Заслухавши і обговоривши інформацію про забезпечення взаємодії Державної архівної служби, державних архівних установ та спеціальних установ СФД із ЗМІ та громадськими організаціями, колегія Укрдержархіву відзначає, що питання відкритості і прозорості державної політики в архівній сфері, залучення до її формування інститутів громадянського суспільства, забезпечення професійної чесності в управлінні та доступності інформації про роботу Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД в засобах масової інформації перебуває під постійним контролем з боку керівництва Державної архівної служби та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.

14 грудня 2012 року відбулися установчі збори по формуванню нового складу громадської ради при Державній архівній службі України на 2013 - 2014 роки за участі представників 15 інститутів громадянського суспільства.

Щороку Укрдержархів складає орієнтовний план проведення консультацій з громадськістю з урахуванням завдань, визначених відповідними дорученнями Кабінету Міністрів України, Державною програмою економічного і соціального розвитку України, планом організаційної роботи Укрдержархіву та іншими документами, а також результатів попередніх консультацій з громадськістю, який затверджується Головою Державної архівної служби та оприлюднюється на офіційному веб-порталі Укрдержархіву.

Укрдержархівом затверджено наказ від 25 квітня 2013 року № 57 "Про організацію громадського спілкування через офіційний веб-портал Укрдержархіву". 18 лютого 2013 року підписано Угоду про співпрацю між Державною архівною службою України та Національною спілкою краєзнавців України.

Упродовж січня - вересня 2013 року випадків проведення протестних зібрань громадськості з питань, що відносяться до компетенції Укрдержархіву не було.

У першому - третьому кварталах ц. р. відбулося два спільних засідання громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві (24 квітня, 11 вересня 2013 року). Усі засідання відбуваються за участі керівництва та відповідальних працівників Укрдержархіву.

Забезпечення діяльності громадської та науково-експертної рад, а також взаємодію із засобами масової інформації, відповідно до положення здійснює відділ міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву. Цей напрямок роботи координує перший заступник Голови Державної архівної служби.

На спільних засіданнях, що відбулися, члени громадської та науково-експертної рад розглянули один законопроект, один проект постанови та один проект розпорядження Кабінету Міністрів України, три проекти нормативно-правових актів в архівній сфері, підготовлені Укрдержархівом.

Не всі нормативно-правові акти підготовлені структурними підрозділами Укрдержархіву подаються на розгляд громадської ради для публічного обговорення, їх обговорення громадськістю обмежується електронними консультаціями з громадськістю за допомоги опублікування у рубриці "Обговорюємо проекти документів" на офіційному веб-порталі Укрдержархіву.

Члени громадської та науково-експертної рад при Державній архівній службі постійно беруть участь у заходах, організованих Укрдержархівом, інформовані про рішення колегії Укрдержархіву, річні звіти про підсумки роботи державних архівних установ.

Протоколи засідань громадської ради та спільних засідань громадської та науково-експертної рад оприлюднено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці "Громадянське суспільство і влада".

Взаємодія з засобами масової інформації відбувається відповідно до щотижневих планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації та участі у їх проведенні громадськості. Плани складаються на підставі пропозицій, отриманих від структурних підрозділів Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, затверджуються керівництвом Укрдержархіву та надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України, Держкомтелерадіо.

Про стан їх виконання Укрдержархів щотижня та щомісяця інформує Секретаріат Кабінету Міністрів України, Держкомтелерадіо.

Для забезпечення оперативного реагування на інформацію, розміщену у ЗМІ про діяльність Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, відділом міжнародного співробітництва щотижня здійснюється моніторинг, на підставі якого готується та подається на розгляд керівництву Укрдержархіву відповідна інформація.

Моніторинг здійснюють ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, держархіви в АР Крим, Вінницької, Івано-Франківської, Житомирської, Київської, Миколаївської, Одеської, Херсонської, Чернівецької областей, мм. Києва та Севастополя, Державний департамент СФД, НДІ мікрографії, Південно-східний регіональний центр СФД, Донбаський РЦ СФД, Кримський РЦ СФД, Північний РЦ СФД, Північно-східний РЦ СФД.

У період з січня до 30 вересня 2013 року до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД інформаційні запити та скарги від представників засобів масової інформації на неналежний розгляд їх запитів не надходили.

У першому півріччі 2013 року Укрдержархівом, державними архівними установами та спеціальними установами СФД взято участь у 27 брифінгах та прес-конференціях, 7 круглих столах, до участі у яких запрошено представників ЗМІ та громадськості.

ЦДАМЛМ продовжено роботу з реалізації літературно-музичного проекту "Мистецькі зустрічі в архіві-музеї".

У період з січня по вересень 2013 року за участі Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД вийшло понад 259 телесюжетів та телепередач, 178 радіосюжетів та радіопередач, підготовлено 13 документальних фільмів, опубліковано у друкованих періодичних ЗМІ 311 статей, розміщено 44 повідомлення у стрічках новин інформаційних агентств, в електронних ЗМІ розміщено понад 297 інформаційних повідомлень. Зазначені цифри перевищують показники минулого року за січень - серпень.