З метою підвищення ефективності роботи та оптимізації функцій регіонального та районного рівнів у процесі приймання та комп'ютерної обробки звітних документів платників податків з урахуванням різних способів надходження документів до органів державної податкової служби

1. Затвердити та ввести в дію з 01.01.2005 р.:

1.1. Порядок приймання та комп'ютерної обробки звітних документів платників-податків у ДПІ районного рівня та СДПІ по роботі з ВПП) (додаток 1).

1.2. Реєстр форм звітних документів платників податків юридичних та фізичних осіб для занесення до електронної бази звітних документів ДПА України (додаток 2);

АІС Автоматизована інформаційна система

АІС ОР Автоматизована інформаційна система обласного рівня

АРМ Автоматизоване робоче місце

БД АІС Бази даних автоматизованої інформаційної системи

БД ПЗ Бази даних програмного забезпечення

ГМД Гнучкий магнітний диск

ДПА Державна податкова адміністрація

ДПІ Державна податкова інспекція

ДПС Державна податкова служба

ДПСУ Державна податкова служба України

ДРФО Державний реєстр фізичних осіб

ЗЕД Зовнішньоекономічна діяльність

КМУ Кабінет Міністрів України

КОР Картка особового рахунка

ОДПС Органи державної податкової служби

ОПЗ Оператор приймання звітності

ПДВ Податок на додану вартість

ПЗ Програмне забезпечення

РРО Реєстратор розрахункових операцій

СПД Суб'єкт підприємницької діяльності

СПД ФО Суб'єкт підприємницької діяльності - фізична особа

ЦБД Центральна база даних

У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

відділ обробки та ведення податкових документів - підрозділи, які виконують приймання, реєстрацію та введення податкової звітності засобами програмного забезпечення (ПЗ), для спеціалізованих державних податкових інспекцій по роботі з великими платниками податків - відділи обліку платників податків та ведення інтегрованого банку даних;

електронна база податкової звітності - база даних в електронному вигляді, яка створена у державних податкових інспекціях на основі показників первинних звітних документів платників податків, призначена для централізованого накопичення та багаторазового використання в інформаційно-аналітичних системах ДПС України;

логічне видалення - видалення платника податку із електронної бази даних без фізичного видалення (можна лише переглянути раніше введені звіти, а створити нові звіти у такого платника неможливо);

платники податків - юридичні особи, їхні філії, відділення, інші відокремлені підрозділи, що не мають статусу юридичної особи, а також фізичні особи, які мають статус суб'єктів підприємницької діяльності чи не мають такого статусу, на яких згідно з законодавством покладено обов'язок утримувати та/або сплачувати податки і збори (обов'язкові платежі), пеню та штрафні санкції;

картка особового рахунка (КОР) - форма електронного документа платника податку, збору (обов'язкового платежу), яка зберігається в межах єдиної інформаційної системи та містить таку інформацію:

нараховані та донараховані суми податкових зобов'язань платника і штрафних санкцій;

фактично сплачені суми податку, збору (обов'язкового платежу) і штрафних санкцій;

нараховані та погашені суми пені;

факти порушення термінів подачі звітних документів;

факти порушення термінів сплати податкових зобов'язань платника;

моніторинг - система спостережень, збирання, обробки, накопичення, збереження та аналізу інформації;

робоче місце для приймання звітності - спеціально обладнане за принципами операційного залу робоче місце інспектора державної податкової служби з відсутнім безпосереднім контактом з платником податків (вікна для приймання звітних документів платників податків), а також створені відповідні умови для платників податків;

"єдине вікно" - робоче місце для приймання різних форм звітності платників податків. Звітні документи платників приймаються на єдиному робочому місці як в електронному, так і в паперовому вигляді;

податкова декларація, розрахунок - документ, що подається платником податків до контролюючого органу у строки, встановлені законодавством, на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податку, збору (обов'язкового платежу);

податкова звітність - сукупність звітних документів (декларацій, розрахунків, довідок, звітів, відомостей тощо), які подаються платниками податків до державних податкових органів у терміни, встановлені законодавством;

податковий агент - юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ) або фізична особа чи нерезидент або його представництво, які незалежно від їх організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок з доходів фізичних осіб до бюджету від імені та за рахунок платника податку, вести податковий облік та подавати податкову звітність податковим органам відповідно до закону, а також нести відповідальність за порушення норм Закону.

Податковим агентом, зокрема, є фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності, яка використовує найману працю інших фізичних осіб, щодо виплати заробітної плати (інших виплат та винагород) таким іншим фізичним особам;

податкове зобов'язання - зобов'язання платника податків сплатити до бюджетів або державних цільових фондів відповідну суму коштів у порядку та у строки, визначені законами України;

операційний (банківський) день - частина робочого дня, протягом якої приймаються документи на переказ. Дні визначаються для банків робочими за правилами, встановленими відповідною постановою Національного банку України.

3.1. Порядок приймання та комп'ютерної обробки звітних документів платників податків ДПІ районного рівня та СДПІ по роботі з ВПП (далі - Порядок) охоплює повний цикл приймання та обробки документів податкової звітності (далі - документи податкової звітності), які подаються до органів державної податкової служби (далі - ОДПС) підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності та фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності (далі - платники податків).

3.2. Порядок розроблений з метою впровадження в державних податкових органах єдиної технології приймання та обробки документів податкової звітності платників податків з урахуванням різних способів надходження документів до ОДПС. Для забезпечення єдиної технології приймання та обробки документів податкової звітності повинні виконуватись такі субпроцеси:

приймання та реєстрація документів податкової звітності від платників податків (у тому числі й наданої в електронному вигляді);

перенесення інформації з документів податкової звітності на паперових носіях до електронних баз;

перенесення інформації, наданої платниками податків на магнітних носіях, до електронних баз;

перенесення інформації, поданої платниками податків до ОДПС із застосуванням будь-якої транспортної системи, до електронних баз;

проведення автоматизованих комп'ютерних перевірок документів податкової звітності;

верифікація даних про нараховані суми, що переносяться до КОР платників податків;

перенесення показників про нараховані суми документів податкової звітності з електронних баз до КОР платників податків;

контроль за даними, перенесеними до КОР платників податків;

порядок обробки податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. N 1ДФ для ДПІ, які здійснюють реєстрацію та комп'ютерну обробку ф. N 1ДФ у замкнутому циклі (без передачі для комп'ютерної обробки на обласний рівень);

порядок обробки звітних документів (у тому числі й наданих в електронному вигляді), дані з яких не заносяться до КОР платників податків;

формування звітів та реєстрів на основі оброблених документів податкової звітності;

підготовка і передача баз даних із районного рівня на обласний рівень для формування бази обласного та центрального рівня;

оформлення і передача на збереження оброблених звітних документів;

адміністрування системи приймання та обробки податкової звітності;

формування та ведення архіву звітних документів, які надані в електронному вигляді; - моніторинг електронних баз даних податкової звітності районного рівня.

3.3. Порядок містить рекомендації щодо забезпечення достовірності введених даних, специфічні вимоги для обробки окремих груп документів тощо.

3.4. Порядок розроблений з урахуванням вимог законів України від 21 грудня 2000 року N 2181-III "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" зі змінами та доповненнями, від 22 травня 2003 року N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб", від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг", від 22 травня 2003 року N 852-IV "Про електронний цифровий підпис", від 4 грудня 1990 року N 509-XII "Про державну податкову службу в Україні" (зі змінами та доповненнями), від 20 лютого 2003 року N 551-IV "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань оподаткування", Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 01.06.98 р. N 315 (зі змінами та доповненнями), Наказу ДПА України від 01.07.2004 р. N 357 "Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків" та інших нормативних документів з питань податкового законодавства.

3.5. Режим обробки декларацій про доходи фізичної особи виконується засобами АІС "Облік податків і платежів" підрозділами оподаткування фізичних осіб за окремим порядком.

4.1. Документи податкової звітності до органів податкової служби можуть бути надані (надіслані):

на паперових носіях;

поштовими відправленнями;

на магнітних носіях з доданням роздрукованих оригіналів документів податкової звітності на паперових носіях;

за допомогою будь-якої транспортної системи (On-Line, Off-Line, Utel або інший провайдер зв'язку, який гарантує доставку пакета звітних документів платника до ОДПС протягом однієї години).

4.2. Для приймання документів податкової звітності на паперових носіях у ДПІ районного рівня має бути спеціально виділене та обладнане за принципом операційного залу приміщення. У приміщенні обов'язково мають бути встановлені робочі станції з системою приймання та обробки податкової звітності.

4.3. Для платників податків, які подають документи податкової звітності на магнітних носіях (магнітних дисках, флеш-картах, компакт-дисках тощо), у ДПІ районного рівня повинні бути створені робочі місця для позачергового приймання звітності за технологією "єдиного вікна".

4.4. Податкова звітність приймається безпосередньо від платника через відділ обробки та ведення податкових документів без попередньої перевірки зазначених у ній показників.

Відмова працівника прийняти податкову декларацію з будь-яких причин або висування ним будь-яких умов щодо такого прийняття (включаючи зміну показників такого звіту, зменшення або скасування від'ємного значення об'єктів оподаткування, сум бюджетних відшкодувань, незаконного збільшення податкових зобов'язань, візування звітності галузевим підрозділом тощо) забороняється та розцінюється як перевищення службових повноважень таким працівником, що тягне за собою дисциплінарну та матеріальну відповідальність у порядку, визначеному чинним законодавством.

Якщо платнику податків відмовлено у прийнятті податкової звітності з наведених вище причин, то платник податків на виконання вимог підпункту 4.1.2 пункту 4.1 статті 4 Закону України N 2181-III "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" до закінчення граничного терміну подання податкової звітності надсилає таку звітність поштою з описом вкладеного та повідомленням про вручення, до якої долучається заява на ім'я керівника відповідного контролюючого органу, складена у довільній формі, із зазначенням прізвища працівника, який відмовився прийняти звітність, та/або із зазначенням дати такої відмови. При цьому звітність вважається поданою в момент її вручення пошті, а граничний десятиденний термін, встановлений для поштових відправлень підпунктом 4.1.7 Закону України від 21 грудня 2000 року N 2181-III (із змінами та доповненнями), не застосовується.

4.5. Якщо податкова звітність, що надана органу ДПС платником податків, заповнена ним всупереч правилам, зазначеним у затвердженому порядку її заповнення, або електронні підписи, що накладені на електронний варіант податкової звітності, втратили свою актуальність (автентичність) або взагалі відсутні в базі сертифікатів відкритих ключів податкового органу, то вона може бути не визнана органом ДПС як податкова звітність. До таких відноситься звітність:

без обов'язкових реквізитів, її не підписано відповідними посадовими особами, не скріплено печаткою платника податків, електронні підписи керівників та підприємства відсутні в базі ОДПС або втратили актуальність (автентичність);

без ідентифікаційних кодів із Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року N 118 "Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України";

у якій текст або цифри неможливо прочитати внаслідок пошкодження (наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті, які не пройшли перевірки XSD та ін.) або невідповідності формату файла, визначеного Наказом ДПА України від 01.07.2004 р. N 357 "Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків";

з порваними аркушами;

у вигляді ксерокопії оригіналів звітних документів;

уточнюючі розрахунки (звіти), що подаються платниками до ДПІ в період перевірки державним податковим органом у разі заниження податкового зобов'язання минулих податкових періодів;

з порушенням загальних вимог оформлення документів податкової звітності;

з порушенням вимог порядку підписання файла (у разі подання звітності в електронному вигляді).

У таких випадках працівники підрозділів обробки та ведення податкових документів повинні попередити платника податків про виявлені недоліки і про наслідки прийняття органами ДПС такої податкової звітності та запропонувати надати нову.

Для інформування платників податків про відповідальність та наслідки повернення податкової звітності на дошці об'яв та біля вікон в операційних залах вивісити витяг з Закону України від 20 лютого 2003 року N 550 пп. 4.1.2.

Якщо платник наполягає на прийнятті такої звітності, то звітність приймається, реєструється та складається в окрему папку з листування з платниками податків (назва та номер папки за номенклатурою справ у підрозділах обробки та ведення податкових документів).

Платнику в триденний термін (але не пізніше граничного терміну подання) надсилається повідомлення про визнання органом ДПС звітності не прийнятою із зазначенням підстав неприйняття та пропозицією надати нову податкову декларацію з виправленими показниками.

Повідомлення про визнання органом ДПС уточнюючих документів податкової звітності не прийнятими надсилаються платникам податків не пізніше наступного дня після їх подання.

Відправлення платникам податків повідомлень з причинами неприйняття звітності здійснюється через загальні відділи відповідно до Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України.

В електронній базі звітних документів такій звітності проставляється статус "До відома", а в коментарях проставляється реєстраційний номер повідомлення та дата його відправки.

4.6. На етапі приймання документів податкової звітності інспектори, що здійснюють приймання, виконують перевірку оформлення документів відповідно до загальних вимог.

4.7. Документи податкової звітності, що подаються на паперових носіях, мають бути:

повністю заповненими, а саме: всі реєстраційні дані повинні бути правильно заповнені, значення показників, що не заповнюються через відсутність інформації, мають бути прокреслені;

заповнені чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації або інших засобів, які забезпечують збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання звітності;

без підчисток, помарок, малопомітних виправлень. У разі наявності виправлень помилок у документах вони мають бути оформлені з дотриманням Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за N 168/704;

завірені підписами керівника підприємства і головного бухгалтера, а за відсутності на підприємстві бухгалтерської служби - спеціаліста, який веде облік, а також наявності печатки, що засвідчує підписи;

надані до ДПІ за формами встановленого зразка, що діють на момент подання документа;

з вказуванням звітного періоду та дати подання. Дата подання документів податкової звітності має

відповідати поточній даті, а вказаний період відповідати звітному;

заповнені у одиницях виміру числових показників, що встановлені для документів відповідними нормативними документами;

надані з усіма додатками, які повинні подаватись з податковим звітом відповідно до порядків заповнення відповідних звітних документів.

4.8. За відсутності зауважень до порядку оформлення документів податкової звітності вони реєструються і вважаються прийнятими. Цей факт засвідчують відповідні відмітки: штамп, дата реєстрації документа та реєстраційний номер.