Заслухавши та обговоривши інформацію начальника відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву Д.В. Ярошенка про роботу із зверненнями громадян в Укрдержархіві, Державному департаменті СФД та архівних установах у 2014 році, колегія відзначає, що зазначене питання перебуває під постійним контролем з боку керівництва Укрдержархіву, Державного департаменту СФД та архівних установ, рівень організації цієї роботи відповідає вимогам, установленим законодавством.

Питання роботи із зверненнями громадян розглядається на засіданнях колегій Укрдержархіву, центральних державних архівів та держархівів областей не рідше одного разу на рік.

Порядок організації та проведення особистого прийому громадян, графік його проведення затверджено Укрдержархівом, Державним департаментом СФД та всіма центральними державними архівами та держархівами областей.

При розгляді заяв громадян в першу чергу виконуються звернення жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати - героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту і підтримки.

Відповіді на звернення надаються з додержанням строків, визначених Законом України "Про звернення громадян" .

З метою поліпшення роботи із зверненнями громадян держархівами областей проводяться навчальні семінари та курси підвищення кваліфікації для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів, працівників діловодних та архівних служб організацій - джерел комплектування НАФ. Слід відзначити роботу в цьому напрямку держархівів Волинської, Дніпропетровської, Запорізької, Полтавської та Черкаської областей.

Найактивніше в напрямку надання у засобах масової інформації роз'яснень з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян, працювали ЦДІАЛ, держархіви Дніпропетровської, Київської, Кіровоградської, Одеської, Полтавської, Харківської, Херсонської та Хмельницької областей.

Керівництвом держархівів Миколаївської, Одеської та Чернівецької областей проведено виїзні прийоми громадян.

У період з січня по листопад 2014 року Укрдержархівом надано відповіді на 219 звернень громадян України.

Проводилась робота щодо оперативного реагування на звернення громадян, що надходять до Укрдержархіву від Державної установи "Урядовий контактний центр". За звітний період Укрдержархівом розглянуто 183 звернення.

Розглянуто 430 звернень іноземних громадян, що надійшли від МЗС України та безпосередньо від іноземців.

Надано відповіді майже на 400 звернень громадян України та іноземних громадян, що надійшли електронною поштою.

До Державного департаменту СФД за звітний період надійшло 6 звернень громадян, з них 4 стосувалися питань створення страхового фонду документації, 2 - непрофільні звернення.

Станом на 15 листопада 2014 року центральними державними архівами, держархівами областей, архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад надано відповіді на 267 тис. звернень громадян, в тому числі: 37 тис. тематичних, 1400 генеалогічних, 206 тис. запитів соціально-правового характеру та 22 тис. запитів за актами цивільного стану.