На численні запити підпорядкованих державних податкових адміністрацій та суб'єктів підприємницької діяльності Головне управління організації документальних перевірок ДПАУ надає такі роз'яснення.

Розділ журналу використання ЕККА "Щоденні записи показників ЕККА" заповнюється таким чином:

- у графі 1 вказується дата щоденного запису; ця дата повинна дорівнювати даті останнього щоденного звіту з обнуленням, показники якого вписуються до рядка;

- в графі 2 проставляється номер щоденного звіту з обнуленням інформації в оперативній пам'яті;

- якщо протягом робочого дня було виконано декілька звітів з обнуленням, до графи 2 вписуються номери всіх звітів з обнуленням за робочий день; допускається також заповнення окремого рядка по кожному обнулюючому звіту;

- в графі 3 вказується сума готівки, що була внесена до скриньки ЕККА (на робоче місце касира) з джерел суб'єкта підприємницької діяльності: з каси підприємства, з місця тимчасового зберігання готівкових коштів (сейф), з розрахункового рахунка в банку, з іншого ЕККА тощо, - разом з сумою залишку готівки з попереднього дня;

- операція "службове внесення" виконується при внесенні зазначених вище сум, а також після обнулюючого звіту перед початком роботи, якщо у скриньці ЕККА залишається готівка; сума цієї готівки повинна дорівнювати сумі, записаній в графі "Залишок готівки" попереднього денного запису;

- в графі 4 вказується сума готівки, що була видана зі скриньки ЕККА (з робочого місця касира) та залишилась у власності суб'єкта підприємницької діяльності: в касі підприємства, у місці тимчасового зберігання готівкових коштів, в іншому ЕККА або інкасована на розрахунковий рахунок до банку тощо;

- в графі 5 вказується фактична загальна сума продажу (сума, отримана за надані послуги) за робочий день, тобто сума продажу за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням сум готівки, виданих при поверненні товару (рекомпенсації неотриманої послуги) або при зустрічних розрахунках зі споживачами (приймання тари, видача заставних коштів, закупівля сировини), та з вирахуванням помилково внесених сум; показник в графі 5 повинен дорівнювати сумі показників в графах 6-9;

- в графах 6-9 вказуються складові загальної суми продажу по відповідних групах оподаткування ПДВ;

- в графі 10 вказується сума податку на додану вартість, обчислена виходячи з показника в графі 6;

- в графі 11 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, обчислена виходячи з фактичної суми продажу по товарах, до вартості яких включено збір на обов'язкове державне пенсійне страхування згідно з чинним законодавством;

- в графі 12 вказується загальна сума готівки, видана споживачам, яка може складатись з таких сум:

- за товар, що його повернули;

- за попередньо оплачену, але неотриману чи виконану незадовільно послугу;

- сум, виданих при зустрічних розрахунках (приймання тари, закупівля сировини, видача коштів за заставу тощо);

- видача готівки при коригуванні розрахунків;

- помилково введених сум (при помилковому введенні суми продажу з наступним закриттям чека слід виконати операцію "службова видача готівки");

- в графі 13 записується залишок готівки в скриньці ЕККА (на робочому місці касира) після виконання обнулюючого звіту; якщо готівкові кошти передаються, наприклад, до каси підприємства чи у тимчасове місце зберігання, перед виконанням обнулюючого звіту слід виконати операцію "службова видача готівки".

По закінченні місяця можна заповнювати підсумковий рядок.

Звіт про використання ЕККА заповнюється в розрізі всіх ЕККА, що зареєстровані суб'єктом підприємницької діяльності. У послідовні графи звіту записуються такі дані:

- в графі 1 вказується модель ЕККА з уточненням модифікації (наприклад, ЕРА 101.08, MINI-500.02 МЕ) та реєстраційний номер ЕККА;

- в графах 2 і 4 записується математична сума показників по загальній сумі продажу всіх виконаних за звітний місяць звітів з обнуленням інформації в оперативній пам'яті; цю суму можна отримати шляхом виконання періодичного звіту ЕККА за звітний місяць;

- в графі 3 записується "0";

- в графах 2 і 3 можна записувати значення показників фіскальної пам'яті накопичуючим підсумком, починаючи з першого дня експлуатації ЕККА; у цьому разі показник в графі 4 повинен дорівнювати математичній різниці показників в графах 2 і 3;

- в графі 5 вказується математична сума показників, записаних в графі 12 журналу використання ЕККА, за звітний місяць, тобто загальна сума коштів, виданих споживачам з реєстрацією цієї видачі через ЕККА, а також підсумок помилково введених сум;

- в графі 6 вказується фактична загальна сума продажу (наданих послуг) за місяць; показник в графі 6 повинен дорівнювати математичній сумі показників за відповідний період, записаних в графі 5 журналу використання ЕККА; показник в графі 6 звіту повинен дорівнювати сумі показників в графах 7-10 звіту;

- в графах 7-10 вказуються складові загальної суми продажу за місяць по відповідних групах оподаткування ПДВ; показники в графах 7-10 звіту повинні дорівнювати математичній сумі показників за звітний місяць, записаних у відповідних графах журналу використання ЕККА;

- в графі 11 вказується сума податку на додану вартість за звітний місяць, обчислена виходячи з показника в графі 7;

- в графі 12 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, обчислена виходячи з фактичної місячної суми продажу по товарах, до вартості яких включено збір на обов'язкове державне пенсійне страхування згідно з чинним законодавством;

- в графі 13 вказується сума готівки, інкасована за звітний місяць у фінансово-кредитну установу; якщо немає можливості виділити окремо інкасовані суми по кожному ЕККА, показник в графі 13 повинен дорівнювати загальній сумі готівки, інкасованої суб'єктом підприємницької діяльності за місяць, та записується в рядку "Усього за місяць по організації";

- в останньому рядку звіту про використання ЕККА вказуються підсумки показників по графах 4-13.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які згідно з чинним законодавством можуть проводити розрахунки за готівку в іноземній валюті, повинні заповнювати графи журналу використання електронного контрольно-касового апарата в гривнях шляхом переведення сум в іноземній валюті у гривні за курсом Нацбанку на день зняття обнулюючого звіту (отримання виручки).

В графах 2-4 звіту про використання ЕККА проставляються прочерки; графи 5-12 заповнюються у гривнях, показники в цих графах обчислюються як математичні підсумки відповідних граф журналу використання електронного контрольно-касового апарата за звітний період; в графі 13 заповнюється рядок "Усього за місяць по організації", де вказуються інкасовані за звітний місяць суми по кожному виду валюти окремо, включаючи гривні.

Заповнення граф розділу журналу використання електронного контрольно-касового апарата "Щоденні записи показників ЕККА" в пунктах обміну валюти здійснюється таким чином:

- за кожний робочий день заповнюється сукупність рядків у кількості, що на одиницю більше кількості валют, по яких протягом робочого дня проводились операції купівлі/продажу; по кожному виду валюти заповнюється один рядок, останній рядок денного запису призначений для деяких показників у гривнях;

- в графі 1 вказується дата щоденного запису; ця дата повинна дорівнювати даті останнього щоденного звіту з обнуленням, показники якого вписуються до журналу;

- в графі 2 проставляється номер щоденного звіту з обнуленням інформації в оперативній пам'яті;

- якщо протягом робочого дня було виконано декілька звітів з обнуленням, до графи 2 вписуються номери всіх звітів з обнуленням за робочий день; допускається також заповнення окремої групи рядків по кожному обнулюючому звіту;

- в графі 3 вказується по кожному виду валюти та по гривнях сума готівки, що була внесена до скриньки ЕККА (на робоче місце касира) з джерел суб'єкта підприємницької діяльності: з каси підприємства, з місця тимчасового зберігання готівкових коштів (сейф), з розрахункового рахунка в банку, з іншого ЕККА тощо, - разом з сумами залишків готівки з попереднього дня;

- в графі 4 вказуються по всіх рядках суми готівки, що були видані зі скриньки ЕККА (з робочого місця касира) та залишились у власності суб'єкта підприємницької діяльності: в касі підприємства, у місці тимчасового зберігання готівкових коштів, в іншому ЕККА - або інкасовані на розрахунковий рахунок до банку тощо;

- в графі 5 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума купленої за робочий день валютної готівки, тобто сума купленої валюти за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням помилково внесених сум; останній рядок не заповнюється;

- в графі 6 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума проданої за робочий день валютної готівки, тобто сума проданої валюти за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням помилково внесених сум; останній рядок не заповнюється;

- в графах 7 і 8 вказуються то кожному виду валюти загальні суми, відповідно, купленої та проданої за робочий день валютної готівки у гривневому вимірі, обчислені на підставі показників в графах 5 і 6 з використанням діючого протягом робочого дня курсу купівлі/продажу; в останньому рядку граф 7 і 8 записуються підсумки показників цих граф по всіх видах валюти;

- в графі 9 в кожному рядку записується назва валюти, показники по якій внесені до рядка;

- показник в останньому рядку графи 10 повинен дорівнювати математичній різниці між загальною сумою купленої та загальною сумою проданої валютної готівки у гривневому вимірі, тобто математичній різниці сум, записаних в цьому ж рядку в графах 7 і 8; рядки по видах валюти в цій графі не заповнюються;