Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство соціальної політики України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423 (зі змінами), з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та організації особистого прийому громадян в апараті Міністерства соціальної політики України

1. Затвердити Зміни до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України, затвердженої наказом Міністерства соціальної політики України від 15 березня 2012 року № 139, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23 березня 2012 року за № 438/20751, що додаються.

2. Управлінню звернень громадян та контролю виконання (С. Гацанюк) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря В. Іванкевича.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. У розділі І:

пункт 1.5 викласти в такій редакції:

"1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14 - 16 Закону України "Про звернення громадян" та частини п’ятої статті 53 Закону України "Про запобігання корупції".";

пункт 1.7 викласти в такій редакції:

"1.7. Належну організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві забезпечує державний секретар.".

2. У розділі II:

абзац четвертий пункту 2.1 викласти в такій редакції:

"Письмове звернення надсилається поштою. Також письмове звернення може бути надіслано в електронному вигляді з використанням мережі Інтернет (електронне звернення). Такі звернення надсилаються шляхом заповнення відповідної електронної форми на офіційному веб-сайті Мінсоцполітики в розділі "Звернення громадян" або засобами електронного зв’язку на електронну адресу zvernennya@mlsp.gov.ua.";

абзац перший пункту 2.3 після слів "розгляду не підлягає" доповнити словами та цифрами "(крім анонімних звернень, які надійшли відповідно до вимог статті 53 Закону України "Про запобігання корупції")";

пункт 2.4 викласти в такій редакції:

"2.4. Реєстрація звернень громадян у Міністерстві здійснюється з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

Реєстрація звернень громадян у Міністерстві проводиться за допомогою Системи електронного документообігу (далі - СЕД), що забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян та відповідних супровідних документів.";

пункти 2.7-2.10 викласти в такій редакції:

"2.7. Усі письмові звернення громадян реєструються у СЕД шляхом прямого введення таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - стислий зміст, індекси; прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надсилання, індекс та зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю.

Під час реєстрації паперового звернення у СЕД створюється електронна копія оригіналу паперового документа (подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа).

Після реєстрації звернення проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання. У разі відсутності технічних можливостей для нанесення штрих-коду реєстраційний номер проставляється на документі від руки.

2.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, позначки первинного або повторного надходження звернення, порядкового номера картотеки для реєстрації та позначки року. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.

2.9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, реєструються у тому самому порядку. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера "П".

2.10. На кожне звернення за допомогою СЕД створюється реєстраційно-моніторингова картка (додаток 1), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах апарату Міністерства.

У разі надходження усного звернення під час проведення особистого прийому громадян реєстраційний індекс проставляється на контрольно-реєстраційній картці.";

у пункті 2.12 слова "реєстраційної форми підсистеми "Звернення громадян" єдиної автоматизованої системи "Діловодство та КВД" замінити словами "реєстраційно-моніторингової картки в СЕД";

пункти 2.13-2.15 викласти в такій редакції:

"2.13. З метою своєчасного надання відповідей на звернення громадян у Міністерстві за допомогою СЕД здійснюється постійний контроль за станом їх розгляду.

Постановка на контроль звернень громадян, моніторинг стану їх розгляду та зняття з контролю проводяться відповідно до пунктів 5.1-5.5 розділу IV цієї Інструкції.

2.14. Усі звернення громадян після реєстрації в СЕД відразу передаються для подальшого їх первинного розгляду безпосередньо керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства. З метою оперативного розгляду звернень їх передання проводиться за допомогою СЕД в електронному форматі.

Паперові оригінали звернень громадян наприкінці кожного робочого дня передаються до структурних підрозділів Міністерства, відповідальних за їх розгляд, для подальшого опрацювання та зберігання відповідно до вимог законодавства.

У разі якщо документ терміновий (негайний чи невідкладний) та потребує первинного розгляду керівництвом Мінсоцполітики, працівник, який його реєструє, додатково (на упередження) направляє за допомогою СЕД копію такого документа керівнику (керівникам) структурного (структурних) підрозділу (підрозділів) відповідно до компетенції.

Для первинного розгляду керівництву Міністерства (для накладення електронної резолюції) передаються за допомогою СЕД звернення громадян, для якісного розгляду яких необхідне безпосереднє втручання керівництва Міністерства (звернення, які потребують залучення до їх розгляду декількох структурних підрозділів Міністерства із визначенням головного виконавця).

Такі звернення передаються для первинного розгляду Міністру, першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції та державному секретарю відповідно до розподілу обов’язків.

2.15. Посадові особи, які проводять первинний розгляд звернення, зареєстрованого в СЕД, накладають на нього електронну резолюцію, в якій визначається головний виконавець, відповідальний за організацію виконання документа в Міністерстві, та (за необхідності) співвиконавці.

На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї самої посадової особи.

У разі якщо керівництвом Міністерства накладення резолюції проводилось у паперовому вигляді, працівники відділу звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання створюють в реєстраційно-моніторинговій картці документа в СЕД електронну копію цієї резолюції (шляхом сканування) та забезпечують подальше направлення звернення на розгляд відповідно до резолюції.".