В целях усиления контроля за обеспечением сохранности продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, утверждаю:

Согласованную с Министерством финансов СССР "Инструкцию по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР".

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам Главных управлений здравоохранения, заведующим краевыми, областными и городскими отделами здравоохранения, начальникам Главных управлений и управлений Министерства здравоохранения СССР:

1.1. Довести утвержденную настоящим приказом Инструкцию до каждого лечебно-профилактического учреждения и обеспечить строгий контроль за обеспечением изложенного в ней порядка учетов продуктов питания.

1.2. Организовать изучение настоящей Инструкции работниками централизованных бухгалтерий и бухгалтерий, ведущих учет самостоятельно, а также сотрудниками, на которых возложены обязанности приема, хранения и выдачи продуктов питания.

1.3. Разрешается размножить настоящий приказ в необходимом количестве.

Контроль за исполнением приказа об утверждении Инструкции по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, возложить на Управление бухгалтерского учета, отчетности и Финансового контроля Министерства здравоохранения СССР.

2. Приказ по Министерству здравоохранения СССР от 29 октября 1958 года N 505 "Об учете продуктов питания в медицинских учреждениях" считать утратившим силу.

1. Согласно настоящей инструкции в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР*, учитываются:

а) продукты питания;

б) тара: возвратная или обменная (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями.

2. Учет продуктов питания и тары в учреждениях должен обеспечить:

а) полный учет поступления материальных ценностей, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

б) контроль за правильным и по назначению использованием средств, выделяемых на питание;

в) контроль за сохранностью продуктов питания, соблюдением установленных правил оформления приемки и отпуска их, проведением инвентаризаций.

3. Учет продуктов питания и тары в централизованных бухгалтериях и бухгалтериях лечебно-профилактических учреждений осуществляется в соответствии с инструкцией Министерства финансов СССР, утвержденной приказом от 27 декабря 1973 года N 323 с учетом внесенных дополнений и изменений, а также настоящей инструкцией. Учет организуется под руководством главного бухгалтера учреждения. Ответственность за обеспечением сохранности продуктов питания несет руководитель учреждения.

Полная материальная ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается на заведующего складом (кладовщика), с которым руководитель учреждения заключает Типовой договор о полной материальной ответственности по форме, утвержденной постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 года N 447/24 (сообщено приказом Министерства здравоохранения СССР от 14 марта 1978 года N 222).

Если же в штате учреждения нет должности заведующего складом (кладовщика), то ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается приказом по учреждению на работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

За продукты питания, находящиеся на пищеблоке, полную материальную ответственность несет заведующий производством или шеф-повар, а при их отсутствии в штате - повар.

4. Хранение продуктов питания и тары должно осуществляться в специально оборудованных и приспособленных продуктовых складах (кладовых), овощехранилищах, обеспечивающих полную сохранность, соблюдение санитарных норм и правил. Склады (кладовые) продуктов питания в учреждениях должны размещаться в помещениях, отвечающих требованиям строительных норм и правил проектирования.

5. Настоящая инструкция предусматривает организацию учета продуктов питания и тары как традиционным способом,так и с применением средств механизации. При механизации учета продуктов питания следует руководствоваться типовыми проектами комплексной механизации бухгалтерского учета централизованных бухгалтерий учреждений, состоящих на государственном бюджете СССР. При этом применяются формы первичных документов и формы регистров бухгалтерского учета, предусмотренные в настоящей инструкции, и типовых проектах комплексной механизации бухгалтерского учета централизованных бухгалтерий.

6. Продукты питания, используемые в учреждениях на лечебные цели, относятся на статью 10 "Приобретение медикаментов и перевязочных средств. (Например, для диагностики: при холецистографии - яйца; для усиления действия лекарств; при приеме аминазина - молоко и др).

Приобретение витаминов для витаминизирования блюд производится за счет ассигнований по ст. 9 "Продукты питания".

Не допускается приобретение продуктов питания за наличный расчет.

7. Руководитель учреждения должен осуществлять строгий контроль за полным и целевым использованием по назначению бюджетных ассигнований, выделяемых на питание (статья 9 бюджетной классификации).

За расходование бюджетных ассигнований не по назначению несет ответственность руководитель учреждения и главный бухгалтер.

8. Учет продуктов питания на складе (кладовой) является составной частью всей системы бухгалтерского учета в учреждениях здравоохранения и должен обеспечивать полную материальную сохранность продуктов питания и тары во время их приемки, хранения и отпуска.

Продукты питания и тара на складе (кладовой) должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах по секциям, а внутри их по отдельным видам (на стеллажах, в ящиках, на полках и т.п.) в порядке, предоставляющем возможность их быстро принимать, отпускать и проверять.

Склады (кладовые) должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

Весы, разновесы, мерные емкости должны иметь свидетельство Госповерителя о своевременной их поверке.

На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.

9. Доставка продуктов питания на склад (кладовую) осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться:

- представителями учреждения здравоохранения (экспедитором, кладовщиком);

- экспедитором поставщика - при централизованной доставке.

Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете - платежном требовании, товарно-транспортной накладной, накладной).

При централизованной доставке продуктов питания приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) учреждения здравоохранения.

Учреждение здравоохранения обязано сообщить поставщикам фамилию и образец подписи лица, уполномоченного получать продукты питания, а также образец штампа (печати), скрепляющего эту подпись.

Работники учреждения здравоохранения, осуществляющие получение и доставку продуктов питания, назначаются приказом руководителя учреждения и с ними заключается типовой договор о полной материальной ответственности.

10. Для получения продуктов питания со склада поставщика экспедитору учреждения выдается доверенность по типовой форме N М-2 или форме N М-2а.

Выдача доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией, изданной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 4 января 1967 года N 17.

Доверенности выдаются под расписку и регистрируются в журнале "Учета выданных доверенностей" форма N М-2б, утвержденной ЦСУ СССР от 14 декабря 1972 года N 816.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза продуктов питания по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.

Доверенность на получение продуктов питания, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более, чем на календарный квартал.

При лишении доверенного лица права на получение продуктов питания по выданным ему доверенностям, срок которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом учреждение здравоохранения немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск продуктов питания по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск продуктов питания по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения продуктов питания, независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию учреждения документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им продуктов питания.

Бухгалтерия учреждения на основании учета выданных доверенностей, поступивших счетов-платежных требований и других документов поставщиков, осуществляет систематический контроль за своевременным и полным оприходованием продуктов питания на складе (кладовой).

11. Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему и качеству), указанным в сопроводительном документе.

12. Если при приемке поступивших продуктов питания обнаружены по одному из видов продуктов питания недостача или излишки, то материально ответственное лицо обязано приостановить дальнейшую приемку. В этих случаях дальнейшая приемка продуктов питания осуществляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения здравоохранения. Результаты приемки оформляются актом по форме N 429-мех.

В случае выявления недостачи или излишков продуктов питания акт составляется в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом (кладовщика), работника бухгалтерии, представителей поставщика или незаинтересованной организации.

Один экземпляр акта служит для учета претензионного письма поставщику.

Акт должен быть составлен в тот же день, когда выявлена недостача или излишки.

В акте о недостачах продуктов питания должны быть указаны:

а) дата, номер акта;

б) фамилия, имя, отчество и занимаемая должность членов комиссии, принимавших участие в приемке продуктов питания;

в) дата и номер сопроводительного документа (счета - платежного требования, товарно-транспортной накладной, накладной);

г) другие данные, которые по мнению лиц, участвующих в приемке,необходимо указать в акте;

д) точное количество недостающих продуктов питания и их стоимость.

Порядок и сроки предъявления претензий поставщику и их рассмотрения производятся в установленном законом порядке.

13. В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания.

Предварительная проверка качества продуктов питания (по внешним признакам) проводится при их приемке на склад (кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.

В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетврача (диетсестры) или дежурного врача.

При невозможности определения доброкачественности продуктов питания на месте определенное количество продуктов питания направляется в соответствующую лабораторию санитарно-эпидемиологической станции.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта питания, обнаруженного при приемке, составляется акт по форме N 46-МЗ. В акте должны быть указаны:

а) время и место составления акта, наименование учреждения здравоохранения, фамилия и должность лиц, принимавших участие в отборе проб недоброкачественных продуктов питания;

б) наименование поставщика;

в) номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты питания;

г) другие данные, необходимые для более подробной характеристики проб.

Недоброкачественные продукты, указанные в акте, возвращаются поставщику, вместе с заключением врача или санэпидстанции о недоброкачественности поступивших продуктов питания.

14. Для осуществления учета продуктов питания и тары на складе (кладовой) заведующий складом (кладовщик) ведет книгу складского учета формы N М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным нормам, сортам в количественном выражении. В книге до начала записей нумеруются все страницы (листы). На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". На книге надписывается наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга.

На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги.

Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания.

Основанием для ежедневной записи поступивших на склад (кладовую) продуктов питания служат сопроводительные документы поставщика (счета - платежные требования, товарно-транспортные накладные, накладные), а для выданных продуктов питания - меню требования формы N 299-мех., требования на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) по форме N 45-МЗ и накладная (требование) по форме N 434-мех.

15. Отпуск продуктов питания со склада (кладовой) на пищеблок производится через шеф-повара (повара) на основании меню-требования формы N 299 (299-мех).

Меню-требование выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской шеф-повара (повара) в получении продуктов остается у кладовщика, второй - у шеф-повара (повара).

В учреждениях здравоохранения, имеющих несколько диетстолов, отпуск продуктов питания со склада (кладовой) осуществляется по "Требованию на выдачу продуктов питания со склада (кладовой)" форма N 45-МЗ. Требование составляется в двух экземплярах на основании итоговых данных меню-раскладки форма N 44-МЗ на каждый диетстол. Один экземпляр требования остается у кладовщика, второй - у шеф-повара (повара).

Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по накладной (требованию) форма N 434-мех.

16. После разноски данных приходных и расходных документов (счетов-платежных требований, товарно-транспортных накладных, накладных (требований), меню-требований или требований на выдачу продуктов питания со склада (кладовой)) в книгу складского учета формы N М-17, материально ответственное лицо в установленные сроки сдает их в бухгалтерию учреждения при реестре сдачи документов формы N-442, составленного в 2-х экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в бухгалтерии.

17. Бухгалтерия учреждения систематически должна проверять своевременность,полноту и правильность записей прихода и расхода продуктов питания в книгах складского учета ф. N М-17, сверять их с записями в бухгалтерском учете и подтверждать правильность их записей подписью работника бухгалтерии, проводившего проверку. При механизированном учете производится ежемесячная сверка данных количественного учета продуктов питания на складе (кладовой) с отчетными разработками, полученными с вычислительной установки.

18. Материально ответственные лица, принимающие продукты питания, обязаны одновременно принимать и тару.

Тара, поступающая на склад (кладовую), приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания. В сопроводительных документах поставщиков отдельной строкой должно указываться наименование тары, ее количество, цена и сумма.

Учет тары на складе (кладовой) ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов формы N М-17 только по наименованиям и количеству.

При приемке тары проверяется количество поступающей тары, соответствие качества действующим стандартам и техническим условиям и наличие маркировки.

На все расхождения составляются акты в таком же порядке, как и при приемке продуктов питания.

Порожняя тара возвращается поставщикам или тарособирающим организациям, базам, ремонтным заводам Главтары. Возврат тары оформляется документами в установленном порядке. Тарособирающие организации на принятую тару выписывают накладные, которые являются документами для расчетов за возвращенную тару.

19. Ежедневно старшие медицинские сестры отделений представляют диетсестре пищеблока учреждения здравоохранения "Сведения о наличии больных, состоящих на питании" по состоянию на 9 часов утра текущего дня по форме N 22-МЗ. В форме указывается распределение больных по диетическим столам лечебного питания в соответствии с установленными дифференцированными нормами питания.

"Сведения о наличии больных, состоящих на питании" заполняются в одном экземпляре. Распределение больных по диетическим столам производится в соответствии с записями в истории болезней. Количество больных в отделении сверяется с данными приемного отделения. Форма N 22-МЗ подписывается заведующим отделением. На оборотной стороне выписывается индивидуальное питание, назначенное больным лечащим врачом.

В детских лечебных учреждениях здравоохранения в число лиц, состоящих на питании, включаются также матери, помещенные в больницы вместе с больными грудными детьми.

20. После получения сведений о наличии больных, состоящих на питании (на 9 часов утра), диетсестра пищеблока составляет сводные "Сведения о наличии больных, состоящих на питании", в целом по больнице с разбивкой по диетстолам по форме N 22-МЗ и производит сверку с данными медицинской статистики и приемного отделения.

21. На основании сводных сведений о наличии больных, состоящих на питании, диетсестра при участии шеф-повара (повара) и работник бухгалтерии составляют под руководством диетолога меню-раскладку форму N 44-МЗ на питание больных на следующий день. В учреждениях при незначительном количестве диетстолов составляется меню-требование форма N 299 (N 299-мех).

В меню-раскладке форма N 44-МФ диетсестра числителем проставляет количество продуктов питания для приготовления одной порции каждого блюда, а знаменателем работник бухгалтерии показывает количество продуктов, необходимое для приготовления всех порций данного блюда.

На основании итоговых данных формы N 44-МЗ выписывается "Требование на выдачу продуктов питания со склада (кладовой)" по форме N 45-МЗ в двух экземплярах.

Получение продуктов питания со склада (из кладовой) производится по "Требованию на выдачу продуктов питания со склада (кладовой)" формы N 45-МЗ или меню-требованию формы N 299 (форма N 299-мех).

До передачи меню-раскладки формы N 44-МЗ для подсчета в бухгалтерию диетсестра обязана сделать примерную прикидку дневной стоимости питания, руководствуясь ориентировочной стоимостью блюд и устранить возможные резкие несоответствия с установленной нормой.

22. В учреждениях, где имеется несколько норм суточного рациона питания, отличающихся друг от друга набором, количеством продуктов и стоимостью, меню-требование, меню-раскладка и требование составляются по каждой денежной норме отдельно.

23. Дневная стоимость питания больного должна соответствовать утвержденным нормам питания.

При оформлении меню-требований, меню-раскладки диетсестра должна осуществлять контроль за соблюдением утвержденных норм питания на одного больного.

24. В случае изменения количества больных по сравнению с данными на начало дня (часов утра), указанными в меню-раскладке, свыше 3-х человек диетсестра пищеблока составляет расчет изменения потребности в продуктах питания блюд общей диеты. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается накладная (требование) на склад (кладовую) по форме N 434-мех., а при уменьшении потребности в продуктах питания излишки сдаются на склад (кладовую) и оформляются той же накладной (требованием) с указанием на ней "Возврат". Продукты питания, заложенные в котел, возврату не подлежат.

Шеф-повар, получив сведения о движении больных, производит соответствующие изменения в "Ведомости на отпуск отделениям рационов питания для больных" ф. N 23-МЗ. Внесенные изменения шеф-повар подтверждает своей подписью.

Регистрация накладных форма N 434-мех. на возврат продуктов питания производится бухгалтерией, которая контролирует полноту оприходования возврата продуктов питания.