Відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 08.07.04 N 457 "Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів від 27.01.04 N 41"

1. Затвердити Положення про Управління справами та його структурні підрозділи, що додаються.

2. Визнати таким, що втратило чинність, Положення про Протокольний відділ, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 28.07.03 N 471 "Про затвердження Положення про Департамент організаційно-розпорядчої і кадрової роботи та його структурні підрозділи".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства фінансів України від 08.10.03 N 575 "Про затвердження Положення про Адміністративно-господарське управління та його структурні підрозділи" (із змінами, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 27.05.04 N 350.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра фінансів Шевченка Ю.І.

1.1. Управління справами (далі - Управління) є самостійним структурним підрозділом Міністерства фінансів України (далі - Міністерство), діяльність якого спрямовується і координується заступником Міністра згідно з розподілом функціональних повноважень.

1.2. Управління здійснює господарське та матеріально-технічне забезпечення працівників центрального апарату Міністерства, створює належні умови праці, забезпечує організацію поточних ремонтів приміщень, здійснення протокольних заходів, передбачених Державним протоколом, здійснює контроль за організацією господарського і транспортного обслуговування, здійснює організацію видавничої діяльності, виконання заходів цивільної оборони та їх матеріально-технічне забезпечення, контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства, загальне діловодство.

1.3. Управління у своїй роботі керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, а також цим Положенням.

1.4. До складу Управління входять:

відділ матеріально-технічного постачання;

відділ з контролю та експлуатації інженерно-технічних та телекомунікаційних систем і засобів зв'язку;

відділ з питань видавничої діяльності;

відділ документального забезпечення;

відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції;

сектор мобілізаційної роботи;

протокольний відділ.

2.1. Господарське та матеріально-технічне забезпечення працівників центрального апарату Міністерства, створення належних умов праці.

2.2. Організація видавничої діяльності.

2.3. Організація виконання заходів цивільної оборони та їх матеріально-технічне забезпечення, контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

2.4. Документування управлінської діяльності Міністерства, регламентування та організація діловодства від моменту надходження або створення документів до передачі їх до архіву або знищення, сканування документів.

2.5. Здійснення протокольних заходів, передбачених Державним протоколом.

3.1. Забезпечує безперебійну роботу технічних засобів у Міністерстві.

3.2. Готує необхідну документацію для придбання нової техніки, запасних частин, витратних матеріалів, інших матеріальних ресурсів, забезпечує їх зберігання і видачу.

3.3. Організовує роботу Тендерного комітету Міністерства з питань закупівлі товарів, робіт і послуг для господарських потреб.

3.4. Сприяє ефективному і цільовому використанню коштів державного бюджету, організовує роботу із проведення Міністерством закупівель товарів, робіт, послуг відповідно до чинного законодавства.

3.5. Забезпечує центральний апарат Міністерства всіма видами зв'язку, контролює роботу внутрішньої АТС, здійснює її обслуговування і програмування абонентів.

3.6. Організовує роботу щодо забезпечення працівників центрального апарату Міністерства робочими місцями, меблями, обладнанням, канцелярським приладдям тощо.

3.7. Організовує проведення поточних ремонтів службових приміщень, обладнання, меблів тощо.

3.8. Здійснює контроль за організацією транспортного обслуговування центрального апарату Міністерства та здійснює контроль за використанням транспорту.

3.9. Забезпечує розміщення та створення умов для перебування в м. Києві відряджених працівників фінансової системи та представників міжнародних організацій, які прибувають до Міністерства.

3.10. Забезпечує утримання службових приміщень у належному санітарному та протипожежному стані, здійснює контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

3.11. Забезпечує друкування проекту Державного бюджету України, виготовлення поліграфічної продукції, інструктивних та нормативних матеріалів і готує їх до розсипки.

3.12. Здійснює організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад у першого заступника Міністра.

3.13. Забезпечує стенографування (технічний запис) засідань колегії Міністерства.

3.14. Забезпечує друкування та копіювання матеріалів, їх літературне редагування.

3.15. Організовує виконання заходів цивільної оборони центрального апарату Міністерства та їх матеріально-технічне забезпечення, готує пропозиції щодо організації занять з цивільної оборони з працівниками центрального апарату.

3.16. Здійснює розробку графіку чергування у приймальні Міністра фінансів України та організацію його виконання.

3.17. Організовує діловодство в центральному апараті Міністерства.

3.18. Здійснює контроль за дотриманням правил документування управлінської діяльності Міністерства.

3.19. Одержує, реєструє, сканує, здійснює попередній розгляд, розподіл вхідної кореспонденції та передає її за належністю керівництву Міністерства і відповідним структурним підрозділам до відома і виконання.

3.20. Реєструє вихідну кореспонденцію, накази з основної діяльності, службові розпорядження.

3.21. Організовує і забезпечує зберігання документів в архіві Міністерства, складає зведену номенклатуру справ.

3.22. Вносить пропозиції щодо удосконалення автоматизованого ведення діловодства, поліпшення довідково-інформаційного обслуговування з використанням різноманітних технічних засобів.

3.23. Здійснює щомісячний аналіз вхідної і вихідної кореспонденції та готує керівництву Міністерства аналітичну інформацію про кількість її надходження.

3.24. Організовує переговори та зустрічі з іноземцями - представниками дипломатичних установ в Україні, міжнародних та закордонних організацій з керівництвом Міністерства.

3.25. Здійснює протокольне забезпечення заходів міжнародного характеру, які проводяться у Міністерстві за участю Міністра фінансів України та його заступників.

3.26. Здійснює організаційно-протокольне та консульсько-візове забезпечення візитів Міністра фінансів та його заступників за кордон.

3.27. Бере участь в підготовці документації для організації медичного огляду і медичного обслуговування державних службовців згідно встановленого положення.

3.28. Організовує контроль за списками працівників Міністерства, які стоять на квартирному обліку у райдержадміністраціях м. Києва, а також прийняті на роботу за переводом з наданням житла.

3.29. Організовує у встановленому порядку оздоровлення працівників Міністерства на базах відпочинку та в санаторно-курортних закладах.

3.30. Здійснює перегляд нормативно-правових актів з питань, віднесених до компетенції Управління, з метою приведення їх у відповідність до чинного законодавства.

4.1. Одержувати в установленому порядку від посадових осіб центрального апарату Міністерства, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства, документи та інформацію з питань, які належать до компетенції Управління.

4.2. Брати участь у нарадах та інших заходах, які проводяться у центральному апараті Міністерства та підпорядкованих установах, скликати наради з питань, що належать до компетенції Управління.

4.3. Вносити керівництву Міністерства пропозиції з питань удосконалення структури, штатного розпису Управління та установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства.

4.4. Вносити керівництву Міністерства пропозиції щодо заслуховування звітів керівників структурних підрозділів Міністерства та керівників установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства.

4.5. За дорученням керівництва Міністерства розглядати та надавати відповіді на запити та листи з питань, які належать до компетенції Управління.

5.1. Управління справами очолює начальник Управління, який призначається на посаду та звільняється з посади в установленому порядку.

5.2. Начальник Управління має заступника відповідно до штатного розпису Міністерства.

5.3. Начальник Управління та його заступник призначаються з осіб, які мають вищу освіту, необхідний досвід управлінської роботи та відповідають іншим вимогам, передбаченим законодавством.

5.4. Начальник Управління:

5.4.1. Здійснює керівництво Управлінням і організовує його роботу.

5.4.2. Несе відповідальність перед керівництвом Міністерства за виконання покладених на Управління завдань.

5.4.3. Розподіляє обов'язки між заступниками начальника Управління, розробляє положення про Управління, посадові інструкції працівників Управління.

5.4.4. Подає керівництву Міністерства пропозиції щодо заохочення та притягнення до відповідальності працівників Управління.

5.4.5. Подає керівництву Міністерства пропозиції про призначення, звільнення та переміщення працівників Управління.

5.4.6. Подає керівництву Міністерства пропозиції по вдосконаленню роботи Міністерства.

5.4.7. Бере участь у засіданнях колегії Міністерства, а також у нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду питань, що належать до компетенції Управління.

5.4.8. Підписує від імені структурного підрозділу службові листи, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в центральному апараті Міністерства.

5.4.9. Вживає заходів для підвищення кваліфікації працівників Управління, співпрацює з цих питань із структурними підрозділами Міністерства, органами державної влади України, а також з іншими органами.

5.4.10. За письмовим дорученням начальника Управління документи та поточне листування з питань, віднесених до компетенції Управління, підписує його заступник.

1. Загальні положення

1.1. Відділ матеріально-технічного постачання (далі - відділ) є структурним підрозділом Управління справами (далі - Управління) Міністерства фінансів України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ забезпечує придбання, облік та експлуатацію матеріалів, технічних засобів і транспорту, контролює їх використання та належну експлуатацію, у відповідності до вимог протипожежної безпеки в центральному апараті Міністерства фінансів України, здійснює організацію та чергування у приймальні Міністра фінансів України (у святкові та вихідні дні - цілодобово, у робочі дні - у неробочий час з 17.30 до 9.00).

1.3. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, Положенням про Управління, а також цим Положенням.

2. Основними завданнями відділу є:

2.1. Забезпечення необхідним господарським інвентарем, матеріалами, комплектуючими, канцелярськими товарами працівників центрального апарату Міністерства;

2.2. Організація робочих місць працівників у відповідності до вимог санітарних норм та правил протипожежної безпеки, організації чергування в приймальні Міністра фінансів України;

2.3. Здійснення обліку матеріально-технічних цінностей та проведення їх розподілу за підрозділами центрального апарату згідно існуючих норм.

3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Здійснює матеріально-технічне забезпечення і господарське обслуговування працівників центрального апарату Міністерства;

3.2. Здійснює підготовку пропозицій та необхідних документів на придбання та списання матеріально-технічних цінностей, канцелярських виробів та інших матеріалів необхідних для роботи;

3.3. Здійснює облік, проводить комплектацію та розподіл меблів та інших засобів за підрозділами Міністерства;

3.4. Бере участь у проведенні тендерів із забезпечення центрального апарату Міністерства обладнанням, канцелярськими товарами та наданням послуг сторонніми організаціями;

3.5. Бере участь у організації поточних ремонтів службових приміщень центрального апарату Міністерства;

3.6. Здійснює контроль за транспортним обслуговуванням керівного складу центрального апарату Міністерства;

3.7. Бере участь в підготовці документації для організації медичного огляду і медичного обслуговування державних службовців згідно встановленого положення;

3.8. Здійснює облік пропуску матеріально-технічних цінностей та транспортних засобів, які знаходяться в користуванні підрозділів Міністерства.

3.9. Розробляє графік чергування відповідальних чергових-комендантів у приймальні Міністра фінансів України та контролює його виконання.

4. Відділ має право:

4.1. Одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів Міністерства інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

4.2. Здійснювати контроль за дотриманням правил експлуатації та переміщенням меблів, канцтоварів та транспортних засобів;

4.3. Взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Міністерства, контрагентами у процесі виконання покладених на відділ завдань.

4.4. Планувати, організовувати чергування у приймальні Міністра фінансів України у неробочий час, святкові та вихідні дні.

5. Начальник відділу:

5.1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади в установленому порядку.

5.2. Начальник відділу має заступника відповідно до штатного розпису Міністерства.

5.3. Начальник відділу та його заступник призначаються з кола осіб, які мають вищу освіту, необхідний досвід управлінської роботи та відповідають іншим вимогам, передбаченим законодавством.

5.4. Начальник відділу:

5.4.1. Здійснює керівництво відділом і організовує його роботу;

5.4.2. Несе відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

5.4.3. Розподіляє обов'язки між працівниками відділу, розробляє Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу;

5.4.4. Подає пропозиції начальнику Управління щодо заохочення та притягнення до відповідальності працівників відділу;

5.4.5. Подає пропозиції начальнику Управління про призначення, звільнення та переміщення працівників відділу;

5.4.6. Подає пропозиції начальнику Управління про вдосконалення організації роботи відділу;

5.4.7. Бере участь у нарадах, які проводяться в Управлінні, у разі розгляду питань, що належать до компетенції відділу.

5.4.8. Вживає заходів для підвищення кваліфікації працівників відділу, співпрацює з цих питань зі структурними підрозділами Міністерства, органами державної влади України, а також з іншими органами;

5.4.9. За письмовим дорученням начальника відділу документи та поточне листування з питань, віднесених до компетенції відділу, підписує його заступник.

1. Загальні положення

1.1. Відділ контролю та експлуатації інженерно-технічних та телекомунікаційних систем і засобів зв'язку (далі - відділ) є структурним підрозділом Управління справами (далі - Управління) Міністерства фінансів України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ забезпечує придбання, підтримання в належному робочому стані технічних засобів, інженерного обладнання, телекомунікаційних систем та засобів зв'язку, які експлуатуються в центральному апараті Міністерства, здійснює постійний контроль за їх належною експлуатацією, а також за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

1.3. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, положенням про Управління, а також цим Положенням.

2. Основними завданнями відділу є:

2.1. Підготовка пропозицій та необхідної документації для придбання нової техніки, запасних частин, витратних матеріалів, інших матеріальних ресурсів, їх облік, зберігання, видача та списання;

2.2. Здійснення обліку, проведення розподілу і закріплення комп'ютерної, офісної, копіювальної, побутової техніки за співробітниками центрального апарату Міністерства;

2.3. Забезпечення безперебійної роботи технічних засобів, інженерно-технічних та телекомунікаційних систем, засобів зв'язку, які експлуатуються у центральному апараті Міністерства;

2.4. Забезпечення працівників центрального апарату Міністерства технікою, засобами зв'язку та телекомунікацій, а також здійснення контролю за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Займається впровадженням та сприянням застосування сучасних технологій при виконанні підрозділами Міністерства своїх функціональних обов'язків.

3.2. Забезпечує організаційно-технічне виконання та координацію робіт із здійснення комплексного технічного забезпечення центрального апарату Міністерства, спрямованого на максимальне забезпечення працівників та структурних підрозділів зв'язком, офісною технікою та витратними матеріалами до неї.

3.3. Виконує роботи із забезпечення безперебійної роботи технічних засобів, а саме: копіювальних і факсимільних апаратів, після друкарської техніки, що експлуатуються в центральному апараті Міністерства.

3.4. Забезпечує працівників центрального апарату Міністерства засобами зв'язку: аналоговими, цифровими, радіо- та мобільними телефонами, радіостанціями.

3.5. Бере участь у вирішенні питань із забезпечення керівних працівників Міністерства телефонами АТС-10, АТС-100 та ВЧ.

3.6. Забезпечує безперебійну роботу, програмування та перепрограмування внутрішніх цифрових АТС центрального апарату Міністерства.

3.7. Виконує підключення та технічне обслуговування телевізійної та радіоапаратури, ремонту побутових приладів, які знаходяться на балансі Міністерства.

3.8. Займається заправкою та відновленням картриджів до лазерних та струменевих принтерів.

3.9. Забезпечує безперебійну роботу та правильне користування кондиціонерами (повітря), проведення контролю за їх експлуатацією відповідно до технічних умов.

3.10. Забезпечує відповідними технічними засобами протокольні заходи Міністерства (колегії, наради, засідання, прес-конференції та ін.), а в разі необхідності - їх супроводження.

3.11. Готує пропозиції щодо придбання нових технічних засобів, запасних частин та витратних матеріалів для ремонту і безперебійної роботи офісної та іншої техніки центрального апарату Міністерства.

3.12. Бере участь у підготовці документації для проведення тендерів та участь у роботі тендерного комітету.

3.13. Проводить навчальні заняття для працівників центрального апарату Міністерства з набуття навичок роботи з новими технічними засобами.

3.14. Контролює правильність експлуатації технічних засобів відповідно до технічних умов і норм обслуговування.

3.15. Здійснює облік і несе матеріальну відповідальність за збереження технічних засобів.

3.16. Розподіляє технічні засоби (за узгодженням з керівництвом) і закріплює їх за співробітниками центрального апарату Міністерства.

3.17. Забезпечує технічними засобами робочі місця працівників.

3.18. Забезпечує переміщення технічних засобів у межах підрозділів Міністерства та контролює їх несанкціоноване переміщення.

3.19. Забезпечує приймання-передачу технічного обладнання іншим організаціям (головним обласним, районним фінансовим управлінням, навчальним закладам). '*

3.20. Контролює роботу внутрішньої АТС, виконує перекомутацію, обслуговування і перепрограмування абонентів.

3.21. Здійснює контроль за переміщенням технічних засобів за межі приміщень Міністерства.

3.22. Бере участь у друкуванні проектів Державного бюджету України, звітів про його виконання та інших документів з питань, що віднесені до діяльності Міністерства та потребують залучення спеціалістів відділу.

3.23. Здійснює контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

4. Відділ має право:

4.1. Одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів Міністерства, органів виконавчої влади документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на Управління завдань.

4.2. Готувати пропозиції щодо придбання необхідного технологічного обладнання і матеріалів, забезпечення телефонами, а також з інших питань, що входять до компетенції Управління.

4.3. Здійснювати контроль за дотриманням правил експлуатації технічних засобів та за переміщенням технічних засобів та офісної техніки, а також за дотриманням правил протипожежної безпеки працівниками Міністерства.

4.4. Контролювати технічне обслуговування технічних засобів.

5. Начальник відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади в установленому порядку.

5.2. Начальник відділу має заступника відповідно до штатного розпису Міністерства.

5.3. Начальник відділу та його заступник призначаються з осіб, які мають вищу освіту, необхідний досвід управлінської роботи та відповідають іншим вимогам, передбаченим законодавством.

5.4. Начальник відділу:

5.4.1. Здійснює керівництво відділом і організовує його роботу;

5.4.2. Несе відповідальність перед керівництвом Управління за виконання покладених на відділ завдань;

5.4.3. Закріплює обов'язки за заступником начальника відділу, погоджує Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу;

5.4.4. Подає начальнику Управління пропозиції щодо заохочення та притягнення до відповідальності працівників відділу;

5.4.5. Подає начальнику Управління пропозиції про призначення, звільнення та переміщення працівників відділу;

5.4.6. Подає начальнику Управління пропозиції по вдосконаленню роботи відділу;

5.4.7. Бере участь у засіданнях колегії Міністерства (відповідно до компетенції), а також у нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду питань, що належать до, компетенції відділу;

5.4.8. Розробляє положення про відділ та погоджує посадові інструкції його працівників;

5.4.9. Вживає заходів для підвищення кваліфікації працівників відділу, співпрацює з цих питань із структурними підрозділами Міністерства, органами державної влади України, а також з іншими органами;

5.4.10. За письмовим дорученням начальника відділу документи та поточне листування з питань, віднесених до компетенції відділу, підписує його заступник.

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань видавничої діяльності (далі - відділ) є структурним підрозділом Управління справами (далі - Управління) Міністерства фінансів України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ забезпечує Міністерство поліграфічною продукцією та послугами, забезпечує літературне редагування матеріалів і документів та бібліотечне обслуговування.

1.3. Відділ у своїй роботі керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, Положенням про Управління, а також цим Положенням.

1.4. До складу відділу входять такі підрозділи:

- сектор літературного редагування;

- бюро копіювальних та палітурних робіт;

- бюро комп'ютерного набору.