 1.14).

3.11. Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх розшуку. Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ, справа повинні реєструватись в даному суді лише один раз.

3.12. Судові справи та інші матеріали, що надійшли до суду, реєструються на обліково-статистичних картках, в журналах і алфавітних покажчиках.

3.13. Кримінальні справи, що надійшли до суду, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках по першій, касаційній, наглядній інстанціях та в алфавітному покажчику. Алфавітний покажчик ведеться на кожного обвинуваченого (форми NN 3, 4, 27, 33).

3.14. Цивільні справи по першій, касаційній, наглядній інстанціях, а також позовні заяви, що залишені без руху на підставі ст.139 ЦПК України, реєструються на обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 5, 6, 28, 35).

3.15. Справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті на стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст.51 КК України і ст.7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 7, 8).

3.16. Справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м'яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання у зв'язку з хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 9, 10).

3.17. Справи щодо неповнолітніх, у тому числі закриті провадженням, до яких застосовуються примусові заходи виховного характеру, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 4, 11).

3.18. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках окремо за формами реєстрації.

В обліково-статистичних картках, відповідно до руху справи, повинні заповнюватись всі реквізити, передбачені формами.

3.19. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, вилучаються і переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, на яких ставиться номер по картотеці минулого року, робиться напис про перенесення у картотеку наступного року і зазначається новий номер.

3.20. Для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції встановлено реєстраційні індекси:

"1" - кримінальні справи, перша інстанція;

"1-н" - справи неповнолітніх, щодо яких застосовуються примусові заходи виховного характеру;

"11" - кримінальні справи, касаційна інстанція;

"2" - цивільні справи, перша інстанція;

"22" - цивільні справи, касаційна інстанція;

"3" - справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті провадженням у стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст.51 КК України та ст.7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення;

"4-к" - президія, скарги порядком нагляду у кримінальних справах;

"44-к" - президія, кримінальні справи порядком нагляду;

"4-ц" - президія, скарги порядком нагляду у цивільних справах;

"44-ц" - президія, цивільні справи порядком нагляду;

"5" - справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м'яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання у зв'язку з хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи;

"6" - судові виконавці;

"7" - бухгалтерія;

"8" - листування за заявами, пропозиціями, скаргами на роботу суду.

3.21. Номер судової справи та інших матеріалів складається з індексу, порядкового номера із зазначенням року згідно з номером обліково-статистичної картки або реєстраційного журналу. Наприклад, 1-20-1995 р. (кримінальна справа, перша інстанція), 2-25-1995 р. (цивільна справа, касаційна інстанція), 3-26-1995 р. (справа про адміністративне правопорушення). Цей номер зазначається на обгортці справи або матеріалу і в алфавітному покажчику. За цим номером ведеться і все листування по справі.

3.22. Кримінальні справи публічного і приватного обвинувачення та цивільні справи підшиваються в обкладинку (форма N 12).

3.23. Для кримінальних справ, що надійшли з органів попереднього слідства, може бути використана та обкладинка, в якій справа надійшла. При цьому на обкладинці потрібно заповнити необхідні реквізити (штамп та найменування суду, порядковий номер справи, коли розпочато провадження в даному суді тощо).

Якщо кримінальну справу, що надійшла з органу попереднього слідства, підшито в нову обкладинку, тоді повинна бути збережена і стара обкладинка, в якій справа надійшла. На новій обкладинці також заповнюються всі реквізити. На обкладинках справ, по яких обвинувачені знаходяться під вартою, ставиться штамп "під вартою".

На внутрішньому боці обкладинки кримінальної і цивільної справи міститься довідковий лист (форма N 12), де зазначаються всі дії по справі (надіслання повісток, копії обвинувального висновку, позовної заяви, вироку, рішення, по виконанню судового вироку, рішення тощо).

По кримінальних справах, що розглядаються касаційною і наглядною інстанціями, обкладинки не замінюються.

3.24. Інші справи та матеріали підшиваються в обкладинки відповідної форми (форма N 13).

3.25. Дата надходження справи, що зазначається на обкладинці, в обліково-статистичній картці або реєстраційному журналі повинна відповідати даті фактичного надходження справи до суду.

По справах і позовних заявах, що надійшли до суду поштою, ця дата зазначається відповідно до штампу, який проставлено канцелярією в день прийому заяви; по справах і позовних заявах, прийнятих суддею на прийомі, дата надходження справи зазначається відповідно до резолюції, вчиненої суддею під час прийому.

3.26. Кримінальні, цивільні та інші справи, що надійшли з вищої судової інстанції після скасування вироку, рішення або ухвали, а також справи, що надійшли після додаткового розслідування, реєструються як такі, що надійшли вперше, і їм дається новий номер.

До алфавітного покажчика зазначені справи заносяться вдруге, а до попереднього запису додається новий номер.

3.27. Відповідно до ст.139 ЦПК України, коли позовну заяву подано без додержання вимог, викладених у ст.137 і 138 ЦПК України, суддя постановляє ухвалу про залишення заяви без руху і надає заявникові строк для виправлення недоліків.

Протягом встановленого суддею строку матеріали зберігаються в наряді N 1.12. Коли заявник у призначений строк виконає вказівки судді, заява вважається поданою в день її першого подання, якщо у визначений строк заявник не виконає цих вказівок, заява вважається неподаною і повертається заявникові, про що суддя постановляє мотивовану ухвалу.

Зазначена ухвала судді підшивається в наряд, а копія надсилається заявникові, відповідний запис робиться в обліково-статистичній картці.

3.28. Матеріали про роз'яснення рішень, з інших питань, пов'язаних з виконанням вироків і рішень по скаргах на дії судових виконавців, про видачу дублікатів виконавчих листів, окремо не реєструються, а приєднуються до відповідних судових справ чи виконавчих проваджень.

3.29. Матеріали про розшук боржників (в стадії виконання рішень) зберігаються в наряді N 1.15. В наряді необхідно вести список матеріалів із зазначенням прізвища особи, яка розшукується, дати винесення ухвали та дати надіслання її на виконання.

3.30. Скарги потерпілих (ст.27 КПК України, за якими відмовлено в порушенні кримінальної справи, а також позовні заяви, в прийнятті яких відмовлено (ст.136 ЦПК України), відповідно реєструються.

Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи і копія ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви надсилаються заявникам з належними їм матеріалами і документами. Оригінал постанови, ухвали зберігається в наряді N 1.12.

3.31. При відмові в прийнятті позовної заяви суддя розписується на марках або квитанції про сплачене мито і виносить ухвалу про повернення заявникові мита (ст.69 ЦПК України). Копія ухвали видається заявникові, а також надсилається фінансовому органу, оригінал зберігається в наряді N 1.12.

3.32. Заяви і матеріали, які вирішено передати на розгляд товариських судів або громадськості, реєструються в спеціальному журналі.

3.33. Для реєстрації документів може використовуватися обчислювальна техніка. Запис здійснюється з обліково-статистичних карток, побудованих на базі обов'язкових реквізитів реєстрації.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації і точну адресу місцезнаходження документа або справи.

4.1. Прийом громадян у суді здійснюється головою суду, його заступниками, суддями і судовими виконавцями в певні дні і години відповідно до графіка, затвердженого головою суду.

Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні суду на видному місці.

Видача довідок і документів канцелярією суду повинна проводитись протягом усього робочого дня.

В суді має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян зі справами та для складання заяв, скарг тощо.

4.2. Всі пропозиції, заяви і скарги (крім тих, що підлягають розгляду в порядку, встановленому кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним законодавством) реєструються в обліково-статистичних картках (форма N 41). На кожну заяву і скаргу заводиться окреме провадження, де зазначається номер відповідно до обліково-статистичної картки. У цьому провадженні містяться всі матеріали перевірки за скаргою або заявою, копія відповіді заявникові. У разі надходження повторної скарги вона приєднується до провадження за попередньою скаргою, а в обліково-статистичній картці зазначається, за яким номером об'єднано провадження.

4.3. Контроль за вирішенням пропозицій, заяв, скарг здійснюється шляхом завчасного перегляду картотеки або спеціально обладнаних стендів завідувачем канцелярії.

4.4. Після реєстрації пропозиції, заяви і скарги вони в той же день передаються на розгляд голови суду, який встановлює строк їх вирішення і дає конкретні вказівки виконавцям.

4.5. Відповідно до резолюції голови суду завідувач канцелярії передає заяву або скаргу виконавцеві під розписку в обліково-статистичній картці не пізніше ніж на другий день. Завідувач канцелярії систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує при необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, по яких закінчується встановлений строк.

4.6. Пропозиції, заяви і скарги після їх вирішення знімаються з контролю тільки за резолюцією голови суду. Про наслідки вирішення скарги, заяви зазначається в обліково-статистичній картці. Закінчені провадження зберігаються в канцелярії суду до закінчення року, після чого здаються до архіву.

5.1. Про день розгляду кримінальної справи в розпорядчому засіданні секретар судового засідання згідно зі ст.239 КПК України сповіщає прокурора не пізніше ніж за три доби.

5.2. Коли у розпорядчому засіданні кримінальну справу закрито провадженням, секретар судового засідання передає її секретареві суду.

Якщо ухвала розпорядчого засідання про закриття справи не оскаржена, секретар суду після закінчення строку на оскарження вилучає заповнені суддею картки на осіб, які обвинувачувались по даній справі, та оформляє справу для передачі до архіву, а на осіб, щодо яких справу закрито і вирішено притягнути їх до адміністративної відповідальності, передає справу судді для розгляду в адміністративному порядку. Копія ухвали про закриття справи, відповідно до вимог ст.248 КПК України, вручається обвинуваченому, потерпілому і направляється прокурору, а також адміністрації місця попереднього ув'язнення, якщо обвинувачений перебуває під вартою.

5.3. Закрита провадженням справа, яку вирішено передати на розгляд товариського суду, після закінчення строку на оскарження (подання), разом з ухвалою надсилається секретарем до товариського суду.

До товариського суду може бути направлена справа або копії необхідних матеріалів. Якщо надсилається справа, то в супровідному листі зазначається про необхідність повернення справи.

Копія ухвали залишається в суді і разом з повідомленням товариського суду про наслідки розгляду підшивається в наряд (N 1.13).

У тих випадках, коли по справі притягнуто до відповідальності декілька обвинувачених, а справа тільки щодо деяких з них передається до товариського суду, разом з копією ухвали суду надсилаються матеріали тільки відносно цих осіб.

Про надіслання справи секретар суду робить запис в обліково-статистичній картці (форма N 3).

5.4. По справах, які вирішено в розпорядчому засіданні повернути на додаткове розслідування або направити за підсудністю, секретар суду готує супровідний лист про надіслання їх до відповідного органу. Цей лист підписує суддя. Якщо по справі, яка надсилається на додаткове розслідування або за підсудністю, обвинувачений утримується під вартою, секретар суду повинен заготовити лист начальнику місця попереднього ув'язнення, в якому пропонується рахувати обвинуваченого за тим органом, якому надсилається справа.

Копії ухвал про повернення справи на додаткове розслідування або за підсудністю зберігаються в наряді N 1.13.

5.5. Якщо в розпорядчому засіданні вирішено змінити запобіжний захід обвинуваченому з підписки про невиїзд на взяття під варту, копія ухвали розпорядчого засідання надсилається відповідному органові внутрішніх справ для виконання. Коли змінено запобіжний захід з взяття під варту на підписку про невиїзд, копія ухвали розпорядчого засідання надсилається до місця попереднього ув'язнення для звільнення обвинуваченого. Відповіді про виконання зазначених ухвал приєднуються до справи.

5.6. Кримінальна справа з підшитою постановою судді (ухвалою розпорядчого засідання) про віддання обвинуваченого до суду не пізніше наступного дня повертається до канцелярії суду, після чого заповнюється обліково-статистична картка (форма N 3).

6.1. Справи до розгляду призначаються в межах установлених законом строків, відповідно до графіка проведення судових засідань, графіка днів, визначених для доставки осіб, що перебувають під вартою, при цьому вказується не тільки дата, а й година розгляду справи.

6.2. По справах, які призначено до розгляду в судовому засіданні по першій інстанції, секретар судового засідання забезпечує виготовлення і надіслання повісток (форма N 14) про виклик в судове засідання підсудних, потерпілих, позивачів, відповідачів, третіх осіб, свідків, експертів, перекладачів, сповіщає про день і годину розгляду справи прокурора, адвоката, представників громадськості.

Доцільно передбачити призначення допиту свідків таким чином, щоб вони не гаяли часу в суді, чекаючи допиту.

Допитані і недопитані свідки повинні перебувати в різних приміщеннях, або хоча б і в одному, але щоб вони не могли спілкуватися.

У необхідних випадках зазначені особи можуть бути викликані в судове засідання телефонограмою або телеграмою.

Якщо підсудний - призовник, тоді районний військовий комісаріат за місцем проживання призовника сповіщається про розгляд кримінальної справи.

6.3. У випадках відмови в порушенні кримінальної справи або закриття провадженням справи про адміністративне правопорушення та передачі її на розгляд товариського суду, постанова (ухвала) судді після закінчення строку на оскарження разом з документами надсилається до товариського суду.

Про надіслання матеріалів секретар суду зазначає в обліково-статистичній картці (журналі).

6.4. По справах про умовно-дострокове звільнення від покарання, заміну покарання більш м'яким, зміну умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі тощо, органу, що відає виконанням покарання, та органу, який порушив клопотання, надсилаються повідомлення про час і місце розгляду справи.

6.5. Повістки про виклик підсудних та інших осіб по всіх судових справах складаються за відповідною формою (форма N 14).

6.6. Повістки повинні бути виготовлені і надіслані не пізніше ніж на другий день після призначення справи до розгляду незалежно від того, на який строк вона призначена. Як виняток, повістку можна видати на руки стороні або її представникові за їх згодою для вручення відповідним особам.

6.7. У тих випадках, коли надіслану повістку не вручено адресату і вона повернулась до суду, секретар судового засідання негайно повинен з'ясувати причини невручення, доповісти про це судді та за його вказівкою вжити заходів до вручення повістки. Другий примірник повістки (розписка) підшивається до справи.

6.8. Підсудному, який не перебуває під вартою, копія обвинувального висновку разом з повідомленням про виклик його в судове засідання вручається через розсильного або рекомендованим відправленням із зворотною розпискою про їх одержання (форма N 16).

Копія обвинувального висновку підсудному, який перебуває під вартою, разом з повідомленням надсилається адміністрації місця попереднього ув'язнення для вручення йому під розписку, що повинна бути повернута до суду (форма N 15).

Коли підсудний тримається під вартою, разом з документами начальникові місця попереднього ув'язнення надсилається розпорядження про доставку підсудного в суд (форма N 15).

У випадку оголошення перерви секретар судового засідання готує лист на адресу адміністрації місця попереднього ув'язнення про дальше утримання підсудного під вартою та одночасно повідомляє про доставку його на визначену дату суду (форма N 19).

6.9. Коли при вирішенні питання про віддання до суду по справах публічного та приватного обвинувачення змінено обвинувальний висновок, кваліфікацію злочину або список осіб, які мають бути викликані до суду, підсудному вручається і копія ухвали суду чи постанови судді.

Підсудному, який не володіє українською мовою, зазначені документи вручаються перекладеними на його рідну мову або мову, якою він володіє. Якщо підсудний неповнолітній, копія обвинувального висновку вручається йому і його законному представникові.

Копія обвинувального висновку та інші зазначені документи вручаються підсудному під розписку в строки, передбачені ст.254 КПК України. Всі зазначені документи мають бути вручені підсудному не пізніше ніж за три доби до розгляду справи.

6.10. У цивільних справах відповідачеві разом з повісткою надсилається копія позовної заяви, за необхідності і копії документів, доданих до неї позивачем.

Особи, які беруть участь у розгляді справи, сповіщаються про дії суду відповідно до вимог ст.ст.90, 91, 93, 94 ЦПК України.

Судові повістки (форма N 14) повинні бути виписані секретарем судового засідання та вручені сторонам не пізніше ніж за п'ять діб до судового засідання (ст.91 ЦПК України).

6.11. Про виклик до суду громадян України або іноземних громадян, що проживають за кордоном, надсилаються спеціальні повідомлення, звичайною повісткою користуватись не слід (форми NN 17, 18).

Всі документи, що направляються, повинні бути віддруковані, акуратно оформлені з проставленням печатки, текст викладено чітко і зрозуміло. Судами ці документи направляються в управління юстиції.

6.12. Напередодні розгляду справи секретар судового засідання складає список справ (форма N 36), призначених до розгляду на день судового засідання, та заносить ці справи до журналу судових засідань (форма N 37). В день судового засідання список справ вивішується на спеціально відведеному місці.

6.13. Секретар судового засідання завчасно перевіряє відомості про вручення повісток, копій обвинувальних висновків та інших матеріалів і за відсутності даних про їх вручення негайно доповідає судді для вжиття відповідних заходів.

6.14. Перед початком розгляду справи секретар судового засідання повинен перевірити, чи всі особи, яких викликано, з'явились в судове засідання, хто з них не з'явився і з яких причин, чи доставлені підсудні, які перебувають під вартою. Про все це секретар судового засідання доповідає судді.

6.15. По справах, що розглядаються касаційною інстанцією, учасникам процесу, заінтересованим особам судом першої інстанції, який вирішив справу, надсилається повідомлення про час і місце розгляду справи.

Якщо слухання справи в день, визначений судом першої інстанції, не відбулося і перенесено на інший день, повістки надсилаються касаційною інстанцією не пізніше наступного дня після винесення ухвали про відкладення справи.

Секретар колегії також перевіряє, чи повідомлені заінтересовані особи судом першої інстанції про час і місце розгляду справи касаційною інстанцією, чи надіслано їм копії касаційної скарги, подання (форми NN 29, 30).

6.16. У разі розгляду справ за протестами судом наглядної інстанції секретар цієї інстанції надсилає копії протесту особам, які беруть участь у справі, а за необхідності повідомляє зазначених осіб про час і місце розгляду справи (форма N 30).

7.1. Після розгляду справи або відкладення її на інший час секретар судового засідання зазначає на повістках осіб, викликаних до суду, про час їх явки та залишення суду, завіряє цей запис своїм підписом з проставленням штампа суду.

7.2. Після розгляду справи і постановлення судом вироку, рішення або ухвали секретар судового засідання (секретар касаційної інстанції) виконує такі дії:

а) підшиває до справи документи в хронологічному порядку: постанови, ухвали і листування, які передували судовому розглядові, протокол судового засідання, складений протягом 3 діб після розгляду справи (ст.87 КПК України), перевірений і підписаний суддею і секретарем судового засідання, всі документи, додані до справи в ході судового розгляду в порядку їх надходження, вирок, рішення, ухвалу суду, ухвали за касаційними скаргами та поданнями, а також за окремими скаргами і поданнями;

б) продовжує нумерацію аркушів справи і складає опис документів, які знаходяться в справі, підписуючи його, а в справах з попереднім розслідуванням продовжує опис, складений органами слідства;

в) приєднує до справи заповнені суддею після розгляду по першій та в касаційній інстанціях статистичні картки на засуджених, виправданих, осіб, щодо яких справи закриті, а також на осіб, визнаних неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру (обліково-статистична картка на підсудного), а також картки по обліку сум збитків, заподіяних злочинами;

г) робить відповідний запис у журналі судового засідання про результати розгляду справи;

д) виписує виконавчі листи по справах, рішення по яких підлягають негайному виконанню;

е) забезпечує у разі необхідності ознайомлення з протоколом протягом 3 діб з дня його складення осіб, які брали участь у судовому засіданні, про що вказані особи роблять запис на звороті останнього аркуша протоколу.

7.3. Якщо суд обрав запобіжний захід підсудному - підписку про невиїзд або замінив раніше обраний запобіжний захід у вигляді взяття під варту на підписку про невиїзд, секретар судового засідання відбирає у підсудного підписку про невиїзд (ст.148 КПК України).

7.4. Якщо розгляд кримінальної або цивільної справи було відкладено і призначено на інший день, тоді викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім підсудних, які перебувають під вартою) вручаються повістки про виклик до суду або оголошується про це під розписку на окремому аркуші, доданому до протоколу судового засідання, роз'яснюються наслідки їх неявки. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, надсилаються не пізніше, ніж на наступний день повістки про виклик їх до суду. Для повторного виклику підсудних, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне повідомлення (форма N 19).

7.5. За наявності ухвали про зупинення провадженням кримінальної, цивільної справи у зв'язку з розшуком підсудного або відповідача, копія цієї ухвали надсилається секретарем в районний (міський) відділ (управління) внутрішніх справ за місцем розташування суду з супровідним листом за підписом судді.

7.6. Копії вироку, рішення чи ухвали, що набрали законної сили, виготовляються секретарем судового засідання (секретарем судової колегії), завіряються підписом судді з проставленням печатки суду та надсилаються за належністю. Якщо копія викладена на кількох аркушах, ці аркуші мають бути прошнуровані і скріплені печаткою із зазначенням їх кількості.

У тих випадках, коли вирок, рішення, ухвала не набрали законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

Видача копій судових рішень, вироків, ухвал, постанов, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

7.7. Копії вироків у кримінальних справах на засуджених, які утримуються під вартою, в тому числі і на осіб, які підлягають негайному звільненню з-під варти у зв'язку з їх виправданням чи засудженням до міри покарання, не пов'язаної з позбавленням волі, надсилаються начальнику місця попереднього ув'язнення негайно, після розгляду справи. Якщо обвинувальний або виправдувальний вирок постановлено відносно кількох осіб, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилаються копії вироків за числом засуджених чи виправданих, які перебувають під вартою.

Якщо згідно з вироком засудженого треба взяти під варту із залу суду, копія вироку з супровідним листом на ім'я начальника місця попереднього ув'язнення вручається начальнику конвою під розписку.

У виняткових випадках, коли виготовлення копій негайно після закінчення справи неможливе (нічний час, великий обсяг вироку), допускається заміна копії вироку випискою з резолютивної частини вироку на кожного засудженого.

В таких випадках копії вироків мають бути виготовлені і надіслані не пізніше наступного дня.

7.8. Відповідно до ст.344 КПК України копія вироку вручається засудженому або виправданому в триденний строк після його проголошення. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або мову, якою він володіє.

Копія вироку засудженому, який перебуває під вартою, вручається під розписку.

7.9. Відповідно до ст.216 ЦПК України сторонам та третім особам, які не були присутні в судовому засіданні при розгляді цивільної справи, копії рішення чи ухвали про залишення заяви без розгляду, про зупинення чи закриття справи надсилаються протягом п'яти днів з дня їх оголошення. В інших випадках копії рішення, ухвали, постанови видаються сторонам на їх прохання.

7.10. По розглянутих справах за скаргами на процесуальні дії судового виконавця чи нотаріальні дії копії ухвали (рішення) суду надсилаються для відома судовому виконавцеві, нотаріусу чи посадовій особі, яка вчиняє нотаріальні дії.

7.11. Після закінчення всіх дій по оформленню справи, але не пізніше трьох днів після її розгляду секретар судового засідання передає її секретареві суду (секретареві колегії). Секретар перевіряє виконання секретарем судового засідання всіх дій, заповнює відповідні реквізити в обліково-статистичних картках щодо дати і наслідків розгляду справи та розписується в журналі судового засідання про її одержання.

8.1. Особою, яка прийняла касаційну або окрему скаргу чи подання, проставляється штамп суду із зазначенням часу надходження її до суду.

До скарги, подання, одержаних поштою, додається конверт для визначення дати відправлення.

8.2. Про день розгляду справи в касаційній інстанції (згідно з графіком обласного суду) особі, яка подала скаргу особисто, оголошується під розписку на скарзі, а тому, хто надіслав скаргу поштою, надсилається повідомлення (форма N 29).

8.3. У разі надходження подання або скарги на вирок чи ухвалу суду у кримінальній справі в суд першої інстанції, секретар за вказівкою судді сповіщає про це учасників судового розгляду відповідно до вимог ст.349 КПК України (форми NN 29, 30), роз'яснює їх право на ознайомлення з документами та право подати свої заперечення. Заперечення, що надійшли на скаргу чи подання, приєднуються до справи або надсилаються як додаток до справи не пізніше трьох діб з моменту їх надходження.

Якщо прокурор вносить окреме подання або потерпілий подає окрему скаргу на ухвалу про закриття справи, тоді відповідно до ст.356 КПК України про це повідомляється підсудний (форми NN 29, 30), йому роз'яснюється, що він має право подати письмове заперечення на подання чи скаргу.

Одержавши касаційну скаргу або подання на рішення чи ухвалу в цивільній справі, секретар суду, відповідно до вимог ст.294 ЦПК України, не пізніше наступного дня надсилає копії касаційної скарги або подання особам, які брали участь у справі. Разом з копіями надсилаються і повідомлення про день розгляду справи в касаційній інстанції.

8.4. Після закінчення строку на оскарження вироку (рішення) справа разом зі скаргою чи поданням, не пізніше ніж на другий день, має бути надіслана до обласного (Верховного) суду з супровідним листом, підписаним суддею (форма N 26).

8.5. Разом з кримінальною справою до обласного (Верховного) суду надсилаються заповнені суддею статистичні картки на підсудного та на всіх осіб, які по цій справі були засуджені, виправдані, справа щодо яких була закрита провадженням, і осіб, визнаних судом неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру. На осіб, відносно яких справа повернута на додаткове розслідування, статистичні картки не заповнюються. Контрольні талони на статистичні картки залишаються в суді першої інстанції.

8.6. Про дату надіслання справи до касаційної інстанції, дату повернення справи до суду та наслідки розгляду справи за скаргою чи поданням зазначається секретарем у відповідних обліково-статистичних картках.

8.7. Касаційна скарга по цивільній справі, оформлена без додержання вимог ст.292 ЦПК України, ухвалою судді залишається без руху.

Копія цієї ухвали надсилається особі, яка подала скаргу, і їй надається строк для виправлення недоліків. Якщо зазначені вимоги в наданий строк не будуть виконані, мотивованою ухвалою судді скарга вважається неподаною і разом з копією цієї ухвали повертається особі, яка її подавала (ухвали підшиваються до справи).

Касаційна скарга чи подання, подані після закінчення строку на оскарження без клопотання про поновлення строку, повертаються особі, яка їх подавала.

8.8. Справи до касаційної інстанції надсилаються з супровідним листом, підписаним суддею. Якщо засуджений перебуває під вартою, в листі зазначається місце його утримання і ставиться штамп "під вартою" та готується лист, де зазначається, що засуджений, який утримується під вартою, рахується за відповідним судом. Адміністрації місця попереднього ув'язнення надсилається повідомлення про подані скарги чи подання, а вона повідомляє про це засудженого і забезпечує його доставку (форма N 26).

9.1. Звернення до виконання зазначених документів покладається на суд, який їх виніс. Вироки, рішення, ухвали і постанови звертаються до виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання (ст.ст.217, 218 ЦПК України).

Все листування по зверненню до виконання вироків, рішень, ухвал і постанов покладається на канцелярію суду (секретарів відповідних колегій).

Про дії, пов'язані із зверненням до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов, зазначається в довідковому листі справи.

9.2. Звернення до виконання і контроль за виконанням вироків, рішень, ухвал, постанов покладається на суддів, під головуванням яких розглядалися справи, та на секретарів.

Копії вироків, рішень, ухвал і постанов, що надсилаються на виконання, а також виконавчі листи, що видаються судом, завіряються підписами голови суду або судді, головуючого по справі, і секретаря суду з проставленням гербової печатки суду, супровідні листи, що надсилаються разом із копіями зазначених документів, підписуються тими ж особами.

Якщо вирок, рішення, ухвала, постанова були залишені без змін судом касаційної, наглядної інстанцій, секретар робить про це відповідний запис на копіях зазначених документів, засвідчує своїм підписом і гербовою печаткою.

У тих випадках, коли вирок, рішення, ухвала, постанова були змінені обласним (Верховним) судом, про це зазначається на копії, що видається. До копії вироків, рішень, ухвал, постанов, змінених у касаційному порядку і порядком нагляду, приєднуються копії ухвал, постанов касаційної чи наглядної інстанцій.

Копії окремих ухвал надсилаються відповідним установам, організаціям, підприємствам, службовим особам, зазначеним в ухвалах.

9.3. Щодо особи, яка засуджена до позбавлення волі і не перебуває під вартою, секретар не пізніше трьох діб після закінчення строку на оскарження або одержання справи з касаційної інстанції надсилає органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого дві копії вироку, копію касаційної ухвали та розпорядження про виконання вироку (форма N 21). Розпорядження підписується головуючим по першій інстанції і секретарем.

Вирок, яким особу, що не перебуває під вартою, засуджено до позбавлення волі, повинен бути звернений до виконання не пізніше ніж через три доби з дня набрання ним законної сили.

9.4. Відповідно до ст.404 КПК України у разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі, яка перебуває під вартою, секретар не пізніше трьох діб з дня набрання вироком законної сили надсилає розпорядження про виконання вироку адміністрації місця попереднього ув'язнення (форма N 20).

Якщо по справі декілька засуджених і відносно деяких з них подано касаційні скарги чи подання, вирок суду звертається до виконання не пізніше ніж через три доби після повернення справи з касаційної інстанції відносно всіх засуджених.

Якщо судом касаційної інстанції засуджений підлягає звільненню з-під варти, звернення до виконання такої ухвали на підставі ст.381 КПК України покладається на суд касаційної інстанції.

Адміністрація місця попереднього ув'язнення зобов'язана протягом доби повідомити суд, який виніс вирок, про виконання такої касаційної ухвали.

9.5. Якщо суд закриває кримінальну справу з передачею винного на поруки або покладенням обов'язку по перевихованню і виправленню умовно засудженого на громадську організацію або трудовий колектив, копія ухвали чи вироку надсилається відповідній організації чи колективу, ще одна копія надсилається органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Матеріали по контролю за виконанням таких ухвал і вироків знаходяться в спостережному провадженні на кожну особу в канцелярії суду, також ведеться журнал (форма N 25). У випадку здачі кримінальної справи до архіву зазначені матеріали приєднуються до справи.

9.6. Щодо особи, засудженої до виправних робіт, секретар надсилає інспекції виправних робіт дві копії вироку та підписку засудженого про явку до інспекції виправних робіт за відповідними формами, якщо особу засуджено до виправних робіт за місцем роботи або за місцем відбуття покарання, що визначається органами, які відають застосуванням цього покарання (форми NN 22, 23).

9.7. У випадку умовного незастосування покарання у вигляді позбавлення волі або виправних робіт (ст.45 КК України копія вироку надсилається органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого, аналогічні дії і у випадку застосування відстрочки виконання вироку (ст.46-1 КК України).

9.8. Засудженому до штрафу надсилається повістка про добровільну сплату штрафу в місячний строк в установу банку. Після спливу місячного строку судовим виконавцем вживаються заходи примусового стягнення штрафу.

9.9. У разі засудження особи до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю копії вироку надсилаються:

а) адміністрації за місцем роботи засудженого;

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого для контролю.

Канцелярією суду здійснюється контроль за надходженням документів про виконання вироку, підтвердженням чому буде копія наказу про звільнення засудженого.

9.10. Звернення до виконання вироку в частині конфіскації майна засудженого полягає в передачі судовому виконавцеві за місцем знаходження майна документів: виконавчого листа, копії вироку, копії протоколу опису майна (витяг) або довідки про відсутність майна, повідомлення про направлення виконавчого листа державній податковій адміністрації (ст.356 ЦПК України.

У випадку відсутності в справі відомостей щодо опису майна виконавчий лист надсилається для виконання суду за останнім місцем проживання засудженого, а також довідка про те, що опис майна не проводився.

Якщо судом касаційної чи наглядної інстанцій з вироку виключено міру покарання у вигляді конфіскації майна, копія ухвали (постанови) надсилається суду, що постановив вирок, для передачі його судовому виконавцеві для припинення виконання та повідомлення органові, в розпорядження якого надійшло конфісковане майно для реалізації.

9.11. У разі набрання вироком, яким засуджено призовника, законної сили секретар у семиденний строк повинен повідомити про це районний військовий комісаріат за місцем проживання засудженого.

9.12. У тих випадках, коли особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином державному, кооперативному, громадському, приватному майну, секретар суду виписує виконавчі листи не пізніше другого дня після набрання вироком чи рішенням законної сили або після повернення справи з обласного (Верховного) суду.

У виконавчому листі обов'язково має бути вказаний залишок невідшкодованої суми, розмір відшкодувань у відсотках до заробітку боржника, банківські реквізити стягувача.

У супровідному листі до виконавчого листа про звернення стягнення на заробіток боржника має бути зазначений розмір стягнення в відсотках або ж вказано, що стягнення збитків відбувається за рахунок майна боржника.

У випадках, коли провадиться відшкодування збитків, заподіяних злочином, незалежно від того, як вирішувалось питання стягнення - вироком суду чи в порядку цивільного судочинства, у виконавчому листі обов'язково зазначається стаття кримінального кодексу, за якою кваліфіковано злочин засудженого або за якою особа притягувалась до кримінальної відповідальності, коли справу закрито з підстав, передбачених ст.ст.7-10 КПК України.

У тих випадках, коли відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються (N 1, N 2).

Суд, що виніс вирок чи рішення про солідарне відшкодування збитків, повинен вести виконавче провадження в справі, що зберігається в канцелярії суду до повного стягнення присудженої суми. Аналогічно ведеться контрольне виконавче провадження.

У зведеному та контрольному виконавчих провадженнях повинні бути:

1) копія вироку чи рішення суду або їх резолютивна частина про майнові стягнення; у випадках, коли розмір збитків змінено ухвалою обласного (Верховного) суду,- копія або резолютивна частина ухвали цього суду;

2) дані про те, куди надіслано виконавчі листи;

3) дані про суму, яку стягнуто з усіх солідарних боржників разом і з кожного окремо;

4) інші документи по виконанню.

У цьому провадженні секретар зазначає про одержання повідомлень, що надходять з канцелярії та від судових виконавців про стягнені суми в рахунок відшкодування збитків.

Виконавче провадження реєструється в обліковій картці (форма N 43).

9.13. У разі позбавлення засудженого військового або спеціального звання, рангу, чину, кваліфікаційного класу суд направляє органу, який присвоїв звання або який особу нагородив: копію вироку, подання, нагороди та документи про нагороди або присвоєння звання.

9.14. Звернення до виконання такого виду покарання, як громадська догана, полягає в направленні копії вироку адміністрації, громадським організаціям за місцем роботи, навчання, проживання засудженого або органу преси, залежно від того, хто має бути поінформований про зазначене покарання.

9.15. Вирок, яким визначена міра покарання у вигляді позбавлення батьківських прав, звертається до виконання направленням копії вироку та виконавчого листа органам опіки та піклування за місцем знаходження дитини та копії вироку органу реєстрації актів громадянського стану за місцем народження дитини, в разі примусового виконання виконавчий лист передається судовому виконавцеві.

9.16. Кримінальна справа вважається закінченою після звернення до виконання вироку, ухвали, постанови, зокрема постанови про звільнення від покарання або пом'якшення покарання внаслідок акта амністії чи помилування і одержання повідомлення про виконання зазначених рішень.

Секретар, у разі неодержання повідомлення про виконання вироку, ухвали чи постанови, повинен своєчасно доповісти про це судді, який головував по справі.

Якщо за вироком чи ухвалою суду належить взяти під варту засудженого, який знаходиться на підписці про невиїзд, справа вважається закінченою після одержання від відповідного органу внутрішніх справ повідомлення про те, що засудженого взято під варту.

Якщо засуджений після постановлення вироку переховується, справа вважається закінченою і здається до архіву тільки після одержання повідомлення про його розшук та виконання вироку.

9.17. Після набрання вироком законної сили секретар судового засідання, колегії заповнює довідку для органів слідства за формою N 6 про результати судового розгляду; за підписом головуючого довідка повертається органові слідства, що закінчував справу.

9.18. Для виконання рішення суду в цивільній справі, що набрало законної сили, як правило, стягувачеві на його вимогу видається виконавчий лист.

По справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, справах окремого провадження замість виконавчого листа видається копія рішення суду.

По справах про розірвання шлюбу видається копія судового рішення або резолютивна частина рішення суду.

9.19. Виконавчі листи виписуються не пізніше другого дня після набрання рішенням суду законної сили, а по справах, по яких рішення підлягає негайному виконанню,- в день винесення рішення.

9.20. Виконавчі листи повинні заповнюватись чітко і грамотно. Ніякі помарки і виправлення у виконавчих листах не допускаються.

При заповненні виконавчих листів про стягнення грошових сум на користь організацій, вказуються відомості про їх поточний рахунок на підставі даних, що є в матеріалах судової справи.

9.21. Виконавчі листи надсилаються рекомендованим відправленням стягувачеві з супровідним листом.

У разі особистої явки стягувача виконавчий лист видається йому на руки під розписку.

На прохання стягувача виконавчий лист надсилається безпосередньо судом для виконання.

Відповідно до ст.403 ЦПК України виконавчі документи про стягнення з громадян на користь державних установ, підприємств, кооперативних і громадських організацій грошових сум, що не перевищують тієї частини місячної заробітної плати або іншого заробітку, пенсії чи стипендії боржника, на яку за законом може бути звернено стягнення, надсилаються стягувачами на виконання безпосередньо до установи, підприємства, організації за місцем роботи боржника або за місцем одержання ним пенсії чи стипендії.

9.22. По справах про стягнення аліментів, про відшкодування збитків, завданих злочином, про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом чи іншим ушкодженням здоров'я або втратою годувальника, про стягнення грошових сум з службових осіб, винних у незаконному звільненні чи переведенні працівників або в невиконанні рішення суду про поновлення на роботі, про конфіскацію майна, а також про стягнення сум до державного бюджету, виконавчий лист передається судом безпосередньо судовому виконавцеві для виконання, про що повідомляється відповідно фінансовий орган чи стягувач.

Якщо стягнення аліментів здійснюється не тільки з заробітної плати, а й з інших доходів - пенсії, майна боржника, виписується кілька виконавчих листів з точним зазначенням місця виконання.

У випадку виплати грошової допомоги на дітей на період розшуку їх батьків, з боржника стягується ця сума з нарахуванням 10% на суму допомоги за виконавчим листом.

9.23. Про передачу чи надіслання виконавчого листа повідомляється стягувач з точним зазначенням часу передачі чи надіслання листа, найменування і адреси суду або місця роботи боржника, куди надіслано виконавчий лист.

9.24. Судовому виконавцеві передаються лише ті виконавчі документи, за якими повинно бути проведено примусове виконання на території району (міста), що обслуговується даним судом.

Виконавчі документи, за якими виконання повинно бути проведено на території суду іншого району (міста), направляються канцелярією до відповідного суду.

9.25. Всі виконавчі документи, за якими повинно бути проведено стягнення судовим виконавцем даного суду, реєструються секретарем суду в книзі обліку виконавчих документів, переданих судовому виконавцеві (форма N 42).

У цій книзі реєструються всі перераховані в ст.349 ЦПК України виконавчі документи, передані для виконання безпосередньо даним судом, пред'явлені особисто стягувачами, одержані поштою, а також повернуті установами, підприємствами і організаціями, адміністрацією місць позбавлення волі для подальшого виконання.

Якщо в суді є декілька судових виконавців, то книги обліку виконавчих документів заводяться на кожного з них.

На кожному виконавчому провадженні, на обліково-статистичній картці і в книзі, крім порядкового номера, проставляється відповідний індекс, встановлений для кожного судового виконавця.

Книга зберігається у завідувача канцелярією суду. Книга повинна бути прошнурована, пронумерована, засвідчена підписом голови суду та скріплена печаткою суду.

Секретар проставляє на кожному виконавчому документі дату його надходження до суду і порядковий номер по книзі обліку і передає судовому виконавцеві під розписку в книзі.

9.26. На кожний переданий судовому виконавцеві виконавчий документ секретарем заводиться виконавче провадження та заповнюється обліково-статистична картка на виконавче провадження за формами, встановленими інструкцією про виконавче провадження.

Крім того, всі виконавчі документи заносяться до алфавітного покажчика, що зберігається в канцелярії суду (форма N 44).

9.27. Виконавчі документи для надіслання за призначенням передаються судовим виконавцем секретарю під розписку у виконавчому провадженні і з обов'язковим записом про передачу в книзі обліку виконавчих документів (форма N 42).

9.28. Секретар, який одержав від судового виконавця виконавчий документ для надіслання адресату, зазначає в книзі обліку виконавчих документів дату одержання документа від судового виконавця і місце знаходження адресата, якому він надсилається.

Після виконання рішення виконавчий лист, виданий судом, при якому знаходиться судовий виконавець, додається до відповідної справи, про що зазначається у виконавчому провадженні і в книзі обліку виконавчих документів із зазначенням номера справи, до якої додається виконавчий лист. У виконавчому листі вказуються номери квитанцій про сплату стягнених грошей в банк. Ці дані засвідчуються суддею та скріплюються печаткою суду. Інші закінчені провадженням виконавчі листи повертаються судам, що їх видали.

9.29. На кожному виконавчому провадженні, що закінчене і передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція судді про передачу справи до архіву, яку він вчиняє після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.

Без такої резолюції секретар не може прийняти виконавче провадження від судового виконавця.

Закінчені виконавчі провадження зберігаються в архіві суду відповідно до хронології у пачках по сотнях, при цьому обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень (форма N 47).

9.30. Як правило, звернення до виконання ухвал та рішень по цивільних справах проводиться шляхом видачі копії судового рішення заявникові, органу або службовій особі, зокрема, по справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, справах окремого провадження, оскарження нотаріальних дій або відмови в їх вчиненні, скарги на рішення, прийняті щодо релігійних організацій, тощо.

9.31. Цивільна справа, що вирішена з задоволенням позову, вважається закінченою і підлягає передачі до архіву після вручення виконавчих листів позивачам або передачі їх судовому виконавцеві.

У справах, вирішених із задоволенням позову про стягнення грошових сум на користь фізичних чи юридичних осіб, закінченою може вважатися та справа, по якій є запис про сплату зазначеної суми.

У справі повинно бути зазначено про надходження такої суми стягувачеві, запис судового виконавця повинен бути скріплений підписом судді і печаткою суду на виконавчому документі, а також підписами керівника і бухгалтера та печаткою підприємства, установи, організації.

Цивільна справа, у якій в позові було відмовлено, вважається закінченою після набрання рішенням законної сили.

9.32. Копії постанов суддів про заходи адміністративного стягнення надсилаються для виконання до відповідних органів, а також за місцем роботи, навчання або проживання порушника для відома.

Виконавчий лист по цих справах не виписується.

9.33. Справа про адміністративне правопорушення вважається закінченою за наявності даних про отримання відповідним органом копії постанови для виконання та надходження документа про виконання постанови, що додається до справи.

9.34. Постанова про накладення адміністративного стягнення підлягає виконанню з моменту її винесення. Постанова передається до виконання органом, який виніс постанову, він же здійснює контроль за правильним, своєчасним її виконанням.

Не підлягає виконанню постанова про накладення адміністративного стягнення, якщо її не було передано до виконання протягом трьох місяців з дня винесення.

У разі відстрочки виконання постанови перебіг строку давності може бути зупинено на строк до 1 місяця.

9.35. Звернення до виконання постанови, що передбачає застосування адміністративного арешту, полягає в надісланні копії постанови органу внутрішніх справ за місцем скоєння правопорушення для виконання, друга копія постанови надсилається колективу за місцем роботи, навчання, проживання особи для відома (останнє може мати місце при застосуванні інших видів адміністративного стягнення).

9.36. У випадку застосування виправних робіт копія постанови надсилається інспекції виправних робіт за місцем роботи чи проживання правопорушника.

9.37. Звернення до виконання постанови про накладення штрафу передбачає пропозицію правопорушникові сплатити штраф добровільно в 15-денний строк, у випадку несплати копія постанови надсилається за місцем його роботи або судовому виконавцеві за місцем проживання.

9.38. Попередження як адміністративне стягнення вважається виконаним, якщо порушнику вручено копію постанови або проголошено її зміст.

9.39. Конфіскація предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, може бути як основним, так і додатковим адміністративним стягненням.

Конфісковуватися можуть лише предмети, які є особистою власністю порушника (ст.313 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Конфіскація - це стягнення, яке не пов'язане з відшкодуванням матеріальних збитків, це примусове, безоплатне звернення конфіскованого предмета у власність держави.

Дві копії постанови надсилаються на виконання судовому виконавцеві або органу, на те уповноваженому.

9.40. Оплатне вилучення предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, також може бути застосовано як основне, так і як додаткове адміністративне стягнення. Це специфічний вид матеріального стягнення, це примусове позбавлення правопорушника володіння предметом, забороненим до використання, або такого, що використовується з порушенням загальнообов'язкових правил, встановлених уповноваженими на те органами.

Копія постанови надсилається на виконання судовому виконавцеві.

9.41. Позбавлення спеціального права, наданого даному громадянинові, як адміністративне стягнення, не може застосовуватись відносно всіх категорій осіб.

У порядку виконання постанови дві її копії надсилаються на виконання органові, яким було надано спеціальне право.

9.42. Вилучення речей та документів, що є знаряддям або безпосереднім об'єктом правопорушення, здійснюється службовими особами органів, зазначених у статтях 262, 264 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Залежно від результатів розгляду справи, речі і документи у встановленому порядку конфіскують, повертають володільцеві, знищують, при оплатному вилученні - реалізують.

9.43. Все листування по зверненню до виконання покладається на секретарів відповідних колегій.

Про дії по зверненню до виконання зазначається в довідковому листі справи.

Копії документів, що надсилаються на виконання, і виконавчі листи, які видаються судом, завіряються підписом голови обласного (міського) суду або його заступника чи головуючого по справі і секретаря колегії з обов'язковим скріпленням гербовою печаткою.

Копії касаційних ухвал можуть бути завірені доповідачем по справі і секретарем.

Виконавчі листи і документи, що прирівнюються до них, надсилаються на виконання рекомендованими відправленнями з супровідними листами.

Якщо по справі декілька засуджених і відносно деяких з них подано касаційні скарги чи подання, вирок суду звертається до виконання після повернення справи з касаційної інстанції відносно всіх засуджених разом.

На кожного засудженого секретар колегії заповнює довідку про судимість, яка направляється в органи внутрішніх справ.

9.44. Звернення до виконання і контроль за виконанням ухвал і постанов покладається на секретарів колегій, головуючих по справах, голів судів та їх заступників.

9.45. Ухвали та постанови касаційної і наглядної інстанцій набирають законної сили після їх проголошення.

9.46. Ухвали касаційної інстанції надсилаються на виконання разом зі справою до суду, який постановив вирок чи рішення, не пізніше трьох діб після їх проголошення.

9.47. По кримінальних справах секретар колегії звіряє наявні статкартки на підсудного з числом карток, зазначених у супровідному листі по справі. У разі відсутності карток або неналежного їх заповнення інформує доповідача по справі.

Доповідач повинен вимагати від головуючого в суді першої інстанції відповідно заповнених карток або заповнює їх сам.

Консультант по статистиці обласного суду перевіряє правильність заповнення статкарток, обробляє їх на комп'ютері та надсилає дискети до управління юстиції.

9.48. Якщо засуджений на підставі ухвали касаційної інстанції підлягає звільненню з-під варти, копія зазначеної ухвали згідно зі ст.381 КПК України протягом доби надсилається для виконання адміністрації місця попереднього ув'язнення.

9.49. Про наслідки розгляду справи в касаційній чи наглядній інстанціях секретарі роблять запис в обліково-статистичних картках (форми NN 27, 28, 33, 35).

В нарядах обласного (міського) суду залишаються копії касаційних ухвал та наглядних постанов по кожній справі. Зазначені судові рішення необхідні для вивчення якості роботи цих інстанцій, окремих суддів та проведення узагальнень.

10.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення, крім цієї інструкції, провадиться відповідно до чинного законодавства.

10.2. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах наявність їх звіряється за довідкою про речові докази, складеною органами слідства. Речові докази реєструються в журналі обліку речових доказів (форма N 40). Зберігаються речові докази в спеціальному приміщенні (камері), сейфі, шафі тощо.

За відсутності зазначених в довідці речових доказів складається акт, який підписує голова суду (заступник) і секретар.

Приміщення, шафи, сейфи, де зберігаються речові докази, мають бути замкнені та опечатані.

10.3. Вилучені у арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, який підшивається до справи і нумерується черговим номером аркуша справи.

У випадках закриття справи або звільнення з-під варти володільця документи повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військкомат за місцем останньої прописки, паспорт надсилається в місця попереднього ув'язнення.

Всі інші документи зберігаються в справі до звільнення і витребування їх засудженим.

10.4. Паспорти та інші документи осіб, які перебувають під вартою, надсилаються в місця попереднього ув'язнення, а щодо осіб, які знаходяться на волі,- органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

10.5. Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати до набуття вироком (ухвалою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання до установ Національного банку України.

Приймаючи таку справу, секретар перевіряє наявність документів про передачу зазначених вище речових доказів для зберігання до відповідних установ.

10.6. Наркотичні засоби, що є речовими доказами, зберігаються у камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються. Копія вироку або його резолютивна частина надсилається на виконання в органи слідства, де зберігаються речові докази. У супровідному листі пропонується повідомити суд про виконання.

10.7. Речові докази у цивільних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються секретарем до камери схову відповідно до ст.54 ЦПК України.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речі відповідно до ст.56 ЦПК України.

10.8. Про рух речових доказів по справах секретарі роблять відповідні записи у журналі (форма N 40).

До матеріалів справи приєднуються акти про знищення речових доказів чи розписки осіб, яким повернуто речові докази.

10.9. Працівникам суду категорично забороняється реалізація і придбання речових доказів.

11.1. Реєстрація, облік, оформлення проваджень по скаргах порядком нагляду.

11.2. Скарги, надіслані поштою або прийняті на особистому прийомі, реєструються секретарем колегії на обліково-статистичних картках у день їх надходження (форми NN 32, 34).

Повторні скарги реєструються під номером первинних скарг з індексом "П" (повторно), що ставиться попереду номера.

Повторною вважається скарга, що надійшла від однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання на рішення, про обгрунтованість якого її вже повідомлялося, а також на несвоєчасний розгляд попередніх скарг.

11.3. Кожна скарга заноситься до алфавітного покажчика окремо по кримінальних і цивільних справах, де зазначається номер обліково-статистичної картки (форми NN 4, 6).

На кожну справу заводиться окреме провадження за номером обліково-статистичної картки (форма N 31).

На скарзі проставляється номер, який складається з індексу (4), позначення категорії справи ("к" - кримінальна, "ц" - цивільна) і порядкового номера обліково-статистичної картки.

11.4. Після розгляду скарги виконавцем в обліково-статистичній картці секретар зазначає наслідки її розгляду, дату витребування або відмови у витребуванні справи.

У разі витребування справи надсилається вимога про її надіслання.

Провадження за скаргою, залишеною без задоволення (без витребування справи), вважається завершеним після накладення резолюції і відповіді заявникові.

Скарга, за якою витребувано справу і після її вивчення не встановлено підстав для опротестування судового рішення, вважається закінченою провадженням з часу надіслання відповіді заявникові.

Надіслані зі скаргою документи у випадку відхилення скарги підлягають поверненню заявникові.

Разом з відхиленою скаргою в провадженні зберігаються висновок про відмову в опротестуванні судового рішення та копія відповіді заявникові.

11.5. Дата надходження до суду витребуваної справи зазначається в обліково-статистичній картці (форми NN 32, 34).

11.6. На кримінальні і цивільні справи, по яких принесено протести головою обласного (міського) суду, а також на справи, що надійшли за протестами Голови Верховного Суду України (заступників) і прокурорів, заводяться обліково-статистичні картки (форми NN 33, 35) і всі справи вносяться до алфавітних покажчиків. Обліково-статистичні картки заводяться на кожну особу, щодо якої винесено протест.

11.7. Номер, який зазначається на обліково-статистичній картці, в алфавітному покажчику і на обкладинці справи, складається з індексу президії суду, повтореного двічі, позначення категорії справи ("к" - кримінальна, "ц" - цивільна) і порядкового номера обліково-статистичної картки.

Наприклад: кримінальна наглядна справа N 44-к-20; цивільна наглядна справа N 44-ц-18.

11.8. На справи, внесені на розгляд президії, складаються списки, які вручаються головуючому і прокуророві. По закінченні засідання президії суду перші примірники списків із зазначенням наслідків розгляду справ поміщаються у відповідні наряди.

11.9. Постанови президії в триденний строк разом зі справою повертаються у відповідний суд для їх виконання (крім випадків звільнення засуджених з-під варти).

У цей же строк направляються копії постанов голові вищої ланки суду і прокурорам, які принесли протести.

Якщо засуджений перебуває під вартою, копія постанови надсилається начальникові місця відбуття покарання для оголошення засудженому.

Постанова про звільнення засудженого з-під варти надсилається для виконання судом наглядної інстанції, в супровідному листі начальникові місця позбавлення волі вказується на необхідність повідомити про виконання постанови суд, який постановив вирок.

В обліково-статистичних картках завідувач канцелярії суду першої інстанції своїм підписом засвідчує дату повернення справи до суду.

12.1. На суди покладено важливу державну функцію по організації архівної справи. Завдання її полягають в організації діловодства в архівах, веденні канцеляріями обліку справ і документів та формування їх для здачі до архіву суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх до державного архіву.

12.2. Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на архіваріуса.

12.3. Організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним законодавством та даною інструкцією.

12.4. Правильна організація архівної справи полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік категорій справ та документів, що передаються до архіву, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ є основою для забезпечення обліку, швидкого відшукування документів за змістом та їх відбору на зберігання, постійне чи тимчасове.

12.5. Для забезпечення зберігання справ та документів у архіві повинні бути створені відповідні умови: охоронні та протипожежні засоби, стелажі, шафи, санітарно-гігієнічний, температурний та світловий режими, система обліку архівних документів.

12.6. Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв'язуються у пачки по сотнях та передаються на зберігання до архіву суду (форма N 47).

У судових справах підшиваються і нумеруються всі документи, приєднані до них, закінчується їх опис, після чого загальна кількість аркушів завіряється підписом секретаря.

На обкладинках справ і матеріалів, що здаються до архіву, а також обліково-статистичних картках або в реєстраційних журналах вказується порядковий архівний номер.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних номерів, зв'язані у пачки по сотнях.

12.7. Видача справ з архіву оформляється заявою за резолюцією голови (заступника) суду. Реєструється видача справ в журналі та обліково-статистичній картці, яка виставляється в спеціальну картотеку.

12.8. Справи, що повертаються до архіву після використання, повинні перевірятися архіваріусом у присутності особи, яка повертає їх. У випадку виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження архіваріусом складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий - залишається в архіві.

13.1. Відповідно до ст.255 КПК України та ст.99 ЦПК України суд надає можливість особам, які беруть участь у справі, знайомитися з матеріалами справи.

Судові справи видаються для ознайомлення з ними в приміщенні суду з дозволу голови суду (заступника), а справи, не закінчені провадженням,- з дозволу головуючого чи доповідача.

13.2. Справи видаються:

а) обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних справах; сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у розгляді цивільних справ,- після пред'явлення документа, що посвідчує особу;

б) адвокатам, які беруть участь у розгляді справ,- після пред'явлення ордера юридичної консультації та посвідчення особи;

в) цивільним позивачам та їх представникам, які виступають у кримінальних справах,- після пред'явлення довіреності на ведення справи і документа, який посвідчує особу;

г) громадським обвинувачам і захисникам - документа, який посвідчує особу і її повноваження;

д) працівникам суду вищої інстанції, прокурорам, працівникам органів Міністерства юстиції - посвідчення особи;

е) працівникам державних податкових адміністрацій - посвідчення особи.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, повинна розписатись в контрольному журналі (форма N 38). У графах журналу про час видачі та повернення справи вказується не тільки число, місяць і рік, але й година видачі і повернення справи.

При поверненні справи після ознайомлення завідувач канцелярії чи секретар судового засідання повинен ретельно перевірити наявність всіх матеріалів у справі, зазначити в контрольному журналі про час повернення справи та розписатися про її отримання.

Про видачу справи для ознайомлення і часу, протягом якого відповідна особа знайомилася зі справою, вказується у поданій заяві, що підшивається до справи.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень та для інших цілей, що не пов'язані з розглядом справ, проводиться за усним або письмовим розпорядженням голови суду (заступника) під розписку в контрольному журналі.

13.3. Судові справи, які знаходяться під час судового розгляду у головуючого, для ознайомлення, як правило, не видаються. При необхідності ознайомлення зі справою головуючий або доповідач передає справу секретареві судового засідання, який у встановленому порядку, із заповненням всіх реквізитів контрольного журналу, видає справу та отримує її після ознайомлення.

13.4. Судові справи надсилаються поштою або кур'єром тільки на письмову вимогу суду вищої інстанції і органів, яким законом надано право витребування справ. Справи надсилаються тільки на підставі резолюції голови суду (заступника) на письмовій вимозі.

До повернення справи до суду ця письмова вимога, копія вироку, рішення, ухвали, постанови та копія супровідного листа, з яким надіслано справу, знаходяться в наряді N 1.13. Після повернення справи зазначені документи додаються до неї.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, не закінчені провадженням.

В обліково-статистичних картках на справу зазначається, коли, кому та згідно з яким запитом її надіслано і коли повернуто до суду (на вільному місці). Такі картки доцільно виставляти в спеціальну картотеку до повернення справи.

13.5. Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові довідки по справах видаються секретарями колегій або архіваріусом за письмовою заявою з дозволу голови суду (заступника), головуючого чи доповідача по справі після оплати заявником в належних випадках державного мита (форма N 39).

13.6. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов по справах мають бути підписані та скріплені гербовою печаткою. Коли зазначені рішення були змінені, про це слід вказати в копії, що видається. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У випадку надіслання копії документа поштою зазначається про це в довідковому листі по справі.

14.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів (А3 - 297 х 420 мм, А4 - 210 х 297, А5 - 148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

14.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм; верхнє - не менше 10 мм; праве і нижнє - не менше 8 мм.

14.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, ясно, не мати помарок, виправлень, їх зміст повинен бути повним і виключати підстави для повторного листування з цього ж питання.

Кожний вид документів повинен мати строго визначений комплекс реквізитів (складових частин) і стабільний порядок їх розташування.

При зазначенні адресата додержують таких правил: якщо документи адресуються організації, відомству або конкретній службовій особі - вказується найменування організації, відомства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - в давальному відмінку; поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку, квартири. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.

У відповідях на запити на початку тексту вказується номер і дата документа, на який дається відповідь.

14.4. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що?".

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок повинен бути узагальнений.

Заголовки до текстів не складаються на судові рішення, вироки, постанови, ухвали, на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.

14.5. Документи можуть бути виготовлені друкованим, рукописним або змішаним текстом.

14.6. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (13.12.95 або 03.12.95).

Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланку, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Внизу на звороті останнього аркуша вказується прізвище, ініціали та телефон виконавця.

14.7. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

До складу підпису входить: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.

Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину підпису на документі.

14.8. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа справа проставляється відмітка "копія".

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення проставляються нижче реквізиту "підпис".

Якщо надсилається документ кільком адресатам, підписуються всі примірники, що надсилаються.

14.9. Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.

У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість томів або аркушів.

Назва додатка у супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "Додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.

Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище та ініціали друкуються без скорочень, розбірливо.

14.10. При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами, без розділових знаків.

14.11. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається у справу чи наряд на загальних умовах.

14.12. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.

Складання телеграм проводиться з додержанням таких правил: текст повинен бути коротким, без сполучників, прийменників і розділових знаків, якщо при цьому не перекручується зміст. Не допускаються переноси слів, виправлення; телеграма друкується в трьох примірниках; під текстом телеграми вказується скорочено посада особи, від якої вона надсилається, а під рискою - прізвище і посада особи, яка безпосередньо її відправляє, адреса суду пишеться без скорочень. Телеграма завіряється гербовою печаткою.

14.13. Усі підписані документи відправляються тільки через канцелярію суду. Працівник канцелярії до передачі в експедицію документа перевіряє правильність написання адреси, наявність зазначених у документі додатків і підписів. На листах з кількома адресатами підкреслює адресу того кореспондента, якому надсилається даний примірник листа.

14.14. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для виготовлених у суді документів та від дати надходження для вхідних документів.

14.15. Документи формуються в наряди згідно з номенклатурою. Номенклатура являє собою систематичний перелік найменування справ, створюваних у діловодстві суду, з зазначенням строків їх зберігання, оформлений у відповідному порядку.

14.16. В кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство із зазначеного питання.

14.17. Механізація і автоматизація процесів діловодства є обов'язковою умовою раціональної постановки діловодства в суді, засобом підвищення продуктивності праці.

Дата надходження документів пишеться через усю сторінку поперек граф журналу.