На виконання доручення Прем'єр-міністра України від 16.01.2002 р. N 174/3 у відповідності до законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III,

1. Затвердити Положення про архів Міністерства промислової політики України (додаток 1) додається.

2. Затвердити Положення про експертну комісію, її склад для організації та проведення експертизи цінності документів в Міністерстві та віднесення документів, створених у підпорядкованих підрозділах, до Національного архівного фонду (додатки 2, 3), додаються.

3. Начальнику Управління документального забезпечення і контролю Горнику В.Г. в межах своїх повноважень здійснювати контроль за веденням діловодства та архівної справи в структурних підрозділах Міністерства у відповідності до чинних нормативно-правових актів та забезпечити проведення циклу занять з відповідальними працівниками структурних підрозділів Міністерства, підпорядкованих підприємств, установ та організацій.

4. Начальнику Головного науково-технічного управління Ноговіцину О.В. в 2-місячний термін надати керівництву Міністерства на розгляд пропозиції щодо створення галузевих архівних центрів (підрозділів) при головних НДІ (КБ).

5. Начальникам самостійних структурних підрозділів Міністерства зобов'язати керівників підпорядкованих підприємств, установ та організацій розробити та після погодження з Міністерством затвердити положення про архівний підрозділ, про експертну комісію підприємства, установи чи організації у відповідності до вимог чинних законодавчих, нормативно-правових актів.

6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 18.06.98 року N 214 "Питання діяльності архіву Мінпромполітики України".

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Державного секретаря Мініна Л.В.

1. Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III в Міністерстві промислової політики України діє архів для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.

2. Архів підпорядковано управлінню документального забезпечення і контролю Мінпромполітики України.

3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архів Міністерства керується правилами, інструкціями та іншими актами спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Держкомархів України), інструкціями, наказами, розпорядженнями Мінпромполітики України.

4. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується Державним секретарем Міністерства.

5. Основними завданнями архіву Міністерства є:

- прийняття від структурних підрозділів Міністерства та забезпечення належних умов зберігання архівних документів на різних носіях інформації;

- контроль разом з працівниками управління документального забезпечення і контролю стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах Міністерства;

- участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення її державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу Міністерства та актів про відбір та знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

- створення та удосконалення довідковою апарату до архівних документів;

- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;

- участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

6. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво Міністерства про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами;

- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

7. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.

Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Державного секретаря за поданням начальника управління документального забезпечення і контролю.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами.

8. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

9. До складу документів архіву Міністерства входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;

- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;