Указом Президента України від 11 лютого 2000 року N 208/2000 передбачено протягом 2000 року провести функціональне обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів та затвердження відповідно до його результатів організаційних структур зазначених апаратів. Відповідно до цього Указу, а також доручення Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2000 року N 2454/01 методичне забезпечення цієї роботи здійснює Головне управління державної служби України. Інформацію щодо проведеної роботи керівники центральних органів виконавчої влади, Голова Ради міністрів Автономної Республіки Крим, голови обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій до 1 грудня 2000 року подають Головдержслужбі для узагальнення та інформування Кабінету Міністрів України і Адміністрації Президента України.

Функціональне обстеження проводиться з метою удосконалення структури апарату, підвищення ефективності його роботи. Результатом обстеження мають бути висновки про можливість існуючим апаратом якісно і в повному обсязі виконувати покладені на відповідний орган завдання удосконалення структури апарату, уникнення дублювання, а також пропозиції з удосконалення нормативно-правових актів, що визначають сферу управління та організаційно-правовий статус органу.

Робочою групою у складі Павленчика П.Т., Оболенського О.Ю., Сороко В.М., Цимовського Б.І., Гапон І.І., Алмазова Е.О., Пришедька А.І., Сміян О.А. розроблені методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів центральних органів виконавчої влади, створених у їх складі урядових органів державного управління, територіальних органів і методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів місцевих державних адміністрацій та їх структурних підрозділів.

Рекомендаціями передбачені: організація роботи з проведення функціонального обстеження; функціональне обстеження апаратів органів виконавчої влади усіх рівнів та їх структурних підрозділів; аналіз розподілу завдань між керівниками, заступниками керівників відповідних органів; порядок підведення підсумків функціонального обстеження.

Колегія Головдержслужби

1. Схвалити подані робочою групою методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів центральних органів виконавчої влади, створених у їх складі урядових органів державного управління, територіальних органів і методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів місцевих державних адміністрацій та їх структурних підрозділів (додаються).

Вважати, що рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів центральних органів виконавчої влади можуть застосовуватися також для проведення функціонального обстеження апаратів інших державних органів, правовий статус яких регулюється спеціальними Законами України з урахуванням особливостей кожного органу.

2. Доручити робочій групі у тижневий термін доопрацювати рекомендації з урахуванням обговорення на Колегії та підготувати їх для розсилки відповідним органам виконавчої влади.

3. Управлінню справами (Кузьменко М.М.), управлінню організаційної роботи (Лещенко М.М.), управлінню центральних державних органів (Гапон І.І.), управлінню територіальних державних органів (Цимовський Б.І.) забезпечити розсилку рекомендацій центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським держадміністраціям.

4. Науково-аналітичному управлінню (Сороко В.М.) опублікувати рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів у "Віснику державної служби України".

5. Управлінню центральних державних органів (Гапон І.І.), управлінню територіальних державних органів (Цимовський Б.І.), науково-аналітичному управлінню (Сороко В.М.) надавати роз'яснення щодо застосування зазначених рекомендацій, забезпечити збір та узагальнення інформацій про результати проведення функціонального обстеження.

6. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби Павленчика П.Т. та заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.

Функціональне обстеження апаратів органів виконавчої влади проводиться з метою удосконалення їхньої структури та підвищення ефективності роботи.

Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

- які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

- які функції закріплені у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

- якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;

- якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

- чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад. Цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України.

Завдання конкретизують цілі органу і, як правило, становлять цільову функцію структурного підрозділу. Їх реалізація має забезпечити досягнення мети діяльності органу.

Функцією слід вважати таку діяльність, яка пов'язана з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Наказом голови обласної, міської, районної держадміністрації створюється робоча група на чолі з заступником голови, відповідальним за роботу апарату та кадрової служби, у складі керівника апарату, керівників кадрової та юридичної служб, фахівців структурних підрозділів держадміністрації.

Робоча група:

- складає графік функціонального обстеження, який затверджується керівником органу;

- аналізує законодавчі та інші нормативно-правові акти, що визначають сферу діяльності органу (Конституція та Закони України "Про місцеві державні адміністрації", "Про місцеве самоврядування в Україні", затверджені постановами Кабінету Міністрів України Типовий регламент місцевої державної адміністрації, типові положення про відповідні управління, відділи, інші структурні підрозділи місцевих державних адміністрацій та інші нормативні акти) і проводить порівняння цих актів із документами, що визначають поточні завдання органу, повноваження його структурних підрозділів і посадових осіб;

- аналізує розподіл завдань між головою і заступниками голови держадміністрації;

- готує звіт про підсумки функціонального обстеження та пропозиції щодо можливих змін в організаційних структурах обстежених апаратів та відповідних нормативно-правових актах;

- готує проект інформації Головдержслужбі про підсумки функціонального обстеження.

Основні завдання, мета створення апарату місцевої державної адміністрації визначаються Конституцією України, Законом України "Про місцеві державні адміністрації" , зокрема його статтею 44. Визначені Законом завдання та функції апарату конкретизовані в Типовому регламенті місцевої державної адміністрації, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 року N 2263.

З урахуванням вимог Закону, Типового регламенту, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, головою місцевої державної адміністрації затверджується регламент, інструкція з діловодства, а також положення про апарат місцевої держадміністрації, положення про структурні підрозділи апарату місцевої держадміністрації. Ці документи використовують для порівняння з названими вище нормативно-правовими актами, які визначають повноваження і зміст діяльності апарату органу. На підставі порівняння функцій апарату, визначених Законом, Типовим регламентом, і функцій, передбачених положенням про апарат, робиться висновок про те, які законодавчо передбачені функції місцевою держадміністрацією не враховані, а також які інші функції передбачені. Аналізується повнота врахування функцій апарату в положеннях про структурні підрозділи апарату. Аналіз проводиться згідно з таблицею 1.

За наслідками аналізу визначаються функції, які не враховані положеннями підрозділів або завдання підрозділів, які не передбачені положенням про апарат. Робляться висновки про доцільність перегляду положень, внесення до них змін або доповнень. У разі необхідності голові місцевої держадміністрації вносяться обгрунтовані пропозиції про перегляд структури апарату, про доцільність змін і доповнень до положення про апарат, а також до Типового регламенту, інших нормативних документів.

Згідно з таблицею 2 проводиться аналіз посадових інструкцій керівників та спеціалістів апарату: повнота урахування завдань, затверджених положенням про підрозділ, а також їх відповідність типовим професійно-кваліфікаційним характеристикам. За наслідками аналізу робляться висновки про відповідність посадових інструкцій типовим професійно-кваліфікаційним характеристикам, повноту урахування завдань, визначених положенням про підрозділ, необхідність коригування характеристик, розподілу обов'язків між працівниками підрозділу, усунення дублювання, зміни чисельності, штатного розпису.

Це обстеження проводиться робочими групами обласних, Київської і Севастопольської міських та районних держадміністрацій за участю працівників відповідних управлінь, відділів, інших структурних підрозділів.

Визначається відповідність чинної структури місцевої держадміністрації примірним перелікам управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 року N 821 "Про упорядкування структури місцевих державних адміністрацій", а для управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Київської міської та районної у місті Києві державних адміністрацій - відповідність постанові Кабінету Міністрів України від 27 квітня 2000 року N 733, обгрунтовується доцільність наявної структури або необхідність внесення змін.

Згідно з таблицею 3 аналізується положення про структурні підрозділи місцевих держадміністрацій на їх відповідність вимогам Закону України "Про місцеві державні адміністрації" (статті 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27), а також типовим положенням. Визначається перелік неврахованих завдань, а також перелік завдань, не передбачених нормативними актами, оцінюється їх доцільність. Робляться відповідні висновки, вносяться пропозиції щодо необхідності їх коригування. Проводиться аналіз посадових інструкцій працівників управління, відділу, іншого структурного підрозділу місцевої держадміністрації (таблиця 4) щодо повноти урахування в них завдань, визначених положенням про відповідний підрозділ, а також відповідність інструкцій типовим професійно-кваліфікаційним характеристикам. За наслідками аналізу робляться висновки про необхідність коригування характеристик, розподілу обов'язків між працівниками підрозділу, усунення дублювання.

Завдання місцевих державних адміністрацій, визначені Конституцією, Законом України "Про місцеві державні адміністрації" та іншими актами законодавства, підлягають розподілу між головою і заступниками голови обласної, Київської і Севастопольської міських держадміністрацій.

Крім того, Кабінетом Міністрів України, головою держадміністрації можуть бути визначені й інші питання, відповідальність за вирішення яких може покладатися на заступників. Зокрема постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 року доручено головам обласних, Київської і Севастопольської міських держадміністрацій під час перерозподілу обов'язків між заступниками голови визначити відповідального за організаційну роботу та дотримання законодавства з питань державної служби.

При розподілі обов'язків визначаються відповідальні за координацію роботи певних підрозділів апарату держадміністрації, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів держадміністрації, консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, утворених головою адміністрації для сприяння здійсненню повноважень.

Визначаються також відповідальні за взаємодію з центральними органами виконавчої влади, їх територіальними підрозділами, підприємствами і установами, які функціонують в регіоні.

За підсумками аналізу складається таблиця 5 про розподіл обов'язків між головою та заступниками голови місцевої держадміністрації. Робиться висновок про повноту встановлення відповідальності за виконання місцевою держадміністрацією завдань, визначених чинним законодавством.

Голові держадміністрації можуть бути внесені пропозиції про удосконалення розподілу обов'язків: перерозподіл, включення до розподілу передбачених законодавством, але не включених завдань, вилучення з переліку дрібних, не передбачених законодавством завдань та інше.

За підсумками функціонального обстеження апарату місцевої держадміністрації та її структурних підрозділів робоча група складає звіт про проведену роботу.

У звіті наводяться результати обстеження:

1) щодо обстеження апарату адміністрації:

- назви підрозділів, які обстежені. Пояснення причин необстеження окремих підрозділів, а також посадових інструкцій;

- законодавчо передбачені функції апарату місцевої держадміністрації, які не враховані в положеннях, про апарат та його структурні підрозділи, а також функції, які виписані в положеннях, але не передбачені актами законодавства;

- у разі необхідності пропозиції щодо внесення змін і доповнень до положення про апарат, положень про структурні підрозділи апарату, посадових інструкцій, перегляду структури апарату, розподілу обов'язків між підрозділами та працівниками, усунення дублювання.

2) щодо обстеження апарату управлінь, відділів, інших структурних підрозділів:

- відповідність чинної структури визначеній постановами Кабінету Міністрів України; обгрунтованість відхилень; пропозиції щодо удосконалення структури держадміністрації, в тому числі ті, які необхідно узгоджувати з центральними органами виконавчої влади;

- назви обстежених об'єктів, кількість проаналізованих посадових інструкцій; пояснення щодо необстеження окремих управлінь, відділів, інших структурних підрозділів, а також посадових інструкцій окремих працівників;

- підрозділи, в положеннях про які не враховано передбачених законом і типовими положеннями завдань; зазначається які саме завдання не враховано та які нові завдання, не передбачені в законі чи типових положеннях, включено до положень, обгрунтовується включення цих завдань;

- у разі необхідності вносяться пропозиції про зміни і доповнення до положень про управління, відділи, інші структурні підрозділи, посадових інструкцій працівників, регламенту, структури апарату, розподілу обов'язків між підрозділами та працівниками, усунення дублювання.

3) щодо розподілу обов'язків між головою і заступниками голови, а також пропозиції удосконалення розподілу обов'язків:

- перерозподіл, включення до розподілу передбачених законодавством, але не включених до розподілу завдань, виключення з переліку дрібних, не передбачених законодавством завдань та інше.

За підсумками функціонального обстеження апарату та структурних підрозділів готується проект розпорядження голови держадміністрації. У розпорядженні передбачаються заходи з усунення виявлених розбіжностей, приведення положень про апарати та про структурні підрозділи у відповідність з чинним законодавством; перегляд і приведення у відповідність з типовими професійними характеристиками та положеннями про структурні підрозділи посадових інструкцій; удосконалення структури апарату держадміністрації, її управлінь, відділів та структури держадміністрації в цілому.