На виконання Закону України від 02.10.96 N 393/96 "Про звернення громадян" і рішення колегії Держмитслужби України від 29.04.2004 "Про стан виконання Держмитслужбою України Указу Президента України "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення", актів Кабінету Міністрів України з цих питань", уведеного в дію наказом Держмитслужби України від 05.05.2004 N 315, та з метою поліпшення роботи зі зверненнями громадян у Держмитслужбі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях

1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян у Держмитслужбі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, інших митних органів, спеціалізованих митних установ та організацій організувати вивчення посадовими особами, на яких покладено розгляд звернень і ведення прийому громадян, Порядку, затвердженого цим наказом, і забезпечити безумовне виконання ними вимог Порядку.

3. Управлінню документального забезпечення (Дрозд Г.А.) Департаменту організаційного забезпечення забезпечити розсилку цього наказу до структурних підрозділів Держмитслужби України, до інших митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Федорова О.О.

1.1. Цей Порядок розроблено згідно з вимогами ст. 40 Конституції України й Закону України від 02.10.96 N 393/96 "Про звернення громадян" з метою реалізації вимог указів Президента України від 19.03.97 N 241 "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення", від 13.08.2002 N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення", від 14.04.2004 N 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів", постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

1.2. Розгляд письмових звернень і особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи Держмитслужби України, інших митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій (далі - митні органи), засобом отримання інформації про недоліки в діяльності цих органів, формами зміцнення й розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим засобом розвитку й удосконалення митної справи в Україні. Чуйне й уважне ставлення до звернень громадян кожна посадова особа митних органів зобов'язана вважати своїм службовим обов'язком.

1.3. У роботі з письмовими й усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний їх розгляд з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників та запобігання надалі порушенням у сфері митної справи, повною мірою реалізуючи при цьому визначені законодавством повноваження.

1.4. Рішення, дії (бездіяльність) у сфері управлінської діяльності митних органів можуть бути оскаржені, якщо:

- порушено права й законні інтереси чи свободи громадянина;

- створено перешкоди реалізації громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

- незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

1.5. Звернення громадян, що надходять до митних органів, підлягають обов'язковому класифікуванню за видами, а саме: на інформаційні запити, пропозиції, заяви й скарги. Подальший розгляд звернень громадян проводиться з урахуванням особливостей, установлених статтями 14, 15 та 16 Закону України "Про звернення громадян", указами Президента України від 13.08.2002 N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" і від 14.04.2004 N 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів".

2.1. Діловодство щодо звернень громадян у митних органах ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб (не нижче головного інспектора) чи підрозділ митного органу.

2.2. Попередній розгляд письмової кореспонденції в Держмитслужбі України здійснюється посадовою особою відділу документального забезпечення Управління документального забезпечення Департаменту організаційного забезпечення, призначеною відповідальною за ведення діловодства за зверненнями громадян, в інших митних органах - працівниками, призначеними для ведення цього діловодства.

2.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслане поштою. Громадянин також може подати звернення через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені відповідно до чинного законодавства.

2.4. У зверненні повинно бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина й викладено суть питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або написане від руки, підписане заявником (групою заявників) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в строк не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у впровадженні того митного органу, до якого звернувся заявник.

Письмове звернення без зазначення місця проживання автора, не підписане ним, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Рішення про визнання звернення анонімним приймає в Держмитслужбі України начальник Управління документального забезпечення Департаменту організаційного забезпечення або посадова особа, яка його заміщує, за поданням начальника відділу документального забезпечення Управління документального забезпечення, в інших митних органах - начальник загального відділу (канцелярії) за поданням працівника, який веде діловодство за зверненнями громадян.

Не розглядаються й повторні звернення до одного й того ж органу від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подано з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян". Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Обліку в загальному відділі не підлягають заяви громадян:

- подання яких передбачено нормативно-правовими актами, що визначають порядок здійснення митного контролю та митного оформлення товарів і якими не передбачено прийняття відповідного рішення керівництвом митного органу;

- з питань працевлаштування;

- з питань соціально-побутового забезпечення (надання квартир, матеріальної допомоги, путівок, організації лікування тощо);

- а також заяви працівників і колишніх працівників митних органів про надання довідок про нарахування (перерахування) пенсій, про розмір грошового забезпечення.

2.5. На вільному від тексту місці на першій сторінці звернення проставляється відбиток штампа митного органу, на якому зазначаються дата надходження звернення та його реєстраційний індекс.

Конверт, у якому надійшло звернення, зберігається разом з ним до закінчення строку зберігання звернення громадянина.

2.6. Усі звернення громадян, що надійшли поштою або подані на особистому прийомі, повинні прийматися, попередньо розглядатися й централізовано реєструватися в день їх надходження шляхом заповнення реєстраційно-контрольних карток, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах реєстрації звернень громадян відповідно до форм, установлених п. 2 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.

2.7. Під час реєстрації звернення громадянина йому присвоюється відповідний індекс. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, наприклад К-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують поліпшення систематизації, прискорення пошуку й полегшення аналізу звернень громадян.

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що були надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до митних органів (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, К-401/1, К-401/2.

У такому ж порядку реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю до митних органів для їх розгляду й прийняття рішення по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

2.8. Повторними вважаються звернення, у яких:

2.8.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до митного органу.

2.8.2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення питання, що порушувалося в попередньому зверненні, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством строк розгляду й відповідь громадянину не надавалась.

2.8.3. Не вирішено по суті або вирішено не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.

2.9. Повторні звернення реєструються так само, як і первинні. При цьому в правому верхньому кутку картки (у спеціально призначеній графі журналу) учиняється запис "Повторно" і до звернення долучається все попереднє листування.

2.10. Керівник митного органу зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які допустили порушення прав громадянина, уживаються відповідні заходи реагування.

2.11. Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до митних органів, повторними не вважаються.

3.1. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду вповноваженими посадовими особами Держмитслужби України й керівниками або вповноваженими особами підпорядкованих їй органів з метою визначення належності питань, порушених у цих зверненнях, до компетенції Держмитслужби України, відповідного митного органу та призначення конкретного виконавця.

Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками митних органів або їх заступниками відповідно до їх повноважень.

3.2. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний строк з дня отримання повинно бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; передати на вирішення в підвідомчий митний орган (з одночасним повідомленням заявника); надіслати за належністю до іншого відомства (якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції митних органів, про що одночасно повідомляється заявнику); залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, у яких не викладено суті порушеного питання або якщо воно не містить даних, потрібних для прийняття обґрунтованого рішення, може бути залишено без розгляду. Такі звернення у строк не більше ніж п'ять днів після одержання повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями.

3.3. Розгляду в Держмитслужбі України підлягають лише звернення, автори яких уже зверталися з порушених питань письмово до регіональних митниць або митниць, а виконанню в регіональних - лише звернення, автори яких уже зверталися письмово до митниць регіонального підпорядкування, але отримали від них відповіді, що їх не задовольнили, або не отримали відповідей у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами митних органів здійснюється відповідно до їх функціональних повноважень.

3.4. Керівники митних органів і їх структурних підрозділів при розгляді звернень громадян зобов'язані дотримуватися такого порядку розгляду, який би забезпечував найбільш об'єктивне та якісне їх вирішення. При цьому уважно вникати в суть питань авторів звернень, у разі потреби вимагати у співвиконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні фактів, застосовувати інші заходи для всебічного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясовувати й приймати рішення щодо усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись.

3.5. Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими й ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання питання звернення (скарги) обґрунтованим - ужити заходів до поновлення порушених прав громадян.

3.6. Пропозиції, заяви та скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни й прирівняних до них осіб розглядаються першими керівниками митних органів особисто.

При розгляді звернень особлива увага приділяється розв'язанню проблем, порушених ветеранами війни та праці, інвалідами та іншими непрацездатними особами, а також особами, що постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітними сім'ями, одинокими матерями та іншими громадянами, які потребують соціального захисту та підтримки.

3.7. Звернення й запити народних депутатів України, які надійшли до них від громадян, розглядаються протягом строків, установлених статтями 15 і 16 Закону України "Про статус народного депутата України". Розгляд звернень і запитів народних депутатів України береться під особливий контроль. Про результати розгляду таких звернень і запитів керівник митного органу повідомляє народного депутата України.

Звернення, запити й запитання депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються протягом строків, установлених статтями 13 та 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".