Порядком оформлення й використання Картки відмови в прийнятті митної декларації, митному оформленні чи пропуску товарів і транспортних засобів через митний кордон України, затвердженим наказом Державної митної служби України від 12.12.05 N 1227 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26.12.05 за N 1562/11842 визначено механізм надання митним органом письмового повідомлення заінтересованим особам про відмову в прийнятті митної декларації, митному оформленні чи пропуску товарів і транспортних засобів через митний кордон України (далі - відмова).

Відповідно до Порядку в усіх випадках відмови невідкладно оформлюється Картка відмови в прийнятті митної декларації, митному оформленні чи пропуску товарів і транспортних засобів через митний кордон України (далі - Картка).

Картка формується в електронному вигляді з використанням програмно-інформаційного комплексу "Відмова в прийнятті митної декларації, митному оформленні чи пропуску товарів і транспортних засобів через митний кордон України" Єдиної автоматизованої інформаційної системи Держмитслужби України посадовою особою митного органу, яка з огляду на обставини (заборону на переміщення товарів і транспортних засобів через митний кордон України; відсутність документів, потрібних для здійснення митного оформлення чи пропуску товарів і транспортних засобів тощо) прийняла рішення про відмову.