Заслухавши і обговоривши інформацію про забезпечення взаємодії Державної архівної служби, СФД та державних архівних установ із ЗМІ та громадськими організаціями, колегія Укрдержархіву відзначає, що питання відкритості і прозорості державної політики в архівній сфері, залучення до її формування інститутів громадянського суспільства, забезпечення професійної чесності в управлінні та доступності інформації про роботу Укрдержархіву, державних архівних установ та установ СФД в засобах масової інформації перебуває під постійним контролем з боку керівництва Державної архівної служби та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.

До посадового складу Ради голів громадських рад при органах виконавчої влади Укрдержархівом подано кандидатуру голови громадської ради при Державній архівній службі Г.О. Клепака (доручення Кабінету Міністрів України від 28 серпня 2012 року № 10760/0/2-12).

Голова громадської ради при Укрдержархіві взяв участь у зустрічі голів громадських рад при відповідних органах виконавчої влади з членами Уряду для обговорення ходу реалізації реформи соціальної сфери та реформи медичного обслуговування, що відбулася 5 липня 2012 року у Клубі Кабінету Міністрів України.

У поточному році відбулося два спільних засідання громадської та науково-експертної рад (25 січня, 23 квітня), у третьому кварталі одне засідання громадської ради при Укрдержархіві (27 липня). Усі засідання відбулися за участі Голови Державної архівної служби, її заступників та відповідальних працівників Укрдержархіву. Забезпечення діяльності громадської та науково-експертної рад, а також взаємодію із засобами масової інформації відповідно до положення здійснює відділ міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву. Цей напрямок роботи координує перший заступник Голови Державної архівної служби.

На спільних засіданнях, що відбулися, члени громадської та науково-експертної рад розглянули один законопроект, один проект постанови та два проекти розпорядження Кабінету Міністрів України, два проекти нормативно-правових актів в архівній сфері, підготовлені працівниками Укрдержархіву.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 25 червня 2012 року № 26372/0/1-12, 27 липня 2012 року громадською радою при Державній архівній службі розглянуто Закон України "Про громадські об'єднання" , що вводиться в дію з 1 січня 2013 року, щодо необхідності внесення будь-яких змін та доповнень до його тексту.

Члени громадської та науково-експертної рад при Державній архівній службі постійно беруть участь у заходах, організованих Укрдержархівом, інформовані про рішення колегії Укрдержархіву, річні звіти про підсумки роботи державних архівних установ.

Протоколи засідань громадської ради та спільних засідань громадської та науково-експертної рад оприлюднено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці "Громадянське суспільство і влада".

Взаємодія з засобами масової інформації та громадськістю відбувається відповідно до плану проведення Укрдержархівом консультацій з громадськістю на поточний рік, щомісячних та щотижневих планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації та участі у їх проведенні громадськості. Плани складаються на підставі отриманих від структурних підрозділів Укрдержархіву, СФД, державних архівних установ та установ СФД пропозицій, затверджуються керівництвом Укрдержархіву та надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Про стан їх виконання відділ міжнародного співробітництва щотижня та щомісяця інформує Секретаріат Кабінету Міністрів України.

Для забезпечення оперативного реагування на інформацію, розміщену у ЗМІ про діяльність Укрдержархіву, державних архівних установ та установ СФД, відділом міжнародного співробітництва щотижня здійснюється моніторинг, на підставі якого готується та подається на розгляд керівництву Укрдержархіву відповідна інформація.

Серед державних архівних установ моніторинг здійснюють ЦДАЗУ, держархіви в АР Крим, Донецької, Житомирської, Івано-Франківської, Запорізької, Миколаївської, Одеської, Рівненської, Херсонської, Чернівецької областей, м. Києва, не здійснює моніторинг - ЦДКФФА.

У період з січня до 31 серпня 2012 року до Укрдержархіву, державних архівних установ та установ СФД інформаційні запити та скарги від представників засобів масової інформації на неналежний розгляд їх запитів не надходили.

У першому півріччі 2012 року Укрдержархівом, державними архівними установами та установами СФД взято участь у 15 брифінгах та прес-конференціях, 6 круглих столах, до участі у яких було запрошено представників ЗМІ та громадськості.

Слід відмітити роботу ЦДАМЛМ, яким започатковано за підтримки Укрдержархіву у квітні поточного року літературно-музичний проект "Мистецькі зустрічі в архіві-музеї".

У період з січня по серпень 2012 року за участі Укрдержархіву, державних архівних установ та установ СФД вийшло понад 200 телесюжетів та телепередач, 126 радіосюжетів та радіопередач, підготовлено 30 документальних фільмів, опубліковано у друкованих періодичних ЗМІ 290 статей, розміщено 47 повідомлень у стрічках новин інформаційних агентств, в електронних ЗМІ розміщено понад 242 інформаційних повідомлення.

44% від загальної кількості інформації про діяльність державних архівних установ публікується місцевими періодичними ЗМІ. Супровід постійних тематичних рубрик у газетах здійснюють ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДНТА, держархіви Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Закарпатської, Запорізької, Кіровоградської, Одеської, Полтавської, Сумської, Чернівецької, Чернігівської областей.

Більш активною стала взаємодія державних архівних установ з електронними ЗМІ (26% від загальної кількості інформації у ЗМІ). На веб-ресурсі Версии.com діють блоги Голови Державної архівної служби та першого заступника Голови Державної архівної служби.