1. Правова система ipLex360
  2. Законодавство
  3. Наказ


ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ
НАКАЗ
30.12.2013 № 800
(з основної діяльності)
Про затвердження Переліку службової інформації ДСНС України, якій надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби України з надзвичайних ситуацій № 585 від 20.10.2014 )
Відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893, з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять службову інформацію, що є власністю держави, та подальшого удосконалення організації роботи з документами з грифом "Для службового користування" у Державній службі України з надзвичайних ситуацій
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити нову редакцію Переліку службової інформації ДСНС України, якій надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" (далі - Перелік) та Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - Інструкція), що додаються.
2. Заступникам Голови, керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС України, територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС України забезпечити вивчення затверджених Переліку та Інструкції, постійний контроль за правильним їх застосуванням.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова М. Болотських
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
ДСНС України
13.09.2013 № 600
(у редакції наказу
ДСНС України
від 30.12.2013 № 800)
ПЕРЕЛІК
службової інформації ДСНС України, якій надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" ( v0600388-13 )
№ з/п Відомості, яким надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" Відмітка про зміну грифа обмеженого доступу
1 2 3
1. Перелік режимних приміщень (зон, територій)
2. Акти про придатність приміщення (зони, території) для проведення конкретних видів секретних робіт
3. Номенклатура секретних справ
4. Експертний висновок державного експерта з питань таємниць про наявність відомостей, що становлять державну таємницю
5. Протокол засідання експертної комісії з питань державної таємниці про наявність відомостей, що становлять державну таємницю
6. Акти перегляду грифів секретності документів та інших матеріальних носіїв секретної інформації
7. Журнали обліку вхідних і підготовлених секретних документів, реєстрації облікових карток громадян про надання допуску до державної таємниці, інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, обліку секретних видань
8. Акти на знищення секретних документів і справ
9. Відомості, що зберігаються на ідентифікаторах комплексів засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу, за винятком відомостей, які віднесені до державної таємниці
10. Відомості про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків в організації охорони державної таємниці, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
11. Акти квартальних та річних перевірок наявності секретних документів та інших матеріальних носіїв секретної інформації
12. Порядок надання доступу до державної таємниці
13. Листування, нормативно-розпорядчі документи з питань оформлення допуску до державної таємниці
14. Облікова картка громадянина про надання допуску та доступу до державної таємниці
15. Номенклатура посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці
16. Відомості про організацію, результати службових розслідувань за фактами розголошення державної таємниці, втрат матеріальних носіїв секретної інформації, інших порушень режиму секретності
17. Відомості щодо оформлення та надання допуску до особливих робіт
18. Облікова картка фізичної особи, якій надано допуск до виконання особливих робіт
19. Відомості щодо переліку приміщень (об'єктів), функціональне призначення яких передбачає обіг таємної інформації
20. Акти категоріювання об'єктів, на яких циркулює інформація з обмеженим доступом
21. Акти обстеження придатності об'єктів, на яких циркулює інформація з обмеженим доступом
22. Відомості щодо засобів обробки інформації з обмеженим доступом на конкретному об'єкті, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
23. Відомості щодо заходів технічного захисту інформації на конкретному об'єкті або в конкретній інформаційній (інформаційно-телекомунікаційній) системі, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
24. Відомості про інформаційну (інформаційно-телекомунікаційну) систему, що призначена для обробки інформації з обмеженим доступом, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, володіння якими надає можливість зловмиснику реалізувати загрози інформації в системі
25. Розпорядження по зв'язку при ліквідації надзвичайної ситуації мирного часу
26. Схеми організації зв'язку територіальних підрозділів та підрозділів безпосереднього підпорядкування ДСНС України
27. Витяги з переліку телефонних та телеграфних постійно діючих каналів (а також за паролями "Каштан" та "Стихія")
28. Пояснювальні записки до планів та схем зв'язку, які розкривають побудову системи зв'язку ДСНС України в мирний час
29. Виписки з таблиці позивних посадових осіб
30. Оперативно-технічна документація бойових постів на вузлах зв'язку
31. Виписки з радіоданих радіомереж КХ
32. Відомості з питань організації та забезпечення безпеки спеціальних видів зв'язку, якщо ці відомості не становлять державної таємниці
33. Відомості щодо перспектив та стратегій розвитку систем спеціального зв'язку, порядок забезпечення режиму безпеки в ході їх реалізації, крім тих, що становлять державну таємницю
34. Відомості про зміст заходів, фактичний стан, планування, наявність недоліків в організації, забезпечення безпеки спеціальних видів зв'язку та криптографічного захисту інформації, якщо ці відомості не становлять державної таємниці
35. Відомості про номенклатуру, тактико-технічні характеристики засобів криптографічного захисту секретної інформації, якщо ці відомості не становлять державної таємниці
36. Відомості про залучення фахівців органів ДСНС України до роботи із засобами криптографічного захисту інформації і ключовими даними та допуск (доступ) до них
37. Відомості про порядок поводження з матеріальними носіями інформації, яка оброблена з використанням засобів криптографічного захисту інформації, якщо ці відомості не становлять державної таємниці
38. Переписка з питань оформлення допуску до шифрробіт, навчання та спеціальної підготовки особового складу спеціалістів СПЗ, технічного обслуговування, ремонту, списання, розбракування та знищення засобів КЗІ, які мають гриф секретності, плани робіт підрозділів спеціального зв'язку, акти (протоколи) прийому-передачі, перевірок наявності, знищення документів з шифрувальної роботи та секретного діловодства органів спеціального зв'язку
39. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки, мобілізаційного плану, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
, щодо: створення, розвитку, утримання, передачі, ліквідації, реалізації та фінансування мобілізаційних потужностей; виробництва та поставки технічних засобів та майна речової служби в особливий період; виробництва, закупівлі та поставки продовольства, сільськогосподарської продукції в особливий період; виробництва та поставки лікарських засобів та медичного майна в особливий період; виробництва та поставки пально-мастильних матеріалів в особливий період; мобілізаційних завдань із замовлення на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період; кількості автотранспортної, дорожньо-будівельної, підіймально-транспортної техніки, повітряних, морських та річкових суден, залізничного рухомого складу, які підлягають передачі до складу Збройних Сил України в місцевому органі виконавчої влади, органі місцевого самоврядування; забезпечення виконавців мобілізаційних завдань матеріально-технічними, сировинними та енергетичними ресурсами в особливий період; виробництва ветеринарного майна та технічних засобів; створення та накопичення нестандартного обладнання та устаткування на особливий період; показників із праці та кадрів, джерел забезпечення кадрами потреб галузей національної економіки на особливий період; підготовки фахівців у закладах освіти на особливий період; надання медичних, транспортних, поштових, телекомунікаційних, житлово-комунальних, побутових, ремонтних та інших послуг в особливий період; виробництва найважливішої цивільної промислової продукції в особливий період; номенклатури, обсягів (норм), місць зберігання матеріальних цінностей мобілізаційного резерву в центральному або місцевому органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, на підприємстві, в установі, організації, які не задіяні у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них; капітального будівництва в особливий період; створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період; потреби сільського господарства в хімічних і мікробіологічних засобах захисту рослин, мінеральних добривах в особливий період
40. Відомості про методичні матеріали з питань мобілізаційної підготовки національної економіки
41. Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки національної економіки
42. Відомості про військовозобов'язаних, заброньованих за центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектуючих виробів до них
43. Відомості про заходи, передбачені для забезпечення сталого функціонування місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектуючих виробів до них
44. Відомості про стан мобілізаційної готовності підприємств, установ, організацій, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектуючих виробів до них
45. Відомості про організацію та порядок роботи курсів підвищення кваліфікації фахівців центральних та місцевих органів виконавчої влади з питань мобілізаційної підготовки
46. Відомості про виділення будівель, споруд, земельних ділянок, транспортних та інших матеріально-технічних засобів Збройним Силам України, іншим військовим формуванням в особливий період
47. Відомості, які містяться в експлуатаційній документації на програмні засоби та комплексну систему захисту інформації в автоматизованих системах із питань мобілізаційної підготовки національної економіки
48. Відомості про функціонування єдиної транспортної системи України в особливий період у частині, що стосується районної державної адміністрації, органу місцевого самоврядування, окремого підприємства
49. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану районної державної адміністрації, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації
50. Відомості про виробничі потужності, обсяги, технологію виробництва матеріалів, які передбачається використовувати для виготовлення озброєння, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них у цілому щодо підприємства, установи, організації
51. Відомості про проведення навчальних зборів з працівниками мобілізаційних підрозділів (місце та час проведення, тематика занять)
52. Відомості щодо перевірки мобілізаційної підготовки територіальних органів управління та навчальних закладів МНС України, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
53. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації щодо життєзабезпечення населення в особливий період
54. Відомості про організацію оповіщення, управління і зв'язку, порядок переведення органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації на режим роботи в умовах особливого періоду, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
55. Відомості про дислокацію, характеристики запасних пунктів управління, обсяги матеріально-технічних засобів, продовольства, систему їх охорони та захисту органу державної влади, іншого державного органу, органів місцевого самоврядування, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
56. Відомості про довгострокові та річні програми мобілізаційної підготовки місцевого органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, окремого підприємства, установи, організації
57. Відомості про потребу в асигнуваннях та фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку місцевого органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації
58. Відомості про заходи цивільного захисту на особливий період районів, міст, районів у містах, підприємств, установ, організацій
59. Відомості про порядок, критерії та правила віднесення міст до відповідних категорій з цивільного захисту
60. Зведені відомості про стан підготовки цивільного захисту України на рік, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
61. Відомості про інженерно-технічні заходи цивільного захисту, що плануються (реалізовані) у генеральних планах забудови населених пунктів та відповідних адміністративно-територіальних одиниць
62. Відомості про порядок, критерії та правила віднесення міст та об'єктів національної економіки до відповідних категорій з цивільного захисту
63. Відомості за сукупністю всіх показників про зміст та основні напрямки розвитку інженерно-технічних заходів цивільного захисту особливого періоду, що плануються (реалізовані) у генеральних планах забудови населених пунктів та відповідних адміністративно-територіальних одиниць
64. Зведені відомості за окремими показниками про кількість, загальну площу та місткість захисних споруд цивільного захисту за область
65. Відомості щодо розташування залишків хімічної зброї, затопленої у виключній (морській) економічній зоні України
66. Відомості про організацію реагування та дій у разі виникнення аварій на об'єктах, що мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави
67. Відомості про час та маршрут транспортування вибухових речовин та засобів підриву, вибухонебезпечних предметів, а також місця їх знищення та знешкодження
68. Програми професійної підготовки особового складу сил цивільного захисту
69. Відомості про участь у заходах з антитерористичної діяльності, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
70. Відомості про антитерористичні заходи на об'єктах поводження з радіоактивними відходами, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю
71. Відомості про організацію радіолокаційного забезпечення польотів авіації ДСНС України
72. Відомості про організацію зв'язку і радіотехнічного забезпечення польотів авіації ДСНС України
73. Інструкції оперативним черговим ДСНС України та ГАКЦПР щодо дій при отриманні сигналів оповіщення про проведення заходів стосовно державної системи радіолокаційного розпізнавання об'єктів
74. Відомості про кількість військовозобов'язаних, заброньованих за підприємствами, установами та організаціями ДСНС України
75. Відомості про кількісний та якісний склад резерву служби цивільного захисту за орган (підрозділ)
76. Штати воєнного часу органів та підрозділів Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту
__________
Примітки:
1. Документам, справам, виданням та іншим матеріальним носіям, які містять відомості з питань мобілізаційної підготовки, надається гриф обмеження доступу "ДСК" з позначкою "Літер "М".
2. Пересилання мобілізаційних документів здійснюється із зазначенням на пакеті, крім грифа "ДСК", позначки "Літер "М".
Директор
Адміністративного
департаменту
В.В. Гончаров
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
ДСНС України
30.12.2013 № 800
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій
Загальні положення
1. Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - Інструкція), розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію".
Ця Інструкція визначає обов'язковий порядок роботи з документами, виданнями та іншими носіями інформації (далі - документи), які містять службову інформацію у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - ДСНС України).
Порядок організації роботи з документами з питань мобілізаційної підготовки здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.
2. До службової може належати інформація, що міститься в документах, які становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробленням напрямку діяльності ДСНС України або здійсненням нею контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.
3. Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" при дотриманні таких вимог:
виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, захисту репутації або прав інших людей, запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;
розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;
шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.
4. До службової інформації не належать відомості про:
розпорядження бюджетними коштами;
володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів; умови отримання цих коштів чи майна;
прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та назви юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно;
декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах влади або обіймають посаду державного службовця;
стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;
аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;
стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;
факти порушення прав і свобод людини і громадянина; незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;
інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України.
5. Перелік відомостей, що містять службову інформацію, розробляється експертною комісією з проведення експертизи цінності документів ДСНС України (далі - ЕК ДСНС України), створеною відповідно до законодавства, за пропозиціями структурних підрозділів. До її складу включаються представники режимно-секретного підрозділу.
На підставі рішення ЕК ДСНС України інформація включається до переліку відомостей, що містять службову інформацію, та вводиться в дію наказом ДСНС України.
У разі потреби в установах системи ДСНС України з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з ДСНС України вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.
6. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, оприлюднюється на офіційному веб-сайті ДСНС України.
7. Посадові особи, що прийняли рішення про віднесення інформації до службової, несуть відповідно до законодавства персональну відповідальність за обґрунтованість ухваленого рішення і дотримання обмежень, передбачених у пункті 4 цієї Інструкції.
8. Відповідальність за забезпечення захисту проходження документів, які містять службову інформацію, а також використання засобів електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки при підготовці цих документів несуть перший заступник Голови та керівники установ системи ДСНС України.
Відповідальність за розмноження та збереженість документів, що містять службову інформацію, в структурних підрозділах несуть їх керівники.
9. Службова інформація без санкції керівника ДСНС України або його заступників не підлягає поширенню.
За розголошення документованої службової інформації, а також порушення порядку роботи з документами, що містять службову інформацію, їх втрату або незаконне знищення співробітники установи можуть бути притягнуті до дисциплінарної або іншої передбаченої законодавством відповідальності.
10. Запобігання розголошенню службової інформації та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи установ системи ДСНС України.
11. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів, які містять службову інформацію, покладається на служби діловодства установ системи ДСНС України (далі - служба діловодства).
Контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції здійснює режимно-секретний підрозділ установи.
За рішенням керівника установи системи ДСНС України опрацювання документів, що містять службову інформацію, та їх зберігання у діловодстві може покладатися на режимно-секретний підрозділ установи.
12. Співробітники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію" та цією Інструкцією. Ознайомлення здійснюють служби діловодства.
13. Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, без службової потреби.
14. У випадку ліквідації установи рішення про подальше використання службової інформації приймає ліквідаційна комісія.
Приймання та реєстрація документів
15. Приймання і реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється централізовано службою діловодства.
16. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається співробітниками служби діловодства, до компетенції яких належить робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності вкладень або порушення їх цілісності, пошкодження конверта (упакування), що спричинило неможливість прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 1). Один примірник акта надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
17. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертають відправнику без їх розгляду.
18. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її наступного робочого дня під розписку до служби діловодства.
Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи, де немає постійних чергових працівників.
19. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від іншої документації відкритого доступу з дотриманням вимоги щодо однократності реєстрації.
Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.
20. Облік документів з грифом "Для службового користування" здійснюється в журналах (додатки 2, 3) або на картках формату А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148) (додаток 4) з обов'язковим складом реквізитів. Склад обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.
21. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником служби діловодства та завіряється печаткою "Для довідок і документів".
У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх реєстрацію разом з іншою документацією відкритого доступу. При цьому в реєстраційних формах до реєстраційного індексу додається позначка "ДСК", наприклад: 123/01 ДСК, 09-05/456 ДСК.
Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).
22. Тираж видання з грифом "Для службового користування" реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" (додаток 5 ).
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у всіх облікових формах. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.
23. Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно обов'язково відображатися в журналах або на картках.
Друкування та розмноження документів
24. Документи, що містять службову інформацію (за необхідності і їх проекти), повинні мати гриф обмеженого доступу "Для службового користування". Віднесення документів до таких, що містять службову інформацію, здійснюється виконавцем та посадовою особою, яка підписує або затверджує документ на підставі переліків, зазначених у пункті 5 цієї Інструкції.
25. Гриф "Для службового користування" і номер примірника проставляються в правому верхньому куті першої сторінки документа, на обкладинці і титульному аркуші видання, а також на першій сторінці супровідного листа до таких документів, наприклад:
Для службового користування
Прим. № ___
Якщо вказані реквізити неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій службової інформації, вони мають бути зазначені у супровідному листі.
У разі відсутності у супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" інформації з обмеженим доступом гриф оформляється таким чином:
Для службового користування
(без додатка - без грифу обмеження)
На документах, які містять відомості, що містять службову інформацію з питань мобілізаційної підготовки, нижче грифа "Для службового користування" додатково проставляється позначка "Літер "М".
26. Оформлення реквізитів документів з грифом "Для службового користування" та порядок їх розташування здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
27. Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування, розмноження документів з грифом "Для службового користування" та обробки службової інформації, що є власністю держави, може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації в порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.
Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється у режимно-секретному підрозділі установи працівником, відповідальним за роботу з такими документами.
28. На зворотньому боці в лівому нижньому куті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість віддрукованих примірників, куди направлено кожен примірник, прізвище виконавця, прізвище працівника, який друкував документ, номер службового телефону виконавця, дата друкування, номер ІС (засобу електронно-обчислювальної техніки), на якому створено та надруковано документ, наприклад:
Надр. 2 прим.
Прим. № 1 - на адресу
Прим. № 2 - до справи
Вик. та надр. Зайченко 247-30-45
ІС № 2-Р
08.08.2013
29. Після реєстрації роздрукованих документів чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником режимно-секретного підрозділу, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені" із зазначенням дати та підписів осіб, які його провели.
30. Порядок розмноження документів з грифом "Для службового користування" засобами копіювально-розмножувальної техніки визначається керівником установи. Під час розмноження таких документів з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.
31. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється тільки з письмового дозволу керівника установи під контролем служби діловодства. На розмножених документах, що підлягають розсиланню, від руки проставляється номер примірника.
Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
32. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими документами відкритого доступу. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається відмітка "ДСК".
Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
Розсилання (відправлення) документів
33. Розсилання (відправлення) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником установи (його заступником) і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
34. Розсилання документів з грифом "Для службового користування" до інших установ у межах України здійснюється рекомендованими поштовими відправленнями, фельд'єгерською службою, а також кур'єрами установи, які доставляють документи під розписку в реєстрі.
35. Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.
36. Документи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, мають бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключити можливість доступу до них. Забороняється використовувати конверти із прозорими "віконцями".
37. На конвертах (упакуваннях) вказують адреси та назви одержувача і відправника, номери вкладених документів із зазначенням позначки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади адресата, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
38. У разі розсилання документів з грифом "Для службового користування" у кілька адресів складається розрахунок розсилки, в якому поадресно проставляються номери примірників документів, що відправляються. Розрахунок розсилки підписує виконавець і керівник структурного підрозділу, який готував документ.
39. Забороняється розсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.
40. Розсилання документів з грифом "Для службового користування" електронним зв'язком здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.
41. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Голови або заступників Голови ДСНС України.
Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первинне значення.
42. Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
Формування виконаних документів у справи
43. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ відкритого діловодства.
До номенклатури включають усі довідкові і реєстраційні картотеки, журнали та документи з відповідними грифами. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".
На обкладинці справи, у яку згруповано документи з грифом "Для службового користування", проставляється позначка "ДСК".
44. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої необхідності допускається групувати в справи окремо або разом з іншими документами відкритого доступу з одного й того ж питання.
45. Якщо в установі створюється значна кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування", доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК", наприклад, 04-10 ДСК.
46. У разі коли в установі створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування" дозволяється їх групувати разом з іншими документами відкритого доступу. Після долучення їх до справи з документами відкритого доступу на обкладинці справи зазначається позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
47. Документи з питань мобілізаційної підготовки групуються у справи відповідно до номенклатури справ мобілізаційного органу установи.
48. В установах, у процесі діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком "Документи "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
Після закінчення діловодного року справа "Документи "Для службового користування" переглядається експертною комісією поаркушно і за потреби приймається рішення про її переформовування. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі "Документи "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в ній. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і замінюється уточненим строком зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
Якщо у справі "Документи "Для службового користування" містяться документи номенклатури справ мобілізаційного чи режимно-секретного органу, справа переглядається експертною комісією та переформовується, зазначені документи передаються для обліку і зберігання до відповідного режимного органу установи, у справу вкладається довідка-замінник (додаток 6).
49. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.
Використання документів
50. Доступ до документів та справ з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі переліків осіб, які працюють з матеріальними носіями інформації з грифом обмеження доступу "Для службового користування" або резолюції на документі.
До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих справ, а до документів - відповідно до резолюцій керівництва установи (структурних підрозділів).
Видавання архівних справ "Для службового користування" у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з письмового дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
Виконавець документа та особи, які візували та підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.
51. У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) документи з грифом "Для службового користування" за дорученням керівника структурного підрозділу та за умови інформування служби діловодства передаються іншому виконавцю, який уповноважений працювати з документами, що містять службову інформацію.
52. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів з грифом "Для службового користування", складається акт прийому-передачі цих документів за довільною формою та затверджується керівником установи.
53. Справи і видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в журналі обліку (додаток 7).
54. Справи з грифом "Для службового користування", передані організаціями до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.
Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.
55. Забороняється використовувати інформацію з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
56. Представники інших установ (засобів масової інформації) можуть ознайомитися з документами з грифом "Для службового користування" та отримувати копії і витяги цих документів у кожному окремому випадку за письмовим дозволом керівника установи за наявності письмового запиту цих установ (засобів масової інформації) із зазначенням теми виконуваного завдання.
57. Якщо установа отримала документи з грифом "Для службового користування" від інших установ, їх оприлюднення та ознайомлення з такими документами представників сторонніх установ (засобів масової інформації) може бути здійснене лише за письмовою згодою установ, які є авторами таких документів.
58. Якщо у документі зі службовою інформацією є відкрита інформація, до такого документа додається супровідний лист, в якому зазначається, які речення (абзац, сторінка) відносяться до відкритої інформації. Така інформація має надаватися установою на вимогу запитів на інформацію.
59. Службова інформація має надаватися установами, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації.
60. Під час передачі справ зі службовою інформацією на постійне зберігання до державних архівів установа-фондоутворювач має обумовити вимогу щодо погодження з нею видачі таких справ дослідникам.
Зняття грифа "Для службового користування"
61. Справи з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (не менш як один раз на 5 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Позаплановий перегляд справ з грифом "Для службового користування" з метою можливого зняття цього грифа може бути ініційований керівником установи або органом вищого рівня.
Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації - автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії обов'язково включаються працівники режимно-секретного підрозділу.
62. Рішення комісії оформляється протоколом, що складається за довільною формою та затверджується керівником установи. В протоколі зазначаються заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
63. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" "погашається" штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.
Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.
Відбір документів для зберігання та знищення
64. Порядок підготовки документів з грифом "Для службового користування" на архівне зберігання здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України від 8 травня 2001 р. за № 407/5598 (зі змінами).
65. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.
66. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" включаються у відповідні описи справ разом з документами відкритого доступу. При цьому в описах до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини)" з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

................
Перейти до повного тексту