Відповідно до пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407,

1. Затвердити Положення про Центральний державний електронний архів України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів від 21 червня 2007 року № 97 "Про затвердження Положення про Центральний державний електронний архів України".

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) довести цей наказ до відома Державної архівної служби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби Гінзбург О.П.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його оприлюднення.

1. Центральний державний електронний архів України (далі - ЦДЕА України) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і належить до сфери управління Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

ЦДЕА України як державний орган виконує завдання і функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість електронних документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації.

2. ЦДЕА України у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими актами законодавства України, а також цим Положенням.

3. До складу документів ЦДЕА України (далі - профільні документи), входять:

електронні документи установ - джерел формування НАФ, передані державними архівами;

електронні інформаційні ресурси;

електронні документи та інформаційні ресурси особового походження, передані державними архівами та власниками таких документів;

службові видання в електронному вигляді, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек - депозитаріїв;

електронні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

електронні страхові копії унікальних документів та інформаційних ресурсів, що зберігаються в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності;

облікові документи та архівні довідники на документи ЦДЕА України (описи, каталоги, путівники тощо).

4. Основними завданнями ЦДЕА України є:

участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства, координація діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з питань впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів та використання їх інформації;

приймання профільних документів, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

надання методичної допомоги з питань своєї діяльності державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності;

проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань створення, обліку, зберігання, користування архівними електронними документами та електронними інформаційними ресурсами, впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису, інформаційно-комунікаційних технологій.

5. ЦДЕА України відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

подає пропозиції щодо формування державної політики з питань впровадження електронних документів та електронного документообігу;

бере участь у складанні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;

визначає джерела комплектування профільними документами;

приймає на прохання юридичних та фізичних осіб профільні документи НАФ, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

здійснює разом з державними архівами експертизу цінності електронних документів та електронних інформаційних ресурсів і забезпечує їх виконання;

придбаває електронні документи та електронні інформаційні ресурси у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, які не мають власника або власник яких невідомий;

бере участь у перевірках роботи архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності стосовно впровадження електронного документообігу та електронного підпису, а також створення, обліку, зберігання електронних документів та використання відомостей, що в них містяться;

забезпечує технічні параметри зберігання профільних документів та вживає заходів для вдосконалення системи зберігання профільних документів;

бере участь у визначенні вимог щодо форматів приймання профільних документів, супровідної документації;

забезпечує резервне копіювання профільних документів;

визначає вимоги щодо описування профільних документів;

веде державний облік архівних електронних документів НАФ та електронних інформаційних ресурсів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

надає безпосередньо користувачам та державним архівам доступ до відомостей, що містяться в архівних електронних документах, електронних інформаційних ресурсах і довідковому апараті до них, інформує про документи та ресурси, відомості з яких можуть бути ними використані;