Державна податкова служба України, керуючись ст. ст. 2 та 8 Закону України від 04.12.90 N 509 "Про державну податкову службу в Україні", надсилає для керівництва в роботі методичні рекомендації для підготовки платникам податків податкових консультацій з питань заповнення та подання податковими агентами Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб (далі Декларація), що передбачено пп. "д" п. 176.1 ст. 176 Податкового кодексу України від 02.12.2010 N 2755-VI.

1.1. Декларація подається до податкового органу на бланку встановленої форми, яка затверджена наказом ДПА України від 31.01.2011 року N 58, що зареєстрований в Міністерстві юстиції від 09.02.2011 року N 165/11903.

1.2. Заповнення та подання Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб поширюється на юридичних осіб (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайнятих осіб, представництва нерезидентів, які незалежно від їх організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок на доходи фізичних осіб до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що нараховуються (виплачуються) такій особі, та є податковими агентами відповідно до пп. 14.1.180. п. 14.1. статті 14 Кодексу.

1.3. Подання податковими агентами Декларації за період, у який здійснювалась ліквідація (припинення діяльності) податкового агента, проводиться до оформлення його ліквідації (припинення діяльності).

1.4. У Декларації зазначаються усі передбачені в ній показники. У кожний рядок та відповідні її графи проставляється лише один показник. У разі відсутності будь-яких показників, передбачених Декларацією, у цьому рядку проставляється прочерк.

1.5. Декларація заповнюється чорнилом, синьою або чорною пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації або інших засобів, які забезпечують збереження записів протягом установленого терміну зберігання звітності. Заповнення олівцем не дозволяється. У Декларації не повинно бути підчисток, помарок, малопомітних виправлень, дописок і закреслень (крім передбачених формою декларації), тексту або цифр, які неможливо прочитати внаслідок пошкодження аркушів, їх потертості, залиття чорнилом чи внаслідок інших причин. Орган державної податкової служби не приймає до розгляду Декларацію, що не відповідає зазначеним вище вимогам або: містить текст або цифри, які неможливо прочитати внаслідок пошкодження аркушів, їх потертості, залиття чорнилом чи внаслідок інших причин; не підтверджена підписами керівника підприємства та головного бухгалтера та не завірена печаткою платника податку, підписом самозайнятої особи.

2. Щодо подання Декларації

2.1. Декларації подається окремо за кожний місяць (податковий період) протягом 20 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного місяця. Окрема Декларація за календарний рік не подається. У разі нарахування доходу, його відображення у графі 01 є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні. У разі відсутності нарахування доходів Декларація подається без відображення показників. Якщо останній день терміну подання Декларації припадає на вихідний чи святковий день, то останнім днем терміну вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день. Якщо до закінчення терміну подання Декларації податковий агент виявляє помилки в раніше поданій за поточний звітний період Декларації, він зобов'язаний подати нову Декларацію. При цьому штрафні санкції та адміністративні штрафи не застосовуються, а раніше подана Декларація скасовується.

2.2. Декларація подається до ОДПС за місцем реєстрації податкового агента, уповноваженого - юридичної особи або її відокремлених підрозділів, які уповноважені нараховувати та перераховувати податок на доходи фізичних осіб.

2.2.1. На непошкодженому паперовому носії формату А4 Декларація заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами без замазок, закреслень, виправлень і уточнень. Якщо в інформаційному рядку є незаповнені поля, вони заповнюються прочерками. Подання ксерокопії Декларації не дозволяється.

2.2.2. Декларація може бути надана ОДПС за добровільним рішенням податкового агента в електронній формі за умови дотримання чинного законодавства, що регулює ці питання.

2.2.3. Декларація готується у двох примірниках. Один примірник подається до ОДПС. Другий - з підписом особи, відповідальної за приймання Декларації, штампом, отриманим при обов'язковій реєстрації Декларації в органі державної податкової служби, - повертається податковому агенту.

3. Щодо заповнення Декларації

3.1. Реквізити Декларації, що заповнюються:

3.1.1. У рядку "1" відмічається відповідна клітинка "Звітна", "Звітна за не уповноважений відокремлений підрозділ" або "Уточнююча", "Уточнююча за не уповноважений відокремлений підрозділ", "Звітна нова", "Звітна нова за не уповноважений відокремлений підрозділ" залежно від того, яка Декларація подається. За наявності більше ніж одної відмітки Декларація вважається неправильно заповненою. У разі відмітки "Уточнююча" або "Уточнююча за неуповноважений відокремлений підрозділ" рядки 1-8 Декларації не заповнюються.

3.1.2. У рядку "2" вказується номер місяця та звітний рік або з відміткою "Звітний (податковий) період, що уточнюється".

3.1.3. У рядку "3" вказується повна назва податкового агента юридичної особи, самозайнятої особи та фізичної особи, що здійснюють незалежну діяльність та відмічається відповідна клітинка "Юридична особа" або "Самозайнята особа".

3.1.4. У рядку "4" вказується код платника податку за ЄДРПОУ(1) юридичної особи - податкового агента, який подає Декларацію. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8). Вказується десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки платника податку(2) - самозайнятої особи - податкового агента або осіб, що здійснюють незалежну діяльність (у т.ч. нотаріуси, адвокати), який подає Декларацію, та/або серію та номер паспорта (для самозайнятих осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номеру облікової картки платника податку та повідомили про це відповідний орган ДПС. І мають відмітку у паспорті). Заповнення клітинок проводиться зліва направо.

(1) Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України;

(2) З Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

3.1.5. У рядку "5" вказується місцезнаходження податкового агента, електронна адреса, поштовий індекс, міжміській код, телефон, факс.

3.1.6. У рядку "6" вказується місцезнаходження неуповноваженого відокремленого підрозділу за який подається Декларація та поштовий індекс, міжміській код, телефон, факс, електронна адреса юридичної особи, що подає Декларацію за такий не уповноважений підрозділ.

3.1.7. У рядку "7" вказується дата виплати доходу за звітний період з врахуванням норм Закону України від 23.09.2010 N 2559-VI "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо строків виплати заробітної плати" (дата виплати заробітної плати за другу половину місяця). При неодноразовій виплаті доходів у звітному місяці сплата податку здійснюється з дотриманням вимог пп. 168.1.2 п. 168. ст. 168 Кодексу.

3.1.8. У рядку "8" вказується назва та код за ЄДРПОУ органу державної податкової служби, куди подається Декларація.

3.1.9. У рядку "9" вказується загальна кількість поданих окремих Декларацій за неуповноважені відокремлені підрозділи (відділення). Заповнення клітинок проводиться зліва направо (доповнюється зліва нулями до трьох цифр, якщо значущих цифр менше 4).

3.1.10. У рядку "10" вказується кількість осіб, що працювало за штатом (крім тих, хто знаходиться у відпустці по догляду за дитиною) та кількість осіб, що працювало за цивільно - правовими договорами. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (доповнюється зліва нулями ).