Відповідно до п. 2.15 Положення про початковий спеціалізований мистецький навчальний заклад (школу естетичного виховання) , затвердженого наказом Міністерства культури і мистецтв України від 06.08.2001 № 523, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10.09.2001 р. за № 803/5994, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства культури і туризму України від 23.05.2006 № 331 , зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08.06.2006 р. за № 693/12567, "Про затвердження Положення про початковий спеціалізований мистецький навчальний заклад (школу естетичного виховання)",

1. Затвердити і ввести в дію з 1 вересня 2006 року зразки документації для початкових спеціалізованих мистецьких навчальних закладів (шкіл естетичного виховання), що додаються.

2. Міністерству культури і мистецтв Автономної Республіки Крим, управлінням культури і туризму обласних, Севастопольської міської, Головному управлінню культури і мистецтв Київської міської державних адміністрацій забезпечити введення нових зразків документації в діяльність початкових спеціалізованих мистецьких навчальних закладів.

3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства культури і мистецтв України від 16.07.2003 № 440 "Про затвердження зразків документації для початкових спеціалізованих мистецьких навчальних закладів системи Міністерства культури і мистецтв України".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра О.Г. Шокало-Бенч.

Форма заповнюється батьками учня або особами, що їх замінюють, та повнолітніми особами. За зміст заяви (договору) та зобов'язання відповідає особа, яка заповнює форму. Правильність заповнення та наявність необхідних документів перевіряється особою, призначеною наказом керівника закладу.

У книгу вносяться прізвища всіх, хто подав заяву про вступ до закладу (Ф-1), та оцінки за вступні іспити.

У стовпчик "Оцінки" вписується перелік здібностей та (або) фізіологічних параметрів вступника (слух, ритм, пам'ять, рисунок, живопис, композиція, декламація, пластичний етюд, оцінка за виконання програми, виворітність стопи, розтягування тощо), визначений закладом. Відповідно до визначених закладом вимог виставляються бали за 12-бальною системою.

У стовпчик "Програма" можуть вноситися записи про музичні твори, творчі завдання, творчі роботи тощо, які були представлені (виконані) безпосередньо під час іспиту або підготовлені заздалегідь.

У стовпчик "Висновки (рекомендації) приймальної комісії" вноситься запис щодо зарахування учня.

У стовпчик "Примітки" вноситься запис щодо розподілу учня до класу викладача (групи, відділу, відділення).

Після реєстрації останнього вступника наприкінці навчального року під списком всіх осіб, які подали заяву про вступ до закладу в поточному навчальному році, зазначається склад приймальної (екзаменаційної) комісії та ставляться підписи її членів.

Документ обліку відвідування та успішності учнів. Ведеться відповідно до рекомендацій, надрукованих у журналі.

Наприкінці навчального року заповнений журнал подається для зберігання до архіву закладу.

Документ обліку відвідування та успішності учнів. Ведеться відповідно до рекомендацій, надрукованих у журналі.

Наприкінці навчального року заповнений журнал подається для зберігання до архіву закладу.

Облік внесення плати за навчання учнів.

Додаток оформлюється викладачем, який веде журнал. Додаток може бути надрукованим на окремому аркуші або на одній із сторінок журналу.

Документ обліку успішності учнів. Ведеться відповідно до рекомендацій, надрукованих у журналі.

Наприкінці навчального року заповнений журнал подається для зберігання до архіву закладу.

Складається викладачем на поточний навчальний рік у відповідності до Програми з предмета "Музичний інструмент" або "Сольний спів", якщо за Типовим навчальним планом на вивчення предмета передбачено 2 години на тиждень. Затверджується завідуючим відділом (відділенням) на I семестр - до 1 вересня, на II семестр - до 10 січня. Для щойно зарахованих учнів план складається та затверджується протягом місяця з дня зарахування до закладу. Характеристика учня складається на кінець навчального року.

Після проведення контрольного заходу виставляється оцінка за 12-бальною системою або, у разі проведення контрольного заходу без оцінки (якщо це передбачено вимогами Програми з предмета), помітка "зараховано" чи "не зараховано". Далі записуються зауваження, рекомендації, висновки відповідні до запису у Книзі протоколів контрольних заходів (Ф-18).

Після закінчення навчального року викладач подає індивідуальний план учня відповідальній особі, призначеній керівником, для збереження в особовій справі учня протягом всього періоду його навчання.

Складається на підставі програм з групових предметів, за якими працює заклад, викладачами (викладачем), які(-ий) призначаються(-ється) завідуючим відділом (відділенням), для поурочного розподілу навчального матеріалу відповідного року навчання. Затверджується завідуючим відділом (відділенням).

Затверджений робочий план діє на період до змін у програмі або до внесення істотних змін у розподіл годин по темах, які вивчаються.

У затвердженому поурочному розподілі навчального матеріалу можливі зміни, пов'язані з поважними причинами (перенесенням уроків у зв'язку з карантином, подовженими канікулами тощо). Зміни відображаються в журналах групових уроків (Ф-4) в колонці "Зміст роботи".

Викладач повинен забезпечити вивчення всього навчального матеріалу з предмета, передбаченого на відповідний рік навчання робочим планом з групових предметів.

Заповнюється викладачем з фахового предмета. На кінець I семестру за вимогою видається для ознайомлення учню (батькам або особам, які їх замінюють). Табель з підписом батьків (осіб, які їх замінюють) на початку II семестру повертається викладачеві з фахового предмета. Після закінчення навчального року повністю оформлений та завірений печаткою закладу табель успішності за вимогою видається учню (батькам або особам, які їх замінюють).

Назви предметів вносяться до Табеля відповідно до навчальних планів, за якими працює заклад.

Видається за вимогою батьків або осіб, які їх замінюють, при переведенні учня до іншого навчального закладу. До академічної довідки вносяться оцінки з успішності за весь період навчання, коротка характеристика учня.

Складається педагогічним працівником у двох примірниках та діє після затвердження заступником директора з навчальної роботи від зазначеної в розкладі дати. Перший примірник зберігається у заступника директора з навчальної роботи, другий - в журналі викладача. Про зміни в розкладі уроків педагогічний працівник повинен негайно повідомити заступника директора з навчальної роботи. Новий розклад затверджується у встановленому порядку.

Заміна уроків відсутнього педагогічного працівника проводиться за розпорядженням керівника. Після проведення заміни педагогічний працівник подає рапорт. На підставі рапорту заступник директора вносить запис до Книги обліку обсягу педагогічного навантаження (Ф-14).

Подається педагогічним працівником директору в разі зміни обсягу педагогічного навантаження, що сталася в зв'язку з вибуттям або зарахуванням учнів (збільшення або зменшення кількості груп) тощо. Заява подається педагогічним працівником виключно у випадках:

1. Якщо фактичне педагогічне навантаження на час подання заяви менше, ніж тарифна ставка.

2. Якщо обсяг педагогічного навантаження не обумовлений при прийнятті на роботу.

Заступник директора вносить у заяву запис про зміни обсягу педагогічного навантаження, включення цих змін до наказу та табеля.

Є основним документом обліку педагогічного навантаження педагогічних працівників для нарахування заробітної плати.

Розподіл обсягу педагогічного навантаження здійснюється керівником закладу і затверджується відповідним органом управління. Перерозподіл обсягу педагогічного навантаження у зв'язку з вибуттям або зарахуванням учнів протягом навчального року здійснюється керівником закладу. Обсяг педагогічного навантаження станом на початок навчального року вноситься заступником директора з навчальної роботи до Книги обліку педагогічного навантаження. В книзі відображується весь обсяг та всі зміни обсягу педагогічного навантаження працівника протягом навчального року, які щомісячно відображуються в Табелі для нарахування заробітної плати.

Для кожного педагогічного працівника, як правило, відводиться один розгорнутий лист, а у разі необхідності - більше.

На першій сторінці розміщуються прізвища учнів або перелік груп з предметів та обсяг годин педагогічного навантаження з предметів або по групах. Якщо протягом навчального року в обсязі педагогічного навантаження відбуваються зміни, в розділі "Примітки" зазначається дата зарахування або відрахування учнів (збільшення або зменшення кількості груп).

На другій сторінці помісячно зазначається обсяг педагогічного навантаження у годинах (тижневе та погодинне навантаження, пропуски). Обсяг годин за відповідний місяць відображається в Табелі нарахування заробітної плати педагогічним працівникам (Ф-15).

У розділі Книги "Примітки до складання табеля" вносяться пояснення щодо нарахування або утримання годин тижневого або погодинного навантаження, відпусток, хвороби тощо.

Для обліку педагогічного навантаження педагогічних працівників, які працюють в групах на засадах самоокупності, може вестися окрема Книга обліку педагогічного навантаження або окремі сторінки (блок сторінок) в основній Книзі.

Ф-15 Табель нарахування заробітної плати педагогічним працівникам

Складається щомісяця заступником директора з навчальної роботи та затверджується директором. Підпис директора засвідчується печаткою закладу.

Розмір обсягу педагогічного навантаження, години заміни, доплати та утримання повинні повністю відповідати даним Книги обліку педагогічного навантаження (Ф-14).

Для нарахування заробітної плати педагогічним працівникам, які працюють в групах на засадах самоокупності, ведеться окремий Табель.

Складається заступником директора з навчальної роботи на початок навчального року на плановий контингент учнів, який щорічно визначається органом виконавчої влади, відповідно до Типових навчальних планів, затверджених Міністерством культури України. Підписується директором.

У розрахунку годин слід передбачити години викладачів, години концертмейстерів, години демонстраторів пластичних поз тощо, визначені навчальними планами та роз'ясненнями до них.

Розрахунок годин - одна із складових розрахунку фонду заробітної плати педагогічних працівників. Для формування бюджетного запиту на наступний фінансовий рік та обчислення річного фонду заробітної плати педагогічних працівників закладу на наступний бюджетний (календарний) рік додатково може складатися орієнтовний розрахунок годин на I семестр наступного навчального року.

Складається станом на 1 вересня, погоджується з профспілковим комітетом, підписується директором, головним бухгалтером та до 15 вересня подається на затвердження до управління (відділу) культури за підлеглістю закладу.

До Тарифікаційного списку педагогічних працівників на початок навчального року додаються:

1. Наказ про розподілений керівником обсяг педагогічного навантаження педагогічних працівників станом на 1 вересня поточного навчального року;

2. Розрахунок годин (Ф-16);

3. Розрахунок середньої ставки викладачів і концертмейстерів (додаток до Ф-17).

Розподілений керівником обсяг педагогічного навантаження відображується у додатку до Тарифікаційного списку (Ф-17). (Увага! У додатку до Тарифікаційного списку (додаток до Ф-17) погодинне навантаження відображується як тижневе педагогічне навантаження, а у Табелі для нарахування заробітної плати педагогічним працівникам (Ф-15) як погодинне).

На початок фінансового року та у разі змін у розмірах 1-го тарифного розряду єдиної тарифної сітки (ЄТС), посадових окладів (тарифних ставок) працівників бюджетних установ, закладів станом на день змін складається новий Тарифікаційний список педагогічних працівників (без додатків 1, 2, 3). Не пізніше двох тижнів після складання Тарифікаційний список педагогічних працівників (без додатків 1, 2, 3) подається на затвердження до управління (відділу) культури за підлеглістю закладу. У цих випадках обчислена на 1 вересня середня педагогічна ставка збільшується на коефіцієнт підвищення 1-го тарифного розряду ЄТС станом на день змін.

У разі призначення протягом навчального року нових педагогічних працівників або зміни в окремих педагогічних працівників розмірів тарифної ставки, наприклад, після одержання диплому про повну вищу освіту, після досягнення стажу роботи, що дає право на зміну розміру надбавки за вислугу років, за наслідками атестації, або з інших причин керівником закладу видається наказ про зміни в оплаті праці на день події. Ці зміни відображуються у наступному Тарифікаційному списку, який подається на затвердження керівнику органу управління (відділу) культури за підлеглістю закладу.

Тарифікаційний список є основним документом для розрахунку фонду оплати праці педагогічних працівників. Фонд заробітної плати педагогічних працівників на місяць визначається шляхом множення середньої педагогічної ставки на кількість педагогічних ставок за розрахунком годин. Річний фонд заробітної плати педагогічних працівників складається (з урахуванням наступних змін 1-го тарифного розряду ЄТС): з фонду заробітної плати педагогічних працівників за 12 місяців; коштів, передбачених для виплат доплат, надбавок; щорічної грошової винагороди педагогічним працівникам за сумлінну працю, зразкове виконання службових обов'язків; надбавок за вислугу років; матеріальної допомоги на оздоровлення при наданні щорічної відпустки; інших виплат відповідно до чинного законодавства. При формуванні бюджетного запиту на наступний фінансовий рік та обчислення фонду заробітної плати педагогічних працівників закладу на підставі даних, затверджених Законом "Про державний бюджет" на відповідний фінансовий рік, розмір середньої педагогічної ставки корегується на відповідні коефіцієнти зростання розмірів 1-го тарифного розряду єдиної тарифної сітки (ЄТС), посадових окладів (тарифних ставок) працівників бюджетних установ.

Ведеться для оцінювання рівня навчальних досягнень учнів з предметів, з яких передбачено проведення контрольних заходів (крім технічного заліку). Заповнюється до початку проведення контрольного заходу.

Після обговорення виступу (перегляду роботи) учня секретарем або завідуючим відділом (відділенням) виставляється оцінка та записуються зауваження, рекомендації, висновки членів комісії. У разі проведення контрольного заходу без оцінки (якщо це передбачено вимогами Програми з предмета) виставляється помітка "зараховано" чи "не зараховано".

Після проведення контрольного заходу наприкінці Книги вписуються прізвища присутніх членів комісії. Протокол засвідчується їхніми підписами.

Ф-19 застосовується музичними школами (відділеннями шкіл мистецтв), Ф-19А іншими відділеннями.

За тиждень до проведення випускного іспиту викладач подає заступнику директора з навчальної роботи розгорнуту характеристику випускника та програму виступу (назву теми або творчого завдання). До початку іспиту характеристика та програма, тема, завдання записується у відповідну колонку Книги.

У колонці "Висновки та рекомендації екзаменаційної комісії" можуть бути записані такі рекомендації: "Програму з предмета виконано повністю", "Вважати таким(-ою), що закінчив(-ла) школу", "Довиконати випускну роботу", "Рекомендовано перездачу", рекомендації щодо продовження навчання у вищому мистецькому навчальному закладі тощо.

Протокол підписується присутніми на іспиті членами комісії.

Ведеться окремо на кожну групу викладачем-екзаменатором для оцінювання результатів випускних іспитів з групових предметів.

У колонці "Висновки та рекомендації екзаменаційної комісії" можуть бути записані такі рекомендації: "Програму з предмета виконано повністю", "Вважати таким(-ою), що закінчив(-ла) школу", "Рекомендовано перездачу", а також рекомендації щодо продовження навчання у вищому мистецькому навчальному закладі тощо.

Після завершення іспиту підписується членами екзаменаційної комісії та подається заступнику директора з навчальної роботи.

Відповідно до Порядку видачі випускникам позашкільних навчальних закладів Свідоцтв про позашкільну освіту , затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 12.07.2001 № 510 (із змінами) та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 6 вересня 2001 за № 788/5979, до Книги обліку заноситься порядковий реєстраційний номер, який складається з двох чисел, записаних через дріб, а саме: перше число - порядковий номер, друге - рік видачі Свідоцтва. (Приклад: 1024/2012, де 1024 - порядковий номер Свідоцтва, а 2012 - рік його видачі.)

Книга має бути пронумерованою та прошнурованою.

Ведеться секретарем або завідуючим відділом (відділенням). Нумерація протоколів починається з початку навчального року. Засідання відділу (відділення) протоколюються і підписуються завідуючим відділом (відділенням) та секретарем.

Ведеться секретарем педагогічної ради. Зберігається у голови педагогічної ради - керівника закладу, а після закінчення книги - в архіві закладу. Нумерація протоколів починається з початку кожного навчального року.

З усіх питань порядку денного, що обговорюються на засіданнях педагогічної ради, приймаються рішення, які записуються в протоколі. Протокол підписується головою та секретарем. Рішення педагогічної ради набирає чинності після затвердження директором закладу.

У Книзі реєстрації наказів зазначаються номер, дата, короткий зміст, кількість аркушів. Нумерація починається з початку календарного року.

Усі накази за календарний рік підшиваються у відповідну папку діловодства.

У разі необхідності накази подаються до бухгалтерії, надаються працівникам для ознайомлення. Копії наказів про призначення на посаду та звільнення з роботи зберігаються в особових справах працівників.

Книга має бути пронумерованою та прошнурованою.

Заповнюється особою при одержанні в тимчасове користування матеріальних цінностей, що належать закладу.

Підпис та паспортні дані особи, яка бере у тимчасове користування матеріальні цінності, можуть засвідчуватися керівником закладу.

Заповнюється та ведеться згідно із загальним положенням про діловодство.

Заповнюється та ведеться згідно із загальним положенням про діловодство.

__________

Примітки:

За умови виконання вимог, визначених цими рекомендаціями, заклад може використовувати бланки документації попередніх років.

Формат зразків, розміри та кількість рядків і колонок у Формах - 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 16, 18, 19 може змінюватися.

1. Журнал - документ обліку відвідування та успішності учнів. Дні тижня, в які уроки не проводились (свята, канікули, карантин, хвороба викладача без заміни уроків тощо), до журналу не вносяться. Педагогічний працівник несе персональну відповідальність за своєчасність та достовірність ведення журналу.

2. У журналі ведеться облік відвідування та успішності учнів із предметів індивідуальної форми навчання та з предметів, для яких не складаються робочі плани з групових предметів (Ф-8). У розділі журналу "Робочий план" планується робота з предметів індивідуальної форми навчання із кількістю годин на тиждень менше 2-х та з предметів, для яких не складаються робочі плани з групових предметів (Ф-8).

Всі записи треба вести чітко, акуратно, чорнилами одного кольору (крім червоного).

3. У кожній клітинці під датою уроку проставляється помітка про відвідування (літера "б" - "був", літера "н" - "не був") або оцінка знань учня (не менше 50% відвіданих уроків).

4. Дати всіх уроків, у тому числі зведених репетицій, з предмета "Колективне музичення" проставляються за послідовністю їх проведення. При настанні у послідовності уроків зведеної репетиції в кожній з груп над датою уроку ставиться позначка "з/р" і у кожній клітинці колонки під датою зведеної репетиції проставляється помітка про відвідування або оцінка знань кожного учня групи.

5. Працівник, який залучається до роботи з учнями або групою (концертмейстер, демонстратор пластичних поз тощо), відмічає свою присутність на уроці підписом під колонкою дати. Якщо з учнями або групою працює двоє чи більше залучених працівників, кожен із них ставить свій підпис під колонкою дати уроку.

6. Оцінка за контрольний захід проставляється після його проведення. За семестри та за рік - за тиждень до їх закінчення. Підсумкова оцінка за семестр виставляється за результатами поточного оцінювання та оцінок за контрольні заходи, а за рік - на основі семестрових оцінок. У разі проведення контрольного заходу без оцінки (якщо це передбачено вимогами Програми з предмета) у відповідну колонку роблять запис "зар." - "зараховано" або "не зар." - "не зараховано".

7. Педагогічний працівник, який проводить заміну відсутнього викладача, веде облік відвідування учнями уроків і оцінює їхню успішність у журналі викладача, заміна якого відбувається. У разі заміни викладача двома або більшою кількістю педагогічних працівників у різні дні кожний з них зазначає дату проведення заміни напроти прізвища учня в розділі "Примітки". Педагогічні працівники, які проводили заміну, після її завершення подають рапорт (Ф-12) заступнику директора з навчальної роботи.

8. Заступник директора з навчальної роботи щомісяця контролює ведення журналу. Під списком учнів ставить дату перевірки та свій підпис. За необхідністю вносить зауваження щодо ведення журналу, позначки про включення до оплати тощо.

__________

Примітка.

Для групових уроків з предметів колективного музичення тощо блок сторінок 3 - 10 журналу може повторюватися необхідну кількість разів (у залежності від кількості груп).

1. Журнал - документ обліку відвідування та успішності учнів. Дні тижня, в які уроки не проводились (свята, канікули, карантин, хвороба викладача без заміни уроків тощо), до журналу не вносяться. Педагогічний працівник несе персональну відповідальність за своєчасність та достовірність ведення журналу.

2. Всі записи треба вести чітко, акуратно, чорнилами одного кольору (крім червоного).

3. У кожній клітинці під датою уроку проставляється помітка про відвідування (літера "б" - "був", літера "н" - "не був") або оцінка знань учня (не менш 50% відвіданих уроків). Оцінка за контрольний захід проставляється після його проведення, за семестри та за рік - за тиждень до їх закінчення. Підсумкова оцінка за семестр виставляється за результатами поточного оцінювання та оцінок за контрольні заходи, а за рік - на основі семестрових оцінок

4. Для кожної групи відводиться один розгорнутий лист на одну навчальну чверть (чотири розгорнутих листи поспіль на навчальний рік). На розгорнутому листі допускається ведення обліку відвідування та успішності учнів з двох або трьох груп, які вивчають однаковий предмет, за умови, якщо уроки в групах співпадають за темами та датами.

5. Працівники, які залучаються до роботи з групами (концертмейстери, демонстратори пластичних поз тощо), відмічають присутність на уроці особистим підписом під колонкою дати. Якщо з групою працює двоє чи більше залучених працівників, кожен з них ставить свій підпис в колонці під датою уроку.

6. Педагогічний працівник, який проводить заміну відсутнього працівника, веде облік відвідування учнями уроків і оцінює їхню успішність в журналі педагогічного працівника, заміна якого відбувається. Після завершення заміни подають рапорт (Ф-12) заступнику директора з навчальної роботи.

7. Заступник директора з навчальної роботи щомісяця контролює ведення журналу. Під списком учнів ставить дату перевірки та свій підпис. За необхідністю вносить зауваження щодо ведення журналу, позначки про включення до оплати тощо.

__________

Примітка.

Блок сторінок 4 - 11 журналу може повторюватися необхідну кількість разів (в залежності від кількості груп).

1. Заповнюється наприкінці семестрів.

2. Оцінка за рік та підсумкова оцінка виставляються на кінець навчального року на підставі поточної успішності з урахуванням оцінок за контрольні заходи (заліки, контрольні уроки, академічні концерти, іспити, контрольні роботи, перегляду робіт, перегляду спектаклів тощо).

3. Журнал може вестися як по класах викладачів з фахових предметів по відділам (відділенням), так і за класами школи.

4. Оцінки за семестри та за рік виставляються за тиждень до їх закінчення педагогічними працівниками відповідно до предметів навчального плану.

5. Заступник директора з навчальної роботи контролює ведення журналу.

__________

Примітка.

Сторінки 3 - 4 форми повторюються необхідну кількість разів.