Відповідно до п. 6.1 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року N 6/5,

1. Затвердити Методичні вказівки щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Примірну номенклатуру справ державної нотаріальної контори та Примірну номенклатуру справ приватного нотаріуса (додатки 1, 2, 3).

Примірна номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (далі - Примірна номенклатура) є систематизованим переліком найменування справ, що заводяться в діловодстві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса з зазначенням строків їх зберігання.

Примірна номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги в веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів до знищення.

Строки зберігання в Примірній номенклатурі визначено на підставі Переліку документів Міністерства юстиції СРСР, органів та установ юстиції та судів з зазначенням строків зберігання документів, затвердженого Міністерством юстиції СРСР 31 січня 1980 року та Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41, зареєстрованого у Мін'юсті 17.09.98 р. N 576/3016.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад документів, що створюється в процесі діяльності державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів. Вона має рекомендаційний характер і є основним посібником при складанні індивідуальної номенклатури справ кожної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Індивідуальна номенклатура справ - є обов'язковим документом нотаріального діловодства, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів до знищення.

При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі наступне:

1. З примірної номенклатури справ в індивідуальну переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично утворюються в діяльності нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. В індивідуальну номенклатуру можуть бути також включені справи, не передбачені примірною номенклатурою. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.

2. Найменування справ, наведених в примірній номенклатурі, при складанні індивідуальної номенклатури конкретизуються і уточнюються (вказуються адресати, види документів тощо).

3. Залежно від обсягу документів, строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ можливо передбачити об'єднання або подрібнення справ, зазначених в примірній номенклатурі справ.

4. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41, зареєстрованого у Мін'юсті 17.09.98 р. за N 576/3016.

5. Строки зберігання, визначені в примірній номенклатурі, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби строки зберігання деяких справ можуть бути збільшені за рішенням експертної комісії після закінчення діловодного року.

6. Строк зберігання "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення, строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом.

Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України.

7. При складанні індивідуальної номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" примірної номенклатури.

Індивідуальна номенклатура справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса щорічно складається у 2-х примірниках, затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом, узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і набирає чинності з 1 січня наступного року.

Про складену номенклатуру справ приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.

Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса наведена у додатках 9 та 10 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року N 6/5.

При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно враховувати наступний порядок.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи. Наприклад: 1 - 02, де 1 - найменування напряму діяльності, а 02 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.

У зв'язку з невеликим обсягом документів з грифом "Для службового користування" в діловодстві доцільно формувати їх в одну справу з заголовком "Для службового користування".

Якщо у справі групуються статистичні звіти, то у заголовку обов'язково вказується номер чи умовне позначення форми звіту.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

Третя графа - (кількість справ) заводиться із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню в підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.

В графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.

У п'ятій графі номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачі їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цих справ.

В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.

Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2000 році, починається з 1 січня 2001 року.

Документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) виділяються до знищення після закінчення строків їх зберігання за номенклатурою справ на підставі акта встановленого зразка. Акти про виділення документів до знищення узгоджуються з державним нотаріальним архівом і затверджуються завідувачем державної нотаріальної контори (приватним нотаріусом).

Виділення документів до знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) строків зберігання за цей же період.

Документи тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні зберігатися протягом 10 років в архівах фондоутворювачів, після закінчення цього строку вони передаються в державний нотаріальний архів належним чином оформлені, за описами справ встановленого зразка. Передача справ оформляється актом.