Відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922, та враховуючи вимоги пунктів 1.3 та 1.4 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби від 31 жовтня 2003 року N 122, та Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Мінпаливенерго покладених на них обов'язків і завдань

1. Провести щорічну оцінку виконання державними службовцями апарату Мінпаливенерго покладених на них завдань та обов'язків за 2008 рік.

2. Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення (Прокопенку І.О.) у тижневий термін забезпечити структурні підрозділи центрального апарату Мінпаливенерго формою бланку щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов'язків і завдань (додаток 1) та надати списки спеціалістів, посади яких не зазнали змін упродовж 2008 року.

3. Керівникам департаментів, управлінь і самостійних відділів:

3.1. Організувати роботу щодо проведення щорічної оцінки у підвідомчих структурних підрозділах з 15 січня по 15 лютого 2009 року.

3.2. До 19 лютого 2009 року надати Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення (Прокопенко І.О.) заповнені бланки щорічної оцінки для перевірки і долучення їх до особових справ державних службовців.

3.3. До 1 березня 2009 року забезпечити складання державними службовцями підвідомчих структурних підрозділів особистих планів роботи на 2009 рік згідно з додатком 2, виходячи з річних планів роботи структурних підрозділів. Узяти до уваги, що до особистих планів державного службовця упродовж року можуть вноситися зміни і доповнення з урахуванням поточної роботи.

4. Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення (Прокопенку І.О.) до 15 березня 2009 року проінформувати Головдержслужбу України про результати проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань за установленою формою.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення систематичного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599.

На виконання Заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка).

Така оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів). У випадках відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік щорічну оцінку можуть проводити заступники керівника структурного підрозділу.

Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці Патронатної служби Мінпаливенерго та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, а також працівники Служби безпеки України, відряджені до Мінпаливенерго.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями), та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану роботи структурного підрозділу), необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями безпосереднього керівника. Упродовж року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими підрозділу надаються позапланові завдання (доручення, накази, розпорядження керівництва Міністерства, рішення колегії тощо).

Отже, оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження і контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного структурного підрозділу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи, продемонстровані державним службовцем, поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.

Щорічна оцінка здійснюється в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Критерії та показники щорічної оцінки якості роботи державного службовця за необхідності можуть переглядатися.

Щорічна оцінка проводиться у центральному апараті Міністерства палива та енергетики України у січні.

До початку проведення оцінювання керівники структурних підрозділів ознайомлюють усіх державних службовців з порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів:

- підготовчий.

До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу на наступний рік, відповідно до якого готують пропозиції до особистого плану;

- оцінювання здійснюється: державним службовцем шляхом письмового заповнення розділів 1, 2, 3 Форми бланку щорічної оцінки. Державний службовець може висловити свою точку зору на проблемні питання, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму і передати заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередньому керівнику у дводенний термін після визначеної вище дати.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи відбувалися: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланку щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник зазначає хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник передає державному службовцю для ознайомлення з оцінкою і призначає дату співбесіди у п'ятиденний термін з дня одержання форми бланку щорічної оцінки державним службовцем;

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу.

Співбесіда завершується підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланку щорічної оцінки (розділ 5);

- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланку щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди у п'ятиденний термін з дня одержання Форми бланку щорічної оцінки;

- заключний етап. Форма бланку щорічної оцінки до 25 лютого кожного року направляється Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення, який перевіряє повноту її заповнення і долучає до особової справи.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у десятиденний термін оформлює свої зауваження та обґрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволеним рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення заступнику Міністра, який призначає на посаду та звільняє з посад державних службовців, або Міністру у такий же термін.

Примітка. додаток до форми бланку щорічної оцінки заповнюється за результатами роботи за звітний рік.